Разработка должностных инструкций обязательна для отдельных категорий работников, например, для:

• медицинских работников (п. 1 ч. 2 ст. 73 Федерального закона № 323-ФЗ от 21 ноября 2011 г.);
• частных охранников (ч. 2, п. 1 ч. 3 ст. 12.1 Закона РФ № 2487-1 от 11 марта 1992 г., Приказ МВД России № 960 от 22 августа 2011 г.);
• работников, занятых в процессах производства, хранения, перевозки, реализации и утилизации молока и продуктов его переработки (п. 2 ст. 23 Федерального закона № 88-ФЗ от 12 июня 2008 г.);
• работников аптечных организаций, ведущих розничную торговлю лекарственными средствами (п. 9.8 ОСТ 91500.05.0007-2003).

За отсутствие должностных инструкций для указанных работников работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение требований трудового законодательства.

В случая не установленных законодательством разработка должностных инструкций имеет ряд преимуществ, т.к. позволяет точнее охарактеризовать должностные обязанности и пределы ответственности работников. Что в дальнейшем снизит вероятность возникновения различных трудовых споров.

Должностные инструкции могут быть составлены для всех должностей, предусмотренных штатным расписанием.

Как правило должностные инструкции составляются только для должностей специалистов. Для рабочих профессий составляется производственные инструкции. Тем не менее во многих случая такие инструкции так же могут быть названы должностными.

Для некоторых малоопытных руководителей составление должностных инструкций может вызвать не мало проблем. Рассмотрим какие разделы должна включать должностная инструкция:

1) Общие положения. Как правило, включает следующие подразделы:

• порядок назначения на должность и освобождения от должности.
• требования к квалификации работника.
• требования к знаниям работника.
• перечень документов, которыми должен руководствоваться работник при выполнении трудовых обязанностей.
• место работника в структуре подчиненности.
•  Порядок замещение работников в случае его отпуска или болезни.
• категория, к которой относится конкретная должность.

2) Должностные обязанности. В данном разделе указывается исчерпывающий перечень трудовых обязанностей которые должен выполнять работник.

При составление должностной инструкции целесообразно использовать квалификационные характеристики, указанные в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих» (а для рабочих профессий - «Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих)..

3) Права работника.

4) Ответственность работника.

Стоить отметить что положения должностной инструкции должные соответствовать требованию трудового законодательства (в противном случае такие пункты не подлежат исполнению).

Как правило должностные инструкции согласуются со всеми заинтересованными лицами, например, с руководителями отдела кадров, профсоюза и юридической службы. После чего инструкция должна быть утверждена руководителем организации.

Должностная инструкция должна быть выдано работникам под роспись. Факт ознакомления работника с инструкцией может быть зафиксирован одним из следующих вариантов:

• в Журнале ознакомления с должностными инструкциями
• в Журнале ознакомления с локальными актами организации
• на экземпляре должностной инструкции, который будет храниться у работодателя

Примечание: Составление инструкций производится для должностей и профессий, а не для конкретного работника. Кроме того, указание конкретных ФИО работников (например, при замещение) в подобных инструкциях не целесообразно.

Ниже приведены образцы должностных инструкций.