Особенности ведения трудовых книжек дистанционных работников регулируются частью 6 статьи 312.2 Трудового кодекса Российской Федерации. Согласно этой норме, работодатель вносит сведения о трудовой деятельности в трудовую книжку дистанционного работника только по его желанию и при условии предоставления документа, в том числе путем отправки по почте заказным письмом с уведомлением.
На практике этот особый порядок вызывает множество вопросов у кадровых специалистов. Рассмотрим самые распространенные из них с учетом последних изменений в законодательстве.
⬆Ключевые принципы работы с трудовыми книжками дистанционных работников
Дистанционный работник имеет право, но не обязан передавать трудовую книжку работодателю. Инициатива всегда исходит от сотрудника.
Вопрос 1: Нужно ли брать заявление, если работник не планирует передавать трудовую книжку?
Ответ: Нет, такое заявление не требуется. Законом не предусмотрена обязательность подачи подобного заявления. Однако если работник хочет документально зафиксировать свой отказ от ведения трудовой книжки, он может подать соответствующее заявление.
Вопрос 2: Какие способы передачи трудовой книжки допустимы?
Ответ: Закон допускает различные способы передачи документа. Формулировка "в том числе путем направления по почте" означает, что почтовая пересылка — лишь один из возможных вариантов.
Допустимые способы передачи:
- Личная передача при встрече
- Доставка курьерской службой
- Пересылка транспортной компанией
- Отправка заказным письмом с уведомлением
При любом способе передачи рекомендуется составлять опись вложения и сохранять документы, подтверждающие факт передачи (почтовые квитанции, расписки).
Вопрос 3: Нужно ли заявление о желании вести трудовую книжку?
Ответ: Прямой обязанности получать такое заявление нет. Сам факт передачи трудовой книжки работником свидетельствует о его желании. Однако многие работодатели предпочитают получить письменное подтверждение.
Образец заявления о ведении трудовой книжки
Генеральному директору ООО «Окна для дома» И.И. Иванову
от специалиста П.П. Петрова
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу Вас принять мою трудовую книжку и вносить в нее сведения о трудовой деятельности в ООО «Окна для дома» в соответствии с частью 6 статьи 312.2 Трудового кодекса Российской Федерации. Трудовую книжку передаю лично 15 июля 2024 года.
15.07.2024 ___________ /П.П. Петров/
Вопрос 4: Можно ли передать трудовую книжку после начала работы?
Ответ: Да, работник может передать трудовую книжку в любой момент трудовых отношений. Работодатель обязан внести все записи, которые должны были быть сделаны к этому времени.
При внесении записей указывается фактическая дата события (приема на работу, перевода), а не дата внесения записи в трудовую книжку.
Образец записи в трудовой книжке, внесенной позднее даты приема
| № записи | Дата | Сведения о работе | Основание |
|---|---|---|---|
| ООО "Окна для дома" | |||
| 15 | 12.03.2024 | Принят в отдел разработки на должность программиста | Приказ от 12.03.2024 № 25-к |
Вопрос 5: Нужно ли указывать в записи дистанционный характер работы?
Ответ: Нет, специальных отметок о дистанционной работе вносить не требуется. Записи делаются по общим правилам, установленным Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.
Вопрос 6: Что делать при утере трудовой книжки?
Ответ: Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку на основании письменного заявления работника с указанием причины отсутствия документа.
Образец заявления об оформлении новой трудовой книжки
Генеральному директору ООО «Окна для дома» И.И. Иванову
от менеджера С.С. Сидоровой
ЗАЯВЛЕНИЕ
В связи с утратой трудовой книжки прошу Вас оформить мне новую трудовую книжку и внести в нее запись о приеме на работу в ООО «Компания» на должность менеджера от 10 июня 2025 года.
15.07.2025 ___________ /С.С. Сидорова/
Вопрос 7: Кто вносит запись о работе по совместительству?
Ответ: Запись о совместительстве вносится по основному месту работы на основании документа от работодателя по совместительству.
Примечание: Если дистанционный работник не передавал трудовую книжку основному работодателю, для внесения записи о совместительстве ему придется передать документ основному работодателю, который начнет вести трудовую книжку.
Вопрос 8: Как оформить переход на электронную трудовую книжку?
Ответ: При переходе на электронный формат работник должен предоставить бумажную трудовую книжку для внесения финальной записи.
Образец записи о переходе на электронную трудовую книжку
| № записи | Дата | Сведения о работе | Основание |
|---|---|---|---|
| ООО "Окна для дома" | |||
| 22 | 15.07.2024 | Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации | Заявление от 15.07.2024 |
Работодатель обязан передать сведения в СФР не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления.
Вопрос 9: Обязан ли работодатель вернуть трудовую книжку по требованию работника?
Ответ: Нет, досрочный возврат трудовой книжки не предусмотрен законодательством. Документ выдается только в случаях, прямо указанных в законе:
- При увольнении
- При переходе на электронную трудовую книжку
- Для предоставления в фонд социального страхования
Вопрос 10: Может ли работодатель отказаться от ведения трудовых книжек?
Ответ: Нет, работодатель не вправе устанавливать в локальных актах отказ от ведения трудовых книжек. Это ухудшит положение работников по сравнению с трудовым законодательством.
Вопрос 11: Порядок возврата трудовой книжки при увольнении
Процедура возврата:
- В день увольнения направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой
- При получении согласия от работника отправить документ заказным письмом
- Сохранить почтовую квитанцию и опись вложения
Образец уведомления о возврате трудовой книжки
⬆Петрову П.П.
ул. Ленина, д. 1, кв. 1 г. Москва,
123456
УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости явиться за трудовой книжкой
Уважаемый Петр Петрович! В связи с прекращением трудового договора от 12.03.2024 № 45-ТД сообщаем, что Ваша трудовая книжка готова к выдаче. Просим Вас явиться для получения трудовой книжки по адресу: г. Москва, ул. Трудовая, д. 1, кабинет 101, в течение трех рабочих дней. В случае невозможности личного получения просим направить согласие на отправление трудовой книжки по почте заказным письмом с уведомлением.
Генеральный директор ООО «Окна для дома» ___________ /И.И. Иванов/ 15.07.2024
Учет движения трудовых книжек
Все операции с трудовыми книжками должны фиксироваться в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Образец записи в Книге учета
| Дата приема | ФИО | Серия и номер трудовой книжки | Должность | Подпись ответственного лица | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 15.07.2024 | Петров П.П. | ТК № 123456 | Программист | ___________ /Иванова/ | Принята по заявлению от 15.07.2024 |