Известно, что при увольнении сотрудник получает денежную компенсацию за все неиспользованные дни отпуска. Но немногие знают, что аналогичную выплату можно оформить и без увольнения, пока работник продолжает трудиться. Статья 126 ТК РФ действительно предусматривает такую возможность, но она сопряжена с рядом строгих ограничений и условий.
Важнейший нюанс: Замена отпуска компенсацией для работающего сотрудника — это исключительное право работодателя, а не его обязанность. Вы имеете полное право отказать работнику в его просьбе, даже если все законодательные критерии соблюдены.
⬆Кому нельзя заменить отпуск денежной компенсацией?
Прежде чем удовлетворить просьбу сотрудника, необходимо убедиться, что он не входит в защищаемые законом категории. Согласно части 3 статьи 126 ТК РФ, замена отпуска денежной компенсацией категорически запрещена для следующих работников:
- Беременные женщины.
- Несовершеннолетние работники (в возрасте до 18 лет).
- Работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Для них можно заменить компенсацией только ту часть дополнительного отпуска, которая превышает 7 минимальных календарных дней (ч. 2 и 4 ст. 117 ТК РФ).
- Граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие чернобыльской катастрофы (например, на основании Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1).
Если ваш сотрудник не относится ни к одной из этих категорий, вы вправе рассмотреть его заявление.
⬆Какие дни отпуска можно заменить?
Законодательство устанавливает главное правило: компенсации подлежит только та часть ежегодного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 обязательных календарных дней.
Это означает, что компенсация доступна только тем сотрудникам, которым по закону или по локальным актам компании предоставляются:
- Удлиненный основной отпуск (более 28 дней).
- Дополнительные оплачиваемые отпуска (за вредные условия, ненормированный рабочий день, работу в районах Крайнего Севера и др.).
Категории работников с правом на удлиненный или дополнительный отпуск
| Категория работников | Основание | Минимальная продолжительность |
|---|---|---|
| Удлиненный основной отпуск | ||
| Несовершеннолетние | ст. 267 ТК РФ | 31 календарный день |
| Работающие инвалиды | ст. 23 ФЗ № 181-ФЗ | 30 календарных дней |
| Дополнительный отпуск | ||
| Занятые на вредных/опасных работах | ст. 117 ТК РФ | 7 календарных дней |
| С ненормированным рабочим днем | ст. 119 ТК РФ | 3 календарных дня |
| Работающие в районах Крайнего Севера | ст. 321 ТК РФ | 24 календарных дня |
| Работающие в приравненных к КС местностях | ст. 321 ТК РФ | 16 календарных дней |
Важно! Если работник не «отгулял» часть своего основного 28-дневного отпуска и перенес ее на следующий год, заменить эти дни компенсацией нельзя. Компенсации подлежат только «сверхлимитные» дни.
Пример: Сотруднику положен отпуск 33 календарных дня (28 основных + 5 дополнительных). Он может подать заявление на замену компенсацией только 5 дней дополнительного отпуска. Основные 28 дней должны быть предоставлены в натуральной форме.
⬆Пошаговая процедура оформления
Если вы согласны заменить часть отпуска денежной компенсацией, необходимо соблюсти следующий алгоритм:
- Заявление от работника.
- Сотрудник пишет заявление на имя руководителя в свободной форме. В нем должно быть четко указано, за какое количество дней какого именно отпуска (дополнительного) он просит выплатить компенсацию.
- Издание приказа.
- На основании заявления издается приказ по унифицированной форме № Т-6 (или по свободной форме). В приказе указываются ФИО сотрудника, период работы, количество дней, подлежащих замене, и основание — реквизиты заявления.
- Внесение записи в личную карточку (форма Т-2).
- Информация о замене части отпуска компенсацией отражается в разделе VIII «Отпуск» личной карточки работника.
- Отметка в графике отпусков.
- В графе 10 «Примечание» графика отпусков делается запись о том, какая часть отпуска и за какой период заменена денежной компенсацией, с указанием реквизитов приказа.
Расчет и выплата компенсации
Компенсация рассчитывается так же, как и обычные отпускные, по правилам статьи 139 ТК РФ и Положения № 922.
Формула расчета:
Сумма компенсации = Средний дневной заработок × Количество заменяемых дней
Порядок расчета среднего дневного заработка:
- Определяется расчетный период (12 календарных месяцев, предшествующих месяцу выплаты компенсации).
- Суммируются все выплаты, входящие в расчет (зарплата, надбавки, премии).
- Вычисляется среднемесячное число календарных дней (29,3).
- Рассчитывается средний дневной заработок: Сумма выплат за расчетный период / (12 × 29,3). Если период отработан не полностью, расчет усложняется.
Срок выплаты: Трудовой кодекс не устанавливает точного срока для выплаты такой компенсации. Рекомендуется выплатить ее в ближайшую установленную в организации дату выдачи зарплаты (ч. 6 ст. 136 ТК РФ).
⬆Налогообложение и страховые взносы
- НДФЛ: Компенсация облагается НДФЛ в полном объеме, так как не поименована в перечне необлагаемых доходов (ст. 217 НК РФ). Удержать и перечислить налог необходимо в день фактической выплаты денег.
- Страховые взносы: С суммы компенсации начисляются взносы на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование (включая взносы на травматизм).
Риски и ответственность
- Запрещенная замена. Если вы замените деньгами часть отпуска, не превышающую 28 дней (например, основной отпуск), это будет считаться нарушением трудового законодательства. Ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ предусматривает:
- Штраф для должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 руб.
- Штраф для организаций — от 30 000 до 50 000 руб.
- При повторном нарушении — дисквалификация руководителя на срок до 3 лет.
- Учебный отпуск. Заменить денежной компенсацией учебный отпуск (предоставляемый по ст. 173-176 ТК РФ) нельзя. Это самостоятельный вид отпуска, не относящийся к ежегодным оплачиваемым.
Вывод: Замена отпуска денежной компенсацией — полезный инструмент для гибкого управления отпусками, но он требует строгого соблюдения закона. Всегда проверяйте статус сотрудника, тип и продолжительность его отпуска, а также оформляйте все документы в соответствии с установленной процедурой.
⬆