I. Общие положения
1.1. Секретарь относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется с работы приказом генерального директора организации по представлению руководителя структурного подразделения.
1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и профессиональную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.3. Секретарь должен знать:
- Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы, касающиеся деятельности организации;
- Основы административного права, трудового законодательства;
- Структуру организации и ее подразделений;
- Правила эксплуатации оргтехники, средств вычислительной техники, коммуникаций и связи;
- Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- Правила делопроизводства;
- Порядок контроля за прохождением служебных документов;
- Правила составления и оформления писем, запросов, других документов;
- Основы этики и эстетики;
- Правила ведения телефонных переговоров;
- Порядок организации совещаний, заседаний и других мероприятий;
- Правила подготовки командировок;
- Основы организации труда;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Правила по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и противопожарной защите;
- Порядок ведения учета и составления отчетности о хозяйственной деятельности организации;
- Основы работы с базами данных, электронной почтой, интернет-браузерами;
- Правила оформления приказов, распоряжений, протоколов, служебных писем;
- Порядок работы со служебной информацией ограниченного доступа;
- Правила организации рабочего места;
- Нормы делового общения и профессиональной этики.
1.4. Секретарь в своей деятельности руководствуется:
- Законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации;
- Уставом организации;
- Приказами и распоряжениями руководителя организации;
- Инструкцией по охране труда для секретаря;
- Настоящей должностной инструкцией;
- Правилами внутреннего трудового распорядка;
- Положением о защите персональных данных;
- Инструкцией по делопроизводству;
- Правилами охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
1.5. Секретарь подчиняется непосредственно руководителю организации (структурного подразделения).
1.6. Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь, командировка и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
1.7. Секретарь должен владеть современными средствами связи, оргтехникой, компьютерной техникой и соответствующим программным обеспечением.
1.8. Секретарь, работающий с конфиденциальной информацией, должен быть ознакомлен с требованиями по защите служебной тайны и персональных данных.
⬆II. Функции
2.1. Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя.
2.2. Документационное обеспечение работы организации.
2.3. Информационно-справочное обслуживание.
2.4. Организация приема посетителей.
2.5. Подготовка и организация совещаний, заседаний, других мероприятий.
2.6. Обеспечение связи с структурными подразделениями организации и внешними организациями.
2.7. Ведение делопроизводства.
2.8. Обеспечение сохранности документов и конфиденциальной информации.
⬆III. Должностные обязанности
Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Осуществляет прием входящей корреспонденции, ее регистрацию, учет и распределение по структурным подразделениям организации.
3.2. Организует прием посетителей, обеспечивает оперативность рассмотрения обращений и просьб сотрудников организации и других лиц.
3.3. Осуществляет телефонное обслуживание: принимает и передает телефонограммы, фиксирует поступающие сообщения, обеспечивает связь руководителя с подразделениями и внешними организациями.
3.4. Веет делопроизводство: выполняет работы по подготовке, оформлению, рассылке, учету и хранению служебных документов.
3.5. Осуществляет подготовку проектов приказов, распоряжений, инструкций, служебных писем и других документов по поручению руководителя.
3.6. Организует работу по проведению совещаний, заседаний, конференций: оповещает участников о времени, месте, повестке дня, обеспечивает регистрацию участников, ведет и оформляет протоколы.
3.7. Обеспечивает техническое оформление документов, исходящих от руководителя, проверяет правильность их составления и соответствия установленным стандартам.
3.8. Систематизирует и хранит документы текущего архива, осуществляет контроль за своевременным возвращением документов из структурных подразделений организации.
3.9. Подготавливает и передает в архив организации документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных.
3.10. Организует командировки руководителя: бронирует билеты, гостиницы, оформляет командировочные удостоверения, составляет планы командировок.
3.11. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
3.12. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и своевременную сдачу в архив.
3.13. Осуществляет контроль за исполнением поручений и указаний руководителя, своевременным рассмотрением и отправкой исходящих документов.
3.14. Организует копировально-множительные работы, обеспечивает обслуживание оргтехники, при необходимости вызывает технических специалистов для ремонта оборудования.
3.15. Составляет и оформляет письма, запросы, другие документы, а также ответы на них по поручению руководителя.
3.16. Обеспечивает печать служебных материалов, необходимых для работы руководителя.
3.17. Ведет учет рабочего времени сотрудников подразделения, оформляет листы нетрудоспособности, приказы на отпуск, командировки.
3.18. Организует поставку канцелярских принадлежностей и хозяйственных товаров для подразделения.
3.19. Осуществляет подготовку и организацию презентаций, деловых встреч, переговоров.
3.20. Обеспечивает сохранность информации, содержащей служебную тайну, конфиденциальные сведения.
3.21. Ведет электронные базы данных, картотеки учета прохождения документов, справочную работу по документам.
3.22. Осуществляет рассылку электронных писем, факсимильных сообщений, следит за исправностью средств связи.
3.23. Организует питание руководителя и представителей делегаций при необходимости.
3.24. Участвует в подготовке организационно-распорядительных документов, связанных с административно-хозяйственной деятельностью организации.
3.25. Обеспечивает представительские функции: встречает гостей, организует их размещение, предоставляет необходимую информацию.
3.26. Своевременно проходит инструктажи по охране труда, обучение безопасным методам и приемам работы.
3.27. Соблюдает правила внутреннего трудового распорядка, производственной и трудовой дисциплины.
3.28. Немедленно извещает непосредственного руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем в организации.
3.29. Содержит в чистоте и порядке рабочее место, оборудование, оргтехнику.
3.30. Выполняет отдельные служебные поручения непосредственного руководителя.
⬆IV. Права
Секретарь имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
4.3. Сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в деятельности организации и вносить предложения по их устранению.
4.4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений организации и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - то с разрешения руководителя организации).
4.6. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.7. Повышать свою профессиональную квалификацию в установленном порядке.
4.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.9. Участвовать в работе совещаний, на которых рассматриваются вопросы, связанные с его работой.
4.10. Требовать от сотрудников организации соблюдения правил внутреннего трудового распорядка, норм делового общения.
4.11. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
4.12. На получение информации о решениях руководства организации, необходимой для выполнения функциональных обязанностей.
4.13. На обеспечение организационно-техническими средствами, необходимыми для выполнения должностных обязанностей.
4.14. На отказ от выполнения работ в случае возникновения опасности для его жизни и здоровья.
4.15. На создание условий для выполнения профессиональных обязанностей, включая предоставление необходимого оборудования, рабочего места.
⬆V. Ответственность
Секретарь несет ответственность:
5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба работодателю - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.4. За несоблюдение правил охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5.5. За нарушение трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка.
5.6. За достоверность информации, предоставляемой руководству организации и содержащейся в оформляемых документах.
5.7. За несвоевременное и некачественное выполнение поручений и заданий непосредственного руководителя.
5.8. За нарушение правил делопроизводства и документооборота.
5.9. За несвоевременную регистрацию, учет и распределение корреспонденции.
5.10. За разглашение конфиденциальной информации, служебной тайны.
5.11. За неправильное ведение протоколов совещаний и заседаний.
5.12. За несвоевременное оформление и отправку исходящих документов.
5.13. За нарушение правил организации приема посетителей.
5.14. За ненадлежащее оформление командировок руководителя.
5.15. За несоблюдение норм делового общения и профессиональной этики.
5.16. За неправильное ведение архива документов.
5.17. За несвоевременное информирование руководителя о поступивших документах и обращениях.
5.18. За нарушение правил эксплуатации оргтехники и оборудования.
5.19. За непринятие мер по обеспечению сохранности документов и материальных ценностей.
5.20. За нарушение установленных сроков выполнения работ и поручений.
⬆