Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдавать работнику по его запросу справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, а также о периоде работы в организации. Первые два документа обычно готовит бухгалтерия, а справку о периоде работы оформляет кадровая служба.
Работник имеет право запросить любую справку, связанную с его трудовой деятельностью, а работодатель обязан предоставить ее в течение трех рабочих дней
⬆Основные виды кадровых справок
Кадровые службы оформляют множество различных справок, среди которых наиболее распространены:
- Справка о периоде работы у конкретного работодателя
- Справка о работе по совместительству (для внесения записи в трудовую книжку согласно статье 66 ТК РФ)
- Справка о характере и условиях труда (требуется при приеме на работу с вредными условиями по статье 283 ТК РФ)
- Справка о времени предоставления отпусков (для совместителей согласно статье 286 ТК РФ)
- Справка о работе на определенной должности при временном переводе или совмещении
- Справка о предоставлении отпуска по беременности и родам
- Справка о неиспользовании отпуска для сопровождения ребенка в учебное заведение (статья 322 ТК РФ)
Сведения о временном переводе и совмещении не вносятся в трудовую книжку, поэтому справка является единственным документом, подтверждающим такой опыт работы
⬆Оформление справок: нормативные требования
Для большинства справок, выдаваемых работникам, не существует унифицированных форм, утвержденных нормативными актами. Работодатель может самостоятельно разработать и утвердить формы таких документов.
При оформлении справок рекомендуется ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016, который устанавливает общие требования к организационно-распорядительной документации. Хотя требования данного ГОСТа не являются строго обязательными для кадровых документов, они задают профессиональные ориентиры для оформления.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит 30 реквизитов, но не все они должны присутствовать в каждой справке. Состав реквизитов определяется видом и назначением конкретного документа
⬆Обязательные реквизиты справки
При оформлении справки следует включать следующие основные реквизиты:
- Наименование организации (соответствует учредительным документам)
- Наименование вида документа ("Справка")
- Дата документа
- Регистрационный номер (при наличии регистрации)
- Место составления документа
- Заголовок к тексту
- Текст документа
- Подпись уполномоченного лица
- Печать организации (при наличии)
Образцы документов
Справка о периоде работы
Общество с ограниченной ответственностью "Пример"
123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1
Тел.: (495) 123-45-67СПРАВКА
15.03.2025 № 12-сДана Петрову Ивану Сидоровичу в том, что он работал в ООО "Пример" с 15 января 2020 года по 10 марта 2025 года на должности менеджера по продажам.
Справка выдана для предоставления по месту требования.
Генеральный директор ___________ /И.И. Иванов/
М.П.
Справка о характере и условиях труда
⬆Общество с ограниченной ответственностью "Пример"
123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1СПРАВКА
20.03.2025 № 15-сСидорова Мария Петровна работает в ООО "Пример" в должности инженера-химика с 10 февраля 2022 года. Условия труда на рабочем месте по результатам специальной оценки условий труда от 15.11.2023 признаны вредными (класс 3.1).
Справка выдана для предоставления по месту работы по совместительству.
Генеральный директор ___________ /И.И. Иванов/
М.П.
Часто задаваемые вопросы
В течение какого времени работодатель обязан выдать справку по запросу работника?
Согласно статье 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать справку в течение трех рабочих дней со дня подачи запроса.
Может ли работодатель отказать в выдаче справки?
Нет, работодатель не вправе отказать в выдаче справок, связанных с трудовой деятельностью работника.
Обязательно ли заверять справку печатью организации?
Если организация использует печать, то справку следует заверять. Однако с 2016 года наличие печати не является обязательным для всех организаций.
Можно ли взимать плату за выдачу справки?
Нет, все справки, связанные с трудовой деятельностью, выдаются бесплатно.
Какие справки чаще всего запрашивают работники?
Наиболее востребованы справки о заработной плате, о периоде работы и для предоставления в банк.
Обязан ли работодатель выдавать справку бывшему работнику?
Да, работодатель обязан выдавать справки как действующим, так и бывшим работникам.
Можно ли оформить справку в произвольной форме?
Да, если для данной справки не утверждена унифицированная форма.
Какие реквизиты должны быть в справке?
Обязательные реквизиты: наименование организации, дата, регистрационный номер, подпись, печать (при наличии).
Нужно ли регистрировать справки, выдаваемые работникам?
Да, рекомендуется вести журнал регистрации выдаваемых справок.
Можно ли выдать справку в электронном виде?
Да, если работник согласен на получение справки в электронной форме.
Кто имеет право подписывать справки?
Справки подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо.
Что делать, если работодатель отказывается выдавать справку?
Работник может подать жалобу в Государственную инспекцию труда или в суд.
Заключение
- Кадровые службы обязаны оформлять различные справки для работников по их запросам
- Срок выдачи справки - 3 рабочих дня с момента запроса
- Для большинства справок не утверждены унифицированные формы
- При оформлении рекомендуется руководствоваться ГОСТ Р 7.0.97-2016
- Обязательные реквизиты включают наименование организации, дату, подпись и печать
- Работодатель может утвердить собственные формы справок
- Выдача справок осуществляется бесплатно