На практике нередко работники отпрашиваются в рабочее время по личным делам (сходить в школу к ребенку, в больницу к родственнику, в МФЦ и др.) и в дальнейшем отрабатывают соответствующее количество часов. Отрабатываются эти часы до начала или после окончания рабочего дня, иногда во время обеденного перерыва или в выходной день таким образом, что по итогу месяца (учетного периода) получается, что свои часы работник выработал. Разберемся, законна ли такая практика и как правильно оформлять "отпрашивания" работников.
Встречается два основных варианта:
- когда "отпрашивания" никак не оформляются и все договоренности с работником происходят устно: в табеле стоят отметки так, будто бы работник трудился по своему графику и никуда не уходил, а между тем работник отпрашивался с работы на определенное время, которое отрабатывал позже;
- когда "отпрашивания" и последующие отработки в другие дни оформляются документально (заявление работника с резолюцией работодателя, приказ и др.).
Риски неоформленных отпрашиваний
При первом варианте возможны следующие риски:
- в часы отсутствия с работником может что-то случиться, тогда как "по документам" он находится на работе, следовательно, возникнет вопрос о несчастном случае на производстве;
- если работник, к примеру, отпросился у руководителя, не имеющего полномочия отпускать персонал и изменять рабочее время, то в дальнейшем полномочный руководитель может наказать работника за опоздание или прогул;
- последующая отработка пропущенных часов с точки зрения закона уже может быть расценена как сверхурочная работа или работа в выходные дни (а это потребует соблюдения правил привлечения к данной работе и соответствующей повышенной оплаты).
Правовая оценка практики "отработок"
Вариант с оформлением и отработкой "отпрашиваний" в другие дни тоже может быть не безопасным с правовой точки зрения.
Ни о каких отработках в Трудовом кодексе РФ не говорится! Работник должен исполнять трудовые обязанности в рабочее время. Режим рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, а если для работника режим рабочего времени отличается от общих правил, то он определяется трудовым договором (ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 100 ТК РФ). Когда отработка происходит по устной договоренности или оформляется заявлением работника и приказом работодателя, то здесь можно усмотреть привлечение к работе в нерабочее время, так как данные документы "не полномочны" изменять режим работы.
В ТК РФ установлены случаи, когда возможно привлечение к работе в нерабочее время: сверхурочная работа, работа в выходные дни (ст. 99, ст. 113 ТК РФ). В перечнях таких случаев нет отработок. Справедливости ради отметим, что в Кодексе упоминаются "другие случаи" привлечения к работе в нерабочее время.
Но при привлечении к работе в выходные дни такие "другие случаи" должны лежать в определенных, заданных законодателем рамках, ибо установлено общее правило:
"Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится с их письменного согласия в случае необходимости выполнения заранее не предвиденных работ, от срочного выполнения которых зависит в дальнейшем нормальная работа организации в целом или ее отдельных структурных подразделений, индивидуального предпринимателя" (ч. 2 ст. 113 ТК РФ).
Для сверхурочной работы формулировки закона мягче, и можно предположить, что возможна сверхурочная работа по соглашению сторон, ибо не установлено общее рамочное ограничение, как для выходных дней (ст. 99 ТК РФ).
⬆Оплата работы в нерабочее время
Но даже если предположить, что стороны - работник и работодатель - найдут основания для сверхурочной работы в целях отработки использованных на личные нужды рабочих часов (зачета) в другие дни, оплатить такие часы нужно будет в повышенном размере.
Сверхурочная работа оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы - не менее чем в двойном размере (ч. 1 ст. 152 ТК РФ).
Работа в выходные дни оплачивается не менее чем в двойном размере (ч. 1 ст. 153 ТК РФ).
Тот факт, что на практике отработка часов, на которые работник отпросился, происходит в нерабочее время и оплачивается в одинарном размере, является нарушением закона. В случае проверки, кроме штрафа, работодатель рискует получить предписание о необходимости доплатить работнику за такие часы, как за отработанные сверхурочно или в выходные дни.
Минтруд России в письме N 14-6/В-804 от 27.06.2025 также указывал на неправомерность описанной практики.
⬆Законные способы оформления отсутствия работника
Отпустить работника законно можно разными способами.
- Если работник отпрашивается на целый день, можно оформлять отпуск без сохранения зарплаты (работник пишет заявление на данный отпуск, работодатель издает приказ о его предоставлении, работника ознакомляют с приказом под подпись, в табеле учета рабочего времени проставляются соответствующие отметки об отсутствии работника в день "отпрашивания").
- Также в определенных случаях в дату отсутствия работника по личным обстоятельствам могут оформляться ежегодные оплачиваемые отпуска (часть отпуска продолжительностью один день), предоставляться дни отдыха ("отгулы") за былые заслуги: сдачу крови, работу в выходные и нерабочие праздничные дни и др. Заметим, что ежегодные отпуска по закону должны оплачиваться не позднее чем за три дня до начала (ст. 136 ТК РФ).
В дальнейшем работник может выйти на работу сверхурочно или в выходные дни, но в установленных законом случаях и с повышенной оплатой труда.
Нередко работнику нужен не целый день, а лишь несколько часов. Предоставление отпусков в часах законом не предусмотрено (хотя иногда на практике встречается и даже допускается Рострудом: "ТК РФ не установлена минимальная продолжительность отпуска без сохранения заработной платы, а также требование о предоставлении такого отпуска в днях, поэтому, по нашему мнению, работнику, относящемуся к вышеуказанный категории, работодатель обязан предоставить указанный отпуск любой продолжительности, в том числе на несколько часов" (письмо Роструда от 01.09.2023 N ПГ/18132-6-1).
⬆Изменение режима рабочего времени
Юридически безопасный вариант оформления отсутствия работника в течение нескольких часов - это изменение режима работы на один день (установление неполного рабочего времени) или несколько дней, если будет "отработка".
Правовые основания для изменения режима рабочего времени есть (ст. 57, ст. 93, ст. 72 ТК РФ). Напомним, режим работы определяется в правилах внутреннего трудового распорядка и трудовом договоре.
Часть 2 ст. 57 ТК РФ предусматривает, что обязательными для включения в трудовой договор являются условия о режиме рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя).
Часть 1 ст. 93 ТК РФ предусматривает: "По соглашению сторон трудового договора работнику как при приеме на работу, так и впоследствии может устанавливаться неполное рабочее время... Неполное рабочее время может устанавливаться как без ограничения срока, так и на любой согласованный сторонами трудового договора срок".
Таким образом, в трудовом договоре можно предусмотреть установление неполного рабочего времени для конкретного работника на один день. Также возможно изменение режима работы на несколько дней. Изменения в трудовой договор вносятся путем подписания соглашения к нему (это установлено ст. 72 ТК РФ).
Работодатель может разработать шаблон дополнительного соглашения к трудовому договору, а в дальнейшем, когда работники будут отпрашиваться с работы, оперативно заполнять его на нужные часы и подписывать с работником.
Обычно режим работы изменяют только на один день (а именно устанавливают неполное рабочее время), когда не предполагается дальнейшая отработка с оплатой в одинарном размере.
Но следует учитывать, что однодневное неполное рабочее время имеет свои недостатки! Прежде всего это потеря заработной платы. Другая проблема - необходимость передачи сведений в СФР.
Соглашением может меняться режим работы не на один день, а сразу на несколько дней подряд - рабочее время перераспределяется таким образом, чтобы работник оперативно отработал использованные на личные нужды часы в рамках одной недели, т.е. при стандартной пятидневке он, несмотря на отпрашивания, все равно отработает 40 часов в неделю. Это несложно сделать, если условия рабочего процесса позволяют.
Например, работнику требуется в понедельник уйти на 4 часа раньше, а в следующие дни недели он готов задерживаться на работе на час дольше.
⬆Образцы документов
Соглашение об изменении режима работы временно на одну неделю
СОГЛАШЕНИЕ N 11
к трудовому договору от 15.02.2022 N 7/22-тд
08.09.2025 г. Энск
Об изменении режима рабочего времениОбщество с ограниченной ответственностью "Подготовка кадров", именуемое далее "работодатель", в лице директора Михайлова Марка Матвеевича, действующего на основании Устава ООО "Подготовка кадров" от 20.01.2021 и трудового договора от 10.02.2021 N 1/21-тд, с одной стороны и Васильева Вера Викторовна, именуемая далее "работник", с другой стороны пришли к соглашению о нижеследующем.
1. Изложить пункт 4.1 трудового договора от 15.02.2022 N 7/22-тд, заключенного между работником и работодателем (именуемый далее "трудовой договор"), в следующей редакции:
"Работнику устанавливается 40-часовая рабочая неделя, нормированный рабочий день. Работнику устанавливаются рабочие дни: понедельник, вторник, среда, четверг, пятница. Работнику предоставляются выходные дни: суббота, воскресенье.
Время начала и окончания работы, перерывов для отдыха и питания определяется следующее:
Понедельник Вторник - Пятница Начало работы 9 часов 00 минут 9 часов 00 минут Перерыв для отдыха и питания не предоставляется, т.к. продолжительность ежедневной работы (смены) не превышает четырех часов с 13 часов 00 минут до 13 часов 30 минут Окончание работы 13 часов 00 минут 18 часов 30 минут ..."
2. Настоящее соглашение, новая редакция пункта 4.1 трудового договора вступают в силу 15.09.2025 и действуют по 21.09.2025.
3. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора от 15.02.2022 N 7/22-тд.
4. Настоящее соглашение составлено и подписано сторонами в двух экземплярах: по одному для каждой из сторон, при этом оба экземпляра имеют одинаковую юридическую силу.Работодатель
Общество с ограниченной ответственностью "Подготовка кадров"
_________________________ Директор _________________________ М.М. МихайловРаботник
Васильева Вера Викторовна
_________________________ В.В. ВасильеваЭкземпляр соглашения мною получен:
_________________________ В.В. Васильева
08.09.2025
Соглашение об изменении режима рабочего времени на один день
⬆СОГЛАШЕНИЕ N 12
к трудовому договору от 15.02.2022 N 7/22-тд
08.09.2025 г. Энск
Об изменении режима рабочего времениОбщество с ограниченной ответственностью "Подготовка кадров" , именуемое далее "работодатель", в лице директора Михайлова Марка Матвеевича, действующего на основании Устава ООО "Подготовка кадров" от 20.01.2021 и трудового договора от 10.02.2021 N 1/21-тд, с одной стороны и Васильева Вера Викторовна, именуемая далее "работник", с другой стороны пришли к соглашению о нижеследующем.
1. Изложить абзац 2 пункта 4.1 трудового договора от 15.02.2022 N 7/22-тд, заключенного между работником и работодателем (именуемый далее "трудовой договор"), в следующей редакции:
"Время начала и окончания работы, перерывов для отдыха и питания определяется следующее:
Начало работы 10 часов 00 минут Перерыв для отдыха и питания с 13 часов 00 минут до 14 часов 00 минут Окончание работы 19 часов 00 минут ..."
2. Настоящее соглашение, новая редакция пункта 4.1 трудового договора вступают в силу 08.09.2025 и действуют по 08.09.2025 (один день).
3. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора от 15.02.2022 N 7/22-тд.
4. Настоящее соглашение составлено и подписано сторонами в двух экземплярах: по одному для каждой из сторон, при этом оба экземпляра имеют одинаковую юридическую силу.Работодатель
Общество с ограниченной ответственностью "Подготовка кадров"
_________________________ Директор _________________________ М.М. МихайловРаботник
Васильева Вера Викторовна
_________________________ В.В. ВасильеваЭкземпляр соглашения мною получен:
_________________________ В.В. Васильева
08.09.2025
Частые вопросы и ответы по теме
1. Можно ли отпустить работника на несколько часов по личным обстоятельствам без оформления?
Нет, это незаконно. Любое отсутствие на рабочем месте должно быть оформлено документально. В противном случае возникают риски для работодателя (несчастный случай, споры о прогуле) и для работника (дисциплинарное взыскание).
2. Законна ли практика "отработки" пропущенных часов в другое время?
Нет, такая практика прямо не предусмотрена Трудовым кодексом. Последующая отработка может быть расценена как сверхурочная работа или работа в выходной день с соответствующей повышенной оплатой.
3. Как правильно оформить отсутствие работника на целый день?
Можно оформить отпуск без сохранения заработной платы (заявление работника, приказ работодателя) или использовать день ежегодного оплачиваемого отпуска.
4. Можно ли предоставить отпуск без сохранения заработной платы на несколько часов?
ТК РФ не устанавливает минимальную продолжительность такого отпуска. Роструд в письме от 01.09.2023 N ПГ/18132-6-1 допускает предоставление отпуска без сохранения заработной платы на несколько часов.
5. Что такое изменение режима рабочего времени и когда оно применяется?
Это установление для работника на определенный период (день, неделя) иного времени начала и окончания работы, перерывов. Применяется когда работнику нужно отсутствовать часть дня, но он готов отработать норму часов в другие дни этой же недели.
6. Нужно ли сообщать в СФР о временном изменении режима работы на неполное рабочее время?
Да, согласно разъяснениям СФР, даже о временных переходах на неполное рабочее время нужно сообщать в составе сведений персонифицированного учета.
7. Как оплачивается работа в выходной день, если работник отрабатывает пропущенные часы?
Не менее чем в двойном размере согласно ст. 153 ТК РФ, независимо от причины привлечения к работе.
8. Какие риски несет работодатель при неоформленном отсутствии работника?
Риск признания несчастного случая производственным, споры о дисциплинарных взысканиях, требования о доплате за сверхурочную работу, административные штрафы.
9. Может ли работник потребовать оплаты часов "отработки" как сверхурочных?
Да, если докажет, что работа выполнялась за пределами установленной продолжительности рабочего времени по инициативе работодателя.
10. Обязан ли работодатель отпускать работника по личным обстоятельствам?
Нет, это право, а не обязанность работодателя, за исключением случаев, предусмотренных законом (например, для определенных категорий работников - инвалидов, участников ВОВ и др.).
Важные моменты
- Неоформленные "отпрашивания" незаконны и несут риски для обеих сторон трудовых отношений.
- Практика "отработок" не предусмотрена ТК РФ и может квалифицироваться как сверхурочная работа или работа в выходной день с повышенной оплатой.
- Минтруд и Роструд негативно оценивают практику "отработок".
- Законные способы оформления отсутствия: отпуск без сохранения заработной платы, ежегодный отпуск, отгулы, изменение режима рабочего времени.
- Изменение режима рабочего времени путем подписания дополнительного соглашения к трудовому договору - наиболее безопасный юридический способ оформления отсутствия на несколько часов.
- При изменении режима работы на неполное рабочее время необходимо уведомлять СФР.
- Работа в выходные и сверхурочная работа оплачиваются в повышенном размере, независимо от причин ее выполнения.