Должностная инструкция является важным локальным нормативным актом, который определяет права, обязанности и ответственность работника. Должностная инструкция помогает четко определить круг обязанностей работника, что особенно важно при разрешении трудовых споров и проведении аттестации.
Согласно статье 68 ТК РФ, работодатель обязан ознакомить работника под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, до подписания трудового договора.
⬆Разработка и утверждение должностных инструкций
Процесс разработки должностных инструкций может быть организован по-разному в зависимости от структуры и размеров организации. В большинстве случаев проекты должностных инструкций разрабатываются руководителями структурных подразделений, которые лучше всего знают специфику работы своих сотрудников.
Основные подходы к разработке должностных инструкций:
- Типовые инструкции - разрабатываются для однородных должностей и утверждаются приказом руководителя организации;
- Индивидуальные инструкции - создаются для конкретных работников с учетом их квалификации и особенностей рабочего места;
- Смешанный подход - используются типовые инструкции с возможностью их адаптации под конкретных работников.
Утверждение должностных инструкций может осуществляться различными способами:
- Путем проставления подписи уполномоченного лица в грифе утверждения;
- Приказом руководителя организации;
- В качестве приложения к трудовому договору с подписанием обеими сторонами.
Выбор способа утверждения зависит от организационной структуры компании и распределения полномочий между руководителями.
При оформлении должностной инструкции в качестве приложения к трудовому договору ее изменение возможно только по соглашению сторон через заключение дополнительного соглашения к трудовому договору.
⬆Оформление и реквизиты должностных инструкций
Правильное оформление должностной инструкции имеет важное значение для ее юридической силы и практического применения. Должностная инструкция должна содержать следующие обязательные разделы:
- Общие положения (наименование должности, требования к квалификации, подчиненность);
- Должностные обязанности;
- Права;
- Ответственность.
Реквизиты должностной инструкции включают:
- Наименование организации;
- Наименование вида документа ("Должностная инструкция");
- Дата и номер документа;
- Заголовок к тексту (наименование должности);
- Гриф утверждения;
- Текст инструкции;
- Отметка об ознакомлении работника.
Заголовок должностной инструкции должен согласовываться с наименованием вида документа. Например: "Должностная инструкция инженера 2-й категории отдела информационных технологий".
При ссылках на должностную инструкцию в других документах рекомендуется указывать ее реквизиты (дату и номер), что особенно важно при работе в системах электронного документооборота.
⬆Ознакомление работников с должностными инструкциями
Ознакомление работников с должностными инструкциями является обязательной процедурой, предусмотренной статьей 68 ТК РФ. Эта процедура может быть организована различными способами в зависимости от системы документооборота в организации.
Способы ознакомления с должностными инструкциями:
- Подпись работника на самом документе;
- Оформление отдельного листа ознакомления;
- Электронное ознакомление через систему электронного документооборота.
Ответственность за ознакомление работников с должностными инструкциями обычно возлагается на кадровую службу при приеме на работу и на руководителей структурных подразделений в процессе трудовой деятельности.
При использовании отдельного листа ознакомления важно, чтобы он рассматривался как неотъемлемая часть должностной инструкции. Такой подход позволяет избежать ситуации, когда на одном листе ознакомления собираются подписи множества работников, что затрудняет идентификацию и может вызвать вопросы при проверках.
Рекомендуется разрабатывать индивидуальные листы ознакомления для каждого работника или использовать отдельные экземпляры должностных инструкций.
Ознакомление работника с должностной инструкцией должно производиться до подписания трудового договора, так как инструкция определяет его трудовую функцию.
⬆Хранение должностных инструкций
Организация хранения должностных инструкций зависит от принятой в организации системы документооборота и распределения ответственности между структурными подразделениями.
Основные модели хранения должностных инструкций:
- Централизованное хранение оригиналов в кадровой службе с передачей копий в структурные подразделения;
- Распределенное хранение оригиналов в структурных подразделениях с передачей копий в кадровую службу;
- Комбинированное хранение с использованием электронных копий.
Сроки хранения должностных инструкций определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236:
- Должностные инструкции работников хранятся 50 лет (статья 443 Перечня);
- Типовые должностные инструкции хранятся 3 года после замены новыми (статья 442 Перечня).
Должностные инструкции включаются в опись дел по личному составу, которая составляется ежегодно и подлежит согласованию с архивной службой организации.
Для государственных и муниципальных служащих срок хранения должностных инструкций составляет 75 лет согласно статье 443 Перечня типовых управленческих архивных документов.
Часто задаваемые вопросы по должностным инструкциям
1. Кто должен разрабатывать должностные инструкции в организации?
Проекты должностных инструкций обычно разрабатываются руководителями структурных подразделений, так как они лучше всего знают специфику работы своих сотрудников. Окончательное утверждение осуществляется руководителем организации или уполномоченным лицом.
2. Можно ли оформлять ознакомление с должностной инструкцией на отдельном листе?
Да, можно использовать отдельный лист ознакомления, но он должен рассматриваться как неотъемлемая часть должностной инструкции. Рекомендуется использовать индивидуальные листы ознакомления для каждого работника.
3. Какой срок хранения должностных инструкций?
Должностные инструкции работников хранятся 50 лет, а типовые должностные инструкции - 3 года после замены новыми согласно Перечню типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).
4. Обязательна ли должностная инструкция для работодателя?
Трудовой кодекс не содержит прямого требования о наличии должностной инструкции, но она является важным инструментом для конкретизации трудовой функции работника и рекомендуется для использования.
5. Можно ли вносить изменения в должностную инструкцию без согласия работника?
Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, изменения возможны только с согласия работника. Если инструкция утверждена как локальный нормативный акт, изменения могут вноситься работодателем с последующим ознакомлением работника.
6. Что делать, если работник отказывается знакомиться с должностной инструкцией?
В случае отказа работника от ознакомления с должностной инструкцией составляется соответствующий акт в присутствии свидетелей. Это не освобождает работника от обязанности выполнять требования инструкции.
7. Чем отличается типовая должностная инструкция от индивидуальной?
Типовая инструкция разрабатывается для группы одинаковых должностей, индивидуальная - для конкретного работника с учетом его квалификации и особенностей рабочего места.
8. Нужно ли хранить должностные инструкции уволенных работников?
Да, должностные инструкции уволенных работников подлежат хранению в установленные сроки (50 лет) как документы по личному составу.
9. Как правильно оформить ссылку на должностную инструкцию в других документах?
При ссылках на должностную инструкцию рекомендуется указывать ее реквизиты: наименование, дату и номер. Например: "В соответствии с должностной инструкцией инженера от 15.03.2025 № ДИ-25.03-001".
10. Можно ли использовать электронные подписи при ознакомлении с должностными инструкциями?
Да, при наличии в организации системы электронного документооборота и соответствующих локальных нормативных актов возможно использование электронных подписей для ознакомления с должностными инструкциями.
11. Кто должен знакомить работника с должностной инструкцией при приеме на работу?
Ознакомление работника с должностной инструкцией при приеме на работу обычно осуществляется специалистом кадровой службы до подписания трудового договора.
12. Как часто нужно пересматривать и актуализировать должностные инструкции?
Должностные инструкции следует пересматривать при изменении организационной структуры, технологических процессов, законодательства, а также регулярно - не реже одного раза в 3 года.
13. Можно ли включать должностную инструкцию в трудовой договор?
Да, должностную инструкцию можно оформить как приложение к трудовому договору. В этом случае она подписывается обеими сторонами и становится частью договора.
14. Что важнее - трудовая функция в договоре или должностная инструкция?
Трудовая функция, указанная в трудовом договоре, является первичной. Должностная инструкция служит для ее детализации и не может противоречить условиям договора.
15. Как организовать хранение должностных инструкций в структурных подразделениях?
В структурных подразделениях рекомендуется хранить копии должностных инструкций, сформированные в отдельные дела с отметками об ознакомлении работников. Оригиналы обычно хранятся в кадровой службе.
Важные моменты
- Должностная инструкция является важным локальным нормативным актом, конкретизирующим трудовую функцию работника;
- Ознакомление работника с должностной инструкцией должно производиться до подписания трудового договора в соответствии со статьей 68 ТК РФ;
- Разработка должностных инструкций обычно осуществляется руководителями структурных подразделений с последующим утверждением руководством организации;
- Срок хранения должностных инструкций составляет 50 лет согласно Перечню типовых управленческих архивных документов;
- Оформление ознакомления с должностной инструкцией может производиться как на самом документе, так и на отдельном листе ознакомления;
- Должностные инструкции должны регулярно пересматриваться и актуализироваться с учетом изменений в организации и законодательстве;
- Правильно оформленная и применяемая должностная инструкция служит эффективным инструментом управления персоналом и предотвращения трудовых споров.
⬆