Общие принципы и сроки представления отчётности
1. В какие сроки необходимо сдавать основную отчётность по работникам?
Сроки сдачи отчётности различаются в зависимости от вида отчёта. Например, форма СЗВ-ТД в ПФР представляется в день издания кадрового приказа. Расчёт по страховым взносам (ЕРСВ) и 6-НДФЛ в ФНС представляются ежеквартально, не позднее последнего дня месяца, следующего за отчётным периодом. Годовая форма 2-НДФЛ сдаётся не позднее 1 марта года, следующего за истекшим.
2. Куда представляется отчётность: в ИФНС или внебюджетные фонды?
Основная отчётность по налогам и страховым взносам (6-НДФЛ, ЕРСВ) представляется в налоговые органы (ИФНС) по месту учёта работодателя. Отчётность в ПФР (СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД) и в ФСС (форма 4-ФСС по взносам на травматизм) представляется непосредственно в данные фонды. Отчётность по труду (например, сведения о среднесписочной численности) также сдаётся в ИФНС.
3. Что считается местом представления отчётности для обособленных подразделений?
Организации, имеющие обособленные подразделения, уплачивающие выплаты физическим лицам, представляют расчёты по страховым взносам (ЕРСВ) и 6-НДФЛ по месту нахождения организации и по каждому обособленному подразделению, если они наделены полномочиями по начислению выплат в пользу физических лиц и имеют отдельный баланс и расчётный счёт.
4. Какие виды отчётности сдаются в электронной форме?
В электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью обязаны представлять отчётность работодатели, среднесписочная численность работников которых за предыдущий год превышает 10 человек. Это касается 6-НДФЛ, ЕРСВ, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и других форм. При численности до 10 человек возможна сдача отчётности на бумаге.
5. Что грозит за несвоевременную сдачу отчётности?
За нарушение сроков представления отчётности предусмотрены финансовые санкции. Например, за несвоевременную сдачу 6-НДФЛ или ЕРСВ штраф составляет 1 000 рублей за каждый полный или неполный месяц просрочки. За несвоевременную сдачу СЗВ-М в ПФР штраф составляет 500 рублей за каждого застрахованного лица.
6. Как исправить ошибки в уже сданной отчётности?
При обнаружении ошибок, приводящих к занижению сумм налогов или взносов, необходимо представить уточнённый расчёт за тот период, в котором была допущена ошибка. Если ошибка не привела к недоплате, также можно подать корректирующий отчёт для исправления сведений. Порядок подачи уточнёнки аналогичен порядку подачи первоначального отчёта.
7. Нужно ли сдавать нулевую отчётность при отсутствии деятельности и работников?
Да, при отсутствии начисленных доходов и выплат в пользу физических лиц, а также при отсутствии сотрудников, работодатель обязан представлять нулевые расчёты по формам 6-НДФЛ и ЕРСВ в ФНС. В ПФР при отсутствии застрахованных лиц нулевая отчётность не сдаётся, за исключением случая, когда сведения о прекращении деятельности подаются по форме СЗВ-ТД.
8. Когда отчётность считается представленной?
Отчётность, представленная на бумаге, считается сданной в момент её отметки уполномоченным должностным лицом контролирующего органа. Отчётность, направленная в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС), считается представленной с даты получения контролирующим органом квитанции о её приёме.
9. Какие отчёты сдаются при ликвидации или реорганизации организации?
При ликвидации или реорганизации необходимо представить все отчёты за последний отчётный период, а также ликвидационный (разделительный) баланс. В ПФР подаются заключительные формы СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ТД на всех работников. Следует учитывать специальные сроки сдачи отчётности, установленные для таких случаев.
10. Кто несёт ответственность за сдачу отчётности?
Ответственность за своевременное и правильное представление отчётности перед контролирующими органами несёт организация-работодатель или индивидуальный предприниматель. Ответственность может быть возложена и на должностных лиц организации (руководителя, главного бухгалтера) в виде административных штрафов.
⬆Отчётность в Федеральную налоговую службу (ФНС)
11. Что такое форма 6-НДФЛ и как часто она сдаётся?
Расчёт сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ), представляется налоговыми агентами в ИФНС ежеквартально. Он обобщает данные по всем операциям по начислению и удержанию НДФЛ за отчётный период.
12. Каковы сроки сдачи 6-НДФЛ?
Расчёт 6-НДФЛ представляется не позднее последнего дня месяца, следующего за отчётным периодом (кварталом, полугодием, 9 месяцами). Годовой расчёт необходимо представить не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.
13. Что отражается в форме 2-НДФЛ и когда она сдаётся?
Справка по форме 2-НДФЛ содержит сведения о доходах физического лица и суммах начисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ за календарный год. Справки на всех получивших доход работников представляются в ИФНС не позднее 1 марта года, следующего за отчётным. Справка с признаком 2 (невозможность удержать налог) сдаётся также до 1 марта.
14. Что такое единый расчёт по страховым взносам (ЕРСВ)?
Единый расчёт по страховым взносам — это отчёт, объединяющий сведения об исчисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное, медицинское страхование, а также на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Сдаётся в ИФНС.
15. Каковы сроки сдачи ЕРСВ?
Расчёт по страховым взносам представляется ежеквартально не позднее 30-го числа месяца, следующего за расчётным (отчётным) периодом (например, за I квартал — не позднее 30 апреля). Если последний день срока выпадает на выходной, срок переносится на следующий рабочий день.
16. Нужно ли сдавать сведения о среднесписочной численности работников?
Да, сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год представляются в ИФНС не позднее 20 января текущего года. Вновь созданные организации представляют такие сведения не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором они были созданы.
17. Представляется ли отчётность по налогу на прибыль или УСН в связи с выплатой зарплаты?
Нет, отчётность по налогу на прибыль организаций или по упрощённой системе налогообложения (УСН) представляется независимо от факта выплаты заработной платы и содержит обобщённые данные о доходах и расходах организации, включая расходы на оплату труда.
⬆Отчётность в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР)
18. Что такое форма СЗВ-М и зачем она нужна?
Форма СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах» содержит информацию для персонифицированного учёта в системе обязательного пенсионного страхования. В ней указываются данные работающих по трудовым и гражданско-правовым договорам лиц, за которых уплачиваются страховые взносы.
19. Каковы сроки сдачи формы СЗВ-М?
Форма СЗВ-М представляется ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным. Если 15-е число выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, срок сдвигается на следующий за ним рабочий день.
20. Что такое форма СЗВ-СТАЖ и когда она сдаётся?
Форма СЗВ-СТАЖ «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц» — это ежегодный отчёт, содержащий подробные сведения о периодах работы и стаже каждого работника за календарный год. Она является основой для подтверждения пенсионных прав.
21. Каковы сроки сдачи формы СЗВ-СТАЖ?
Форма СЗВ-СТАЖ представляется один раз в год, не позднее 1 марта года, следующего за отчётным. Если 1 марта — выходной, срок переносится на ближайший следующий рабочий день.
22. Что такое форма СЗВ-ТД и в каких случаях она подаётся?
Форма СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности застрахованного лица» подаётся работодателем в ПФР при приёме на работу (сведения о приёме) или увольнении (сведения об увольнении) работника, а также при переводе на постоянную работу. Сведения подаются в день издания соответствующего приказа (распоряжения).
23. Нужно ли сдавать отчётность в ПФР, если у ИП нет наёмных работников?
Индивидуальные предприниматели, не производящие выплаты физическим лицам и не являющиеся работодателями, не представляют в ПФР формы СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ТД. Они уплачивают фиксированные страховые взносы «за себя», отчётность по которым включена в декларацию по УСН или подаётся в рамках ЕРСВ, если есть доходы.
24. Как быть с отчётностью при работе по договорам ГПХ?
На лиц, работающих по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ или оказание услуг, также представляются формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, так как с выплат по таким договорам уплачиваются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование. Форма СЗВ-ТД подаётся только в рамках трудовых отношений.
⬆Отчётность в Фонд социального страхования (ФСС)
25. Какая отчётность сдаётся в ФСС по взносам на травматизм?
В Фонд социального страхования представляется расчёт по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний по форме 4-ФСС.
26. Каковы сроки сдачи формы 4-ФСС?
Расчёт по форме 4-ФСС представляется в территориальный орган ФСС ежеквартально на бумаге не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчётным периодом, а в электронной форме — не позднее 25-го числа. Сроки могут корректироваться при выпадении крайней даты на выходной день.
27. Что отражается в форме 4-ФСС?
В форме 4-ФСС отражаются сведения о базе для начисления взносов на травматизм, исчисленных и уплаченных суммах взносов, а также расходах на выплату страхового обеспечения (пособий по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве, страховых выплат).
28. Нужно ли сдавать в ФСС сведения для назначения пособий?
Для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребёнка и других, работодатель представляет в ФСС необходимые документы (листки нетрудоспособности, заявления, справки о заработке). В ряде регионов действует пилотный проект ФСС «Прямые выплаты», где порядок взаимодействия изменён.
29. Какую отчётность сдавать в ФСС, если организация только что создана?
Вновь созданная организация обязана встать на учёт в ФСС в качестве страхователя и начать представлять отчётность по форме 4-ФСС с того квартала, в котором были первые начисления выплат работникам, облагаемые взносами на травматизм.
30. Сдаётся ли нулевой расчёт 4-ФСС при отсутствии начислений?
Да, если в отчётном периоде не производились выплаты, облагаемые взносами на травматизм, страхователь обязан представить в ФСС нулевой расчёт по форме 4-ФСС.
⬆Отчётность в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд)
31. Какую отчётность требует Роструд?
Основными формами статистической отчётности, представляемыми в территориальные органы Роструда, являются: форма № 1-Т (условия труда), форма № П-4 (сведения о численности и заработной плате работников), а также отчёт по форме, утверждённой Приказом Роструда от 19.04.2021 № 107 (сведения о неполном рабочем времени, отпусках и др.).
32. Кто обязан сдавать отчёт по форме № П-4?
Форму № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников» обязаны представлять все юридические лица (кроме субъектов малого предпринимательства), а также обособленные подразделения, осуществляющие деятельность продолжительностью более одного месяца.
33. Каковы сроки сдачи отчёта по форме № П-4?
Форма № П-4 представляется ежемесячно или ежеквартально в зависимости от средней численности работников. Ежемесячный отчёт сдаётся не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным периодом. Квартальный отчёт – не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом.
34. Что такое форма № 1-Т и кто её сдаёт?
Форма № 1-Т «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и (или) опасными условиями труда» представляется работодателями, у которых проводилась специальная оценка условий труда (СОУТ) или которые имеют рабочие места с вредными/опасными условиями труда. Сдаётся ежегодно.
35. Каковы сроки сдачи формы № 1-Т?
Форма № 1-Т представляется один раз в год не позднее 25 января года, следующего за отчётным. Если 25 января – выходной день, срок переносится на следующий рабочий день.
36. Нужно ли сдавать в Роструд информацию о вакансиях для инвалидов?
Да, организации, численность работников в которых составляет более 100 человек, обязаны создавать или выделять рабочие места для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой. Сведения о выполнении квоты для приёма на работу инвалидов представляются ежемесячно или ежеквартально в органы службы занятости субъекта РФ (подведомственные Роструду).
37. Сдаётся ли отчётность в Роструд по охране труда?
Помимо формы № 1-Т, в сферу отчётности по охране труда может входить представление сведений о несчастных случаях на производстве (акты по форме Н-1 направляются в том числе в государственную инспекцию труда). Также работодатели могут запрашиваться для предоставления иной информации в рамках контрольно-надзорных мероприятий.
⬆Персонифицированный учёт и сведения о стаже
38. В чём разница между СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ТД?
СЗВ-М – ежемесячный отчёт для подтверждения факта работы лица в текущем месяце. СЗВ-СТАЖ – ежегодный детализированный отчёт о периодах работы и стаже за год. СЗВ-ТД – оперативный отчёт о конкретных кадровых событиях (приём, увольнение, перевод) для ведения электронной трудовой книжки.
39. Нужно ли включать в СЗВ-М директора – единственного учредителя?
Да, если с руководителем – единственным учредителем (участником) заключён трудовой договор и за него уплачиваются страховые взносы в ПФР, сведения о нём необходимо включать в форму СЗВ-М. Если трудовой договор не заключён и взносы не уплачиваются, сведения не подаются.
40. Как отражать в СЗВ-СТАЖ сотрудника, который работал в двух подразделениях?
В форме СЗВ-СТАЖ на каждого застрахованного лица указываются все периоды работы в течение отчётного года в хронологическом порядке. Если работник переводился между подразделениями одной организации, каждый период работы отражается отдельной записью с указанием соответствующего кода места работы (подразделения).
41. Что делать, если в СЗВ-СТАЖ обнаружена ошибка за прошлые годы?
При обнаружении ошибок в ранее представленных сведениях о стаже необходимо представить в ПФР корректирующую форму СЗВ-СТАЖ с верными данными. Корректирующие сведения подаются за тот период, к которому они относятся, с указанием корректируемого года.
42. Включаются ли в стаж периоды отпуска по уходу за ребёнком в СЗВ-СТАЖ?
Да, периоды отпуска по уходу за ребёнком до 1.5 лет (и до 3 лет) засчитываются в страховой стаж наравне с периодами работы. В форме СЗВ-СТАЖ такие периоды отражаются с особым кодом категории застрахованного лица (например, «ДЕКРЕТ» или «УХОД») и кодом условия труда «НЕОПЛАЧ».
43. Как отражать в отчётности внешних совместителей?
Сведения о внешних совместителях включаются во все формы отчётности (6-НДФЛ, ЕРСВ, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ) по каждому месту работы. В СЗВ-СТАЖ по основному месту работы и по совместительству периоды отражаются разными работодателями независимо друг от друга.
⬆Расчётные ведомости и отчёты по заработной плате
44. Нужно ли представлять в контролирующие органы расчётные ведомости по зарплате?
Непосредственно расчётные ведомости (например, форма Т-49 или иные платёжные документы) в контролирующие органы на регулярной основе не представляются. Однако обобщённые данные из них являются основанием для заполнения форм 6-НДФЛ, ЕРСВ, СЗВ-СТАЖ, которые подлежат обязательной сдаче.
45. Как в отчётности отражаются суммы выплаченных отпускных и больничных?
Суммы отпускных отражаются в 6-НДФЛ в периоде их фактической выплаты. Пособия по временной нетрудоспособности также отражаются в 6-НДФЛ в периоде выплаты (за исключением пособий по производственным травмам). В ЕРСВ отпускные и больничные (кроме пособий по травмам) включаются в базу для начисления взносов и отражаются в соответствующих разделах.
46. Как отразить в 6-НДФЛ доход, выплаченный в натуральной форме?
Доход в натуральной форме отражается в расчёте 6-НДФЛ в том налоговом периоде (квартале), в котором он был фактически получен работником. Дата получения дохода в натуральной форме определяется как день передачи доходов в натуральной форме.
47. Что делать, если годовая сумма доходов работника приближается к 5 млн рублей для применения повышенной ставки НДФЛ?
Налоговый агент обязан вести нарастающий учёт доходов каждого физического лица с начала налогового периода. В расчёте 6-НДФЛ и справке 2-НДФЛ необходимо корректно разделить суммы дохода, облагаемые по ставкам 13% и 15%, на основании предельной величины.
48. Как в отчётности отражаются выплаты по гражданско-правовым договорам (ГПХ)?
Выплаты по договорам ГПХ, предметом которых являются выполнение работ или оказание услуг, отражаются в 6-НДФЛ и включаются в базу для начисления страховых взносов в ЕРСВ. В ПФР на таких исполнителей также подаются формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.
⬆Отчётность при специальных режимах налогообложения
49. Отличается ли отчётность по работникам для организаций на УСН?
Нет, организации, применяющие упрощённую систему налогообложения (УСН), в полном объёме исполняют обязанности налогового агента по НДФЛ и плательщика страховых взносов. Они представляют все те же формы отчётности по работникам (6-НДФЛ, ЕРСВ, отчётность в ПФР и ФСС), что и организации на общем режиме.
50. Какая отчётность сдаётся по работникам для ИП на патенте (ПСН)?
Индивидуальные предприниматели, применяющие патентную систему налогообложения (ПСН) и имеющие наёмных работников, обязаны представлять всю стандартную отчётность как работодатели: 6-НДФЛ, ЕРСВ, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и 4-ФСС. На себя ИП страховые взносы платит фиксированно, и эта сумма в отчётности по работникам не отражается.
51. Обязаны ли организации на ЕСХН сдавать отчётность в ФСС?
Да, организации и индивидуальные предприниматели, применяющие единый сельскохозяйственный налог (ЕСХН) и являющиеся работодателями, обязаны уплачивать взносы на травматизм и представлять в ФСС отчётность по форме 4-ФСС на общих основаниях.
52. Влияет ли наличие обособленного подразделения на отчётность при УСН?
Да, если обособленное подразделение начисляет выплаты работникам, отчётность по этим работникам (6-НДФЛ, ЕРСВ) представляется как по месту нахождения головной организации, так и по месту нахождения этого обособленного подразделения (если оно наделено соответствующими полномочиями).
⬆Сроки хранения отчётности и первичных документов
53. Сколько лет необходимо хранить сданную налоговую отчётность?
Срок хранения налоговых деклараций (расчётов), включая 6-НДФЛ и ЕРСВ, а также подтверждающих первичных документов, составляет не менее 5 лет. Срок исчисляется со следующего года после отчётного. Документы, связанные с исчислением страхового стажа (например, база для СЗВ-СТАЖ), рекомендуется хранить постоянно или не менее 75 лет.
54. Нужно ли хранить подтверждения о сдаче отчётности в электронном виде?
Да, квитанции о приёме отчётности, полученные от оператора электронного документооборота или от контролирующего органа, являются доказательством своевременной сдачи. Их необходимо хранить вместе с копиями самих отчётов в течение установленных сроков.
55. Какие документы по заработной плате подлежат хранению?
К хранимым документам относятся: расчётные ведомости (Т-49, Т-51), платёжные ведомости (Т-53), лицевые счета работников (Т-54), приказы о приёме, увольнении, отпусках, начислениях, табели учёта рабочего времени (Т-12, Т-13), а также документы, подтверждающие расходы на оплату труда.
56. Какой срок хранения установлен для отчётности в ПФР (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ)?
Копии отчётов, представленных в ПФР (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД), а также документы, на основании которых они заполнялись, должны храниться у работодателя не менее 5 лет. Однако для документов, подтверждающих стаж (личные карточки, приказы), рекомендован более длительный срок хранения.
⬆Ответственность и штрафы за нарушения
57. Какой штраф предусмотрен за несдачу формы 6-НДФЛ?
За непредставление в установленный срок расчёта 6-НДФЛ на организацию налагается штраф в размере 1 000 рублей за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для его представления (статья 119.1 Налогового кодекса Российской Федерации).
58. Какой штраф грозит за ошибки в 6-НДФЛ, если налог уплачен верно?
Если ошибка в расчёте 6-НДФЛ не привела к занижению суммы налога, подлежащей уплате в бюджет, штраф не налагается. Однако налоговый орган может вынести требование о представлении уточнённого расчёта. За непредставление уточнённого расчёта может быть наложен штраф по статье 126 НК РФ (500 рублей).
59. Какая ответственность за непредставление сведений в ПФР (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ)?
За непредставление в установленный срок сведений персонифицированного учёта (например, СЗВ-М) штраф составляет 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица (статья 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). За непредставление СЗВ-СТАЖ – 300 рублей за каждого застрахованного лица.
60. Что грозит за несдачу расчёта по страховым взносам (ЕРСВ)?
За непредставление в установленный срок единого расчёта по страховым взносам на организацию налагается штраф в размере 5% суммы взносов, подлежащей уплате (доплате) на основе этого расчёта, за каждый полный или неполный месяц просрочки, но не более 30% от указанной суммы и не менее 1 000 рублей.
61. Бывает ли ответственность за непредставление отчётности в Роструд?
Да, за непредставление или несвоевременное представление статистической отчётности (форм № П-4, № 1-Т и др.) в органы Росстата (включая Роструд) предусмотрена административная ответственность по статье 13.19 КоАП РФ: штраф на должностных лиц от 10 000 до 20 000 рублей, на юридических лиц – от 20 000 до 70 000 рублей.
62. Кто несёт ответственность: организация или бухгалтер?
Первичную ответственность за нарушение сроков сдачи отчётности или допущенные в ней ошибки несёт организация (индивидуальный предприниматель) как налогоплательщик или страхователь. Должностное лицо организации (например, главный бухгалтер) может быть привлечено к административной ответственности по статьям 15.5, 15.6 КоАП РФ.
63. Можно ли избежать штрафа, если сдать отчётность с опозданием по уважительной причине?
Налоговое и административное законодательство предусматривает освобождение от ответственности при наличии обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажор). Уважительность причины (болезнь, стихийное бедствие) оценивается контролирующим органом или судом индивидуально. Технический сбой у оператора ЭДО может быть признан уважительной причиной.
⬆Расчётные ведомости и отчёты по заработной плате
44. Нужно ли представлять в контролирующие органы расчётные ведомости по зарплате?
Непосредственно расчётные ведомости (например, форма Т-49 или иные платёжные документы) в контролирующие органы на регулярной основе не представляются. Однако обобщённые данные из них являются основанием для заполнения форм 6-НДФЛ, ЕРСВ, СЗВ-СТАЖ, которые подлежат обязательной сдаче.
45. Как в отчётности отражаются суммы выплаченных отпускных и больничных?
Суммы отпускных отражаются в 6-НДФЛ в периоде их фактической выплаты. Пособия по временной нетрудоспособности также отражаются в 6-НДФЛ в периоде выплаты (за исключением пособий по производственным травмам). В ЕРСВ отпускные и больничные (кроме пособий по травмам) включаются в базу для начисления взносов и отражаются в соответствующих разделах.
46. Как отразить в 6-НДФЛ доход, выплаченный в натуральной форме?
Доход в натуральной форме отражается в расчёте 6-НДФЛ в том налоговом периоде (квартале), в котором он был фактически получен работником. Дата получения дохода в натуральной форме определяется как день передачи доходов в натуральной форме.
47. Что делать, если годовая сумма доходов работника приближается к 5 млн рублей для применения повышенной ставки НДФЛ?
Налоговый агент обязан вести нарастающий учёт доходов каждого физического лица с начала налогового периода. В расчёте 6-НДФЛ и справке 2-НДФЛ необходимо корректно разделить суммы дохода, облагаемые по ставкам 13% и 15%, на основании предельной величины.
48. Как в отчётности отражаются выплаты по гражданско-правовым договорам (ГПХ)?
Выплаты по договорам ГПХ, предметом которых являются выполнение работ или оказание услуг, отражаются в 6-НДФЛ и включаются в базу для начисления страховых взносов в ЕРСВ. В ПФР на таких исполнителей также подаются формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.
⬆Отчётность при специальных режимах налогообложения
49. Отличается ли отчётность по работникам для организаций на УСН?
Нет, организации, применяющие упрощённую систему налогообложения (УСН), в полном объёме исполняют обязанности налогового агента по НДФЛ и плательщика страховых взносов. Они представляют все те же формы отчётности по работникам (6-НДФЛ, ЕРСВ, отчётность в ПФР и ФСС), что и организации на общем режиме.
50. Какая отчётность сдаётся по работникам для ИП на патенте (ПСН)?
Индивидуальные предприниматели, применяющие патентную систему налогообложения (ПСН) и имеющие наёмных работников, обязаны представлять всю стандартную отчётность как работодатели: 6-НДФЛ, ЕРСВ, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и 4-ФСС. На себя ИП страховые взносы платит фиксированно, и эта сумма в отчётности по работникам не отражается.
51. Обязаны ли организации на ЕСХН сдавать отчётность в ФСС?
Да, организации и индивидуальные предприниматели, применяющие единый сельскохозяйственный налог (ЕСХН) и являющиеся работодателями, обязаны уплачивать взносы на травматизм и представлять в ФСС отчётность по форме 4-ФСС на общих основаниях.
52. Влияет ли наличие обособленного подразделения на отчётность при УСН?
Да, если обособленное подразделение начисляет выплаты работникам, отчётность по этим работникам (6-НДФЛ, ЕРСВ) представляется как по месту нахождения головной организации, так и по месту нахождения этого обособленного подразделения (если оно наделено соответствующими полномочиями).
⬆Сроки хранения отчётности и первичных документов
53. Сколько лет необходимо хранить сданную налоговую отчётность?
Срок хранения налоговых деклараций (расчётов), включая 6-НДФЛ и ЕРСВ, а также подтверждающих первичных документов, составляет не менее 5 лет. Срок исчисляется со следующего года после отчётного. Документы, связанные с исчислением страхового стажа (например, база для СЗВ-СТАЖ), рекомендуется хранить постоянно или не менее 75 лет.
54. Нужно ли хранить подтверждения о сдаче отчётности в электронном виде?
Да, квитанции о приёме отчётности, полученные от оператора электронного документооборота или от контролирующего органа, являются доказательством своевременной сдачи. Их необходимо хранить вместе с копиями самих отчётов в течение установленных сроков.
55. Какие документы по заработной плате подлежат хранению?
К хранимым документам относятся: расчётные ведомости (Т-49, Т-51), платёжные ведомости (Т-53), лицевые счета работников (Т-54), приказы о приёме, увольнении, отпусках, начислениях, табели учёта рабочего времени (Т-12, Т-13), а также документы, подтверждающие расходы на оплату труда.
56. Какой срок хранения установлен для отчётности в ПФР (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ)?
Копии отчётов, представленных в ПФР (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД), а также документы, на основании которых они заполнялись, должны храниться у работодателя не менее 5 лет. Однако для документов, подтверждающих стаж (личные карточки, приказы), рекомендован более длительный срок хранения.
⬆Ответственность и штрафы за нарушения
57. Какой штраф предусмотрен за несдачу формы 6-НДФЛ?
За непредставление в установленный срок расчёта 6-НДФЛ на организацию налагается штраф в размере 1 000 рублей за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для его представления (статья 119.1 Налогового кодекса Российской Федерации).
58. Какой штраф грозит за ошибки в 6-НДФЛ, если налог уплачен верно?
Если ошибка в расчёте 6-НДФЛ не привела к занижению суммы налога, подлежащей уплате в бюджет, штраф не налагается. Однако налоговый орган может вынести требование о представлении уточнённого расчёта. За непредставление уточнённого расчёта может быть наложен штраф по статье 126 НК РФ (500 рублей).
59. Какая ответственность за непредставление сведений в ПФР (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ)?
За непредставление в установленный срок сведений персонифицированного учёта (например, СЗВ-М) штраф составляет 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица (статья 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). За непредставление СЗВ-СТАЖ – 300 рублей за каждого застрахованного лица.
60. Что грозит за несдачу расчёта по страховым взносам (ЕРСВ)?
За непредставление в установленный срок единого расчёта по страховым взносам на организацию налагается штраф в размере 5% суммы взносов, подлежащей уплате (доплате) на основе этого расчёта, за каждый полный или неполный месяц просрочки, но не более 30% от указанной суммы и не менее 1 000 рублей.
61. Бывает ли ответственность за непредставление отчётности в Роструд?
Да, за непредставление или несвоевременное представление статистической отчётности (форм № П-4, № 1-Т и др.) в органы Росстата (включая Роструд) предусмотрена административная ответственность по статье 13.19 КоАП РФ: штраф на должностных лиц от 10 000 до 20 000 рублей, на юридических лиц – от 20 000 до 70 000 рублей.
62. Кто несёт ответственность: организация или бухгалтер?
Первичную ответственность за нарушение сроков сдачи отчётности или допущенные в ней ошибки несёт организация (индивидуальный предприниматель) как налогоплательщик или страхователь. Должностное лицо организации (например, главный бухгалтер) может быть привлечено к административной ответственности по статьям 15.5, 15.6 КоАП РФ.
63. Можно ли избежать штрафа, если сдать отчётность с опозданием по уважительной причине?
Налоговое и административное законодательство предусматривает освобождение от ответственности при наличии обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажор). Уважительность причины (болезнь, стихийное бедствие) оценивается контролирующим органом или судом индивидуально. Технический сбой у оператора ЭДО может быть признан уважительной причиной.
⬆Электронный документооборот и сдача через операторов
64. Кто обязан сдавать отчётность в электронной форме?
Обязаны сдавать отчётность в электронной форме все организации и индивидуальные предприниматели, у которых среднесписочная численность работников за предыдущий календарный год превышает 10 человек. Это требование распространяется на расчёты по страховым взносам, 6-НДФЛ, отчётность в ПФР (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и др.).
65. Какие технические требования предъявляются к электронной отчётности?
Отчётность должна быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или иного уполномоченного лица. Для передачи отчётности необходимо наличие договора со специализированным оператором электронного документооборота (ЭДО), аккредитованным соответствующим контролирующим органом.
66. Считается ли отчётность сданной в срок, если она отправлена в последний день до 24:00?
Да, при сдаче отчётности через оператора ЭДО днём представления считается дата отправки, указанная в квитанции оператора. Если отправка произведена до 24 часов последнего дня срока, отчётность считается представленной своевременно, даже если оператор обработает её на следующий день.
67. Что делать, если оператор ЭДО не принял отчётность из-за технического сбоя?
Необходимо зафиксировать факт сбоя (сохранить скриншоты, обратиться в техподдержку оператора). Если сбой произошёл по вине оператора и препятствовал отправке в последний день срока, это может считаться уважительной причиной для освобождения от штрафа. Отчётность следует отправить сразу после устранения сбоя.
68. Можно ли частично сдавать отчётность: одну форму на бумаге, другую — электронно?
Да, если организация не обязана сдавать все формы в электронном виде. Однако для каждой конкретной формы действует свой порядок. Например, если организация обязана сдавать 6-НДФЛ электронно, то и все экземпляры этого расчёта сдаются только в электронной форме. Бумажный вариант не будет считаться представленным.
⬆Отчётность при отсутствии начислений и нулевая отчётность
69. Какую отчётность сдавать, если в отчётном периоде зарплата не начислялась, но сотрудники есть?
Если сотрудники числятся в штате, но им не начислялся доход (например, неоплачиваемый отпуск, простой), необходимо сдавать: нулевой расчёт 6-НДФЛ (где будут нулевые суммы доходов), нулевой ЕРСВ, форму СЗВ-М (так как работники остаются застрахованными лицами), форму СЗВ-ТД при кадровых изменениях.
70. Нужно ли сдавать СЗВ-М, если все сотрудники в отпуске без сохранения зарплаты?
Да, форма СЗВ-М подаётся ежемесячно на всех работников, с которыми действует трудовой договор, независимо от факта начисления им заработной платы в конкретном месяце, если за них продолжают уплачиваться страховые взносы или сохраняются трудовые отношения.
71. Сдаётся ли нулевая 4-ФСС, если нет начислений по зарплате?
Да, если в отчётном периоде не было выплат, облагаемых взносами на травматизм, но организация продолжает деятельность и числится в ФСС как страхователь, она обязана представить нулевой расчёт по форме 4-ФСС.
72. Какую отчётность сдаёт ИП без работников в ФНС и фонды?
Индивидуальный предприниматель без работников не сдаёт отчётность, связанную с выплатами физическим лицам (6-НДФЛ, ЕРСВ, формы в ПФР и ФСС за работников). Он представляет только налоговую декларацию по выбранному режиму налогообложения и расчёт страховых взносов «за себя» (обычно в составе той же декларации или отдельно).
73. Что будет, если не сдавать нулевые отчёты, когда деятельность не ведётся?
Непредставление нулевой отчётности, которую организация обязана сдавать (например, 6-НДФЛ и ЕРСВ при наличии зарегистрированных, но «неоплачиваемых» работников), влечёт наложение штрафов, как и за непредставление обычной отчётности. Факт отсутствия начислений не освобождает от обязанности отчитаться.
⬆Изменения в отчётности и новые формы
74. Как узнавать об изменениях в формах отчётности и сроках?
Информацию об утверждении новых форм отчётности или изменении действующих публикуют контролирующие органы на своих официальных сайтах (ФНС, ПФР, ФСС, Росстат). Также информацию дублируют профессиональные справочно-правовые системы и аккредитованные операторы ЭДО.
75. Должен ли работодатель применять новые формы отчётности сразу после их официальной публикации?
Новые формы отчётности или изменения в действующие вводятся в действие с даты, указанной в соответствующем нормативном правовом акте (приказе). Как правило, устанавливается переходный период. Работодатель обязан применять новую форму начиная с того отчётного периода, который указан в приказе об утверждении формы.
76. Куда сообщать об изменениях в реквизитах организации (адрес, наименование)?
Сведения об изменении реквизитов организации (наименования, адреса, кодов ОКВЭД) должны быть зарегистрированы в ЕГРЮЛ/ЕГРИП. На основании этих данных обновляются сведения во всех контролирующих органах. Отчётность после изменений сдаётся с использованием новых реквизитов.
⬆Взаимодействие с контролирующими органами
77. Может ли налоговая инспекция заблокировать счёт за несданную отчётность?
Налоговая инспекция не вправе заблокировать расчётный счёт организации за непредставление расчётов 6-НДФЛ или ЕРСВ. Блокировка счета возможна за неуплату налога (взносов) по требованию, а также в случаях, предусмотренных статьёй 76 Налогового кодекса РФ (например, за непредставление налоговой декларации в течение 10 дней после срока).
78. Что такое требование о представлении документов (пояснений) и как на него реагировать?
Контролирующий орган вправе запросить пояснения по представленной отчётности или документы, подтверждающие правильность исчисления налогов/взносов. Ответ на такое требование необходимо предоставить в течение 5 рабочих дней. Непредставление пояснений может повлечь вызов руководителя в инспекцию или штраф по статье 129.1 НК РФ.
79. Можно ли получить отсрочку по сдаче отчётности?
Отсрочка или рассрочка по представлению отчётности законодательством не предусмотрена. Сроки сдачи являются строго установленными. В исключительных случаях (стихийное бедствие, тяжёлая болезнь ответственного лица) факт нарушения срока может быть признан совершённым по уважительной причине, что освобождает от штрафа, но не продлевает срок.
80. Как проверить, принял ли контролирующий орган отчётность?
При сдаче через оператора ЭДО подтверждением является квитанция о приёме. Также статус отчётности можно проверить в личном кабинете на сайтах ФНС, ПФР или ФСС (для страхователей). При бумажной сдаче — отметка инспекции на втором экземпляре с датой приёма.
⬆Отчётность по совместителям и временным работникам
81. Отличается ли отчётность по внешним совместителям?
Нет, отчётность по внешним совместителям сдаётся в том же объёме и по тем же формам, что и по основным работникам. Сведения включаются в 6-НДФЛ, ЕРСВ, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. Каждый работодатель отражает данные только по выплатам, произведённым им.
82. Как отразить в СЗВ-СТАЖ работника, который устроился и уволился в одном месяце?
В форме СЗВ-СТАЖ указывается период работы с даты приёма по дату увольнения включительно. Если приём и увольнение произошли в одном месяце, в отчётности будет один период. Например, с 10.10.2024 по 15.10.2024. Этот период зачтётся в страховой стаж.
83. Нужно ли включать в отчётность работников, принятых по срочному трудовому договору?
Да, работники, принятые по срочному трудовому договору, включаются во все формы отчётности на общих основаниях на весь период действия договора. В последний месяц действия договора на них подаётся форма СЗВ-ТД с кодом события «УВОЛЬН».
84. Сдаётся ли отчётность на практикантов, работающих без оплаты труда?
Если с практикантом заключён трудовой договор и ему начисляется заработная плата, отчётность сдаётся в полном объёме. Если практика является частью учебного процесса и оплата не производится, трудовой договор не заключается, то такой гражданин не является застрахованным лицом, и отчётность на него не представляется.
⬆Закрывающие отчёты за год и годовая отчётность
85. Какие отчёты считаются годовыми и имеют особые сроки сдачи?
К годовым отчётам относятся: справка 2-НДФЛ (до 1 марта), форма СЗВ-СТАЖ (до 1 марта), декларация по налогу на прибыль или УСН, сведения о среднесписочной численности (до 20 января). Расчёты 6-НДФЛ и ЕРСВ за IV квартал (год) сдаются в обычные квартальные сроки.
86. Нужно ли в годовой отчётности (2-НДФЛ, СЗВ-СТАЖ) указывать работников, уволившихся в середине года?
Да, в справке 2-НДФЛ и форме СЗВ-СТАЖ за отчётный год необходимо отразить всех физических лиц, получавших доходы в этом году, включая уволившихся. В СЗВ-СТАЖ указывается период работы с начала года до даты увольнения.
87. Как заполнить форму СЗВ-СТАЖ для работника, который был в декретном отпуске весь год?
В форме СЗВ-СТАЖ указывается период отпуска по беременности и родам и/или отпуска по уходу за ребёнком за весь отчётный год с соответствующими кодами условий труда (например, «ДЕКРЕТ») и категории застрахованного лица. Эти периоды включаются в страховой стаж.
88. Что делать, если ошибка в отчётности обнаружена после сдачи годовых форм?
Необходимо представить корректирующие сведения. Уточнённые справки 2-НДФЛ подаются с признаком корректировки. Корректирующую форму СЗВ-СТАЖ подают за тот год, в котором была допущена ошибка. Исправления вносятся в момент обнаружения ошибки.
⬆Отчётность при реорганизации и ликвидации
89. Кто сдаёт отчётность за реорганизуемую компанию?
До завершения реорганизации отчётность сдаёт реорганизуемое юридическое лицо. После завершения и внесения записи в ЕГРЮЛ обязанность по сдаче отчётности за все периоды, включая период реорганизации, переходит к правопреемнику (правопреемникам).
90. Какие отчёты нужно сдать при ликвидации организации в середине квартала?
При ликвидации необходимо сдать всю накопившуюся отчётность: 6-НДФЛ и ЕРСВ за период с начала квартала до даты увольнения последнего работника, все формы в ПФР (включая СЗВ-М за последний месяц и итоговые СЗВ-СТАЖ на всех работников), а также 4-ФСС. Сроки сдачи могут быть специальными, связанными с датой ликвидации.
91. Какую дату указывать в отчётности как дату увольнения при ликвидации?
В форме СЗВ-ТД и в кадровых документах указывается дата увольнения, установленная приказом в соответствии со статьёй 81 Трудового кодекса Российской Федерации в связи с ликвидацией организации. Эта же дата будет отражена в СЗВ-СТАЖ как окончание последнего периода работы.
⬆Проверки отчётности контролирующими органами
92. Могут ли ФНС, ПФР или ФСС провести проверку на основе сданной отчётности?
Да, контролирующие органы проводят камеральные проверки представленной отчётности в течение нескольких месяцев после её сдачи. При выявлении несоответствий, ошибок или признаков занижения базы они могут истребовать пояснения и документы, а при необходимости – назначить выездную проверку.
93. Что такое сверка расчётов с бюджетами и как она проходит?
Сверка расчётов — это процедура подтверждения правильности начисления и уплаты налогов и взносов, а также отсутствия задолженности. Проводится по инициативе налогоплательщика или контролирующего органа. Результатом является акт совместной сверки, который служит основанием для уточнения платежей.
94. Какие документы чаще всего запрашивают при проверке отчётности по работникам?
При проверке могут запросить: трудовые договоры, штатное расписание, приказы о приёме/увольнении/отпусках, табели учёта рабочего времени, расчётные ведомости, платёжные документы, больничные листы, документы по СОУТ, локальные нормативные акты.
95. Как оспорить решение контролирующего органа, вынесенное по результатам проверки отчётности?
Решение можно обжаловать в вышестоящий орган (например, в УФНС по региону) или в суд. До обращения в суд необходимо соблюсти досудебный порядок обжалования – написать жалобу в вышестоящий орган в течение одного года с момента вынесения оспариваемого решения.
⬆Специальные вопросы и сложные случаи
96. Как отражать в отчётности выплаты в пользу иностранных граждан?
На иностранных граждан, работающих на территории РФ по трудовым или гражданско-правовым договорам, отчётность сдаётся в общем порядке. В формах указываются их паспортные данные, статус (резидент/нерезидент), ИНН (при наличии). Особенности касаются ставок НДФЛ и порядка уплаты некоторых взносов в зависимости от статуса и категории иностранца.
97. Нужно ли сдавать отчётность на учредителя, получающего только дивиденды?
Если учредитель не является работником организации и не получает иных выплат, кроме дивидендов, на него не подаётся отчётность как на работника (6-НДФЛ, ЕРСВ, СЗВ-М). Однако налоговая база по выплаченным дивидендам отражается в налоговой декларации по налогу на прибыль или УСН, а сумма выплаты — в справке 2-НДФЛ с кодом дохода «1010».
98. Как отразить в отчётности материальную помощь, не облагаемую НДФЛ и взносами?
Материальная помощь, не облагаемая НДФЛ в пределах установленных лимитов (например, при рождении ребёнка), не включается в расчёт 6-НДФЛ. В ЕРСВ такие суммы также не отражаются. Однако факт её выплаты может подтверждаться первичными документами, хранящимися в организации.
99. Включаются ли в отчётность суммы выплаченных командировочных расходов?
В 6-НДФЛ и ЕРСВ включаются только суммы суточных сверх установленного норматива и иные компенсации, признаваемые доходом работника. В пределах норм командировочные расходы не отражаются в отчётности. Документы, подтверждающие расходы, хранятся у работодателя.
100. Кто обязан представлять отчётность по форме СЗВ-ТД о приёме на работу директора – единственного учредителя?
Если с директором – единственным учредителем заключён трудовой договор, на него, как на любого другого работника, подаётся форма СЗВ-ТД в ПФР при приёме на работу. Если трудовой договор не заключён, то директор не считается работником, и сведения СЗВ-ТД не подаются.
⬆