Согласно части 6 статьи 312.2 Трудового кодекса РФ, для ведения трудовых книжек дистанционных работников установлены особые правила: "По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности вносятся работодателем в трудовую книжку дистанционного работника при условии ее предоставления им, в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением".
Особенности регулирования труда дистанционных работников
Дистанционная работа регулируется главой 49.1 Трудового кодекса РФ. Согласно статье 312.1 ТК РФ, дистанционной работой считается выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя, с использованием информационно-телекоммуникационных сетей.
Работодатель не вправе отказать дистанционному работнику в ведении трудовой книжки, если последний изъявил такое желание и предоставил документ.
⬆Порядок оформления трудовых отношений
Передача трудовой книжки при трудоустройстве
Дистанционный работник может передать трудовую книжку работодателю следующими способами:
- Лично при встрече
- Почтовым отправлением с уведомлением
- Через курьерскую службу
- С использованием электронных средств связи (при условии обеспечения конфиденциальности)
Документальное оформление
При приеме на работу дистанционного работника необходимо:
- Заключить трудовой договор в соответствии со статьей 312.2 ТК РФ
- Оформить приказ о приеме на работу
- При получении трудовой книжки - внести соответствующую запись
- Зафиксировать факт передачи трудовой книжки в журнале учета
Запись в трудовую книжку должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней со дня получения документа работодателем.
⬆Ведение и хранение трудовых книжек
Правила внесения записей
Записи в трудовую книжку дистанционного работника вносятся в соответствии с общими правилами, установленными Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н:
- Все записи производятся на русском языке
- Запрещаются исправления и зачеркивания
- Каждая запись должна иметь номер и дату
- Обязательно указание основания для внесения записи
Учет движения трудовых книжек
Согласно пункту 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, факт передачи трудовой книжки работником работодателю отражается в книге (журнале) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
За нарушение правил ведения трудовых книжек предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.
⬆Особые случаи и сложные ситуации
Утрата трудовой книжки
В случае утраты трудовой книжки дистанционным работником применяется общий порядок, установленный частью 5 статьи 65 ТК РФ: работодатель обязан оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению работника.
Работа по совместительству
Запись о работе по совместительству вносится работодателем по основному месту работы на основании документов, подтверждающих работу по совместительству (пункт 11 Порядка ведения трудовых книжек).
При переводе дистанционного работника на офисную работу ведение трудовой книжки становится обязательным.
⬆Образцы документов
Образец заявления о ведении трудовой книжки
Генеральному директору
ООО "Компания"
Иванову И.И.
от Петрова П.П.ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу принять мою трудовую книжку для внесения записей о трудовой деятельности в Вашей организации в соответствии с частью 6 статьи 312.2 Трудового кодекса РФ.
Трудовая книжка направлена Вам заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.
Дата: 15.03.2025
Подпись: _________________
П.П. Петров
Образец записи в трудовой книжке
⬆ТРУДОВАЯ КНИЖКА
№ записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе, увольнении Основание 1 15.03.2025 Принят в отдел разработки на должность программиста Приказ от 15.03.2025 № 45-к
Частые вопросы и ответы
1. Обязан ли дистанционный работник предоставлять трудовую книжку?
Нет, предоставление трудовой книжки является правом, а не обязанностью дистанционного работника. Согласно части 6 статьи 312.2 ТК РФ, записи вносятся только по желанию работника.
2. Можно ли вести электронную трудовую книжку для дистанционного работника?
Да, дистанционный работник может подать заявление о переходе на электронный формат ведения трудовой книжки в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.
3. Как внести запись о приеме на работу, если трудовая книжка предоставлена позже?
Запись вносится с указанием фактической даты приема на работу, а не даты получения трудовой книжки. В графе 2 указывается дата кадрового события.
4. Нужно ли отмечать в трудовой книжке дистанционный характер работы?
Нет, действующее законодательство не требует специальных отметок о дистанционном характере работы.
5. Что делать при утрате трудовой книжки дистанционным работником?
Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению работника с указанием причины отсутствия документа.
6. Как внести запись о работе по совместительству?
Запись о работе по совместительству вносится работодателем по основному месту работы на основании документа от работодателя по совместительству.
7. Можно ли вернуть трудовую книжку до увольнения?
Нет, трудовой кодекс предусматривает выдачу трудовой книжки только при увольнении или при переходе на электронную форму учета.
8. Какая ответственность за отказ в ведении трудовой книжки?
Отказ в ведении трудовой книжки по желанию работника является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность.
9. Как оформить переход с дистанционной на офисную работу?
При переходе с дистанционной на офисную работу ведение трудовой книжки становится обязательным. Вносится запись о приеме на работу с фактической датой.
10. Нужно ли получать заявление о ведении трудовой книжки?
Закон не требует обязательного письменного заявления, но его наличие помогает документально зафиксировать желание работника.
11. Как отправить трудовую книжку при увольнении?
Трудовую книжку можно направить по почте заказным письмом с уведомлением после получения согласия работника.
12. Сохраняются ли записи в трудовой книжке при переходе на электронный формат?
Да, все ранее внесенные записи сохраняют свою юридическую силу при переходе на электронную трудовую книжку.
⬆Ключевые аспекты ведения трудовых книжек
- Ведение трудовой книжки осуществляется только по желанию работника
- Передача документа возможна различными способами, включая почтовое отправление
- Записи вносятся в соответствии с общими правилами ведения трудовых книжек
- При утрате документа оформляется новая трудовая книжка
- Работодатель не вправе отказать в ведении трудовой книжки
- При переходе на офисную работу ведение трудовой книжки становится обязательным
- Соблюдение установленного порядка позволяет избежать административной ответственности
- Электронный документооборот упрощает процесс взаимодействия с дистанционными работниками