1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Отдел закупок (далее – «Отдел») является самостоятельным структурным подразделением Общества с ограниченной ответственностью «Пример» (далее – «Общество»).
1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом Генерального директора Общества.
1.3. Отдел подчиняется непосредственно Коммерческому директору Общества.
1.4. Руководство Отделом осуществляет начальник отдела закупок, который назначается на должность и освобождается от должности приказом Генерального директора Общества по представлению Коммерческого директора.
1.5. В своей деятельности Отдел руководствуется:
- Гражданским кодексом Российской Федерации;
- Федеральным законом №223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц»;
- Федеральным законом №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (в части, касающейся);
- Уставом Общества;
- Внутренними документами Общества;
- Настоящим Положением.
1.6. Сотрудники Отдела должны обладать необходимым уровнем профессионального образования и опытом работы, соответствующим выполняемым должностным обязанностям.
⬆2. СТРУКТУРА
2.1. Структура и штатная численность Отдела утверждаются Генеральным директором Общества по представлению Коммерческого директора и начальника Отдела.
2.2. В состав Отдела могут входить следующие структурные единицы (бюро, группы) и должности:
- Бюро закупок сырья и материалов;
- Бюро закупок оборудования и МТР;
- Бюро договорной работы;
- Группа анализа рынка поставщиков;
- Специалисты по закупкам;
- Менеджеры по закупкам.
2.3. Распределение обязанностей между сотрудниками Отдела осуществляется начальником Отдела и закрепляется в должностных инструкциях.
2.4. Функциональное руководство деятельностью сотрудников Отдела осуществляется начальником Отдела.
⬆3. ЗАДАЧИ
На Отдел возлагаются следующие ключевые задачи:
3.1. Обеспечение бесперебойного снабжения Общества необходимыми материальными ресурсами.
3.2. Оптимизация затрат на закупаемые товары, работы и услуги.
3.3. Формирование и поддержание надежной базы поставщиков.
3.4. Соблюдение требований законодательства в сфере закупок.
3.5. Обеспечение качества закупаемой продукции.
3.6. Снижение рисков в закупочной деятельности.
3.7. Оптимизация складских запасов.
3.8. Своевременное заключение договоров поставки.
3.9. Контроль за выполнением условий договоров поставщиками.
3.10. Минимизация логистических издержек.
3.11. Внедрение эффективных методов закупочной деятельности.
3.12. Обеспечение прозрачности закупочных процедур.
3.13. Снижение сроков выполнения закупочных процедур.
3.14. Оптимизация условий оплаты по договорам поставки.
3.15. Обеспечение конкурентности закупочных процедур.
3.16. Снижение количества рекламаций к поставщикам.
⬆4. ФУНКЦИИ
Для выполнения поставленных задач Отдел осуществляет следующие функции:
4.1. Планирование закупочной деятельности на основе заявок подразделений.
4.2. Проведение маркетинговых исследований рынка поставщиков.
4.3. Поиск и оценка потенциальных поставщиков.
4.4. Проведение переговоров с поставщиками.
4.5. Подготовка и проведение конкурсных процедур.
4.6. Анализ коммерческих предложений поставщиков.
4.7. Подготовка проектов договоров поставки.
4.8. Согласование условий поставки и оплаты.
4.9. Контроль за сроками поставки товаров.
4.10. Ведение реестра договоров поставки.
4.11. Урегулирование претензионной работы с поставщиками.
4.12. Мониторинг цен на закупаемую продукцию.
4.13. Формирование и ведение базы данных поставщиков.
4.14. Участие в приемке товаров по количеству и качеству.
4.15. Подготовка отчетности по закупочной деятельности.
4.16. Контроль за соблюдением бюджетов закупок.
4.17. Оптимизация товарных запасов.
4.18. Участие в инвентаризации товарно-материальных ценностей.
4.19. Разработка и актуализация нормативов запасов.
4.20. Координация работы с таможенными органами (при необходимости).
4.21. Участие в разработке технических заданий на закупаемую продукцию.
4.22. Проведение анализа эффективности закупочной деятельности.
4.23. Взаимодействие с финансовым отделом по вопросам оплаты.
4.24. Участие в разработке и реализации политики закупок.
4.25. Обеспечение соблюдения требований к качеству закупаемой продукции.
4.26. Ведение документации по закупочной деятельности.
4.27. Участие в разрешении спорных ситуаций с поставщиками.
4.28. Мониторинг выполнения поставщиками обязательств по договорам.
4.29. Разработка мер по снижению закупочных рисков.
4.30. Обеспечение конфиденциальности коммерческой информации.
⬆5. ПРАВА
Для выполнения возложенных функций Отдел имеет право:
5.1. Запрашивать и получать от структурных подразделений информацию, необходимую для планирования закупок.
5.2. Требовать обоснования необходимости закупок от инициаторов.
5.3. Вносить предложения по оптимизации номенклатуры закупаемых товаров.
5.4. Отклонять заявки на закупку, не соответствующие установленным процедурам.
5.5. Участвовать в выборе поставщиков и определении победителей конкурсов.
5.6. Визировать проекты договоров поставки.
5.7. Требовать от поставщиков предоставления необходимой документации.
5.8. Вносить предложения по изменению политики закупок.
5.9. Участвовать в совещаниях по вопросам закупочной деятельности.
5.10. Приостанавливать приемку товаров ненадлежащего качества.
5.11. Требовать замены поставщиков, не выполняющих условия договоров.
5.12. Вносить предложения по применению санкций к ненадежным поставщикам.
5.13. Знакомиться с документами, определяющими права и обязанности сотрудников Отдела.
5.14. Участвовать в разработке технических спецификаций на закупаемую продукцию.
5.15. Требовать соблюдения сроков подачи заявок на закупку от подразделений.
5.16. Вносить предложения по оптимизации складских запасов.
5.17. Участвовать в проведении переговоров с ключевыми поставщиками.
5.18. Требовать предоставления образцов продукции для испытаний.
5.19. Вносить предложения по совершенствованию системы закупок.
5.20. Представлять интересы Общества в отношениях с поставщиками в пределах своей компетенции.
⬆6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ (СЛУЖЕБНЫЕ СВЯЗИ)
При выполнении своих функций Отдел взаимодействует с другими структурными подразделениями Общества:
6.1. С производственным отделом:
- Получает: заявки на сырье и материалы, планы производства
- Предоставляет: графики поставок, информацию о наличии материалов
6.2. С отделом снабжения:
- Получает: информацию о расходе материалов, данные о складских остатках
- Предоставляет: договоры поставки, товарно-сопроводительные документы
6.3. С финансовым отделом:
- Получает: лимиты бюджетов, графики платежей
- Предоставляет: реестры договоров, документы для оплаты
6.4. С бухгалтерией:
- Получает: информацию о состоянии расчетов с поставщиками
- Предоставляет: первичные документы для учета
6.5. С юридическим отделом:
- Получает: правовые заключения по договорам, шаблоны договоров
- Предоставляет: проекты договоров для юридической экспертизы
6.6. С отделом контроля качества:
- Получает: требования к качеству продукции, результаты испытаний
- Предоставляет: спецификации, образцы продукции от поставщиков
6.7. С отделом логистики:
- Получает: условия доставки, тарифы на перевозку
- Предоставляет: информацию о поставщиках, графики отгрузок
6.8. С коммерческим директором:
- Получает: утвержденные планы закупок, стратегические ориентиры
- Предоставляет: отчеты о закупочной деятельности, аналитические материалы
6.9. С отделом маркетинга:
- Получает: информацию о новых материалах и технологиях
- Предоставляет: данные о поставщиках рекламных материалов
7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
7.1. Общая ответственность за надлежащее и своевременное выполнение Отделом задач и функций, возложенных настоящим Положением, несет начальник отдела закупок.
7.2. Персональная ответственность сотрудников Отдела определяется должностными инструкциями.
7.3. Отдел несет ответственность за:
- Невыполнение или ненадлежащее выполнение задач и функций, предусмотренных настоящим Положением
- Нарушение сроков проведения закупочных процедур
- Несоблюдение требований законодательства при проведении закупок
- Необеспечение качества закупаемой продукции
- Превышение установленных бюджетов закупок
- Нарушение договорных обязательств перед поставщиками
- Несвоевременное обеспечение подразделений необходимыми материалами
- Разглашение конфиденциальной информации
- Непринятие мер по оптимизации закупочных расходов
- Необеспечение конкурентности закупочных процедур
7.4. Начальник Отдела несет ответственность за организацию работы Отдела и распределение обязанностей между сотрудниками.
7.5. Сотрудники Отдела несут материальную ответственность в установленном законодательством порядке.
СОГЛАСОВАНО:
Начальник отдела закупок
Общества с ограниченной ответственностью «Пример» _________________ Р.Н. Захарова
«___» ___________ 202_ г.
Коммерческий директор
Общества с ограниченной ответственностью «Пример» _________________ Д.Л. Морозов
«___» ___________ 202_ г.
Начальник финансового отдела
Общества с ограниченной ответственностью «Пример» _________________ А.С. Сидорова
«___» ___________ 202_ г.
Начальник юридического отдела
Общества с ограниченной ответственностью «Пример» _________________ К.В. Иванов
«___» ___________ 202_ г.
⬆