Перейти к основному содержанию

Электронная документация в кадровом отделе

В настоящий момент электронная документация внедрена практически повсеместно. Не исключены данные новации и в кадровом вопросе.

⬆

Общие сведения

Порядок использования электронного документооборота регламентируется закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ. В соответствие, с которым электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, является равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному подписью.

За исключением случаев, когда законодательством установлена обязанность по созданию бумажной копии документов

Требования к электронному документообороту так же установлены в следующих документах:

⬆

Представление электронных документов в гос органы

В соответствие с п. 8.1 Указом Президента РФ от 01.02.2005 N 112 «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации» гражданин, поступающий на гражданскую службу или замещающие должность гражданской службы, осуществляется по результатам конкурса имеет право представить необходимые документы в государственный орган в том числе и в электронном виде. Поданные документы должны быть заверены электронной подписью лица.

⬆

Подтверждение командировочных расходов с помощью электронных документов

В соответствие с Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» работник по возвращении из командировки в течение 3 рабочих дней обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. Документы подтверждающие расходы могут быть приложены к отчету в электронном виде. Они должны быть подписаны электронной подписью.

Как правило это наиболее актуально в отношении проездных билетов, изначально оплаченных и оформленных в электронном виде. Для авиарейсов подтверждающими документами могут быть маршрут-квитанция электронного документа и посадочный талон.

Если электронные документы прикладываются к отчету или письму на бумажном носителе, то необходимо указать следующие сведения:

  • наименование информационной системы, в которой хранятся документы;
  • наименования документов, копии которых направляются получателю;
  • названия файлов документов с указанием форматов и объема каждого файла в байтах;
  • дата изготовления и заверки копии.
⬆

Частые вопросы о электронной документации

1. Какие кадровые документы можно вести в электронном виде?

В электронном виде можно вести трудовые договоры, дополнительные соглашения, приказы, личные карточки, графики отпусков, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка и другие локальные нормативные акты.

2. Является ли электронный трудовой договор юридически значимым?

Да, электронный трудовой договор, подписанный квалифицированной электронной подписью, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ, при условии соблюдения требований трудового законодательства.

3. Нужно ли дублировать электронные кадровые документы на бумаге?

Не обязательно, если документы созданы и хранятся в соответствии с требованиями законодательства. Однако некоторые документы по требованию работника или контролирующих органов должны быть предоставлены на бумажном носителе.

4. Какие требования к электронной подписи для кадровых документов?

Для кадровых документов должна использоваться квалифицированная электронная подпись, выданная аккредитованным удостоверяющим центром. Работник и работодатель должны иметь действующие квалифицированные электронные подписи.

5. Как ознакомить работника с приказами в электронном виде?

Работник знакомится с электронным приказом путем его просмотра и проставления электронной подписи, подтверждающей факт ознакомления. Система должна фиксировать дату и время ознакомления.

6. Можно ли вести электронные трудовые книжки?

Да, с 2020 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в Пенсионный фонд, если работник не написал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки.

7. Какие сроки хранения электронных кадровых документов?

Сроки хранения электронных кадровых документов аналогичны срокам для бумажных документов: трудовые договоры - 75 лет, приказы о приеме-увольнении - 50 лет, приказы об отпусках - 5 лет.

8. Как обеспечить защиту электронных кадровых документов?

Необходимо использовать системы защиты информации, обеспечивать регулярное резервное копирование, разграничение прав доступа, ведение журналов операций и защиту от несанкционированного доступа.

9. Можно ли уволить работника с помощью электронного документа?

Да, приказ об увольнении может быть издан в электронном виде и подписан квалифицированной электронной подписью. Сведения об увольнении передаются в Пенсионный фонд в электронном виде.

10. Как перевести бумажный архив в электронный вид?

Для перевода бумажных документов в электронный вид необходимо их сканирование с соблюдением требований к качеству, создание электронных образов и описание документов в системе электронного документооборота.

11. Нужно ли согласие работника на ведение электронного документооборота?

Да, переход на электронный документооборот требует согласия работника. Согласие оформляется в письменной форме или с использованием электронной подписи.

12. Какие программы используются для электронного кадрового делопроизводства?

Используются специализированные системы электронного документооборота (СЭД), кадровые модули ERP-систем, облачные сервисы кадрового учета, а также системы с функционалом электронной подписи.

13. Как проверить подлинность электронного кадрового документа?

Подлинность проверяется через сервисы проверки электронной подписи, предоставляемые удостоверяющими центрами, а также путем проверки сертификата электронной подписи на действительность.

14. Можно ли использовать простую электронную подпись для кадровых документов?

Простая электронная подпись может использоваться только если это предусмотрено соглашением между работником и работодателем, и соблюдены требования к идентификации сторон.

15. Какая ответственность за нарушение правил ведения электронной документации?

Предусмотрена административная ответственность за нарушение трудового законодательства, а также ответственность за нарушение требований к защите персональных данных согласно Федеральному закону № 152-ФЗ.

⬆

Приложение

 

⬆
Категория :
Управление персоналом