1. Общие положения и обязательность
1. Что такое штатное расписание и каково его назначение?
Штатное расписание – это локальный нормативный акт организации, в котором закрепляется ее организационная структура, состав и численность штата, а также устанавливаются размеры должностных окладов (тарифных ставок), надбавок и доплат. Его основное назначение – формализация штатного состава и фонда оплаты труда.
2. Является ли штатное расписание обязательным документом для работодателя?
Да, наличие штатного расписания является обязательным для всех работодателей, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Это прямо следует из требований статьи 15 и статьи 57 ТК РФ, определяющих трудовую функцию и условия оплаты труда, которые должны быть увязаны со штатным расписанием.
3. Какие нормативные акты регулируют составление штатного расписания?
Основным нормативным актом является Трудовой кодекс РФ. Также применяется Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 №1, утвердившее унифицированную форму Т-3. С 2013 года использование формы Т-3 не является строго обязательным, но она носит рекомендательный характер и широко применяется.
4. Может ли организация работать без штатного расписания?
Нет, отсутствие штатного расписания рассматривается как нарушение трудового законодательства и может повлечь административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ, так как затрудняет проверку правильности установления трудовых функций и оплаты труда.
5. Распространяется ли обязанность иметь штатное расписание на индивидуальных предпринимателей (ИП)?
Да, индивидуальные предприниматели, являющиеся работодателями, обязаны иметь штатное расписание, так как на них распространяются нормы трудового законодательства в части регулирования трудовых отношений с работниками.
6. Можно ли принять одного работника на несколько штатных единиц?
Да, если работа по каждой из должностей (профессий) является самостоятельной трудовой функцией, с работником могут быть заключены трудовые договоры по совместительству. В штатном расписании при этом будет числиться несколько штатных единиц, которые могут заниматься одним физическим лицом.
7. Чем штатное расписание отличается от структуры организации?
Структура организации – это схематическое отображение подразделений и их подчиненности. Штатное расписание – это количественное и стоимостное развитие структуры, конкретизирующее названия должностей, их количество и стоимость (оклады) в каждом подразделении.
8. Должно ли штатное расписание быть в каждой обособленной структурной единице (филиале, представительстве)?
Как правило, штатное расписание утверждается для организации в целом. Однако для крупных филиалов с отдельным балансом и правом приема/увольнения может быть разработано и утверждено собственное штатное расписание в рамках общей численности и фонда оплаты труда, установленных головной организацией.
9. Какова роль штатного расписания при проверках Государственной инспекции труда (ГИТ)?
При проверке ГИТ штатное расписание является одним из основных документов, на основании которого инспекторы проверяют:
- соответствие фактически занимаемых должностей утвержденным;
- правильность установления окладов и надбавок;
- законность приема и увольнения;
- соблюдение требований при сокращении штата или численности.
10. Связано ли штатное расписание с системой оплаты труда?
Да, напрямую. Штатное расписание является количественно-стоимостным выражением утвержденной системы оплаты труда. Оно конкретизирует размеры окладов (тарифных ставок) по каждой должности, что впоследствии используется для расчета заработной платы работников.
⬆2. Разработка и содержание штатного расписания (форма Т-3)
11. Что такое унифицированная форма Т-3?
Унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание» — это утвержденная Госкомстатом России рекомендуемая форма документа. Она содержит все необходимые реквизиты и графы для отражения структуры, штатной численности и месячного фонда оплаты труда.
12. Обязательно ли использовать именно форму Т-3?
Нет, с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, не являются обязательными к применению. Организация может разработать свою форму штатного расписания, но она должна содержать все обязательные реквизиты первичного учетного документа, указанные в части 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
13. Какие основные разделы (графы) содержит штатное расписание?
Типовая форма Т-3 содержит графы:
- наименование структурного подразделения;
- код подразделения;
- должность (специальность, профессия), разряд;
- количество штатных единиц; тарифная ставка (оклад);
- надбавки и доплаты;
- месячный фонд заработной платы по должности;
- примечание.
14. Как правильно заполнить графу «Структурное подразделение»?
Графа заполняется в соответствии с утвержденной организационной структурой. Подразделения указываются в порядке подчиненности (например, «Администрация», «Бухгалтерия», «Отдел продаж»). Для крупных организаций допустимо группировать подразделения по направлениям деятельности.
15. Что указывать в графе «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации»?
Указываются наименования конкретных должностей (например, «менеджер по продажам»), профессий рабочих («слесарь 4 разряда») или специальностей. Наименования должностей следует приводить в соответствии с квалификационными справочниками или профессиональными стандартами, особенно если работа дает право на льготы или компенсации.
16. Как определить количество штатных единиц?
Количество штатных единиц определяется работодателем исходя из объема работы, задач подразделения и экономической целесообразности. Может быть указана как целая единица (1), так и неполная (0,25; 0,5), что означает занятость на условиях неполного рабочего времени.
17. Что указывается в графах «Тарифная ставка (оклад)» и «Надбавки»?
В графе «Тарифная ставка (оклад)» указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц (оклад) или за единицу времени (часовая, дневная ставка). В графах надбавок (например, «Надбавка, %») указываются установленные в локальных актах или законодательстве проценты или фиксированные суммы (например, за выслугу лет, за знание иностранного языка).
18. Что такое «Месячный фонд заработной платы» в штатном расписании?
Это расчетная графа, где указывается потенциальный месячный расход на оплату труда по каждой строке (должности). Рассчитывается как:
(Оклад + Надбавки в денежном выражении) * Количество штатных единиц. Итоговая сумма по всем должностям является плановым месячным фондом оплаты труда (ФОТ).
19. Нужно ли включать в штатное расписание вакантные должности?
Да, штатное расписание отражает штатный состав организации, а не фактическую укомплектованность. Все должности, предусмотренные организационной структурой, включаются в расписание, независимо от того, заняты они в данный момент или нет.
20. Можно ли указывать в штатном расписании «вилку» окладов (от и до)?
Указание «вилки» окладов в штатном расписании не рекомендуется, так как это нарушает принцип определенности условия об оплате труда (ст. 57 ТК РФ). Для дифференциации оплаты в зависимости от квалификации, стажа и результатов работы лучше использовать систему надбавок, премий или вводить категории внутри одной должности (например, «менеджер 1 категории», «менеджер 2 категории»).
21. Как отразить в штатном расписании работников со сдельной оплатой труда?
Для рабочих со сдельной оплатой труда в графе «Тарифная ставка (оклад)» может указываться либо часовая (дневная) тарифная ставка для расчета, либо прочерк с отсылкой на локальный акт, устанавливающий сдельные расценки. В графе «Примечание» можно сделать запись, например, «Оплата труда по сдельным расценкам согласно Положению об оплате труда».
⬆3. Утверждение, срок действия и хранение
22. Кто утверждает штатное расписание в организации?
Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или иного уполномоченного лица. Подпись руководителя ставится в специально отведенном месте на самой форме Т-3 (внизу), а также издается отдельный приказ об утверждении штатного расписания.
23. Нужно ли согласовывать штатное расписание с профсоюзом или иным представительным органом работников?
Нет, в отличие от графика отпусков или правил внутреннего трудового распорядка, Трудовой кодекс не требует согласования или учета мнения представительного органа работников при утверждении или изменении штатного расписания. Это исключительная компетенция работодателя.
24. Каков срок действия штатного расписания?
Законодательно срок действия штатного расписания не установлен. Как правило, его утверждают на календарный год (с 1 января по 31 декабря) или на неопределенный срок с правом внесения изменений. Распространена практика утверждения нового расписания на каждый календарный год.
25. Как часто можно и нужно ли пересматривать штатное расписание?
Штатное расписание пересматривается по мере необходимости: при изменении организационной структуры, появлении новых функций, оптимизации численности, изменении системы оплаты труда, индексации окладов. Формального ограничения по количеству изменений нет.
26. Каков порядок хранения штатного расписания и срок его хранения?
Утвержденное штатное расписание хранится в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 №236). Штатные расписания и изменения к ним хранятся постоянно (до ликвидации организации). После ликвидации они передаются в государственный или муниципальный архив.
27. Должны ли работники быть ознакомлены со штатным расписанием под подпись?
Прямой обязанности знакомить всех работников со штатным расписанием под подпись нет. Однако с условиями оплаты труда, которые определены в том числе и штатным расписанием, работник должен быть ознакомлен (ст. 68 ТК РФ). Как правило, размер оклада конкретно для занимаемой должности указывается в трудовом договоре.
28. Где должно храниться штатное расписание: у директора, в бухгалтерии или в отделе кадров?
Оригинал утвержденного штатного расписания, как правило, хранится у руководителя организации или в канцелярии (секретариате). Копии или заверенные выписки из него должны находиться в отделе кадров (для приема и увольнения) и в бухгалтерии (для расчета заработной платы).
29. Нужно ли регистрировать штатное расписание в журнале регистрации локальных нормативных актов?
Да, штатное расписание как важный локальный нормативный акт подлежит регистрации в журнале регистрации локальных нормативных актов или в номенклатуре дел организации. Это обеспечивает учет документов и контроль за их актуальностью.
⬆4. Внесение изменений в штатное расписание
30. В каких случаях необходимо вносить изменения в штатное расписание?
Изменения вносятся при:
- создании новых или ликвидации существующих структурных подразделений;
- введении новых или упразднении старых должностей;
- изменении наименований должностей или подразделений;
- изменении количества штатных единиц;
- изменении размера окладов (тарифных ставок) или надбавок; изменении месячного ФОТ.
31. Какой документ является основанием для внесения изменений в штатное расписание?
Основанием является приказ (распоряжение) руководителя организации о внесении изменений в штатное расписание. Приказ может быть издан как отдельный документ или как приложение к новому штатному расписанию, если изменения носят масштабный характер.
32. Можно ли внести изменения, издав новый приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции?
Да, это самый распространенный способ. Действующее штатное расписание отменяется, и утверждается новое штатное расписание с новой датой и, как правило, новым регистрационным номером. В приказе указывается: «Утвердить штатное расписание с 01.XX.XXXX в новой редакции». Старое расписание подшивается в архив.
33. Что такое «изменение в штатное расписание» как отдельный документ?
Это документ, оформляемый в виде таблицы, аналогичной форме Т-3, в который вносятся только изменяемые позиции (например, новые строки для вводимых должностей). Он является приложением к приказу о внесении изменений и служит для корректировки основного документа без его полной перепечатки.
34. В каких случаях изменение штатного расписания требует изменения условий трудового договора с работником?
Если изменения затрагивают конкретного работника (например, изменение наименования его должности, размера оклада, структурного подразделения), то это требует изменения условий трудового договора по инициативе работодателя в порядке, предусмотренном статьей 74 ТК РФ (с письменным уведомлением за 2 месяца) или по соглашению сторон.
35. Как оформить увеличение оклада по должности в штатном расписании для уже работающего сотрудника?
Процедура включает два этапа:
1) Издание приказа об изменении штатного расписания (увеличении оклада по определенной должности).
2) Оформление изменений в отношении конкретного работника: заключение дополнительного соглашения к его трудовому договору об изменении условия об оплате труда и издание приказа об изменении оклада (на основании доп. соглашения).
36. Что делать, если нужно ввести новую должность, на которую планируется принять нового сотрудника?
Сначала в штатное расписание вносится изменение (приказом) о введении новой штатной единицы с указанием должности и оклада. Затем, на основании измененного расписания, производится прием на работу нового сотрудника: заключается трудовой договор и издается приказ о приеме.
⬆5. Сокращение штата, ликвидация должности и увольнение
37. Чем отличается сокращение численности от сокращения штата?
Сокращение численности – это уменьшение количества штатных единиц по определенным должностям (например, с 5 менеджеров до 3). Сокращение штата – это полное исключение из штатного расписания определенных должностей. Правовые последствия и процедуры увольнения по пункту 2 части 1 статьи 81 ТК РФ в обоих случаях одинаковы.
38. С какого момента считается введенным изменение в штатное расписание, связанное с сокращением?
Изменения считаются введенными с даты, указанной в приказе об утверждении измененного штатного расписания. Именно с этой даты начинается отсчет периода для выполнения всех процедур, предшествующих возможному увольнению по сокращению (уведомление работников, предложение вакансий и т.д.).
39. Можно ли уволить работника по сокращению, если его должность еще не исключена из штатного расписания?
Нет, увольнение по основанию сокращения штата или численности возможно только после того, как соответствующие изменения официально внесены в штатное расписание и утверждены приказом руководителя. Штатное расписание на момент увольнения должно быть действующим и не содержать сокращаемой должности или сокращенного количества единиц.
40. Как документально оформить сокращение должности в штатном расписании?
Оформляется приказом о внесении изменений в штатное расписание или об утверждении штатного расписания в новой редакции, в котором исключаются определенные должности или уменьшается количество штатных единиц. Этот приказ является первичным документом, инициирующим процедуру сокращения.
41. Что происходит с работником, если его должность переименована в штатном расписании?
Переименование должности может считаться изменением организационных условий труда, если не влечет изменения трудовой функции. В этом случае работодатель обязан уведомить работника за 2 месяца (ст. 74 ТК РФ) и заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Если трудовая функция меняется существенно, это может рассматриваться как перевод на другую работу.
42. Можно ли сократить единственную штатную единицу по должности (например, единственного бухгалтера)?
Да, можно. Сокращение единственной штатной единицы по должности является сокращением штата. Однако необходимо учитывать, что обязанности по этой должности должны будут либо распределены между другими сотрудниками (что является изменением их трудовых функций), либо на эту работу может быть принят новый сотрудник после увольнения прежнего, что может быть расценено как недобросовестность работодателя при оспаривании увольнения.
⬆6. Взаимосвязь с трудовыми договорами и кадровыми документами
43. Должна ли трудовая функция в трудовом договоре соответствовать штатному расписанию?
Да, наименование должности, профессии или специальности, указанное в трудовом договоре, а также размер оклада (тарифной ставки) должны соответствовать штатному расписанию (ст. 57 ТК РФ). Несоответствие может привести к спорам и признанию условий договора недействующими.
44. Что делать, если работник принят на должность, которой нет в штатном расписании?
Это является нарушением. Необходимо срочно внести данную должность в штатное расписание приказом об изменении. До внесения изменений трудовой договор считается заключенным, но работодатель несет риски административной ответственности. Внесение изменений задним числом недопустимо.
45. Можно ли установить работнику оклад, отличный от указанного в штатном расписании для его должности?
Нет, это прямое нарушение. Оклад, указанный в трудовом договоре и фактически выплачиваемый работнику, должен строго соответствовать штатному расписанию. Для установления индивидуального более высокого оклада необходимо либо вносить изменение в штатное расписание по данной должности, либо устанавливать работнику персональную надбавку на определенный срок с отражением этого в локальном акте и трудовом договоре.
46. Как увязать штатное расписание и положение об оплате труда?
Положение об оплате труда устанавливает общие правила, системы и критерии оплаты. Штатное расписание является приложением к этому положению (или самостоятельным документом), которое конкретизирует эти правила, назначая каждой должности «цену» в виде оклада и возможных постоянных надбавок. Они должны быть полностью согласованы между собой.
47. Влияет ли штатное расписание на запись в трудовой книжке?
Да, запись о приеме на работу в трудовой книжке должна содержать наименование должности в точном соответствии с тем, как она указана в штатном расписании и трудовом договоре. Несоответствие может создать проблемы при подтверждении стажа и характера работы.
48. Как отразить в кадровых документах работу на 0,5 ставки?
В штатном расписании указывается 0,5 штатной единицы по соответствующей должности. В трудовом договоре с работником указывается условие о неполном рабочем времени (неполная ставка) и размер оплаты труда пропорционально отработанному времени или в зависимости от выработки (ст. 93 ТК РФ). Оклад в договоре указывается полный, но с оговоркой о порядке его расчета.
49. Нужно ли вносить изменения в штатное расписание при переводе работника на другую должность внутри компании?
Нет, сам факт перевода не требует изменения штатного расписания, так как количество штатных единиц по обеим должностям не меняется. Меняется только персональное заполнение этих единиц. Изменения вносятся только если перевод сопровождается изменением организационной структуры (например, переподчинение должности) или оклада по данной штатной единице.
⬆7. Особые случаи и практические ситуации
50. Как быть, если по одной должности в штатном расписании установлен разный оклад (например, для разных разрядов)?
В этом случае в штатном расписании должность должна быть детализирована с указанием разряда, категории или класса. Например: «Инженер 1 категории», «Инженер 2 категории», «Инженер 3 категории». Каждой такой позиции присваивается отдельная строка в расписании со своим окладом. Это исключает неопределенность.
51. Можно ли ввести в штатное расписание должности «ведущий», «старший», «младший» специалист?
Да, такие приставки часто используются для дифференциации уровня квалификации, ответственности и, соответственно, оплаты труда внутри одной профессиональной группы. Каждой такой должности (например, «специалист», «ведущий специалист») должна соответствовать отдельная строка в штатном расписании с определенным окладом.
52. Как отразить в штатном расписании оплату труда руководителя, если его зарплата – процент от прибыли?
В графе «Тарифная ставка (оклад)» можно поставить прочерк или указать условный минимальный оклад, а в графе «Надбавки» или в «Примечании» сделать запись, например: «Оплата труда в соответствии с Положением об оплате труда руководителя (процент от прибыи)». Ключевое условие – наличие утвержденного локального акта, детализирующего порядок расчета.
53. Нужно ли включать в штатное расписание должности, занятые по договорам ГПХ (гражданско-правового характера)?
Нет, штатное расписание регулирует только трудовые отношения. Лица, работающие по договорам ГПХ (подряда, возмездного оказания услуг), не являются штатными сотрудниками и не включаются в штатное расписание.
54. Как оформить штатное расписание для сезонных работ или временных должностей?
Временные или сезонные должности включаются в общее штатное расписание. В графе «Примечание» можно указать характер работы: «временная», «сезонная» или указать срок, на который введена должность (например, «на период проекта до 31.12.2024»).
55. Что делать, если сотрудник совмещает две должности внутри одной организации?
Если это внутреннее совместительство, то по второй должности с работником заключается отдельный трудовой договор. В штатном расписании обе должности (основная и по совместительству) присутствуют как отдельные штатные единицы. Они могут быть заняты одним физическим лицом.
56. Как утвердить штатное расписание для вновь созданной организации?
Для вновь созданной организации штатное расписание разрабатывается и утверждается одним из первых локальных актов. Оно утверждается приказом единственного учредителя или первым назначенным генеральным директором. Штатное расписание необходимо до приема первых сотрудников.
⬆8. Ответственность и типичные ошибки
57. Какая ответственность грозит работодателю за отсутствие штатного расписания?
За отсутствие обязательного локального нормативного акта, каким является штатное расписание, работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф для должностных лиц составляет от 1 000 до 5 000 рублей; для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей.
58. Какие самые частые ошибки допускаются при составлении штатного расписания?
Типичные ошибки:
- использование несуществующих или самовольно придуманных наименований должностей;
- несоответствие окладов в штатном расписании и трудовых договорах;
- отсутствие подписи руководителя и грифа утверждения;
- ведение расписания в произвольной форме без обязательных реквизитов;
- внесение изменений задним числом;
- отсутствие связи со структурой организации.
59. Можно ли внести изменения в штатное расписание задним числом?
Нет, внесение изменений задним числом является фальсификацией документа и недопустимо. Все изменения вступают в силу с даты, указанной в приказе об их утверждении. Если ошибка выявлена позднее, издается приказ с текущей датой, а в трудовые отношения с работниками изменения вносятся с их согласия на будущее.
60. Что проверяют налоговики и фонды в штатном расписании?
Проверяющие из ФНС и внебюджетных фондов могут запросить штатное расписание для проверки обоснованности расходов на оплату труда (для целей налога на прибыль), соответствия начисленных страховых взносов установленным окладам, а также для выявления возможных схем «серой» зарплаты (когда в штатном расписании указан минимальный оклад, а фактически выплаты значительно выше).
61. Может ли работник оспорить изменения в штатном расписании, которые ухудшают его положение?
Работник не может напрямую оспорить сам факт изменения штатного расписания, так как это право работодателя. Однако он может оспорить последствия этих изменений, если они привели к незаконному изменению условий его трудового договора (например, снижению оклада без согласия) или незаконному увольнению по сокращению. В таком случае спор разрешается в комиссии по трудовым спорам или в суде.
⬆9. Вопросы оплаты труда и фонда заработной платы
62. Как рассчитать месячный фонд оплаты труда (ФОТ) по штатному расписанию?
Месячный ФОТ по штатному расписанию рассчитывается как сумма произведений оклада (тарифной ставки) и количества штатных единиц по каждой должности, увеличенная на сумму постоянных надбавок, также умноженных на количество штатных единиц. Итоговая сумма указывается в соответствующей графе формы Т-3. Это плановый, а не фактический показатель.
63. Включаются ли в фонд оплаты труда по штатному расписанию премии и разовые выплаты?
Нет, в штатном расписании отражаются только гарантированные, постоянные выплаты: оклады (тарифные ставки) и установленные на постоянной основе надбавки и доплаты (например, за выслугу лет, за ученую степень). Премии, материальная помощь, разовые выплаты относятся к переменной части ФОТ и регулируются отдельными локальными актами (положением о премировании).
64. Как отразить индексацию зарплат в штатном расписании?
Индексация заработной платы, являющаяся обязанностью работодателя согласно статье 134 ТК РФ, оформляется путем внесения изменений в штатное расписание. Издается приказ об утверждении изменений, в котором указывается новый размер окладов (тарифных ставок) по должностям или вводится единый повышающий коэффициент. После этого с работниками заключаются дополнительные соглашения к трудовым договорам.
65. Можно ли установить в штатном расписании оклад в иностранной валюте или в условных единицах?
Нет, согласно статье 131 ТК РФ, выплата заработной платы в Российской Федерации производится в валюте РФ (в рублях). Поэтому в штатном расписании оклады должны быть указаны в рублях. Указание сумм в условных единицах или иностранной валюте недопустимо.
66. Что важнее: оклад по штатному расписанию или оклад, указанный в трудовом договоре?
Эти два документа неразрывно связаны, и данные в них должны полностью совпадать. В случае конфликта (например, ошибка в одном из документов) приоритет имеет условие трудового договора как документа, непосредственно регулирующего отношения с работником. Однако работодателю необходимо немедленно привести штатное расписание в соответствие с договором.
⬆10. Специалисты, рабочие и профессиональные стандарты
67. Обязательно ли использовать наименования должностей из квалификационных справочников или профессиональных стандартов?
Да, если с выполнением работы по должности (профессии) законодательством связывается предоставление компенсаций и льгот (например, досрочная пенсия) либо наличие ограничений. В иных случаях работодатель вправе самостоятельно определять наименования должностей, но рекомендуется придерживаться общепринятых наименований во избежание путаницы (ст. 57 ТК РФ).
68. Как в штатном расписании отразить разряд рабочего?
Разряд рабочего указывается непосредственно в графе «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Например: «Слесарь 4 разряда», «Электрогазосварщик 5 разряда». Для разных разрядов одной профессии могут быть установлены разные тарифные ставки, что отражается в отдельных строках штатного расписания.
69. Нужно ли вносить в штатное расписание категории или классы квалификации для специалистов?
Если в организации введена система категорий или классов (например, «юрист 1 категории», «юрист 2 категории», «ведущий юрист»), то каждую такую категорию целесообразно отразить отдельной строкой в штатном расписании с присвоением соответствующего оклада. Это позволяет четко дифференцировать оплату труда в зависимости от уровня квалификации и опыта.
70. Что делать, если профессиональный стандарт предполагает иное наименование должности, чем указано в штатном расписании?
Если применение профстандарта обязательно для данной должности (например, для педагогических работников), работодатель обязан привести наименование должности в штатном расписании и трудовых договорах в соответствие с профстандартом. Это делается через процедуру изменения штатного расписания и заключения дополнительных соглашений с работниками.
⬆11. Организационная структура и иерархия
71. Как отразить в штатном расписании подчиненность одного отдела другому?
Прямая подчиненность в форме Т-3 явно не отображается. Она определяется организационной структурой. Однако в штатном расписании можно использовать кодирование подразделений. Например, отделу «Администрация» присваивается код «01», а его подразделению «Отдел кадров» — код «01-1», что указывает на вхождение в структуру администрации.
72. Нужно ли включать в штатное расписание должность генерального директора (директора)?
Да, должность единоличного исполнительного органа (генерального директора, директора) является такой же штатной единицей, как и другие. Она включается в штатное расписание, как правило, в первое структурное подразделение (например, «Руководство»). Оклад по этой должности также утверждается в штатном расписании.
73. Как быть с должностями, которые не входят четко в какое-либо подразделение (например, советник генерального директора)?
Такие должности можно отнести к обособленной группе, например, «Аппарат руководства» или «Администрация». Либо создать условное подразделение «Служба прямого подчинения генеральному директору». Главное – чтобы место должности в организационной иерархии было понятно из контекста структуры.
74. Можно ли в одном подразделении указать две одинаковые должности с разными окладами?
Да, но для этого необходимо ввести дополнительную градацию. Например, в отделе продаж могут быть: «Менеджер по продажам категории I» и «Менеджер по продажам категории II» с разными окладами. Либо можно установить одинаковые оклады, но разные размеры персональных надбавок, которые указываются в соответствующих графах.
⬆12. Кадровые процедуры и штатное расписание
75. На основании чего отдел кадров издает приказ о приеме на работу?
Приказ о приеме на работу издается на основании заключенного трудового договора. При этом специалист отдела кадров перед заключением договора обязан проверить наличие соответствующей вакантной штатной единицы в действующем штатном расписании и установленный по ней оклад.
76. Что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания?
Штатная расстановка (или штатный список) – это документ, который составляется на основе штатного расписания и показывает, какие конкретно сотрудники (ФИО) занимают каждую штатную единицу. Это «живой» документ, который оперативно меняется при приеме, увольнении и переводах, в то время как штатное расписание фиксирует структуру и оклады.
77. Как документируется факт наличия вакантной должности?
Факт наличия вакансии подтверждается действующим штатным расписанием, где по данной должности указано не занятое работником количество штатных единиц. Для внутреннего учета может вестись журнал вакансий. Для размещения вакансии вовне издается приказ или служебная записка о разрешении на подбор персонала.
78. Нужно ли указывать в штатном расписании режим работы (полный день, сменный график)?
Нет, штатное расписание не регламентирует режим работы. Режим работы (нормальная продолжительность, сменность, ненормированный день) устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, графиками сменности и фиксируется в трудовом договоре с работником.
79. Влияет ли штатное расписание на предоставление отпусков?
Прямого влияния нет. Однако должность, указанная в штатном расписании, влияет на право работника на удлиненный основной отпуск, если это предусмотрено законодательством для определенных категорий (например, педагогические работники). Также от должности может зависеть продолжительность дополнительного отпуска за работу во вредных условиях (на основании карты СОУТ).
⬆13. Документооборот и электронный вид
80. Можно ли утвердить штатное расписание в электронном виде с электронной подписью?
Да, в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» штатное расписание может быть утверждено в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя. Такой документ имеет равную юридическую силу с бумажным.
81. Нужно ли регистрировать приказ об утверждении штатного расписания в журнале приказов по основной деятельности?
Да, приказ об утверждении или изменении штатного расписания регистрируется в журнале регистрации приказов по основной деятельности, так как штатное расписание является локальным нормативным актом, определяющим структуру и фонд оплаты труда организации.
82. Кто обычно готовит проект штатного расписания и вносит изменения?
Проект штатного расписания обычно готовит экономист по труду, специалист по кадрам или руководитель структурного подразделения (например, начальник отдела кадров или начальник планово-экономического отдела) по поручению руководителя организации. Согласование может производиться с главным бухгалтером, юристом и руководителями заинтересованных подразделений.
83. Что делать, если при проверке обнаружено несоответствие между разными копиями штатного расписания?
Юридическую силу имеет только оригинал утвержденного штатного расписания, хранящийся у работодателя. При обнаружении несоответствия в копиях необходимо сверить их с оригиналом и заменить ошибочные копии заверенными надлежащим образом. Сотрудников, работающих с устаревшими копиями, необходимо ознакомить с актуальной версией.
84. Можно ли не нумеровать штатное расписание?
Штатное расписание как локальный нормативный акт подлежит регистрации и, как правило, имеет присвоенный номер (исходящий номер приказа об утверждении или внутренний инвентарный номер документа). Наличие номера облегчает его учет, поиск и ссылки на него в других документах (например, в трудовых договорах).
⬆14. Заключительные и ситуационные вопросы
85. Что делать, если нужно срочно ввести новую должность, а переутверждать все расписание нецелесообразно?
Можно издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, где в виде приложения привести фрагмент с новой должностью (структурное подразделение, наименование должности, количество единиц, оклад). Это изменение станет неотъемлемой частью действующего штатного расписания без его полной перепечатки.
86. Можно ли иметь два штатных расписания в одной организации?
Как правило, нет. Организация должна иметь единый документ, определяющий ее структуру и штат. Исключение могут составлять крупные холдинги или организации с обособленными филиалами, которые могут иметь собственные штатные расписания в рамках делегированных полномочий, но они не должны противоречить общим принципам, установленным головной организацией.
87. Как быть, если сотрудник работает по должности, которой нет в штатном расписании, но он принят по другому, схожему наименованию?
Это ситуация несоответствия трудовой функции. Необходимо привести документы в порядок: либо внести фактическую должность в штатное расписание и оформить перевод сотрудника на нее, либо убедиться, что его реальные обязанности соответствуют той должности, которая указана в его трудовом договоре и штатном расписании.
88. Влияет ли штатное расписание на размер командировочных расходов?
Косвенно влияет, так как размер среднего заработка для оплаты командировки рассчитывается, в том числе, исходя из оклада (тарифной ставки), установленного работнику, который должен соответствовать штатному расписанию. Таким образом, некорректное отражение оклада в штатном расписании может повлечь ошибку в расчете среднего заработка.
89. Можно ли указать в штатном расписании только оклад, а все надбавки устанавливать отдельными приказами?
Это нерационально и создает хаос в документообороте. Постоянные надбавки, которые имеют одинаковый размер для всех работников определенной категории (например, надбавка за стаж), должны быть отражены в штатном расписании. Персональные, разовые или переменные надбавки (премии) действительно устанавливаются отдельными приказами в соответствии с локальными актами.
90. Что первично: штатное расписание или организационная структура?
Первичной является организационная структура, которая определяет состав и иерархию подразделений. Штатное расписание развивает и детализирует структуру, наполняя ее конкретными должностями, количеством единиц и размерами оплаты труда. Эти два документа должны быть полностью согласованы.
91. Кто может запросить у работодателя копию штатного расписания?
Копию штатного расписания вправе запросить:
- контролирующие органы (ГИТ, ФНС, ПФР, ФСС);
- банки при рассмотрении вопроса о кредитовании;
- потенциальные инвесторы или контрагенты в рамках комплексной проверки;
- суд по запросу в рамках трудового спора.
Работники не имеют права на получение копии всего документа, но вправе знать свой оклад, соответствующий занимаемой должности.
92. Является ли информация в штатном расписании коммерческой тайной?
Работодатель вправе отнести штатное расписание к коммерческой тайне, если в нем содержатся сведения, позволяющие определить структуру и ФОТ, что может нанести ущерб интересам компании. Для этого необходимо принять положение о коммерческой тайне, включить в перечень защищаемых сведений штатное расписание и ознакомить с ним под подпись сотрудников, имеющих к нему доступ.
93. Как правильно сделать выписку из штатного расписания?
Выписка из штатного расписания – это заверенная копия части документа. Она должна содержать «шапку» с реквизитами организации, заголовок «Выписка из штатного расписания», дату и номер приказа об утверждении, а также те фрагменты таблицы, которые необходимы (например, данные по одному подразделению). Выписка заверяется подписью уполномоченного лица (например, начальника отдела кадров) и печатью организации.
94. Что такое «ставка» в контексте штатного расписания?
В контексте штатного расписания «ставка» — это синоним штатной единицы. «Одна ставка» означает полную занятость по должности в соответствии с установленной нормой рабочего времени (обычно 40 часов в неделю). «Полставки» (0,5 ставки) означает занятость на условиях неполного рабочего времени.
95. Можно ли принять человека на 1,5 ставки?
Да, если в штатном расписании по одной и той же должности предусмотрено несколько штатных единиц. С работником может быть заключен трудовой договор о совмещении профессий (должностей) или о внутреннем совместительстве, что позволит ему занимать 1,5 ставки (одну основную и 0,5 по совместительству). Либо он может быть принят на одну полную ставку и оформлен на 0,5 ставки по другой должности.
96. Как ликвидация организации влияет на штатное расписание?
Принятие решения о ликвидации юридического лица является основанием для прекращения трудовых договоров со всеми работниками по пункту 1 части 1 статьи 81 ТК РФ. Штатное расписание в процессе ликвидации может быть актуально до момента увольнения последнего сотрудника. После ликвидации оригинал штатного расписания передается в государственный архив на постоянное хранение.
97. Должны ли совпадать формулировки в штатном расписании и в Единой тарифной сетке (ЕТС), если организация ее использует?
Да, если организация применяет ЕТС для бюджетной сферы или собственную тарифную сетку, то должности в штатном расписании должны соответствовать наименованиям и разрядам, предусмотренным этой сеткой. Оклад устанавливается в соответствии с тарифным коэффициентом, присвоенным разряду в сетке.
98. Может ли штатное расписание быть основанием для отказа в приеме на работу?
Да, если на момент обращения кандидата в штатном расписании отсутствует вакантная штатная единица по запрашиваемой должности, работодатель вправе отказать в приеме. Однако отказ должен быть мотивирован именно отсутствием вакансии, а не иными причинами, которые могут быть расценены как дискриминационные.
99. Что делать, если в результате реорганизации две одинаковые должности в разных подразделениях должны получить разные оклады?
Необходимо пересмотреть структуру и, возможно, ввести градацию. Например, не просто «Инженер», а «Инженер технического отдела» и «Инженер проектного отдела» с разными окладами. Либо ввести единую должность «Инженер», но установить персональную надбавку для сотрудников более требовательного подразделения через положение об оплате труда.
100. Где можно ознакомиться с официальными разъяснениями по вопросам штатного расписания?
Официальные разъяснения по вопросам трудового законодательства, включая аспекты, связанные с локальными нормативными актами, дает Федеральная служба по труду и занятости (Роструд). Информация размещается на официальном сайте Роструда, в письмах и рекомендациях. Также руководствуются разъяснениями, содержащимися в постановлениях Пленума Верховного Суда РФ по трудовым спорам.
⬆