Перевод дистанционного работника в офис

На практике все чаще возникают ситуации, когда работодатель сталкивается с необходимостью перевести сотрудника, изначально принятого на дистанционную работу, для выполнения трудовых обязанностей в офисе, на территорию компании. Такой шаг может быть обусловлен различными причинами: от низкой эффективности и недостаточного контроля за работником дома до организационных изменений в компании, таких как реструктуризация, внедрение новых проектов, требующих тесного командного взаимодействия, или оптимизация рабочих процессов.

Перед работодателем встает ряд сложных вопросов. Как юридически грамотно оформить такое изменение? В каких случаях это возможно, а в каких — нет? Какие правовые нюансы необходимо учесть, чтобы избежать споров и судебных разбирательств с сотрудником? Данная статья призвана дать подробные ответы на эти вопросы и предложить практические решения.

Правовая природа изменения формата работы

Рассмотрим стандартную ситуацию, когда трудовым договором четко предусмотрено выполнение сотрудником дистанционной работы на постоянной основе, а возможность одностороннего вызова его в офис по требованию руководства не оговорена.

Перевод сотрудника с дистанционной работы на работу в офисе является изменением существенного условия трудового договора — места выполнения трудовой функции. Российское трудовое законодательство предусматривает два основных легальных пути для изменения условий трудового договора:

1. По соглашению сторон (статья 72 Трудового кодекса Российской Федерации).
2. По инициативе работодателя в связи с изменением организационных или технологических условий труда (статья 74 Трудового кодекса Российской Федерации).

Категорически недопустимо просто издать приказ и в обязательном порядке потребовать от дистанционного работника начать работать в офисе. Такие действия являются прямым нарушением трудового законодательства. Работник имеет полное право отказаться от исполнения такого приказа, а его увольнение за отказ будет признано незаконным.

Изменение условий по соглашению сторон: самый надежный способ

Наиболее простым, безопасным и юридически безупречным решением является заключение с работником письменного соглашения об изменении условий трудового договора. Применение статьи 74 Трудового кодекса Российской Федерации в случае с дистанционными работниками сопряжено со значительными сложностями и рисками, так как доказать, что изменение формата работы вызвано именно организационными или технологическими причинами, бывает трудно. Соглашение же доступно любому работодателю.

В соответствие с Трудовым кодексом «Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме» (статья 72 Трудового кодекса Российской Федерации).

Порядок действий при заключении соглашения:

• Подписание дополнительного соглашения. Необходимо подготовить и подписать с работником письменное дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором условие о дистанционном характере работы будет изменено на условие о выполнении работы на территории работодателя.
• Пересмотр сопутствующих условий. При переходе в офис автоматически меняется ряд других условий труда, которые необходимо прописать в соглашении:
  • Режим рабочего времени и времени отдыха. Если при дистанционной работе часто действует гибкий график, в офисе может быть установлен нормированный рабочий день.
  • Компенсационные выплаты. Прекращают действовать все условия о компенсации расходов, связанных с удаленной работой: оплата интернета, использования личного компьютера, программного обеспечения, электроэнергии и т.д. Критически важно прямо указать в соглашении об отмене этих выплат, чтобы в будущем избежать споров и финансовых претензий со стороны работника.
  • Трудовая функция. Иногда при переходе в офис могут частично меняться должностные обязанности. Это также отражается в соглашении.
  • Условия труда на рабочем месте. Это обязательное условие для включения в трудовой договор (статья 57 Трудового кодекса Российской Федерации). В отличие от «домашнего» офиса, где условия труда не оцениваются, для стационарного рабочего места необходимо указать класс условий труда по результатам специальной оценки.
• Что не нужно менять в соглашении? Рабочее место (конкретный кабинет, стол) не является обязательным условием договора. Целесообразно определить его отдельным приказом работодателя. Это даст гибкость для последующих изменений (например, при переезде отдела или смене кабинета) без необходимости каждый раз заключать новое соглашение с работником.
• Ключевой нюанс: это не всегда перевод. Сам по себе переход с «дистанционки» на работу в офисе не является переводом на другую работу в смысле статьи 72.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Перевод предполагает изменение трудовой функции или структурного подразделения (если оно было указано в договоре). Если же меняется только место выполнения одной и той же функции, это изменение условия договора, а не перевод. Однако если одновременно меняется и должность, или отдел, то тогда это уже будет считаться переводом, что также оформляется соглашением.
• Оформление и выдача соглашения. Соглашение составляется и подписывается в двух идентичных экземплярах, по одному для каждой из сторон. Факт получения своего экземпляра работник подтверждает собственноручной подписью на экземпляре работодателя. Эти два шага (подписание и вручение) являются обязательными.

Дальнейшие действия работодателя

• Издание приказа. Хотя законодательством не предусмотрена обязательная форма такого приказа, его издание является практичной и рекомендуемой мерой. Приказ служит внутренним распорядительным документом, на который можно ссылаться при подаче отчетности, а в случае, если изменение формата сопровождалось переводом, — для внесения записи в трудовую книжку. Работник должен быть ознакомлен с приказом под подпись.

• Подача сведений в Социальный фонд России. С 1 января 2024 года при приеме или переводе на дистанционную работу в сведениях о трудовой деятельности по форме ЕФС-1 необходимо указывать специальный код. Соответственно, при обратном переходе на работу в офисе необходимо подать в СФР обновленные сведения.

  Цитируем нормативный акт: «...При приеме (переводе) работника на дистанционную (удаленную) работу или работу на дому представляется кадровое мероприятие "ПРИЕМ" ("ПЕРЕВОД") с указанием в графе "Код выполняемой функции" дополнительно к коду ОКЗ кода "ДИСТ" или "НДОМ"» (пункт 46 Порядка заполнения ЕФС-1, утвержденного Приказом СФР от 17 ноября 2023 года № 2281).

  Таким образом, при переходе сотрудника из дистанционного формата в офисный, в форме ЕФС-1 указывается кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД», но код «ДИСТ» уже не проставляется.

Образцы документов

Образец дополнительного соглашения к трудовому договору

СОГЛАШЕНИЕ № 4
к трудовому договору от 15 марта 2023 года № 28/23-тд

город Москва
18 февраля 2025 года

Общество с ограниченной ответственностью «ТехноПрогресс», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице Генерального директора Петрова Павла Петровича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и
Семенова Мария Игоревна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны,
вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

1. В связи с переходом Работника к выполнению трудовой функции на территории Работодателя внести следующие изменения в трудовой договор от 15 марта 2023 года № 28/23-тд:

1.1. Пункт 1.6 изложить в следующей редакции:
«1.6. Работник обязуется выполнять свои трудовые обязанности на территории Работодателя, расположенного по адресу: город Москва, Ленинградский проспект, дом 65».

1.2. Пункт 4.1 изложить в следующей редакции:
«4.1. Работнику устанавливается пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями (суббота и воскресенье). Продолжительность ежедневной работы (смены) составляет 8 часов с 09:00 до 17:30. Перерыв для отдыха и питания предоставляется продолжительностью 30 минут с 13:00 до 13:30. В предпраздничные дни окончание работы устанавливается в 16:30.»

1.3. Пункт 6.2 изложить в следующей редакции:
«6.2. Условия труда на рабочем месте Работника по результатам специальной оценки условий труда являются допустимыми (2 класс)».

2. Признать утратившими силу пункты 1.7, 4.5 и 6.8 трудового договора, регулирующие порядок дистанционной работы, компенсацию связанных с ней расходов и предоставление оборудования.

3. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора от 15 марта 2023 года № 28/23-тд, вступает в силу с 03 марта 2025 года и составлено в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.

ПОДПИСИ СТОРОН:

Работодатель:
ООО «ТехноПрогресс»
Генеральный директор _________________ / Петров П.П. /
М.П.

Работник:
Семенова Мария Игоревна _________________ / Семенова М.И. /
Экземпляр соглашения получил(а):
_________________ / Семенова М.И. /
«18» февраля 2025 года

Образец приказа о выполнении трудовой функции в офисе

Общество с ограниченной ответственностью «Современные офисные решения»
(ООО «Современные офисные решения»)

ПРИКАЗ № 45-л/с
от 18 февраля 2025 года
город Москва

О выполнении работником трудовой функции по месту нахождения работодателя

В связи с заключением 18 февраля 2025 года дополнительного соглашения № 4 к трудовому договору от 15 марта 2023 года № 28/23-тд с менеджером по работе с клиентами Семеновой Марией Игоревной

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С 03 марта 2025 года определить Семеновой М.И. стационарное рабочее место в отделе клиентского сервиса по адресу: город Москва, Ленинградский проспект, дом 65, кабинет № 301.

2. Начальнику IT-отдела Волкову А.С. обеспечить до 03 марта 2025 года прием от Семеновой М.И. имущества Работодателя, предоставленного для дистанционной работы (ноутбук Dell Latitude 5420, серийный номер YT678GH), составив соответствующий акт.

3. Главному бухгалтеру Козловой Е.В. с 03 марта 2025 года прекратить компенсацию Семеновой М.И. расходов на интернет, мобильную связь и амортизацию личного оборудования в соответствии с Положением о дистанционной работе от 15.01.2024 № 3.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора Соколова Д.М.

Основание: Дополнительное соглашение к трудовому договору от 18 февраля 2025 года № 4.

Генеральный директор _________________ / Петров П.П. /

С приказом ознакомлены:

Заместитель генерального директора _________________ / Соколов Д.М. / «18» февраля 2025 г.
Главный бухгалтер _________________ / Козлова Е.В. / «18» февраля 2025 г.
Начальник IT-отдела _________________ / Волков А.С. / «18» февраля 2025 г.
Начальник отдела клиентского сервиса _________________ / Орлова Н.К. / «18» февраля 2025 г.
Менеджер по работе с клиентами _________________ / Семенова М.И. / «18» февраля 2025 г.

Фрагмент формы ЕФС-1 (при переходе с дистанционной работы)

В графе «Код выполняемой функции» указывается только код профессии по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ). Код «ДИСТ», который указывался при переводе на дистанционную работу, более не проставляется

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли перевести дистанционного работника на работу в офис?

Да, перевод дистанционного работника на работу в офис возможен, но только с его письменного согласия, поскольку это изменение существенных условий трудового договора.

2. Как правильно оформить перевод дистанционного работника в офис?

Необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указать новое место работы (офис), режим работы и другие изменяющиеся условия труда.

3. Можно ли перевести работника в офис в одностороннем порядке?

Нет, перевод дистанционного работника в офис без его согласия является незаконным, так как изменяет существенные условия трудового договора.

4. Что делать, если работник отказывается от перевода в офис?

Если работник отказывается от перевода, работодатель может предложить ему другую вакантную должность или расторгнуть трудовой договор по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ.

5. Нужно ли вносить изменения в трудовую книжку при переводе в офис?

Нет, запись в трудовой книжке о переводе не делается, поскольку не изменяется трудовая функция работника. Изменения фиксируются в дополнительном соглашении.

6. Сохраняются ли все условия труда при переводе в офис?

Условия труда могут измениться: режим работы, место выполнения трудовой функции, порядок взаимодействия с работодателем. Все изменения должны быть согласованы с работником.

7. Можно ли установить испытательный срок при переводе в офис?

Нет, установление испытательного срока при переводе не допускается, поскольку испытательный срок может устанавливаться только при заключении трудового договора.

8. Как изменить должностную инструкцию при переводе?

Должностная инструкция может быть изменена путем утверждения новой редакции или заключения дополнительного соглашения с указанием изменений в трудовой функции.

9. Нужно ли проводить новый инструктаж по охране труда?

Да, при переводе в офис необходимо провести вводный инструктаж по охране труда и инструктаж на рабочем месте, оформив его в соответствующем журнале.

10. Можно ли изменить размер заработной платы при переводе в офис?

Изменение заработной платы возможно только по соглашению сторон. Одностороннее уменьшение зарплаты при переводе в офис не допускается.

11. Как быть с оборудованием, предоставленным для дистанционной работы?

При переводе в офис работник обязан вернуть оборудование работодателю по акту приема-передачи. Возможен вариант передачи оборудования для использования в офисе.

12. Нужно ли оформлять новый трудовой договор при переводе в офис?

Нет, достаточно заключить дополнительное соглашение к существующему трудовому договору, в котором прописать все изменяющиеся условия.

13. Можно ли перевести работника в офис временно?

Да, возможен временный перевод в офис на срок до 1 года, а при замещении временно отсутствующего работника - до выхода этого работника на работу.

14. Какие документы необходимо оформить при переводе?

Необходимо оформить: дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ о переводе, акт приема-передачи оборудования, документы по охране труда.

15. Что делать, если перевод в офис связан с переездом в другой город?

Такой перевод требует отдельного оформления как перевод в другую местность. Работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные с переездом.