Инструкция по оформлению приема на работу

Оформление нового сотрудника на работу — это ответственная процедура, от которой зависит не только юридическая безопасность компании, но и благополучие самого работника. Нарушение порядка приема может привести к административным штрафам, судебным спорам и проблемам с налоговыми органами. В 2026 году процедура приема на работу регулируется Трудовым кодексом РФ, а также учитывает переход на электронные трудовые книжки и изменения в отчетности. 

В данной статье мы представим подробную пошаговую инструкцию, которая поможет кадровику или индивидуальному предпринимателю без ошибок оформить нового сотрудника.

1. Правовая основа процедуры приема на работу

Процедура приема на работу регламентируется несколькими ключевыми статьями Трудового кодекса Российской Федерации.

Статья 65 ТК РФ: документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Эта статья устанавливает исчерпывающий перечень документов, которые работодатель вправе потребовать от соискателя. К ним относятся: паспорт, трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности), СНИЛС, документы воинского учета, документ об образовании (для работ, требующих специальных знаний), а также справки о судимости для отдельных категорий работников. Требовать документы, не предусмотренные ТК РФ, запрещено.

Статья 67 ТК РФ: форма трудового договора

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. Важное правило: работник должен поставить свою подпись на экземпляре работодателя о получении своего экземпляра .

Статья 68 ТК РФ: оформление приема на работу

Прием на работу оформляется трудовым договором. На основании заключенного трудового договора издается приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора. Работник должен быть ознакомлен с приказом под подпись в трехдневный срок с даты фактического начала работы .

До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника .

Срок оформления приема на работу — 3 дня с момента фактического допуска сотрудника к работе. Если работодатель не оформит трудовой договор и приказ в этот срок, это является нарушением и влечет административную ответственность .

2. Шаг 1: Получение документов от соискателя

Первый и важнейший этап — проверка и получение от будущего работника необходимых документов.

Обязательные документы для всех

Согласно статье 65 ТК РФ, работник обязан предъявить :

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Для иностранных граждан — паспорт иностранного государства и, в зависимости от статуса, вид на жительство или разрешение на временное проживание .
• СНИЛС — документ, подтверждающий регистрацию в системе персонифицированного учета. Если сотрудник устраивается на работу впервые, работодатель обязан оформить СНИЛС самостоятельно .
• Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р). Если работник отказался от бумажной трудовой книжки, он предъявляет СТД-Р, который можно получить у предыдущего работодателя, в МФЦ или через Госуслуги . Если работник устраивается впервые, работодатель оформляет новую трудовую книжку (по желанию работника) или ведет его стаж в электронном виде .

Специальные документы для отдельных категорий

В зависимости от должности и статуса работника могут потребоваться :

• Документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву (военный билет, удостоверение призывника).
• Документ об образовании и квалификации — если работа требует специальных знаний.
• Справка о наличии (отсутствии) судимости — для педагогических, правоохранительных и других должностей.
• Медицинская книжка — для работников торговли, общественного питания, медицины и образования .
• Водительское удостоверение — для водителей .

Что делать, если работник не принес трудовую книжку

Если работник со стажем не принес ни трудовую книжку, ни СТД-Р, его можно оформить на работу, но учесть предыдущий стаж будет нельзя. В такой ситуации рекомендуется посоветовать работнику получить СТД-Р на последнем месте работы или СТД-СФР в МФЦ .

Заявление о приеме на работу не является обязательным документом по ТК РФ. Однако многие работодатели по традиции просят его написать. Если это принято в компании, заявление пишется в свободной форме на имя руководителя с указанием должности и даты начала работы .

3. Шаг 2: Ознакомление с локальными нормативными актами

До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника с целым рядом внутренних документов компании.

Какие документы необходимо предъявить

Согласно части 3 статьи 68 ТК РФ, работодатель обязан ознакомить работника под роспись с :

• правилами внутреннего трудового распорядка;
• коллективным договором (при наличии);
• положением об оплате труда и премировании;
• положением о защите персональных данных;
• иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника (например, инструкцией по охране труда).

Как правильно оформить ознакомление

Существует несколько способов подтвердить факт ознакомления :

• Лист ознакомления — отдельный документ, в котором работник расписывается напротив каждого акта.
• Журнал ознакомления — единый журнал, где работники ставят подписи об ознакомлении с документами.
• Подпись в трудовом договоре — можно включить фразу: "До подписания трудового договора работник ознакомлен со следующими локальными актами..." и перечислить их. Работник ставит подпись под этой фразой.

Важно, чтобы факт ознакомления был зафиксирован документально. При проверках ГИТ отсутствие подписей работников об ознакомлении с локальными актами является нарушением и влечет штрафы .

Перечень локальных актов, с которыми работодатель обязан ознакомить работника, может быть шире, если это предусмотрено отраслевыми соглашениями или спецификой деятельности организации. Главное, чтобы они были непосредственно связаны с трудовой функцией работника .

4. Шаг 3: Заключение трудового договора

Трудовой договор — это основной документ, регулирующий отношения между работником и работодателем.

Содержание трудового договора

Статья 57 ТК РФ устанавливает обязательные условия, которые должны быть включены в договор :

• место работы (с указанием структурного подразделения, если оно расположено в другой местности);
• трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием);
• дата начала работы (для срочного договора — также срок его действия и основания заключения);
• условия оплаты труда (размер оклада или тарифной ставки, доплаты, надбавки);
• режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил);
• гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда;
• условия, определяющие характер работы (подвижной, разъездной, в пути);
• условия труда на рабочем месте (класс условий труда по результатам СОУТ);
• условие об обязательном социальном страховании.

Сроки и порядок заключения

Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. Работник должен поставить подпись на экземпляре работодателя о получении своего экземпляра .

Если работник фактически приступил к работе с ведома или по поручению работодателя, но трудовой договор не был оформлен письменно, он считается заключенным. В этом случае работодатель обязан оформить письменный договор не позднее трех рабочих дней с момента фактического допуска к работе .

 Отсутствие в трудовом договоре какого-либо обязательного условия не является основанием для признания его незаключенным. В такой ситуации договор должен быть дополнен недостающими условиями путем оформления приложения или отдельного соглашения сторон .

5. Шаг 4: Издание приказа о приеме на работу

На основании заключенного трудового договора работодатель издает приказ (распоряжение) о приеме на работу .

Формы приказа

Работодатель вправе использовать:

• Унифицированные формы Т-1 или Т-1а (для приема нескольких работников), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 . Эти формы удобны тем, что содержат все необходимые поля.
• Самостоятельно разработанную форму. Главное, чтобы она содержала все обязательные реквизиты: фамилию, имя, отчество работника, должность, структурное подразделение, дату начала работы, размер оклада, ссылку на трудовой договор, подпись руководителя и место для подписи работника об ознакомлении .

Обязательные реквизиты приказа

Независимо от выбранной формы, в приказе должны быть указаны :

• наименование организации;
• номер и дата составления приказа;
• дата, с которой работник приступает к работе (если договор срочный, может быть указана дата окончания);
• фамилия, имя, отчество работника;
• структурное подразделение;
• должность (специальность, профессия);
• условия приема на работу, характер работы (например, "с неполным рабочим днем", "с испытательным сроком 3 месяца");
• тарифная ставка (оклад), надбавки;
• основание — трудовой договор (его номер и дата).

Ознакомление работника с приказом

Работник должен быть ознакомлен с приказом под подпись в трехдневный срок с даты фактического начала работы . Если работник отказывается ставить подпись, составляется соответствующий акт.

Для наглядности представим основные реквизиты унифицированной формы Т-1 в виде таблицы :

6. Шаг 5: Внесение записей в трудовую книжку и заполнение карточки Т-2

После издания приказа кадровая служба вносит записи в трудовую книжку (или формирует сведения для электронной) и заполняет личную карточку работника.

Запись в трудовую книжку

Запись о приеме на работу вносится в трудовую книжку работника (при ее наличии) в течение пяти рабочих дней со дня издания приказа .

• В графе 1 ставится порядковый номер записи.
• В графе 2 указывается дата приема на работу.
• В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение с указанием его конкретного наименования, должности, профессии.
• В графе 4 указываются дата и номер приказа, на основании которого внесена запись.

Если работник отказался от бумажной трудовой книжки, сведения о приеме передаются в электронном виде в Социальный фонд России (СФР).

Личная карточка работника (форма Т-2)

Личная карточка заполняется на каждого работника. В нее вносятся персональные данные, сведения об образовании, составе семьи, а также отметки о приеме на работу и переводах . Работник должен быть ознакомлен с записями в карточке под подпись.

7. Шаг 6: Регистрация документов и уведомление государственных органов

Заключительный этап — регистрация всех оформленных документов и отправка необходимых уведомлений.

Регистрация документов

Все кадровые документы подлежат регистрации в соответствующих журналах:

• журнал регистрации трудовых договоров;
• журнал регистрации приказов по личному составу;
• журнал учета личных карточек;
• книга учета движения трудовых книжек.

Уведомление военкомата

Работодатель обязан в течение двух недель (14 дней) с даты приема на работу направить в военный комиссариат сведения о принятом на работу гражданине, пребывающем в запасе или подлежащем призыву.

Отчетность в Социальный фонд России (СФР)

Не позднее одного рабочего дня после издания приказа о приеме на работу необходимо направить в СФР сведения по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1) . Ранее эти сведения подавались по форме СЗВ-ТД, но с 2024 года они включены в единую форму ЕФС-1.

Кроме того, работодатель обязан обеспечить регистрацию работника в системе персонифицированного учета, если он устраивается впервые и у него еще нет СНИЛС.

Образец приказа о приеме на работу (форма Т-1)

Ниже представлен образец заполнения приказа о приеме на работу по унифицированной форме Т-1. Название компании заменено на "ООО "Компания".

Унифицированная форма № Т-1

Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

Код

Форма по ОКУД 0301001

Общество с ограниченной ответственностью "ООО "Компания"

по ОКПО 12345678

Номер документа: 45-к
Дата составления: 15.03.2026

ПРИКАЗ
(распоряжение)
о приеме работника на работу

Дата приема на работу: с 16.03.2026 по _______________

Табельный номер: 128

Принять на работу:

Фамилия, имя, отчество: Петров Иван Сергеевич

В структурное подразделение: Механический цех

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации: Токарь 5 разряда

Условия приема на работу, характер работы: Постоянно, с испытательным сроком 2 месяца

с тарифной ставкой (окладом): 45 000 руб. 00 коп.

надбавкой: — руб. — коп.

с испытанием на срок: 2 месяца(ев)

Основание:

Трудовой договор от «15» марта 2026 г. № 45-ТД

Руководитель организации: Генеральный директор ____________________ (подпись) /Смирнов А.В./

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен:

«16» марта 2026 г. ____________________ /Петров И.С./

8. Часто задаваемые вопросы по оформлению приема на работу

1. В какой срок нужно оформить трудовой договор?

Если работник приступил к работе с ведома работодателя, договор должен быть оформлен письменно не позднее трех рабочих дней с момента фактического допуска к работе .

2. Обязательно ли писать заявление о приеме на работу?

Нет, ТК РФ не требует заявления. Главный документ — трудовой договор. Однако многие работодатели просят заявление для внутреннего документооборота .

3. Какие документы можно требовать от соискателя?

Только те, что перечислены в ст. 65 ТК РФ: паспорт, СНИЛС, трудовую книжку или СТД-Р, документы воинского учета, документ об образовании (для специальных работ). Требовать лишние документы (характеристики, справки о составе семьи) незаконно .

4. Что делать, если у работника нет СНИЛС?

Работодатель обязан самостоятельно оформить СНИЛС для впервые устраивающегося работника .

5. Нужно ли заводить бумажную трудовую книжку, если работник выбрал электронную?

Нет, если работник ранее отказался от бумажной трудовой книжки, он предоставляет СТД-Р, а работодатель ведет его стаж в электронном виде .

6. В какой срок нужно издать приказ о приеме?

Приказ издается на основании трудового договора. Работник должен быть ознакомлен с приказом в течение трех дней с даты фактического начала работы .

7. Можно ли использовать свою форму приказа, а не Т-1?

Да, можно использовать самостоятельно разработанную форму, но она должна содержать все обязательные реквизиты .

8. Нужно ли знакомить работника с локальными актами до подписания договора?

Да, это обязанность работодателя согласно ст. 68 ТК РФ .

9. Какой штраф за нарушение порядка приема на работу?

По ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ штраф на должностных лиц составляет от 10 000 до 20 000 рублей, на юридических лиц — от 50 000 до 100 000 рублей .

10. Нужно ли сообщать в военкомат о приеме военнообязанного?

Да, в течение 14 дней с даты приема.

11. В какой срок подавать сведения в СФР (ЕФС-1)?

Не позднее одного рабочего дня после издания приказа о приеме на работу .

12. Как оформить прием на работу генерального директора?

Основанием является решение учредителя или протокол собрания. Приказ издается на основании этого решения и подписывается учредителем или председателем собрания .

13. Нужно ли вносить запись в трудовую книжку, если сотрудник работает менее 5 дней?

Если это основное место работы, запись вносится в любом случае. Если работа является совместительством, запись вносится по желанию работника .

14. Что такое СТД-Р и где его взять?

СТД-Р — сведения о трудовой деятельности. Их можно получить у предыдущего работодателя при увольнении, в МФЦ, в СФР или через портал Госуслуг .

15. Нужна ли медицинская книжка для офисного работника?

Нет, медицинская книжка требуется только для работников отдельных сфер: торговля, общественное питание, образование, медицина .

16. Можно ли принять на работу иностранца без патента?

Это зависит от статуса иностранца. Трудовые мигранты из стран с визовым режимом требуют патент, граждане ЕАЭС (Белоруссия, Казахстан, Киргизия, Армения) имеют право работать без патента.

17. Какой срок хранения кадровых документов?

Приказы по личному составу (прием, увольнение) хранятся 50 лет. Трудовые договоры, личные карточки — 50 лет после увольнения .

18. Нужно ли вносить ИНН работника в кадровые документы?

ИНН не является обязательным документом при приеме, но его наличие облегчает взаимодействие с налоговыми органами . Рекомендуется запросить ИНН, но требовать его работодатель не вправе.

19. Что делать, если работник отказывается подписывать приказ о приеме?

Составить акт об отказе в присутствии двух свидетелей. Это подтвердит, что работодатель выполнил свою обязанность по ознакомлению.

20. Можно ли принять на работу без паспорта?

Нет, паспорт является основным документом, удостоверяющим личность. Временное удостоверение можно принять только на период замены паспорта .

Заключение

Правильное оформление приема на работу — это не просто бюрократическая процедура, а залог юридической безопасности работодателя и гарантия соблюдения прав работника. Резюмируя ключевые моменты пошаговой инструкции:

• Документы: Запросите у соискателя только те документы, которые предусмотрены ст. 65 ТК РФ. Для впервые устраивающихся оформите СНИЛС и трудовую книжку самостоятельно.
• Ознакомление: До подписания договора ознакомьте работника под роспись со всеми локальными актами (ст. 68 ТК РФ) .
• Договор: Заключите письменный трудовой договор в двух экземплярах. Убедитесь, что он содержит все обязательные условия ст. 57 ТК РФ