Перевод сотрудника на другую должность — одно из самых распространенных кадровых событий. Это может быть повышение, горизонтальное перемещение или временное замещение. Независимо от причины, перевод должен быть оформлен строго в соответствии с Трудовым кодексом РФ, чтобы избежать споров и претензий со стороны работников и контролирующих органов.
В этой статье мы подробно разберем, что такое перевод на другую работу, чем он отличается от перемещения, какие виды перевода существуют, как правильно оформить каждый из них, какие документы составить и какие ошибки чаще всего допускают работодатели.
⬆Часть 1. Что такое перевод на другую работу
Прежде чем говорить об оформлении, нужно четко понимать, что закон считает переводом.
Понятие перевода (ст. 72.1 ТК РФ)
Перевод на другую работу — это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если подразделение было указано в трудовом договоре), а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.
Простыми словами, перевод — это когда меняется хотя бы одно из следующих условий:
- Должность (трудовая функция): например, был менеджером, стал ведущим менеджером.
- Структурное подразделение: перевели из отдела продаж в отдел маркетинга (если подразделение было указано в договоре).
- Местность: перевели работать в другой город (филиал).
Отличие перевода от перемещения
Важно не путать перевод с перемещением. Перемещение (ст. 72.1 ТК РФ) — это изменение рабочего места у того же работодателя в той же местности, если это не влечет изменения трудовой функции и существенных условий договора. Например, пересадили сотрудника за другой стол в том же офисе. Перемещение не требует согласия работника и не оформляется как перевод.
Статья 72.1 ТК РФ прямо указывает, что не требует согласия работника перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет изменения определенных сторонами условий трудового договора. Все остальные изменения — это перевод.
⬆Часть 2. Виды переводов
Трудовой кодекс выделяет несколько видов переводов, каждый из которых имеет свои особенности оформления.
Постоянный перевод
Это перевод, который меняет условия трудового договора на постоянной основе. Работник переходит на новую должность или в новое подразделение без указания срока. После перевода прежняя работа за ним не сохраняется.
Временный перевод
Работник переводится на другую работу на определенный срок. По истечении срока он возвращается на прежнюю должность. Временные переводы бывают:
- По соглашению сторон (ст. 72.2 ТК РФ): на срок до 1 года (или до выхода замещаемого сотрудника).
- Для замещения временно отсутствующего работника: на время его отпуска, болезни и т.д.
- В исключительных случаях без согласия работника (ст. 72.2 ТК РФ): при катастрофах, авариях, простоях и т.п. на срок до 1 месяца.
Перевод по медицинским показаниям (ст. 73 ТК РФ)
Если работник по состоянию здоровья нуждается в переводе на другую работу (по медицинскому заключению), работодатель обязан его перевести. Если работник отказывается или вакансий нет, трудовой договор прекращается.
Перевод в другую местность вместе с работодателем
Если организация переезжает в другой населенный пункт, это считается переводом. Работник может согласиться переехать или отказаться. При отказе трудовой договор прекращается (п. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
⬆Часть 3. Общий порядок оформления постоянного перевода
Рассмотрим пошаговую процедуру оформления постоянного перевода на другую должность.
Шаг 1. Получение согласия работника
Перевод возможен только с письменного согласия работника. Инициатором может быть как работодатель, так и сам работник.
- Если инициатор работодатель: он направляет работнику предложение о переводе (в свободной форме). В предложении указывается новая должность, условия оплаты, дата перевода. Работник письменно выражает согласие или отказ.
- Если инициатор работник: он пишет заявление с просьбой перевести его на другую должность. Работодатель рассматривает заявление и при согласии издает приказ.
Шаг 2. Заключение дополнительного соглашения
На основании достигнутого согласия стороны заключают дополнительное соглашение к трудовому договору. В соглашении указываются:
- Новая должность (трудовая функция).
- Новое структурное подразделение (если меняется).
- Новый размер оплаты труда (оклад, надбавки).
- Дата, с которой перевод вступает в силу.
Соглашение подписывается обеими сторонами в двух экземплярах.
Шаг 3. Издание приказа о переводе
На основании дополнительного соглашения издается приказ о переводе на другую работу (унифицированная форма Т-5 или Т-5а). В приказе указываются:
- ФИО и табельный номер работника.
- Вид перевода (постоянный).
- Прежнее и новое место работы.
- Основание (дополнительное соглашение).
Работник знакомится с приказом под роспись.
Шаг 4. Внесение записи в трудовую книжку
При постоянном переводе запись вносится в трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности). Запись должна точно соответствовать приказу и формулировкам ТК РФ. Например: "Переведен на должность ведущего менеджера по продажам".
Шаг 5. Внесение изменений в личную карточку
В личной карточке работника (форма Т-2) делается запись о переводе, с которой работник также знакомится под роспись.
При переводе на другую постоянную работу обязательно вносится запись в трудовую книжку. Согласно п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, запись о переводе вносится на основании приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока.
⬆Часть 4. Особенности оформления временного перевода
Временный перевод имеет свои нюансы.
Временный перевод по соглашению сторон
Оформляется так же, как и постоянный: заявление (или предложение), дополнительное соглашение, приказ. Но есть важные отличия:
- В допсоглашении обязательно указывается срок временного перевода (конкретная дата или событие, например, "до выхода на работу основного работника Ивановой М.И.").
- По истечении срока работник автоматически возвращается на прежнюю должность. Если срок истек, а работник продолжает работать, условие о временном характере утрачивает силу, и перевод считается постоянным (ст. 72.2 ТК РФ).
Временный перевод без согласия работника (ст. 72.2 ТК РФ)
Это исключительный случай, возможный только при:
- Катастрофах, авариях, пожарах, наводнениях и т.п.
- Простое, необходимости замещения другого работника, если эти случаи вызваны указанными чрезвычайными обстоятельствами.
Такой перевод возможен на срок до 1 месяца. Оплата труда не может быть ниже среднего заработка по прежней работе. Согласие работника не требуется, но сам факт перевода и его причины должны быть документально зафиксированы (приказ с указанием обстоятельств).
Образцы документов
Образец заявления работника о переводе
Генеральному директору ООО "Компания"
Петрову И.И. от менеджера по продажам Соколова Дмитрия Алексеевича
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу перевести меня на должность ведущего менеджера по продажам с "01" июня 2026 года в связи с расширением штата и наличием соответствующего опыта работы. "15" мая 2026 г.
Подпись: ______________ /Соколов Д.А./
Образец дополнительного соглашения о постоянном переводе
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 3
к трудовому договору от 01.03.2026 № 45-ТД
г. Москва "15" мая 2026 года
Общество с ограниченной ответственностью "Компания" (ООО "Компания"), именуемое в дальнейшем "Работодатель", в лице Генерального директора Петрова И.И., действующего на основании Устава, с одной стороны, и Соколов Дмитрий Алексеевич, именуемый в дальнейшем "Работник", с другой стороны, заключили настоящее дополнительное соглашение о нижеследующем:
1. В связи с достигнутым соглашением сторон, перевести Работника на должность ведущего менеджера по продажам с "01" июня 2026 года.
2. Внести соответствующие изменения в трудовой договор:
- В пункте 1.1 слова "менеджер по продажам" заменить словами "ведущий менеджер по продажам".
- Пункт 4.1 изложить в следующей редакции: "Работнику устанавливается должностной оклад в размере 85 000 (восемьдесят пять тысяч) рублей в месяц".
3. Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с "01" июня 2026 года.
4. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.
ПОДПИСИ СТОРОН:
Работодатель: ______________ /Петров И.И./ Работник: ______________ /Соколов Д.А./
Экземпляр дополнительного соглашения получил: ______________ /Соколов Д.А./ 15.05.2026
Образец записи в трудовой книжке о переводе
СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
№ записи: 5
Дата: 01.06.2026
Сведения о приеме, переводе, увольнении: Переведен на должность ведущего менеджера по продажам
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись: Приказ от 15.05.2026 № 23-к
Образец дополнительного соглашения о временном переводе
⬆ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 4
к трудовому договору от 01.03.2026 № 45-ТД
г. Москва "01" августа 2026 года
Общество с ограниченной ответственностью "Компания" (ООО "Компания"), именуемое в дальнейшем "Работодатель", в лице Генерального директора Петрова И.И., действующего на основании Устава, с одной стороны, и Соколов Дмитрий Алексеевич, именуемый в дальнейшем "Работник", с другой стороны, заключили настоящее дополнительное соглашение о нижеследующем:
1. В связи с производственной необходимостью и на основании достигнутого соглашения сторон, временно перевести Работника на должность руководителя отдела продаж на период отпуска основного работника Петровой Е.А. с "02" августа 2026 года по "29" августа 2026 года.
2. На период временного перевода Работнику устанавливается должностной оклад в размере 100 000 (сто тысяч) рублей в месяц.
3. По окончании срока временного перевода Работник возвращается на должность ведущего менеджера по продажам с сохранением прежних условий труда.
4. Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с "02" августа 2026 года.
ПОДПИСИ СТОРОН:
Работодатель: ______________ /Петров И.И./ Работник: ______________ /Соколов Д.А./
Часто задаваемые вопросы о переводе на другую должность
1. Чем отличается перевод от перемещения?
Перевод меняет трудовую функцию или структурное подразделение (если оно указано в договоре) и требует согласия работника. Перемещение — это изменение рабочего места без изменения функции и условий договора, согласия не требует.
2. Можно ли перевести работника без его согласия?
По общему правилу нет. Исключение — временный перевод в чрезвычайных ситуациях на срок до 1 месяца (ст. 72.2 ТК РФ).
3. Нужно ли вносить запись в трудовую книжку при временном переводе?
Нет, запись о временном переводе в трудовую книжку не вносится. Она вносится только при постоянном переводе.
4. Как оформить перевод, если работник сначала не согласен, а потом передумал?
Нужно заново пройти всю процедуру: получить заявление или подписать допсоглашение. Дата перевода должна быть актуальной.
5. Что делать, если работник отказывается подписывать приказ о переводе?
Если перевод законный и согласие получено (есть допсоглашение), отказ подписать приказ не отменяет перевод. Составьте акт об отказе от подписи.
6. Можно ли перевести работника на нижестоящую должность?
Можно, но только с его письменного согласия. Это не запрещено.
7. Как оформить перевод при реорганизации компании?
При реорганизации (слиянии, присоединении) трудовые договоры продолжают действовать. Если меняется должность или подразделение, оформляется перевод в общем порядке.
8. Нужно ли заново заключать трудовой договор при переводе?
Нет, заключается дополнительное соглашение к существующему договору.
9. Как оформить перевод на дистанционную работу?
Это также перевод, так как меняется характер работы. Оформляется дополнительное соглашение с указанием новых условий (дистанционный режим, порядок взаимодействия, компенсации).
10. Можно ли перевести работника в другой город?
Да, это перевод в другую местность вместе с работодателем. Требуется согласие работника. При отказе — увольнение по п. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
11. Как оплачивается временный перевод?
Оплата производится по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе (ст. 72.2 ТК РФ).
12. Что делать, если срок временного перевода истек, а работник продолжает работать?
Согласно ст. 72.2 ТК РФ, если по окончании срока перевода прежняя работа не предоставлена, а работник не требует ее предоставления и продолжает работать, условие о временном характере перевода утрачивает силу, и перевод считается постоянным.
13. Можно ли перевести беременную женщину на легкий труд?
Да, по ее заявлению и в соответствии с медицинским заключением работодатель обязан перевести беременную на работу, исключающую воздействие неблагоприятных факторов, с сохранением среднего заработка (ст. 254 ТК РФ).
14. Нужно ли указывать причину перевода в приказе?
В унифицированной форме Т-5 причины не указываются. Но в дополнительном соглашении можно указать (например, "в связи с повышением квалификации").
15. Как оформить перевод по инициативе работника?
Работник пишет заявление. Работодатель рассматривает, при согласии — допсоглашение и приказ.
16. Можно ли отказать работнику в переводе?
Да, если нет вакансии или работодатель не считает перевод целесообразным. Отказ должен быть мотивирован? По закону работодатель не обязан объяснять отказ, но лучше дать ответ.
17. Как оформить перевод, если меняется только название должности?
Если меняется только название, а функции остаются теми же, это не перевод, а переименование должности. Оформляется также допсоглашением, но с указанием причины (например, приведение в соответствие со штатным расписанием).
18. Влияет ли перевод на отпуск?
При переводе стаж для отпуска не прерывается. Отпуск предоставляется на общих основаниях.
19. Можно ли перевести работника на другую должность, если он находится на больничном?
Можно, если есть его письменное согласие. Но лучше дождаться выхода.
20. Какие документы нужно оформить при переводе?
Минимальный набор: дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ о переводе. При постоянном переводе — запись в трудовой книжке и личной карточке.
⬆Заключение
Перевод на другую должность — ответственная процедура, требующая внимательного соблюдения всех требований трудового законодательства. Подведём итог ключевым моментам:
- Перевод — это изменение трудовой функции или структурного подразделения (если оно указано в договоре), а также переезд в другую местность.
- По общему правилу перевод возможен только с письменного согласия работника (ст. 72.1 ТК РФ). Исключение — временный перевод в чрезвычайных ситуациях на срок до 1 месяца (ст. 72.2 ТК РФ).
- Переводы бывают постоянными и временными. Для каждого вида своя процедура.
- Оформление перевода включает:
- Получение согласия работника (заявление или предложение).
- Заключение дополнительного соглашения к трудовому договору.
- Издание приказа о переводе (форма Т-5).
- Внесение записи в трудовую книжку (при постоянном переводе).
- Важно отличать перевод от перемещения, которое не требует согласия и оформления.
- Нарушение процедуры оформления перевода может привести к признанию его незаконным и восстановлению работника на прежней должности.
Грамотно оформленный перевод помогает работодателю эффективно управлять персоналом, а работнику — развиваться и строить карьеру в компании.
⬆