В настоящий момент электронная документация внедрена практически повсеместно. Не исключены данные новации и в кадровом вопросе.

Общие сведения

Порядок использования электронного документооборота регламентируется закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ. В соответствие, с которым электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, является равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному подписью.

Примечание: за исключением случаев, когда законодательством установлена обязанность по созданию бумажной копии документов.

Требования к электронному документообороту так же установлены в следующих документах:

• Приказ Росархива от 11.04.2018 N 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»;
• Постановление Правительства РФ от 05.03.2018 N 227 «О некоторых мерах по внедрению информационных технологий в кадровую работу на государственной гражданской службе Российской Федерации».

Представление электронных документов в гос органы

В соответствие с п. 8.1 Указом Президента РФ от 01.02.2005 N 112 «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации» гражданин, поступающий на гражданскую службу или замещающие должность гражданской службы, осуществляется по результатам конкурса имеет право представить необходимые документы в государственный орган в том числе и в электронном виде. Поданные документы должны быть заверены электронной подписью лица.

Подтверждение командировочных расходов с помощью электронных документов

В соответствие с Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» работник по возвращении из командировки в течение 3 рабочих дней обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. Документы подтверждающие расходы могут быть приложены к отчету в электронном виде. Они должны быть подписаны электронной подписью.

Как правило это наиболее актуально в отношении проездных билетов, изначально оплаченных и оформленных в электронном виде. Для авиарейсов подтверждающими документами могут быть маршрут-квитанция электронного документа и посадочный талон.

Если электронные документы прикладываются к отчету или письму на бумажном носителе, то необходимо указать следующие сведения:

• наименование информационной системы, в которой хранятся документы;
• наименования документов, копии которых направляются получателю;
• названия файлов документов с указанием форматов и объема каждого файла в байтах;
• дата изготовления и заверки копии.

Приложение:

• Постановление Правительства РФ от 05.03.2018 N 227 «О некоторых мерах по внедрению информационных технологий в кадровую работу на государственной гражданской службе Российской Федерации»;
• Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»;
• Указ Президента РФ от 01.02.2005 N 112 «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации».