⬆
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря-референта.
1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности приказом Генерального директора (руководителя) организации.
1.3. Секретарь-референт непосредственно подчиняется руководителю, в чье непосредственное подчинение он назначен (директору, начальнику отдела).
1.4. Требования к квалификации:
- Образование: среднее профессиональное образование по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение», «Секретарское дело» или высшее образование без предъявления требований к стажу работы.
- Стаж работы: не менее одного года в должности секретаря или на аналогичных должностях.
- Особые условия допуска к работе: владение навыками работы с персональным компьютером и офисной техникой на высоком уровне, знание делового этикета.
1.5. Документы для руководства:
- Законодательство Российской Федерации в сфере документационного обеспечения управления, информации, персональных данных.
- Устав предприятия, Правила внутреннего трудового распорядка.
- Приказы и распоряжения руководства организации.
- Инструкция по делопроизводству и документообороту организации.
- Положение о структурном подразделении (при наличии).
- Инструкция по охране труда для секретаря-референта.
- Настоящая должностная инструкция.
1.6. Работник должен знать:
- Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по организации делопроизводства.
- Основы административного, трудового права, правила внутреннего трудового распорядка.
- Стандарты делопроизводства (составление, оформление, регистрация, контроль исполнения документов).
- Структуру организации, фамилии, имена, отчества руководителей и ключевых сотрудников.
- Правила эксплуатации оргтехники, персонального компьютера, программного обеспечения (текстовые редакторы, электронные таблицы, программы для презентаций, системы электронного документооборота).
- Правила ведения телефонных переговоров, деловой переписки, организации приема посетителей.
- Основы этики и психологии делового общения.
- Порядок организации рабочих поездок руководителя (бронирование билетов, гостиниц).
- Основы архивного дела и сроки хранения документов.
- Правила работы с конфиденциальной информацией и документами ограниченного доступа.
- Правила пожарной безопасности и охраны труда.
1.7. Работник должен уметь:
- Быстро и грамотно печатать, оформлять документы в соответствии с требованиями делопроизводства.
- Организовывать рабочий день руководителя: планировать встречи, вести календарь.
- Эффективно работать с входящей и исходящей корреспонденцией, документами.
- Вести протоколы совещаний и оформлять их.
- Организовывать подготовку и проведение совещаний, переговоров, приемов.
- Осуществлять первичную обработку информации, готовить справки и отчеты.
- Пользоваться офисной техникой (факс, копир, сканер, АТС).
- Находить необходимую информацию с использованием различных источников.
II. ФУНКЦИИ
На Работника возлагаются следующие основные функции:
- Организационно-техническое и документационное обеспечение деятельности руководителя.
- Обеспечение эффективной работы с документами (прием, обработка, регистрация, контроль исполнения, отправка).
- Организация рабочего графика руководителя и планирование его встреч.
- Обеспечение связи с внутренними и внешними контрагентами (телефонные переговоры, прием посетителей).
- Подготовка и организация совещаний, заседаний, деловых приемов.
- Ведение информационно-справочной работы, подготовка необходимых материалов.
- Соблюдение требований по работе с конфиденциальной информацией.
III. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Работник обязан:
- Организовывать рабочий день руководителя: вести его календарь, планировать встречи и поездки, напоминать о запланированных мероприятиях.
- Осуществлять прием, первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение и распределение входящей корреспонденции, передавать ее руководителю в соответствии с принятым регламентом.
- Подготавливать по указанию руководителя проекты приказов, писем, справок, докладов, договоров и других документов с использованием необходимых программных средств.
- Печатать по указанию руководителя служебные материалы, обеспечивать их качественное оформление.
- Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, фиксировать в его отсутствие поступающие сообщения.
- Принимать посетителей, определять цель их визита и в соответствии с указаниями руководителя направлять их к соответствующим должностным лицам или организовывать прием.
- Осуществлять контроль за исполнением поручений и указаний руководителя, взятых на контроль документов.
- Подготавливать и организовывать проведение совещаний, заседаний, оформлять и рассылать приглашения, собирать необходимые материалы, вести и оформлять протоколы.
- Обеспечивать организацию командировок руководителя: бронировать билеты, гостиницы, оформлять необходимые документы.
- Вести табель учета рабочего времени сотрудников подразделения (если это входит в обязанности).
- Осуществлять копирование, сканирование, отправку факсимильных сообщений, работу с электронной почтой.
- Обеспечивать сохранность и конфиденциальность служебной информации и документов, в том числе персональных данных.
- Организовывать и поддерживать порядок в рабочем кабинете руководителя, обеспечивать его канцелярскими принадлежностями и оргтехникой.
- Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их своевременную сдачу в архив.
- Выполнять отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
IV. ПРАВА
Работник имеет право:
- Запрашивать от руководителей структурных подразделений и специалистов организации информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
- Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию своей работы и организации работы руководителя.
- Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав, в том числе обеспечения организационно-техническими условиями.
- Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
- Сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках и вносить предложения по их устранению.
- Направлять в адрес структурных подразделений и сотрудников напоминания о сроках исполнения поручений руководителя.
- Принимать решения в пределах своей компетенции.
- Не выполнять поручения руководителя, выходящие за рамки служебных обязанностей и противоречащие законодательству.
- Повышать свою профессиональную квалификацию.
- На защиту своей профессиональной чести и достоинства.
- На обязательное социальное страхование.
V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Работник несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации:
- За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
- За несвоевременное и некачественное выполнение поручений и указаний непосредственного руководителя.
- За несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины.
- За разглашение конфиденциальной информации, служебной и коммерческой тайны, персональных данных, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.
- За сохранность документов и материальных ценностей, находящихся в его ведении.
- За недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной работы.
- За нарушение правил делопроизводства, ведущее к сбоям в документообороте.
- За нарушение правил пожарной безопасности и охраны труда.
- За причинение материального ущерба работодателю в пределах, определенных действующим законодательством.
С настоящей должностной инструкцией ознакомлен:
Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте.
___________________ (___________________)
«___» ___________ 20___ г.