С 2020 года в России действует дуальная система учета трудового стажа: параллельно с традиционной бумажной трудовой книжкой ведется электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровая база данных в Пенсионном фонде РФ. Это породило множество вопросов у работников и кадровиков, один из которых: нужно ли заверять все записи в бумажной трудовой при ее выдаче на руки в связи с переходом на электронный формат? Особенно это касается записей о награждениях и поощрениях, которые не были заверены ранее. Данная статья разъясняет действующие правила на основе последних редакций Трудового кодекса и подзаконных актов.
⬆Выдача бумажной трудовой книжки
Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ (ТК РФ), с 1 января 2020 года все сведения о трудовой деятельности (прием, переводы, увольнения, награждения) работодатель обязан вносить в информационную систему Пенсионного фонда России, формируя электронную трудовую книжку. Бумажная книжка сохраняется, но становится документом факультативного хранения у работодателя.
Работник в любой момент может подать работодателю заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (фактически, о переходе на ЭТК). С этого момента работодатель перестает вносить записи в бумажную книжку. Вторым важным правом работника является возможность в любой момент забрать бумажную трудовую книжку на руки. Это право регламентировано частью 6 статьи 66.1 ТК РФ и детализировано в Приказе Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.
Важно различать два заявления: о переходе на электронный учет (после чего записи в бумажную книжку не вносятся и ) о выдаче бумажной трудовой книжки на руки. Они могут подаваться одновременно или в разное время. Даже если работник перешел на ЭТК, он может оставить бумажную книжку на хранении у работодателя и забрать ее позже.
⬆Порядок выдачи бумажной трудовой книжки на руки
Процедура выдачи бумажной трудовой книжки регулируется пунктом 35 Приложения № 2 к Приказу Минтруда № 320н. Ключевые шаги:
1. Работник пишет заявление о выдаче трудовой книжки.
2. Работодатель обязан выдать книжку не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления (если заявление подано менее чем за 3 дня до увольнения – в день увольнения).
3. При выдаче в саму трудовую книжку вносится специальная запись о факте подачи заявления о предоставлении электронных сведений. Эта запись заверяется подписью ответственного лица и печатью работодателя (при ее наличии).
4. После этой записи новые записи в бумажную книжку не вносятся.
Таким образом, при простой выдаче книжки на руки (без увольнения) закон предписывает заверять только одну конкретную запись – о выдаче в связи с заявлением на ЭТК.
Формулировка записи строго регламентирована: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графе 4 указываются реквизиты заявления работника (дата и номер). Это финальная запись в бумажном документе.
⬆Заверение предыдущих записей: общее правило и исключения
Теперь перейдем к главному вопросу: нужно ли при выдаче книжки заверять все предыдущие записи, в том числе о награждениях?
Общее правило установлено пунктом 36 Приложения № 2 к Приказу № 320н. В нем четко сказано: «при увольнении работника (прекращении трудового договора) записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются» подписью и печатью.
Это логично: увольнение – это окончание трудовых отношений, и заверение всех записей за период работы у данного работодателя ставит окончательную «точку», подтверждая их достоверность.
При простой выдаче книжки на руки без увольнения трудовые отношения не прекращаются. Сотрудник продолжает работать, и работодатель продолжает вносить сведения о его деятельности, но уже в электронном виде. Ни ТК РФ, ни Приказ № 320н не обязывают работодателя заверять все предыдущие записи при такой выдаче. Обязанность заверения касается только специальной записи о выдаче.
Следовательно, работодатель не должен заверять записи о награждениях или любые другие записи, сделанные ранее, при выдаче трудовой книжки на руки в связи с переходом на ЭТК.
Если в бумажной трудовой книжке есть незаверенные записи (например, о награждении, которое было внесено, но по забывчивости не было заверено подписью и печатью), это технический недочет. Он не делает запись недействительной. В случае необходимости ее достоверность можно подтвердить приказом о награждении, хранящимся в личном деле. Однако исправить этот недочет при выдаче книжки на руки работодатель не обязан.
⬆Что делать, если запись о награждении не заверена, но нужна для подтверждения стажа или льгот?
Ситуация, когда для оформления пенсии, получения звания или иных льгот требуется подтверждение награды, а запись в трудовой не заверена, не является безвыходной.
1. Основным доказательством факта награждения является не запись в трудовой книжке, а приказ (распоряжение) работодателя о поощрении работника. Этот документ хранится в личном деле работника у работодателя. При необходимости можно запросить его копию, заверенную в установленном порядке.
2. Сведения о награждении должны быть внесены в электронную трудовую книжку в ПФР. Эти сведения, формируемые на основании отчетности работодателя, имеют официальную силу. Их можно получить через личный кабинет на портале Госуслуг или заказать выписку из ПФР.
3. Если работодатель отказывается предоставить копию приказа, а в ЭТК сведений нет, можно обратиться с запросом в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд с требованием обязать работодателя представить документы.
Таким образом, акцент смещается с бумажного носителя (трудовая книжка) на первичные кадровые документы и электронный реестр ПФР.
Примечание: Для пенсионных органов ключевое значение имеет страховой стаж, сведения о котором содержатся в электронной системе. Награждения, дающие право на льготы (например, звание «Ветеран труда»), подтверждаются ведомственными наградными документами (грамотами, удостоверениями, орденскими книжками). Запись в трудовой является лишь дополнительным, но не единственным доказательством.
⬆Практическая инструкция для работника: как действовать при получении книжки
Если вы решили забрать бумажную трудовую книжку, рекомендуем следующий алгоритм:
1. Проверка книжки перед получением. В день получения внимательно просмотрите все записи, внесенные за время работы у данного работодателя. Убедитесь, что они соответствуют приказам (о приеме, переводах, награждениях, увольнениях). Особое внимание уделите последней записи о выдаче книжки в связи с заявлением на ЭТК – она должна быть внесена и заверена.
2. Если обнаружены ошибки или незаверенные записи. Вы вправе потребовать от работодателя исправить ошибку или дополнить запись (ст. 62 ТК РФ). Однако это нужно было делать своевременно, в момент внесения записи. При выдаче книжки работодатель, скорее всего, откажется вносить исправления в старые записи, ссылаясь на то, что книжка выдается «как есть», а новые записи в нее больше не вносятся. Настаивать на заверении старых записей о награждениях бесперспективно, так как прямой обязанности у работодателя нет.
3. Получение подтверждающих документов. Параллельно с получением книжки рекомендуется запросить у работодателя заверенные копии важных приказов: о приеме, переводах, награждениях, увольнении. Это ваше право по ст. 62 ТК РФ. Работодатель обязан выдать их в течение трех рабочих дней.
Образец заявления работника о выдаче бумажной трудовой книжки на руки
Генеральному директору
ООО «Профит»
Иванову И.И.
от старшего специалиста
отдела продаж
Петровой Анны СергеевныЗаявление
В соответствии с частью 6 статьи 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации и пунктом 35 Приложения № 2 к Приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н прошу выдать мне на руки мою бумажную трудовую книжку.
Настоящим также подтверждаю, что сведения о трудовой деятельности прошу предоставлять мне в электронном виде (в форме электронного документа) через «Личный кабинет» на Едином портале государственных и муниципальных услуг.
Приложение:
1. Копия паспорта (стр. 2-3, 4-5).
2. Копия СНИЛС.«15» апреля 2025 г. _______________ / Петрова А.С. /
Резолюция работодателя:
Отделу кадров: выдать трудовую книжку работнику в установленный законом трехдневный срок. Внести соответствующую запись в трудовую книжку.
«15» апреля 2025 г. _______________ / Иванов И.И. /Оборотная сторона (для отметок отдела кадров):
Трудовая книжка серии ТК-II № 123456 выдана Петровой А.С. на руки 17.04.2025 на основании данного заявления. Запись о выдаче внесена в трудовую книжку под № 8.
Ответственный за ведение трудовых книжек: _______________ / Сидорова О.П. /
Работник с записью ознакомлен(а), трудовую книжку получил(а).
«17» апреля 2025 г. _______________ / Петрова А.С. /
Несмотря на отсутствие обязанности заверять старые записи, ответственный кадровик по своей инициативе может проверить полноту и правильность всех записей перед выдачей и, обнаружив незаверенную запись о награждении, поставить подпись и печать. Это проявление добросовестности, но не обязанность. Настаивать на этом работник не может.
⬆Частые вопросы и ответы по теме
1. Если я уже подал заявление на ЭТК, но не забирал бумажную книжку, заверены ли в ней записи?
Нет, не заверены, если вы не увольнялись. Записи заверяются только при увольнении. Подача заявления на ЭТК сама по себе не влечет заверения всех предыдущих записей.
2. Могу ли я потребовать у работодателя завершить все записи перед выдачей книжки?
Можете потребовать, но работодатель вправе отказать, так как закон такой обязанности на него не возлагает. Ваше требование будет носить характер просьбы, а не юридически обязательного к исполнению.
3. Что будет, если в бумажной книжке есть незаверенная запись, а работодатель ликвидирован?
Основным источником информации станет электронная трудовая книжка в ПФР, куда данные должны были передаваться. Также можно обратиться в архив, где хранятся документы ликвидированной компании, для получения копий приказов.
4. Нужно ли заверять записи, если я увольняюсь и одновременно забираю бумажную книжку?
Да, обязательно. В этом случае действует пункт 36 Приказа № 320н: при увольнении все записи, внесенные за время работы у данного работодателя, заверяются подписью и печатью. Это касается и записей о награждениях.
5. Заверяется ли печатью запись о выдаче книжки (по ст. 66.1 ТК РФ)?
Да, эта конкретная запись обязательно заверяется подписью ответственного лица и печатью работодателя (при ее наличии), согласно пункту 35 Приказа № 320н.
6. Если я передумал и хочу вернуться к бумажной книжке, что делать?
Нужно подать работодателю новое заявление об отказе от предоставления сведений в электронном виде и продолжении ведения бумажной трудовой книжки (ч. 7 ст. 66.1 ТК РФ). Работодатель продолжит вносить записи в ваш бумажный документ с даты получения этого заявления.
7. Как проверить, внесено ли награждение в электронную трудовую книжку?
Нужно зайти в личный кабинет на портале Госуслуг, выбрать раздел «Трудовая книжка» или «Сведения о трудовой деятельности». Там будут отражены все переданные работодателем сведения, включая поощрения.
8. Обязан ли работодатель заверять дубликат трудовой книжки?
Если вы получаете дубликат (в случае утери старой книжки), то все внесенные в него записи, соответствующие архивным данным, заверяются подписью и печатью работодателя, выдавшего дубликат. Это общее правило ведения дубликатов.
9. Может ли отсутствие подписи и печати в записи о награждении стать проблемой при оформлении пенсии?
Маловероятно. Пенсионный фонд в первую очередь проверяет электронные сведения и страховые отчисления. Если записи в бумажной книжке и электронные данные противоречат друг другу, ПФР будет запрашивать у работодателя подтверждающие документы (приказы).
10. Что важнее: заверенная запись в бумажной книжке или приказ о награждении?
Юридически более значим приказ, так как это первичный распорядительный документ. Запись в трудовой лишь фиксирует факт, изложенный в приказе.
11. Должен ли работодатель выдать справку о награждениях при выдаче книжки?
Не обязан, но может выдать по вашему запросу. Вы вправе запросить справку о периоде работы, занимаемых должностях и наградах (ст. 62 ТК РФ). Работодатель обязан ее предоставить в течение трех дней.
12. Если я перехожу на другую работу, нужно ли заверять записи у старого работодателя?
Только если вы увольняетесь. При увольнении старый работодатель обязан заверять все свои записи. Если же вы продолжаете работать и просто забираете книжку, заверения не требуется, а новый работодатель записи в нее вносить не будет (ведь вы на ЭТК).
13. Кто конкретно должен подписывать и заверять записи?
Записи заверяет либо сам работодатель (руководитель организации), либо специально уполномоченное им лицо (например, начальник отдела кадров), чья подпись должна быть зафиксирована в приказе о назначении ответственного.
14. Можно ли внести запись о награждении в книжку постфактум, если она старая?
Да, это возможно. Если награждение имело место, но запись не была внесена своевременно, работодатель обязан по заявлению работника внести ее, указав очередной номер и текущую дату. Но если книжка уже выдана на руки в связи с ЭТК, вносить новые записи в нее запрещено.
15. Куда жаловаться, если работодатель отказывается выдать книжку или заверенные копии приказов?
Сначала – письменное требование работодателю. В случае отказа – жалоба в Государственную инспекцию труда (ГИТ). ГИТ проведет проверку и вынесет предписание об устранении нарушения.
⬆Важные моменты
- Работодатель не обязан заверять все записи (включая записи о награждениях) в бумажной трудовой книжке при ее выдаче на руки в связи с переходом на электронный учет.
- Заверение записей обязательно только при увольнении (прекращении трудового договора) – п. 36 Приказа Минтруда № 320н.
- При выдаче книжки на руки заверяется только одна специальная запись – о факте подачи заявления на предоставление сведений в электронном виде (п. 35 Приказа № 320н).
- Основным доказательством награждения является приказ (распоряжение) работодателя, а не запись в трудовой книжке.
- Сведения о трудовой деятельности, включая награждения, должны храниться в электронной трудовой книжке (ЭТК) Пенсионного фонда РФ.
- Работник вправе в любой момент забрать бумажную трудовую книжку, подав соответствующее заявление (ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ).
- После выдачи книжки на руки новые записи в нее не вносятся, все данные передаются в ЭТК.
- При обнаружении ошибок или незаверенных записей работник может запросить у работодателя заверенные копии соответствующих приказов (ст. 62 ТК РФ).`