Пропуск внешних совместителей при составлении графика отпусков - распространенная ошибка кадровых служб. Ситуация обычно обнаруживается, когда работник приносит справку с основной работы о времени отпуска и просит предоставить отпуск одновременно. Рассмотрим, как правильно исправить эту ошибку.
⬆Обязательность включения совместителей в график отпусков
Согласно статье 123 ТК РФ, очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, который утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
Статья 286 ТК РФ специально оговаривает права совместителей:
"Лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основному месту работы."
Таким образом, включение совместителей в график отпусков является обязательным. Несоблюдение этого требования может привести к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.
Образец справки с основной работы о времени отпуска
СПРАВКА
Дана Петрову Петру Сергеевичу в том, что он является работником ООО "Основное предприятие" с 15.03.2020.
На основании графика отпусков ему предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 15.07.2025 по 11.08.2025.
Справка выдана для представления по месту работы по совместительству.
Генеральный директор ООО "Основное предприятие"
Сидоров С.С. ___________ Дата: 10.06.2025"
Работодатель по совместительству обязан предоставить отпуск одновременно с отпуском по основному месту работы, даже если совместитель не был включен в график отпусков
⬆Правовые последствия отсутствия совместителей в графике отпусков
Невключение совместителей в график отпусков может повлечь:
- Административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ (штраф до 50 000 рублей для организации)
- Путаницу в учете использованных дней отпуска
- Сложности при кадровых проверках
- Проблемы при смене кадрового работника
Согласно статье 122 ТК РФ, право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы. Для отпуска за второй и последующие годы работы включение в график отпусков обязательно.
Образец заявления совместителя на отпуск
"Генеральному директору ООО "Компания"
Иванову И.И.
от менеджера Петрова П.С.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск с 15.07.2025 по 11.08.2025 продолжительностью 28 календарных дней одновременно с отпуском по основному месту работы.
К заявлению прилагаю справку с основного места работы.
10.06.2025 ___________ Петров П.С."
Для работников, принятых после утверждения графика отпусков, предоставление отпуска без включения в график не является нарушением в течение первого рабочего года
⬆Порядок внесения изменений в график отпусков
Поскольку график отпусков является локальным нормативным актом, изменения в него вносятся в том же порядке, в каком он утверждался изначально.
Этапы внесения изменений:
- Подготовка проекта изменений в график отпусков
- Согласование с выборным органом профсоюза (при его наличии)
- Утверждение изменений приказом работодателя
- Ознакомление работников с изменениями
Рекомендуется оформлять документ под названием "Изменение (дополнение) к графику отпусков", который содержит таблицу с данными забытых работников.
Образец приказа о внесении изменений в график отпусков
"ООО "Компания"
ПРИКАЗ № 45
г. Москва 15.06.2025
О внесении изменений в график отпусков на 2025 год
В связи с необходимостью включения в график отпусков работников-совместителей
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Внести изменения в график отпусков на 2025 год согласно приложению.
2. Кадровой службе ознакомить работников с изменениями под подпись.
Генеральный директор
Иванов И.И. ___________"
Изменения в график отпусков можно вносить в любое время года по мере необходимости
⬆Особенности включения совместителей в график отпусков
При включении совместителей в график отпусков необходимо учитывать:
- Дату предполагаемого отпуска по основному месту работы
- Продолжительность отпуска по основному месту работы
- Производственную необходимость
- Пожелания других работников
Если точные даты отпуска по основному месту работы неизвестны, в графике можно указать приблизительный период с пометкой "по согласованию с основным местом работы".
⬆Учет отпусков совместителей в личных карточках
Все предоставленные отпуска совместителям должны быть отражены в их личных карточках (форма Т-2 или электронный аналог). Это особенно важно для отслеживания использованных дней отпуска и предотвращения ошибок при расчете компенсации при увольнении.
⬆Частые вопросы и ответы по отпускам совместителей
1. Обязательно ли включать совместителей в график отпусков?
Да, это требование статей 123 и 286 ТК РФ.
2. Что делать, если совместитель не был включен в график?
Внести изменения в график отпусков и предоставить отпуск по заявлению работника.
3. Можно ли отказать совместителю в отпуске?
Нет, работодатель обязан предоставить отпуск одновременно с отпуском по основному месту работы.
4. Как оплачивается отпуск совместителю?
На общих основаниях исходя из среднего заработка.
5. Нужно ли требовать справку с основного места работы?
Да, это основной документ, подтверждающий необходимость предоставления отпуска в конкретные даты.
6. Что грозит за невключение совместителя в график отпусков?
Административный штраф по статье 5.27 КоАП РФ.
7. Как внести изменения в утвержденный график отпусков?
Путем издания приказа о внесении изменений в график отпусков.
8. Можно ли предоставить отпуск совместителю авансом?
Да, если он отработал менее 6 месяцев у данного работодателя.
9. Как учесть отпуск совместителя в личной карточке?
В разделе "Отпуск" личной карточки делается соответствующая запись.
10. Что делать, если даты отпуска на основной работе изменились?
Внести изменения в график отпусков по заявлению работника.
11. Нужно ли согласовывать изменения в графике отпусков с профсоюзом?
Да, если график отпусков первоначально согласовывался с профсоюзом.
12. Можно ли отозвать совместителя из отпуска?
Только с его согласия, как и любого другого работника.
Ключевые аспекты включения внешних совместителей в график отпусков
- Включение совместителей в график отпусков обязательно согласно статьям 123 и 286 ТК РФ
- Отпуск совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы
- Основным документом является справка с основного места работы о времени отпуска
- За невключение совместителей в график отпусков предусмотрена административная ответственность
- Изменения в график отпусков вносятся в том же порядке, что и его утверждение
- Для работников первого рабочего года включение в график не обязательно
- Все предоставленные отпуска должны быть отражены в личных карточках работников