Что делать если работодатель не внес сведения в электронную трудовую книжку ?
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) с 2020 года кардинально изменил порядок документооборота в сфере трудовых отношений. Вместо привычной бумажной книжки информация о трудовой деятельности каждого работника формируется и хранится в электронном виде в информационных ресурсах Пенсионного фонда России (ПФР). Однако на практике многие работники сталкиваются с проблемой, когда бывший работодатель не вносит сведения об увольнении в ЭТК, что блокирует дальнейшее трудоустройство, создает проблемы при оформлении кредитов, виз и пенсии.
⬆Обязанности работодателя по ведению электронной трудовой книжки
Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, с 1 января 2020 года работодатели обязаны формировать в электронном виде сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника. Эти сведения передаются в информационные ресурсы Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации (ПФР) и хранятся там.
Перечень информации, которую работодатель обязан вносить в ЭТК, установлен частью 2 статьи 66.1 ТК РФ и включает:
– Информацию о работнике (ФИО, СНИЛС, данные паспорта).
– Информацию о месте работы (наименование работодателя, его реквизиты).
– Информацию о трудовой функции (должность, специальность, профессия).
– Сведения о переводах на другую постоянную работу.
– Сведения об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора.
Срок внесения записи об увольнении четко регламентирован. На основании части 4 статьи 84.1 ТК РФ, в день прекращения трудового договора работодатель обязан произвести с работником окончательный расчет, выдать трудовую книжку (если она ведется на бумаге) и, что важно, внести соответствующую запись в электронную трудовую книжку. Эта обязанность является прямой и безусловной. Задержка с внесением записи является нарушением трудового законодательства.
Даже если работник при увольнении выбрал бумажную трудовую книжку (подав до 31 декабря 2020 года соответствующее заявление), работодатель все равно обязан вносить сведения о его трудовой деятельности в электронный вид (ч. 8 ст. 66.1 ТК РФ). Факт выбора бумажной книжки не освобождает работодателя от обязанности передавать данные в ПФР. Таким образом, отсутствие записи об увольнении в ЭТК — это всегда нарушение, независимо от формата трудовой книжки у работника.
⬆Последствия отсутствия записи об увольнении для работника
Не внесенная вовремя запись об увольнении создает для работника множество серьезных проблем:
1. Невозможность официального трудоустройства. Новый работодатель при приеме на работу запрашивает в ПФР актуальные сведения о трудовой деятельности. Если в них значится, что работник до сих пор числится работающим у предыдущего работодателя, новый работодатель может отказать в приеме, так как не сможет оформить трудовые отношения с лицом, уже состоящим в трудовых отношениях.
2. Проблемы с оформлением документов. Банки, консульства, государственные органы (например, при оформлении пособий, загранпаспорта) часто запрашивают справки о трудовой деятельности или копии трудовой книжки. Неактуальные данные могут стать причиной отказа в выдаче кредита, визы или иного документа.
3. Искажение данных для расчета пенсии. Период после увольнения до момента внесения записи формально не считается периодом работы, но и не считается периодом безработицы. Это может привести к неучету данного периода в страховом стаже или к ошибкам в его исчислении, что в будущем скажется на размере пенсии.
4. Риски по налогам и взносам. Пока работник числится занятым, с его предполагаемого дохода могут начисляться и не перечисляться НДФЛ и страховые взносы, что создаст проблемы при проверках как для работодателя, так и для самого работника.
Таким образом, отсутствие записи — это не просто техническая ошибка, а нарушение, которое напрямую затрагивает трудовые, социальные и имущественные права гражданина.
Работник может самостоятельно проверить актуальность своих данных в ЭТК через Личный кабинет на портале Госуслуг или на сайте ПФР. В разделе «Трудовая деятельность» отображаются все внесенные работодателями сведения. Если после даты увольнения запись о приеме на следующее место работы не появилась, а запись об увольнении с предыдущего отсутствует, это прямо указывает на проблему.
⬆Пошаговый алгоритм действий для работника
Если вы обнаружили, что бывший работодатель не внес запись об увольнении, действуйте последовательно и настойчиво.
Шаг 1. Прямой контакт с бывшим работодателем.
Сначала необходимо обратиться непосредственно в отдел кадров или бухгалтерию бывшего места работы. Лучше сделать это в письменной форме, направив заявление с требованием внести запись об увольнении в ЭТК. Заявление можно вручить под подпись на втором экземпляре или направить заказным письмом с уведомлением. В заявлении укажите свои данные, дату увольнения, реквизиты приказа и потребуйте исполнить обязанность в кратчайший срок (например, в течение 3-5 рабочих дней). Часто проблема решается на этом этапе, особенно если она возникла из-за невнимательности или технического сбоя.
Шаг 2. Обращение в Пенсионный фонд РФ (ПФР).
Если работодатель не реагирует, можно обратиться с жалобой в территориальное отделение ПФР. ПФР является хранителем сведений и, хотя напрямую не обязывает работодателя, может направить ему информационное письмо или провести сверку данных. Также ПФР может подтвердить факт отсутствия записи, что будет полезным доказательством в дальнейшем.
Шаг 3. Обращение в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
Это основной и очень эффективный способ воздействия. Нарушение порядка ведения трудовых книжек (включая электронные) подпадает под действие трудового законодательства, контроль за соблюдением которого осуществляет ГИТ (ст. 353 ТК РФ). Подайте жалобу в территориальную ГИТ по месту нахождения работодателя (можно через сайт Роструда). Инспекция проведет внеплановую проверку и выдаст работодателю обязательное для исполнения предписание об устранении нарушения — внесении записи в ЭТК. Неисполнение предписания влечет административный штраф.
Шаг 4. Обращение в прокуратуру и суд.
Если и ГИТ не помогла (что маловероятно), можно обратиться в прокуратуру с заявлением о нарушении трудовых прав. Прокурор может внести представление работодателю или поддержать ваш иск в суде. Крайней мерой является подача искового заявления в суд с требованием обязать работодателя внести запись и компенсировать причиненные убытки (например, потерянный заработок из-за невозможности устроиться на новую работу) и моральный вред.
Согласно части 6 статьи 66.1 ТК РФ, если работник выявил неверную или неполную информацию в сведениях о трудовой деятельности, работодатель по его письменному заявлению обязан исправить или дополнить эти сведения. Это прямая законодательная обязанность, и ссылка на «технические проблемы» или «загруженность отдела кадров» не является уважительной причиной для ее неисполнения.
⬆Роль Государственной инспекции труда (ГИТ) в разрешении спора
ГИТ является наиболее действенным инструментом для быстрого разрешения подобных конфликтов. Жалоба работника является основанием для проведения внеплановой проверки работодателя (ст. 360 ТК РФ). В ходе проверки инспектор:
1. Запросит у работодателя локальные акты, приказ об увольнении, журналы регистрации передачи сведений в ПФР.
2. Проверит факт и сроки передачи сведений об увольнении.
3. При подтверждении нарушения выдаст предписание об устранении нарушения в установленный срок (обычно 10-15 дней).
4. При необходимости составит протокол об административном правонарушении по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства).
Преимущество обращения в ГИТ — отсутствие финансовых затрат для работника, относительная быстрота рассмотрения (проверка должна быть начата в течение 30 дней с момента регистрации жалобы) и властный характер предписания, который обязывает работодателя действовать.
Важно помнить, что согласно части 2 статьи 357 ТК РФ, если работник уже подал иск в суд по тому же вопросу, ГИТ прекратит рассмотрение жалобы. Поэтому нужно выбрать один путь: либо административный (ГИТ), либо судебный.
Работодатель, допустивший нарушение, может быть привлечен к административной ответственности даже в том случае, если он внесет запись после получения жалобы от работника или предписания ГИТ. Факт нарушения уже состоялся, и ответственность за него наступает независимо от последующего исправления. Однако своевременное устранение нарушения может быть смягчающим обстоятельством.
⬆Ответственность работодателя за нарушение правил ведения ЭТК
Неисполнение обязанности по своевременному внесению записей в электронную трудовую книжку влечет для работодателя следующие виды ответственности:
1. Административная ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ («Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права»). Наказание:
– Для должностных лиц (руководителя, начальника отдела кадров) – предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
– Для индивидуальных предпринимателей – штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
– Для юридических лиц – штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
2. Материальная ответственность перед работником. Если из-за отсутствия записи об увольнении работник не смог вовремя устроиться на новую работу и понес убытки (не получил заработную плату), он может потребовать их возмещения через суд (ст. 234 ТК РФ).
3. Компенсация морального вреда. Нервы, потраченные время и силы на восстановление своих прав, могут быть основанием для взыскания компенсации морального вреда (ст. 237 ТК РФ). Размер определяет суд.
Таким образом, для работодателя проще и дешевле вовремя исполнять свои обязанности, чем платить штрафы и компенсации.
Если работодатель ликвидирован или находится в процессе банкротства, внести запись об увольнении становится сложнее. В этом случае необходимо обращаться в ПФР с заявлением и предоставлением документов, подтверждающих факт работы и увольнения (копия трудового договора, приказа об увольнении, справки о доходах). ПФР на основании решения суда или иных доказательств может внести запись самостоятельно.
⬆Как проверить и получить сведения из электронной трудовой книжки
Каждый гражданин имеет право на бесплатное получение сведений о своей трудовой деятельности. Существует несколько способов:
1. Портал Госуслуги. В Личном кабинете в разделе «Трудовая деятельность» можно просмотреть всю историю, а также сформировать и скачать выписку из электронной трудовой книжки в формате PDF. Выписка заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью ПФР и имеет полную юридическую силу.
2. Сайт Пенсионного фонда России (pfr.gov.ru). Через Личный кабинет на сайте ПФР также доступен просмотр и получение выписки.
3. Многофункциональный центр (МФЦ). Можно обратиться лично в любой МФЦ с паспортом и СНИЛС и получить выписку на бумажном носителе.
4. Работодатель. Действующий работодатель обязан по письменному заявлению работника не реже одного раза в год выдавать ему выписку из сведений о трудовой деятельности (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).
Регулярная проверка этих данных позволяет оперативно выявлять ошибки и несоответствия.
Образец заявления бывшему работодателю о внесении записи об увольнении в ЭТК
⬆Генеральному директору
ООО «СтройИндустрия»
Петрову П.П.
от Сидоровой Анны Ивановны
бывшего менеджера по продажам
конт. тел.: +7 (900) 000-00-00ЗАЯВЛЕНИЕ
о внесении сведений об увольнении в электронную трудовую книжкуЯ, Сидорова Анна Ивановна, работала в ООО «СтройИндустрия» в должности менеджера по продажам с 15 марта 2022 года по 28 февраля 2025 года. Трудовые отношения были прекращены 28 февраля 2025 года по моему собственному желанию, что подтверждается приказом об увольнении № 12-к от 28.02.2025.
При проверке сведений о моей трудовой деятельности через Личный кабинет на портале Госуслуг мною установлено, что запись об увольнении из ООО «СтройИндустрия» до настоящего момента не внесена. В разделе «Трудовая деятельность» я по-прежнему числюсь работающей в Вашей компании.
В соответствии с частью 4 статьи 84.1 и статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель обязан в день прекращения трудового договора внести запись об увольнении в электронную трудовую книжку работника и передать эти сведения в Пенсионный фонд России.
На основании изложенного и руководствуясь частью 6 статьи 66.1 ТК РФ,
ПРОШУ:
1. В кратчайший срок внести в информационные ресурсы ПФР сведения о моем увольнении из ООО «СтройИндустрия» 28 февраля 2025 года по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
2. Уведомить меня в письменной форме о выполнении данного требования.В случае неисполнения Вами законного требования в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты получения настоящего заявления, я буду вынуждена обратиться за защитой своих нарушенных прав в Государственную инспекцию труда и в Пенсионный фонд РФ, а также оставляю за собой право на компенсацию причиненных убытков и морального вреда в судебном порядке.
Приложения:
1. Копия приказа об увольнении № 12-к от 28.02.2025.
2. Скриншот раздела «Трудовая деятельность» с портала Госуслуг от 15.03.2025.15 марта 2025 г. ____________ /Сидорова А.И./
Часто задаваемые вопросы об электронных трудовых книжках
1. Сколько времени у работодателя есть на внесение записи об увольнении в ЭТК?
Закон (ст. 84.1 ТК РФ) устанавливает срок «в день прекращения трудового договора». На практике передача данных в ПФР может занимать 1-3 рабочих дня из-за технических процедур, но обязанность инициировать эту передачу возникает у работодателя немедленно. Задержка более чем на несколько дней уже является нарушением.
2. Может ли новый работодатель внести запись об увольнении с предыдущего места работы?
Нет, не может. Внести запись об увольнении имеет право только тот работодатель, который издал приказ о прекращении трудового договора. Новый работодатель вносит только запись о приеме на работу. Если предыдущая запись об увольнении отсутствует, новый работодатель может столкнуться с технической ошибкой при подаче сведений и должен будет рекомендовать работнику урегулировать вопрос с бывшим работодателем.
3. Что делать, если работодатель внес запись с ошибкой (неправильная дата, основание)?
В этом случае также применяется часть 6 статьи 66.1 ТК РФ. Необходимо подать бывшему работодателю письменное заявление с требованием исправить неверные сведения, приложив документы, подтверждающие правильную информацию (копию приказа). Если работодатель отказывается, следует обращаться в ГИТ. ПФР не вправе самостоятельно изменять сведения, представленные работодателем.
4. Взимается ли плата за получение выписки из электронной трудовой книжки?
Нет, получение сведений о своей трудовой деятельности является бесплатной государственной услугой. Это касается как электронной выписки через Госуслуги/ПФР, так и бумажного документа, полученного через МФЦ или у работодателя.
5. Можно ли восстановить утраченный стаж через электронную трудовую книжку?
ЭТК содержит сведения только с 2020 года (для некоторых работодателей — с более раннего периода, если они передавали данные ранее). Стаж, приобретенный до этого времени, подтверждается бумажной трудовой книжкой или иными документами (справками, архивами). ЭТК не заменяет, а дополняет старый способ учета стажа.
6. Что важнее: бумажная трудовая книжка или электронная запись?
С 1 января 2021 года юридически приоритетными являются электронные сведения, хранящиеся в ПФР (Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Если между записью в бумажной книжке и электронной записью есть расхождения, достоверными считаются данные ПФР. Поэтому крайне важно следить за корректностью именно электронных записей.
7. Можно ли подать в суд на работодателя за моральный вред из-за отсутствия записи?
Да, можно. Нарушение прав работника на достоверный учет трудового стажа, повлекшее за собой переживания, стресс, необходимость тратить время и силы на восстановление прав, является основанием для компенсации морального вреда по статье 237 ТК РФ. Размер компенсации определяется судом.
8. Обязан ли работодатель уведомлять работника о внесении записи?
Прямой обязанности уведомлять об этом работника в законе нет. Однако по письменному заявлению работника (как в образце выше) он может потребовать такого уведомления. Работник должен самостоятельно контролировать состояние своей ЭТК через Госуслуги.
9. Что делать, если работодатель говорит, что «данные ушли в ПФР», а записи все нет?
Попросите работодателя предоставить подтверждение отправки — номер и дату регистрации отчета в системе ПФР или квитанцию. Если он отказывается или предоставляет неправдоподобные данные, обращайтесь в ГИТ. Инспектор в ходе проверки запросит эти доказательства у работодателя и установит истину.
10. Правда ли, что запись в ЭТК появляется не сразу, а в определенную дату?
Работодатели представляют сведения в ПФР ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Теоретически запись об увольнении в конце месяца может появиться в системе только после 15-го числа следующего месяца. Однако это не отменяет обязанности работодателя сформировать и направить данные своевременно, а длительная задержка все равно является нарушением.
11. Как быть, если я работал у ИП, а он закрылся и не внес запись?
Если индивидуальный предприниматель прекратил деятельность (снялся с учета в ФНС), внести запись он уже не сможет. В этом случае необходимо обратиться в ПФР с заявлением о внесении сведений, приложив все возможные доказательства работы и увольнения: копии трудового договора, приказов, банковские выписки о перечислении зарплаты, свидетельские показания. ПФР может принять решение о внесении записи на основании этих документов.
12. Влияет ли отсутствие записи об увольнении на получение пособия по безработице?
Да, влияет существенно. Центр занятости населения (ЦЗН) при постановке на учет в качестве безработного проверяет сведения в ЭТК. Если вы числитесь работающим, вам откажут в признании безработным и в назначении пособия. Поэтому перед обращением в ЦЗН необходимо убедиться, что все записи в ЭТК актуальны.
13. Можно ли через суд обязать ПФР внести запись, если работодатель ликвидирован?
Да, это возможно. Исковое заявление подается к ПФР с требованием обязать его внести запись на основании представленных вами доказательств трудовых отношений. Суд, установив факт работы и увольнения, обяжет ПФР внести соответствующие сведения.
14. Обязан ли я сообщать новому работодателю о проблеме с записью от старого?
Да, это в ваших интересах. Честно предупредите нового работодателя о ситуации и о том, что вы предпринимаете меры для ее решения. Это позволит избежать недоразумений и задержек с оформлением. Работодатель может дать вам время на урегулирование вопроса или предложить оформить договор ГПХ на время решения проблемы.
15. Есть ли срок давности по требованию внести запись об увольнении?
Специального срока давности для этого требования нет. Вы можете потребовать внести запись даже через несколько лет после увольнения. Однако если из-за этой ошибки вы понесли убытки (например, не смогли устроиться на работу), срок исковой давности для их взыскания составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Для обращения в ГИТ или суд с требованием об устранении нарушения сроков также нет, но чем раньше вы начнете действовать, тем лучше.
⬆Выводы
- Работодатель обязан внести запись об увольнении в электронную трудовую книжку (ЭТК) в день прекращения трудового договора (ст. 84.1, 66.1 ТК РФ). Неисполнение этой обязанности является нарушением трудового законодательства.
- Отсутствие записи об увольнении создает серьезные проблемы для работника: препятствует новому трудоустройству, искажает данные стажа, затрудняет получение услуг в банках и госорганах.
- Алгоритм действий работника: 1) письменное требование к бывшему работодателю; 2) обращение в ГИТ с жалобой; 3) обращение в суд или прокуратуру в случае бездействия.
- Государственная инспекция труда (ГИТ) — наиболее эффективный досудебный орган для решения проблемы. По жалобе работника ГИТ проводит проверку и выдает обязательное для работодателя предписание.
- Работодатель несет административную ответственность (штраф по ст. 5.27 КоАП РФ) за нарушение порядка ведения трудовых книжек, а также может быть привлечен к материальной ответственности за причиненные работнику убытки.
- Работник может и должен самостоятельно контролировать свои данные в ЭТК через портал Госуслуг или сайт ПФР и оперативно реагировать на обнаруженные несоответствия.
- При любом обращении в инстанции необходимо иметь доказательства: копии приказа об увольнении, трудового договора, скриншоты из Личного кабинета, переписку с работодателем.