В практике кадровой работы часто возникают ситуации, когда работники, регулярно использующие отпуска без сохранения заработной платы, одновременно претендуют на своевременное предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска. Разберемся, как связаны эти виды отпусков и какие правовые последствия возникают при продолжительных отпусках за свой счет.
⬆Правовая природа отпуска без сохранения заработной платы
Согласно части 1 статьи 128 Трудового кодекса РФ, отпуск без сохранения заработной платы предоставляется работнику по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам. Продолжительность такого отпуска определяется по соглашению между работником и работодателем, что подчеркивает договорной характер этой процедуры.
Работодатель вправе отказать в предоставлении отпуска без сохранения заработной платы, если отсутствуют уважительные причины или производственная необходимость не позволяет отпустить сотрудника
Отпуск за свой счет не является обязательным для работодателя, за исключением случаев, прямо предусмотренных законодательством. Например, право на такой отпуск имеют участники Великой Отечественной войны, работающие пенсионеры, родители и супруги военнослужащих и другие категории работников, перечисленные в части 2 статьи 128 ТК РФ.
⬆Влияние отпуска без содержания на стаж для основного отпуска
Ключевой аспект, который необходимо понимать при работе с отпусками без сохранения заработной платы, - их влияние на стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск.
Согласно абзацу 6 части 1 статьи 121 ТК РФ, в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
Рабочий год составляет 12 месяцев и исчисляется не с 1 января, а со дня поступления работника на работу к данному работодателю. Это принципиальное отличие от календарного года.
Если общая продолжительность отпусков без сохранения заработной платы в течение рабочего года превышает 14 календарных дней, то дни, начиная с 15-го, исключаются из стажа работы, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск.
⬆Сдвиг рабочего года при превышении лимита отпусков за свой счет
Когда продолжительность отпусков без содержания превышает установленный лимит в 14 дней, происходит сдвиг окончания рабочего года. Каждый день сверх лимита отодвигает дату окончания рабочего года на один день.
Роструд в письмах от 10.04.2024 № ПГ/05862-6-1 и от 14.06.2012 № 854-6-1 разъяснил, что превышение лимита отпусков без содержания приводит к смещению периода рабочего года, дающего право на очередной оплачиваемый отпуск.
Пересчет рабочего года можно произвести ретроспективно за весь период работы у данного работодателя, если ранее это не делалось.
Например, если работник в течение рабочего года взял отпуска без содержания общей продолжительностью 30 календарных дней, то его рабочий год увеличится на 16 дней (30 - 14 = 16).
⬆Практический пример расчета сдвига рабочего года
Рассмотрим конкретную ситуацию для лучшего понимания механизма сдвига рабочего года.
Работник принят на работу 1 сентября 2023 года. Его рабочие годы:
- первый - с 01.09.2023 по 31.08.2024
- второй - с 01.09.2024 по 31.08.2025
- третий - с 01.09.2025 по 31.08.2026
За время работы сотрудник взял отпуска без содержания:
- в первом рабочем году - 30 дней в ноябре 2023 года
- во втором рабочем году - 50 дней в сентябре-октябре 2024 и 20 дней в апреле 2025
Расчет сдвига:
- Первый рабочий год: 30 - 14 = 16 дней сдвига
- Второй рабочий год: (50 + 20) - 14 = 56 дней сдвига
- Общий сдвиг: 16 + 56 = 72 дня
Таким образом, второй рабочий год закончится не 31.08.2025, а 11.11.2025.
Ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней положен работнику за каждый рабочий год, а не календарный год (части 2 и 4 статьи 122 ТК РФ).
⬆Предоставление отпуска авансом
Если по графику отпусков подошел срок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска, но рабочий год работника еще не закончился из-за сдвига, возникает вопрос о предоставлении отпуска авансом.
Согласно части 2 статьи 122 ТК РФ, право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Однако в последующие годы отпуск может предоставляться в любое время рабочего года.
Если отпуск предоставляется авансом, работодатель должен понимать, что в случае увольнения работника до окончания рабочего года, за который он уже использовал отпуск, может возникнуть необходимость удержания излишне выплаченных отпускных.
Образец уведомления о сдвиге рабочего года
⬆Общество с ограниченной ответственностью "Профи"
Исх. № 45/у
15 марта 2025 г.УВЕДОМЛЕНИЕ
Менеджеру по продажам
Петрову Ивану СергеевичуУважаемый Иван Сергеевич!
Сообщаем Вам, что в связи с предоставлением Вам отпусков без сохранения заработной платы общей продолжительностью свыше 14 календарных дней в рабочем году, произошел сдвиг окончания Вашего рабочего года в соответствии со статьей 121 Трудового кодекса РФ.
Расчетный период Вашего текущего рабочего года составляет с 01.09.2024 по 11.11.2025 (вместо 31.08.2025).
В связи с этим ежегодный оплачиваемый отпуск за данный рабочий год может быть предоставлен Вам после 11.11.2025.
На основании статьи 123 ТК РФ предлагаем Вам рассмотреть возможность разделения ежегодного оплачиваемого отпуска на части.
С уважением,
Директор ООО "Профи" ___________ /Сидоров А.В./С уведомлением ознакомлен:
___________ /Петров И.С./
15 марта 2025 г.
Разделение отпуска на части как альтернативное решение
Согласно части 1 статьи 125 ТК РФ, по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
Разделение отпуска может стать компромиссным решением, когда работник хочет отдохнуть в запланированные даты, но его рабочий год еще не закончился.
Предложение о разделении отпуска должно исходить от работодателя в письменной форме, а согласие работника также желательно получить в письменном виде.
⬆Образец соглашения о разделении отпуска на части
⬆СОГЛАШЕНИЕ
о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на частиг. Москва
20 марта 2025 г.Общество с ограниченной ответственностью "Профи", именуемое в дальнейшем "Работодатель", в лице директора Сидорова Алексея Владимировича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и менеджер по продажам Петров Иван Сергеевич, именуемый в дальнейшем "Работник", с другой стороны, заключили настоящее соглашение о нижеследующем:
1. На основании статьи 125 Трудового кодекса РФ стороны договорились о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска Работника продолжительностью 28 календарных дней на части:
- первая часть - 14 календарных дней с 01.06.2025 по 14.06.2025
- вторая часть - 14 календарных дней с 15.12.2025 по 28.12.2025
2. Выплата отпускных производится в сроки, установленные статьей 136 ТК РФ.
3. Настоящее соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.
Работодатель:
Директор ООО "Профи" ___________ /Сидоров А.В./Работник:
___________ /Петров И.С./
Обязательность графика отпусков
Согласно части 2 статьи 123 ТК РФ, график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Это означает, что если в графике отпусков предусмотрены конкретные даты отпуска для работника, работодатель обязан предоставить отпуск в эти сроки.
Однако если из-за сдвига рабочего года отпуск по графику фактически предоставляется авансом, работодатель должен оценить риски возможного увольнения работника до окончания рабочего года.
⬆Правовые последствия предоставления отпуска авансом
Если работник использует отпуск авансом, а затем увольняется до окончания рабочего года, за который он уже отгулял отпуск, у работодателя возникает право на удержание излишне выплаченных отпускных.
Однако согласно части 2 статьи 137 ТК РФ, удержания из заработной платы могут производиться только в случаях, непосредственно предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами.
Важно отметить, что удержание за неотработанные дни отпуска возможно только при увольнении работника. В иных случаях такое удержание незаконно.
⬆Практические рекомендации работодателям
Для минимизации рисков и предотвращения спорных ситуаций работодателям рекомендуется:
- Вести точный учет продолжительности всех отпусков без сохранения заработной платы
- Своевременно рассчитывать сдвиги рабочего года
- Уведомлять работников об изменении дат окончания рабочих годов
- Предлагать альтернативные варианты (разделение отпуска) при возникновении конфликтных ситуаций
- Соблюдать процедуру согласования изменения условий предоставления отпусков
Частые вопросы об отпуске без содержания
1. Что такое отпуск без сохранения заработной платы и когда он предоставляется?
Отпуск без сохранения заработной платы (отпуск за свой счет) предоставляется работнику по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам на основании его письменного заявления. Продолжительность отпуска определяется по соглашению между работником и работодателем (статья 128 ТК РФ).
2. Как отпуск без содержания влияет на стаж для основного отпуска?
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются только первые 14 календарных дней отпуска без содержания в течение рабочего года. Дни сверх этого лимита не включаются в стаж (абзац 6 части 1 статьи 121 ТК РФ).
3. Что такое рабочий год и чем он отличается от календарного?
Рабочий год составляет 12 месяцев и исчисляется с даты поступления работника на работу к конкретному работодателю. В отличие от календарного года, который всегда начинается 1 января, рабочий год индивидуален для каждого сотрудника.
4. Как рассчитывается сдвиг рабочего года при превышении лимита отпусков без содержания?
Каждый день отпуска без содержания сверх 14 календарных дней в рабочем году отодвигает дату окончания рабочего года на один день. Например, если сотрудник взял 30 дней отпуска за свой счет, его рабочий год увеличится на 16 дней.
5. Можно ли пересчитать рабочие годы за предыдущие периоды работы?
Да, если работодатель ранее не учитывал превышение лимита отпусков без содержания, он может произвести пересчет рабочих годов ретроспективно за весь период работы сотрудника в организации.
6. Обязан ли работодатель предоставлять отпуск без содержания?
В общем случае - нет, это право работодателя. Однако для определенных категорий работников (пенсионеры, инвалиды, участники ВОВ и др.) работодатель обязан предоставить до 14 дней отпуска без содержания в году (часть 2 статьи 128 ТК РФ).
7. Что делать, если по графику отпусков подошел срок отпуска, но рабочий год еще не закончился?
Можно предоставить отпуск авансом, но это создает риски для работодателя. Альтернативное решение - предложить работнику разделить отпуск на части, перенеся часть дней на период после окончания рабочего года.
8. Каковы риски предоставления отпуска авансом?
Основной риск - если работник уволится до окончания рабочего года, работодатель сможет удержать сумму за неотработанные дни отпуска только при увольнении, и только в пределах, установленных статьей 137 ТК РФ.
9. Как правильно оформить уведомление о сдвиге рабочего года?
Уведомление составляется в письменной форме, с указанием причины сдвига, расчета новых дат рабочего года и предложением вариантов решения ситуации. Работник должен ознакомиться с уведомлением под подпись.
10. Можно ли разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на части?
Да, по соглашению между работником и работодателем отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна часть должна быть не менее 14 календарных дней (статья 125 ТК РФ).
11. Как учитываются несколько отпусков без содержания в течение одного рабочего года?
Учитывается общая суммарная продолжительность всех отпусков без содержания в рамках одного рабочего года. Неважно, брал ли работник один длинный отпуск или несколько коротких - лимит в 14 дней применяется к общей продолжительности.
12. Что важнее - график отпусков или сдвиг рабочего года?
График отпусков обязателен для обеих сторон (часть 2 статьи 123 ТК РФ), но при наличии сдвига рабочего года отпуск по графику может предоставляться авансом. Работодатель должен оценить риски и предложить оптимальное решение.
13. Должен ли работник писать заявление на отпуск без содержания?
Да, отпуск без сохранения заработной платы предоставляется только на основании письменного заявления работника с указанием уважительных причин и желательной продолжительности отпуска.
14. Какие категории работников имеют право на обязательный отпуск без содержания?
К таким категориям относятся: работающие пенсионеры, инвалиды, участники ВОВ, родители и супруги военнослужащих, работники в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников (до 5 дней).
15. Как быть, если работник регулярно берет отпуска без содержания?
Рекомендуется вести точный учет продолжительности отпусков, своевременно рассчитывать сдвиги рабочих лет, уведомлять сотрудника об изменениях и предлагать цивилизованные варианты решения возникающих проблем.
⬆Заключение
- Отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью более 14 дней в рабочем году сдвигает дату окончания рабочего года
- Работодатель вправе пересчитать рабочие годы ретроспективно за весь период работы сотрудника
- График отпусков обязателен для обеих сторон, но при предоставлении отпуска авансом возрастают риски для работодателя
- Разделение отпуска на части может стать компромиссным решением
- Удержание сумм за неотработанные дни отпуска возможно только при увольнении работника
- Соблюдение письменной процедуры уведомления и согласования изменений обязательно
- Точный учет отпусков без содержания помогает предотвращать спорные ситуации