Вопросы организации воинского учета являются одними из самых частых и сложных для кадровых служб. Непонимание законодательных требований, постоянные изменения в нормативной базе и строгая ответственность за нарушения создают серьезные риски для работодателей. В этой статье мы дадим подробные ответы на ключевые вопросы, которые возникают при ведении воинского учета, и предоставим практические рекомендации по правильному оформлению всех необходимых документов.
⬆Обязанность встать на учет в военкомат
Один из самых распространенных вопросов: должна ли только что зарегистрированная организация вставать на учет в военкомат, даже если в ней пока нет военнообязанных сотрудников?
Ответ однозначен: да, обязана. Согласно законодательству Российской Федерации, все организации независимо от их организационно-правовой формы, вида собственности и численности персонала обязаны вести воинский учет. Эта обязанность установлена Федеральным законом "Об обороне" и Федеральным законом "О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации".
Под воинским учетом понимается не просто формальное присутствие документов, а целый комплекс мероприятий, включающий сбор, обобщение и анализ сведений о количественном составе и качественном состоянии военнообязанных сотрудников. Эта обязанность возникает у организации с момента ее государственной регистрации и прекращается только в момент ее ликвидации.
Сведения о создании, реорганизации или ликвидации юридического лица военные комиссариаты получают автоматически от регистрирующего органа в течение пяти рабочих дней с момента внесения информации в Единый государственный реестр юридических лиц. Это означает, что военкомат знает о существовании вашей организации с самого начала, и отсутствие военнообязанных работников на текущий момент не освобождает от обязанности организовать систему воинского учета
⬆Ответственность за нарушения
Невыполнение обязанностей по ведению воинского учета влечет за собой административную ответственность. Согласно Кодексу Российской Федерации об административных правонарушениях, на организацию может быть наложен существенный штраф за непредставление или несвоевременное представление списков граждан, подлежащих призыву на военную службу, а также за несообщение сведений о принятых или уволенных сотрудниках, состоящих на воинском учете.
Размер штрафа может достигать десятков тысяч рублей для должностных лиц и сотен тысяч рублей для юридических лиц. При этом важно помнить, что срок давности привлечения к административной ответственности по данным правонарушениям составляет один год с момента совершения нарушения. Однако при систематических нарушениях этот срок может исчисляться заново после каждого факта неисполнения обязанностей.
⬆Организация воинского учета
Первым практическим шагом для любой организации является издание приказа об организации воинского учета и назначении ответственного лица. Даже если в организации нет военнообязанных, такой приказ должен быть, поскольку он подтверждает, что работодатель осознает свою обязанность и назначил конкретного сотрудника, который будет заниматься этими вопросами.
Ответственным за воинский учет назначается, как правило, сотрудник кадровой службы или иное должностное лицо. Если численность граждан, состоящих на воинском учете, превышает пятьсот человек, законодательство обязывает создать отдельное подразделение (бюро, группу) для ведения этой работы. При назначении ответственного лица важно обеспечить его обучение, так как качественное ведение учета требует специальных знаний.
⬆Документальное обеспечение воинского учета
Перечень документов, которые должны быть в организации по ведению воинского учета, достаточно обширен. Помимо уже упомянутого приказа о назначении ответственного лица, ключевыми документами являются:
- План работы по ведению воинского учета и бронированию граждан, который составляется на каждый календарный год. Этот документ рекомендуется согласовывать с военным комиссариатом по месту нахождения организации.
- Картотека персональных карточек по форме номер 10. С января 2022 года ведение воинского учета осуществляется именно по этой форме, которая заменила ранее использовавшийся раздел в личной карточке по форме Т-2. Карточки ведутся как в электронном, так и в бумажном виде, при этом внесение изменений в электронную базу данных может осуществлять только специально уполномоченный сотрудник.
Особенности ведения карточек:
- Заполнение бумажных карточек осуществляется чернилами черного, фиолетового или синего цвета, записи должны быть четкими и разборчивыми, без помарок и неустановленных сокращений.
- Отдельные сведения (о семейном положении, адресе места жительства, номере телефона, виде воинского учета) вносятся карандашом для возможности оперативного исправления при изменении данных.
- Источником информации для заполнения карточки являются документы воинского учета, предоставляемые сотрудником: удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, военный билет, временное удостоверение и другие.
Картотека организуется в алфавитном порядке и разделяется на несколько разделов:
- Первый раздел — карточки офицеров запаса.
- Второй раздел — карточки солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов запаса.
- Третий раздел — карточки военнообязанных запаса женского пола.
- Четвертый раздел — карточки призывников.
- Пятый раздел — создается при наличии в организации более пятисот военнообязанных, имеющих мобилизационные предписания.
Внешние совместители и взаимодействие с военкоматом
Вопрос учета внешних совместителей часто вызывает затруднения. Важно понимать, что воинский учет должен вестись по основному месту работы. Если сотрудник работает у вас по совместительству, он должен предоставить справку с основного места работы о том, что воинский учет осуществляется там. Однако это не снимает с вас обязанность иметь на такого сотрудника карточку и учитывать его в общих списках.
Взаимодействие с военкоматом включает в себя регулярное предоставление сведений. Организация обязана сообщать в военный комиссариат:
- о приеме и увольнении военнообязанных сотрудников (в двухнедельный срок);
- о изменениях в семейном положении, образовании, должности, месте жительства;
- проводить ежегодные сверки карточек учета с данными военкомата.
Оформление отсутствия работника по вызовам военкомата
Когда сотрудник получает повестку из военкомата для прохождения медицинского освидетельствования, призыва на военные сборы или иных мероприятий, работодатель обязан отпустить его и сохранить за ним место работы. Отсутствие оформляется на основании официальной повестки.
Правильная процедура включает:
- Получение от работника заявления об освобождении от работы с приложением копии повестки.
- Издание приказа об освобождении сотрудника от работы на определенный срок.
- Оформление времени отсутствия в табеле учета рабочего времени специальным кодом, обозначающим неявку в связи с исполнением государственных обязанностей.
На период исполнения государственных обязанностей (включая военные сборы) за сотрудником сохраняется его место работы и должность. При этом он освобождается от работы с выплатой ему среднего заработка по месту работы за счет средств работодателя, который затем может компенсировать эти расходы из федерального бюджета.
⬆Частые вопросы о воинском учете в организации
1. Какие организации обязаны вести воинский учет?
Все организации независимо от формы собственности обязаны вести воинский учет граждан, за исключением органов государственной власти, местного самоуправления и организаций, где воинский учет осуществляется военными комиссариатами.
2. Кто подлежит воинскому учету в организации?
Воинскому учету подлежат: мужчины в возрасте 18-27 лет, обязанные состоять на воинском учете; граждане, пребывающие в запасе; женщины, имеющие военно-учетные специальности; граждане, прошедшие альтернативную гражданскую службу.
3. Кто отвечает за ведение воинского учета в организации?
Ответственность несет руководитель организации. Непосредственное ведение учета осуществляется работником, назначенным приказом руководителя. При численности граждан, состоящих на воинском учете, более 500 человек создается отдельное структурное подразделение.
4. Какие документы необходимы для постановки на воинский учет?
При приеме на работу гражданин должен представить: паспорт, документы воинского учета (военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву), документы об образовании, свидетельство о браке, о рождении детей (при наличии).
5. В какие сроки нужно поставить работника на воинский учет?
Постановка на воинский учет осуществляется в двухнедельный срок со дня заключения трудового договора. Одновременно заполняется личная карточка работника (форма Т-2) и вносятся сведения в журнал проверок воинского учета.
6. Какие документы по воинскому учету должны быть в организации?
Обязательные документы: приказ об организации воинского учета, план работы по ведению воинского учета, личные карточки работников (форма Т-2), журнал проверок осуществления воинского учета, служебное делопроизводство по вопросам воинского учета.
7. Какая ответственность за нарушения в ведении воинского учета?
За нарушения предусмотрена административная ответственность по ст. 21.1-21.7 КоАП РФ: наложение штрафа на должностных лиц от 3 000 до 10 000 рублей, на юридических лиц - от 30 000 до 100 000 рублей.
8. Как часто проводятся проверки воинского учета?
Проверки осуществляются военными комиссариатами не реже одного раза в год. Внеплановые проверки проводятся при выявлении нарушений или по обращениям граждан. Организация уведомляется о проверке не позднее чем за 3 дня до ее начала.
9. Какие сведения нужно сообщать в военкомат?
Организация обязана сообщать в военкомат: о приеме и увольнении граждан, состоящих на воинском учете; об изменениях семейного положения, образования, должности; о переводе на другую работу сроком более трех месяцев; об изменении места жительства.
10. Как вести учет работников-призывников?
Для призывников ведется отдельный учет с отметкой о явке по повесткам, сроках и результатах медицинского освидетельствования, решениях призывной комиссии. При увольнении в связи с призывом в армию оформляются все необходимые документы.
11. Нужно ли предоставлять отпуск для прохождения военных сборов?
Да, работникам, пребывающим в запасе, предоставляется отпуск на время прохождения военных сборов с сохранением места работы и среднего заработка. Продолжительность отпуска не может превышать 2 месяцев в году.
12. Как быть с работниками, утратившими документы воинского учета?
При утрате документов воинского учета работник обязан в двухнедельный срок обратиться в военный комиссариат для их восстановления. Работодатель должен проконтролировать этот процесс и получить копии новых документов.
13. Какие особенности учета женщин-военнообязанных?
Женщины подлежат воинскому учету только если они имеют военно-учетные специальности согласно Перечню, утвержденному Правительством РФ. Учет ведется аналогично учету мужчин, но с отметкой о наличии детей и семейном положении.
14. Как оформлять документы при увольнении в связи с призывом?
При увольнении по причине призыва на военную службу в трудовой книжке делается запись со ссылкой на пункт 1 части первой статьи 83 ТК РФ. Работнику выплачивается выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка.
15. Нужно ли вести воинский учет иностранных работников?
Иностранные граждане не подлежат воинскому учету в Российской Федерации, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами. Однако при приеме на работу необходимо проверять наличие разрешительных документов на работу.
⬆