Обходной лист - документ, хорошо знакомый специалистам по кадровому делопроизводству. Несмотря на то, что современное трудовое законодательство не содержит прямого требования о его оформлении, многие организации продолжают использовать этот инструмент при увольнении сотрудников. В статье рассмотрим правовые основы применения обходных листов, их практическую ценность и правильное документальное оформление.
⬆Обходной лист в советский период
В советское время обходные листы были широко распространены в большинстве организаций. Перед увольнением работник должен был получить отметки от различных должностных лиц о сдаче выданного ему имущества: пропусков, ключей, удостоверений, спецодежды, документов, средств связи и средств индивидуальной защиты.
Эта практика помогала сохранять государственное имущество предприятий. Хотя трудовое законодательство того времени прямо не обязывало оформлять обходные листы, нормативные правовые акты активно их упоминали. Действовавший Перечень типовых документов предписывал хранить обходные листы либо в составе личного дела со сроком хранения 75 лет, либо (не включенные в состав личного дела) в течение 3 лет после увольнения работника.
Исторически обходной лист рассматривался как инструмент контроля за сохранностью государственного имущества, что объясняет его широкое распространение в советский период.
⬆Современное регулирование обходных листов
После распада СССР требование об оформлении обходных листов сохранилось в ведомственных нормативных актах. В настоящее время действующие нормативные правовые акты, упоминающие необходимость оформления обходных листов, в основном регулируют порядок приема и увольнения государственных служащих.
Примеры ведомственных актов, предусматривающих оформление обходных листов:
- Для гражданских служащих Федерального дорожного агентства
- При увольнении гражданских служащих Федеральной службы исполнения наказаний
- Для сотрудников Центральной избирательной комиссии РФ
- При увольнении судебных приставов
- Для сотрудников органов внутренних дел
В частных компаниях (ООО, АО, ПАО) использование обходных листов не является обязательным. Трудовой кодекс РФ и иные нормативные правовые акты, регулирующие трудовые отношения в частных организациях и у ИП, не упоминают этот документ.
Работодатели вправе ввести в свой документооборот обходной лист, если считают это целесообразным, но не могут сделать его обязательным для работника.
⬆Правовой статус обходного листа в частных организациях
Согласно позиции Минтруда России, выраженной в письме от 16.09.2020 № 14-2/ООГ-14959, оформление обходного листа при увольнении работника законом не предусмотрено. Специалисты Роструда также указывают, что работник вправе отказаться от оформления обходного листа, поскольку действующими нормами его оформление не предусмотрено.
Ключевой принцип, установленный частью 4 статьи 8 ТК РФ, заключается в том, что локальные нормативные акты работодателя не могут содержать нормы, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством. Это означает, что даже если в локальных актах прописана обязанность работника предоставлять обходной лист, такие требования не могут препятствовать увольнению в установленные законом сроки.
Трудовой кодекс РФ имеет приоритет над локальными нормативными актами работодателя. Требования об обязательном оформлении обходного листа не могут служить основанием для задержки увольнения.
⬆Практическая ценность обходного листа
Несмотря на отсутствие законодательного требования, обходной лист может быть полезен как работодателю, так и работнику.
Для работодателя обходной лист служит инструментом контроля за возвратом материальных ценностей, выданных работнику для выполнения трудовых обязанностей. Он помогает документально зафиксировать передачу служебной документации, оборудования, средств защиты и другого имущества.
Для работника обходной лист может стать доказательством отсутствия задолженности перед организацией на момент увольнения. В случае спорной ситуации документ подтверждает, что работник сдал конфиденциальные документы, ключи от помещений и пропуск на территорию работодателя.
Однако важно понимать, что наличие обходного листа само по себе не подтверждает намерение работника уволиться, если нет заявления об увольнении, как указано в апелляционном определении Московского городского суда от 30.06.2020 по делу № 33-11851/2020.
Обходной лист является вспомогательным документом и не может заменять обязательные кадровые документы, предусмотренные трудовым законодательством.
⬆Порядок оформления обходного листа
Если работодатель решил использовать обходные листы в своем документообороте, порядок их оформления, выдачи, заполнения и использования целесообразно закрепить в локальном нормативном акте - например, в Инструкции по кадровому делопроизводству или в Правилах внутреннего трудового распорядка.
Работодатели вправе самостоятельно определить:
- Перечень должностей, при увольнении с которых нужно заполнять обходной лист
- Перечень подразделений и должностных лиц, которые будут ставить отметки
- Сведения о работнике для указания на бланке
- Порядок проставления отметок о сдаче дел или отсутствии задолженности
Типичный перечень подразделений, включаемых в обходной лист:
- Бухгалтерия (отметка о задолженности по авансовым отчетам)
- Склад (сдача СИЗ, спецодежды, оборудования и материалов)
- Служба безопасности (сдача пропусков и ключей)
- Профильное подразделение (передача документов, служебной техники)
- Отдел кадров (сдача полисов ДМС, корпоративных документов)
При разработке бланка обходного листа следует предусмотреть возможность проставления прочерков в графах, которые не относятся к конкретному работнику.
Образец заполненного обходного листа
⬆Общество с ограниченной ответственностью "Резная свирель"
ОБХОДНОЙ ЛИСТФ.И.О. работника: Рогов Олег Иванович
Должность (профессия): экспедитор
Дата увольнения: 16.05.2025
Структурное подразделение Отметка о сдаче дел (имущества)/отсутствии задолженности Должность и Ф.И.О. лица, поставившего отметку Подпись, дата Профильное подразделение Документы переданы, служебный телефон сдан Начальник транспортной службы Заскоков С.А. Заскоков 15.05.2025 Отдел кадров Полис ДМС сдан Начальник ОК Полянская А.А. Полянская 16.05.2025 Бухгалтерия Задолженности нет Главный бухгалтер Ремизова Г.И. Ремизова 15.05.2025 Служба безопасности Пропуск сдан Начальник смены Орлов С.П. Орлов 16.05.2025 Склад Спецодежда сдана, задолженностей нет Начальник склада Соколова Н.В. Соколова 15.05.2025
Последствия неоформления обходного листа
Работодатель не вправе задерживать увольнение работника из-за непредоставления обходного листа. Статья 84.1 ТК РФ устанавливает четкий порядок оформления прекращения трудового договора, который включает:
- Издание приказа об увольнении работника
- Ознакомление работника с приказом
- Выдачу работнику трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р
- Выдачу расчетных сумм
- Направление работнику документов, связанных с работой
Если работодатель не оформляет увольнение из-за отсутствия обходного листа, он нарушает несколько норм ТК РФ и несет ответственность:
- За задержку трудовой книжки по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ
- За невыплату зарплаты в установленный срок по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ
- За задержку зарплаты и других выплат по статье 236 ТК РФ
Рекомендации по внедрению обходного листа
При закреплении в локальных нормативных актах порядка применения обходного листа рекомендуется использовать мягкие формулировки. Вместо "Работник обязан сдать обходной лист" или "Увольнение производится только после получения обходного листа" лучше описать процедуру следующим образом: "В день увольнения работнику выдается обходной лист по форме, утвержденной работодателем. После проставления отметок работник возвращает обходной лист в отдел кадров".
Если работник не предоставляет оформленный обходной лист в день увольнения, кадровой службе следует самостоятельно проконтролировать наличие задолженностей - например, путем опроса должностных лиц о сдаче материальных ценностей и документов.
Для оптимизации процесса можно перевести контроль за сдачей имущества в электронную форму:
- Оформлять обходной лист в электронном виде в системе электронного документооборота
- Организовать обмен информацией о задолженности по электронной почте
- Создать онлайн-формы для проставления отметок должностными лицами
Часто задаваемые вопросы
1. Что такое обходной лист и для чего он нужен?
Обходной лист (или "бегунок") - это документ, который увольняемый работник проходит по различным подразделениям организации для получения отметок о сдаче имущества, документов и отсутствии задолженности. Он помогает работодателю проконтролировать возврат выданных ценностей: пропусков, ключей, спецодежды, оборудования, служебной документации.
2. Обязателен ли обходной лист при увольнении по Трудовому кодексу?
Нет, оформление обходного листа не является обязательным согласно Трудовому кодексу РФ. Статья 84.1 ТК РФ устанавливает исчерпывающий перечень документов, которые должны быть оформлены при увольнении, и обходного листа в этом перечне нет.
3. Может ли работодатель требовать обязательного оформления обходного листа?
Нет, даже если требование об оформлении обходного листа закреплено в локальных нормативных актах организации, работник вправе отказаться от его заполнения. Такое требование ухудшает положение работника по сравнению с трудовым законодательством и поэтому не подлежит применению.
4. Может ли работодатель задержать увольнение из-за непредоставления обходного листа?
Нет, задержка увольнения из-за непредоставления обходного листа незаконна. Работодатель обязан в установленные сроки оформить увольнение, выдать трудовую книжку и произвести расчет независимо от наличия обходного листа.
5. В каких организациях обходной лист все-таки обязателен?
Обходной лист обязателен только для государственных служащих в соответствии с ведомственными нормативными актами. Например, для сотрудников Федеральной службы исполнения наказаний, Федерального дорожного агентства, судебных приставов и других государственных структур.
6. Какие последствия для работодателя за задержку увольнения из-за обходного листа?
За задержку увольнения работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф до 50 000 рублей для организаций), а также обязан выплатить работнику компенсацию за задержку заработной платы по ст. 236 ТК РФ.
7. Какие подразделения обычно включают в обходной лист?
Обычно включают: профильное подразделение (для сдачи документов и техники), бухгалтерию (отсутствие финансовой задолженности), отдел кадров, службу безопасности (сдача пропусков и ключей), склад (возврат спецодежды и СИЗ).
8. Может ли работник быть привлечен к ответственности за отказ заполнять обходной лист?
Нет, отказ от заполнения обходного листа не влечет для работника никакой ответственности, поскольку эта обязанность не предусмотрена трудовым законодательством. После увольнения работник вообще ничего не обязан делать для работодателя.
9. Как правильно оформить положение об обходном листе в локальных актах?
Рекомендуется использовать рекомендательные, а не обязывающие формулировки. Например: "Работнику выдается обходной лист для сдачи имущества", а не "Работник обязан предоставить обходной лист". Это соответствует позиции Минтруда и Роструда.
10. Что делать, если работник находится на больничном в день увольнения?
В этом случае обязанность по сбору информации о наличии задолженности ложится на работодателя. Кадровая служба должна самостоятельно запросить сведения у соответствующих подразделений, не требуя от больного работника оформлять обходной лист.
11. Может ли обходной лист служить доказательством в суде?
Да, правильно оформленный обходной лист может служить доказательством того, что работник сдал все имущество и не имеет задолженности перед организацией. Однако он не может заменять основные документы при увольнении.
12. Как быть, если в обходном листе есть отметка о несданном имуществе?
В этом случае составляется акт о недостаче, и стоимость несданного имущества может быть удержана из зарплаты работника при окончательном расчете в установленном законом порядке.
13. Можно ли оформить обходной лист в электронном виде?
Да, многие организации переводят эту процедуру в электронный формат. Должностные лица проставляют отметки через систему электронного документооборота или подтверждают отсутствие задолженности по электронной почте.
14. Нужно ли включать в обходной лист все подразделения организации?
Нет, перечень подразделений должен определяться характером работы увольняемого сотрудника. Если должность не связана с материальной ответственностью или получением спецодежды, соответствующие графы можно исключить или проставить в них прочерки.
15. Какой срок хранения установлен для обходных листов?
В действующем Перечне типовых управленческих архивных документов обходной лист не упоминается, поэтому работодатель вправе установить срок хранения самостоятельно. Обычно его хранят вместе с другими документами по увольнению в течение 3-5 лет.
⬆Ключевые выводы
- Обходной лист не является обязательным документом при увольнении согласно ТК РФ
- Работодатель не вправе задерживать увольнение из-за непредоставления обходного листа
- Локальные нормативные акты не могут содержать требования, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством
- Обходной лист может быть полезен как инструмент контроля за возвратом имущества организации
- При внедрении обходного листа следует использовать рекомендательные, а не обязывающие формулировки
- Электронные формы обходного листа могут повысить эффективность процедуры увольнения
- Основной порядок увольнения регулируется статьей 84.1 ТК РФ и должен соблюдаться независимо от наличия обходного листа