Положение о бюро по договорной и претензионной работе
Утверждаю | |
[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия, учреждения] |
[должность, подпись, Ф. И. О. лица, утверждающего положение] |
[число, месяц, год] М. П. |
1. Общие положения
1.1. Бюро по договорной и претензионной работе является структурным подразделением отдела [сбыта, материально-технического снабжения]**.
1.2. Бюро по договорной и претензионной работе создается в составе отдела [сбыта, материально-технического снабжения] приказом [наименование должности руководителя предприятия] по согласованию с начальником отдела.
1.3. Бюро по договорной и претензионной работе возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом [наименование должности руководителя предприятия] по представлению начальника отдела [сбыта, материально-технического снабжения].
1.4. В своей деятельности бюро по договорной и претензионной работе руководствуется:
- законодательством Российской Федерации;
- уставом предприятия;
- положением об отделе [сбыта, материально-технического снабжения];
- настоящим положением;
1.5. [Вписать нужное].
2. Структура
2.1. Структуру и штатную численность бюро по договорной и претензионной работе утверждает [наименование должности руководителя предприятия] по представлению начальника отдела [сбыта, материально-технического снабжения] и по согласованию с [отделом кадров, отделом организации и оплаты труда].
2.2. В состав бюро входят специалисты (экономисты по договорно-претензионной работе [экономисты по сбыту, экономисты по материально-техническому снабжению, др.]), отвечающие за отдельные направления работы.
2.3. Распределение обязанностей между работниками бюро осуществляется начальником бюро по договорной и претензионной работе.
2.4. [Вписать нужное].
3. Задачи
На бюро по договорной и претензионной работе возлагаются следующие задачи:
3.1. Своевременная подготовка проектов договоров и их заключение.
3.2. Рассмотрение претензий, поступающих на предприятие, и подготовка ответов на них.
3.3. Подготовка материалов для оформления и направления претензий контрагентам за невыполнение ими договорных обязательств.
3.4. [Вписать нужное].
4. Функции
Бюро по договорной и претензионной работе выполняет следующие функции:
4.1. В области договорной работы:
- определение форм договорных отношений (хозяйственных связей) с учетом производственных и финансовых планов;
- подготовка проектов договоров, а также согласование условий проектов договоров, разработанных контрагентами;
- проверка документации, представленной контрагентами, и подготовка заключений о ее качестве;
- составление протоколов разногласий в случае, если у бюро или соответствующего подразделения предприятия возникли возражения по отдельным условиям договоров;
- обеспечение рассмотрения протоколов разногласий, направленных контрагентами;
- прием представителей контрагентов по вопросам заключения договоров;
- передача проектов договоров для визирования руководителям структурных подразделений, с которыми эти проекты должны быть согласованы, а также в юридический отдел для правовой экспертизы и визирования;
- рассмотрение предложений контрагентов по изменению и дополнению действующих договоров;
- подготовка проектов изменений и дополнений в заключенные договоры, направление их контрагентам;
- принятие мер к доарбитражному (несудебному) урегулированию разногласий в случае полного или частичного несогласия предприятия с предложениями контрагентов по изменению условий договоров;
- контроль за выполнением головным подразделением условий договоров (своевременная поставка или выборка; своевременные расчеты по договорам; поставка качественной продукции; пр.)
- контроль за выполнением контрагентами условий договоров (своевременная поставка или выборка; своевременные расчеты по договорам; поставка качественных сырья и материалов; пр.);
- сбор и систематизация данных о контрагентах (их организационно-правовые формы, адреса для переписки, отгрузочные и платежные реквизиты, номера телефонов, факсов, фамилии, имена и отчества руководителей и ведущих специалистов, финансовое состояние, объемы и предметы сделок, объемы производства (потребления), степень обязательности и добросовестности выполнения договорных обязательств);
- анализ практики заключения и исполнения хозяйственных договоров за предыдущие годы по следующим направлениям:
Определение соответствия условий договоров как интересам предприятия, так и его контрагентов;
Определение условий договоров, которые следует уточнить или изменить;
Определение необходимости внесения в договоры условий, которые необходимы в связи с изменениями законодательства, экономической и правовой ситуации в отрасли и на товарных рынках (дополнительных санкций, технических оговорок, пр.;
- [вписать нужное].
4.2. В области претензионной работы:
- контроль за исполнением контрагентами своих обязательств по заключенным договорам;
- подготовка материалов для направления претензий контрагентам в случае нарушения ими договорных обязательств;
- подготовка проектов претензий и материалов к ним в количестве экземпляров, необходимом для передачи их контрагентам-нарушителям, оставления в деле и передачи в арбитражные суды;
- передача проектов претензий для визирования заинтересованным структурным подразделениям и в юридический отдел для правовой экспертизы;
- направление претензий контрагентам;
- рассмотрение претензий, полученных от контрагентов, по нарушению предприятием своих договорных обязательств;
- подготовка материалов для ответов на претензии (об удовлетворении; о частичном удовлетворении; об отказе в удовлетворении) и направление их в юридический отдел для согласования и правовой экспертизы;
- обеспечение выполнения требований контрагентов, изложенных в претензиях (при удовлетворении или частичном удовлетворении);
- контроль за исполнением претензий, предъявленных контрагентами, составление отчетности и передача ее в юридический отдел для постановки на контроль и принятия последующих мер искового характера;
- учет претензий и связанных с ними документов по единой утвержденной на предприятии форме (журнальной; иной);
- [вписать нужное].
5. Права
Бюро по договорной и претензионной работе имеет право:
5.1. Запрашивать и получать от подразделений отдела сведения, справочные и другие материалы, необходимые для осуществления деятельности бюро.
5.2. Созывать совещания в отделе по вопросам, входящим в компетенцию бюро.
5.3. Представлять отдел и предприятие во взаимоотношениях с контрагентами в пределах компетенции, определенной настоящим положением.
5.4. Давать структурным подразделениям и отдельным специалистам обязательные для исполнения указания по вопросам, входящим в компетенцию бюро.
5.5. Принимать меры при обнаружении нарушений в работе структурных подразделений предприятия и докладывать об этих нарушениях начальнику отдела для принятия соответствующих мер.
5.6. [вписать нужное].
6. Взаимоотношения (служебные связи)
6.1. Бюро по договорной и претензионной работе взаимодействует с юридическим отделом от имени отдела [сбыта, материально-технического снабжения] по вопросам:
Получения:
- заключений правовой экспертизы по проектам договоров;
- согласованных ответов на претензии, предъявленные контрагентами;
- рекомендаций по ведению переговоров с отдельными контрагентами;
- согласованных проектов договоров;
- запросов на получение разъяснений и консультаций по предъявленным предприятию претензиям, искам;
- разъяснений изменений и дополнений к гражданскому законодательству;
- [вписать нужное].
Предоставления:
- проектов договоров для правовой экспертизы, согласования и визирования;
- объяснений по претензиям, предъявленным контрагентами (обоснованы ли претензии контрагентов, почему не исполнены договорные обязательства, пр.);
- проектов претензий к контрагентам по неисполнению ими своих договорных обязательств;
- отчетов о выполнении претензий, предъявленных контрагентам;
- [вписать нужное].
6.2. Схемы взаимодействия бюро по договорной и претензионной работе с другими подразделениями предприятия разрабатываются начальником отдела [сбыта, материально-технического снабжения] и передаются работникам бюро для практического использования.
6.3. [вписать нужное].
7. Ответственность
7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник бюро по договорной и претензионной работе.
7.2. На начальника бюро возлагается персональная ответственность за:
- соответствие законодательству Российской Федерации подписываемых документов;
- предоставление достоверной отчетности;
- своевременное и качественное исполнение документов и поручений руководства предприятия;
- недопущение использования информации работниками бюро в неслужебных целях;
- соблюдение трудового распорядка работниками бюро;
- [вписать нужное].
7.3. Ответственность работников бюро по договорной и претензионной работе устанавливается должностными инструкциями.
7.4. [вписать нужное].
Руководитель структурного подразделения
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
Согласовано:
[должностное лицо, с которым согласовывается положение]
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
Начальник юридического отдела
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]