С 1 января 2020 года в России начался поэтапный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). К 2026 году этот процесс можно считать практически завершенным. Миллионы работников уже сделали свой выбор, а новые сотрудники, выходящие на работу впервые, имеют только электронный формат. Однако вопросы остаются: как получить электронную трудовую, в чем ее преимущества и недостатки, как проверить данные, что делать с бумажной версией?
В этой статье мы подробно разберем все аспекты, связанные с электронными трудовыми книжками: законодательную базу (Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ, глава 66.1 Трудового кодекса РФ), порядок перехода, способы получения сведений, плюсы и минусы для работников и работодателей, а также ответим на самые частые вопросы.
⬆Часть 1. Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который содержит сведения о трудовой деятельности работника. Информация хранится в электронном виде в информационных ресурсах Социального фонда России (СФР, ранее — ПФР).
Законодательная основа
Переход на электронные трудовые книжки был инициирован Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ, который внес изменения в Трудовой кодекс РФ (появилась глава 66.1 "Сведения о трудовой деятельности") и в Федеральный закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования".
С 1 января 2020 года работодатели начали передавать в ПФР (ныне СФР) сведения о трудовой деятельности в электронном виде по каждому работнику. С 2021 года для впервые трудоустраивающихся бумажные трудовые книжки не оформляются — только электронные.
Какие сведения содержит ЭТК
В электронную трудовую книжку включаются следующие сведения:
- Место работы (наименование работодателя).
- Даты приема, увольнения, перевода на другую работу.
- Должность, профессия, специальность, квалификация.
- Структурное подразделение (если указано в договоре).
- Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение).
- Причина увольнения (со ссылкой на статью ТК РФ).
- Реквизиты приказов и других документов, на основании которых внесены записи.
в ЭТК не вносятся сведения о награждениях и поощрениях, которые ранее фиксировались в бумажной трудовой. Эти данные остаются только в бумажном варианте.
Статья 66.1 Трудового кодекса РФ устанавливает, что работодатель обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности в СФР в электронном виде по каждому работнику. Форма предоставления — ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД). Срок подачи — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным, а при приеме и увольнении — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа.
⬆Часть 2. Как перейти на электронную трудовую книжку
Процесс перехода на ЭТК для работников, у которых уже есть бумажная трудовая, был добровольным и осуществлялся в 2020-2021 годах. Однако многие до сих пор не сделали выбор. Рассмотрим процедуру для разных категорий.
Для работников, у которых есть бумажная трудовая
Если вы еще не перешли на ЭТК, вы можете сделать это в любой момент. Порядок действий:
- Подать работодателю заявление в письменной форме или в электронном виде (через ЭКДО) о выборе электронной трудовой книжки. Заявление можно подать в любое время.
- Работодатель на основании заявления издает приказ о переходе на ЭТК.
- Работодатель выдает вам бумажную трудовую книжку на руки. С этого момента ответственность за ее сохранность несете вы. Работодатель больше не ведет бумажную версию.
- Все дальнейшие сведения о вашей работе будут передаваться только в электронном виде.
Если вы не подали заявление о выборе, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку. Однако новые работодатели (при смене работы) будут вести только электронную, если вы не предоставите им бумажную. Рекомендуется определиться с выбором.
Для впервые трудоустраивающихся
Если вы устраиваетесь на работу впервые, бумажная трудовая книжка не оформляется. Работодатель сразу формирует электронную трудовую, передавая сведения о приеме на работу в СФР. Это правило действует с 2021 года.
Для тех, кто уже перешел на ЭТК
Никаких дополнительных действий не требуется. Все изменения о вашей трудовой деятельности автоматически поступают в СФР от работодателя.
⬆Часть 3. Как получить сведения из электронной трудовой книжки
Получить информацию о своей трудовой деятельности можно несколькими способами. Выписка из ЭТК имеет такую же юридическую силу, как и записи в бумажной трудовой.
Способы получения выписки
- Через портал Госуслуги: самый популярный и удобный способ. Нужно заказать выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р). Документ формируется в личном кабинете в течение нескольких минут и подписывается усиленной электронной подписью. Его можно скачать и распечатать.
- В отделении СФР: можно обратиться лично с паспортом и СНИЛС. Выписка будет предоставлена на бумажном носителе, заверенная печатью и подписью.
- В МФЦ: во многих регионах эту услугу предоставляют многофункциональные центры.
- У работодателя: по заявлению работника работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности (форму СТД-Р) не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 66.1 ТК РФ). При увольнении выписка выдается в день увольнения.
Статья 66.1 ТК РФ гарантирует работнику право на получение сведений о трудовой деятельности у работодателя или в СФР. Форма СТД-Р содержит те же данные, что и бумажная трудовая книжка, за исключением сведений о награждениях, и является официальным документом, подтверждающим трудовой стаж.
⬆Часть 4. Плюсы и минусы электронной трудовой книжки
Переход на цифровой формат имеет как очевидные преимущества, так и некоторые недостатки. Рассмотрим их с точки зрения работника и работодателя.
Плюсы для работника
- Удобство и доступность: получить выписку можно в любое время через интернет, не выходя из дома. Не нужно ехать к бывшему работодателю за справкой.
- Надежность и сохранность: данные хранятся в государственной информационной системе, их невозможно потерять или испортить (как бумажную книжку).
- Исключение ошибок и подделок: работодатель передает сведения непосредственно в СФР, что снижает риск ошибок и исключает возможность подделки записей.
- Упрощение при трудоустройстве: при смене работы не нужно предоставлять бумажную трудовую. Достаточно сообщить работодателю свои данные (СНИЛС), и он запросит сведения в СФР.
- Автоматический учет стажа: данные автоматически учитываются при назначении пенсии, что ускоряет процесс.
- Экономия времени: не нужно бегать по бывшим работодателям для восстановления записей.
Минусы для работника
- Зависимость от цифровых технологий: нужен доступ в интернет и наличие учетной записи на Госуслугах для быстрого получения выписки.
- Риски цифровой безопасности: хотя система защищена, теоретически существует риск взлома или технических сбоев.
- Отсутствие сведений о награждениях: в ЭТК не вносятся сведения о поощрениях и награждениях, которые были в бумажной версии. Если это для вас важно, нужно хранить бумажную книжку или соответствующие документы.
- Необходимость проверять данные: нужно периодически проверять выписку, чтобы убедиться, что все сведения внесены верно. При обнаружении ошибки придется обращаться к работодателю.
Плюсы для работодателя
- Сокращение документооборота: не нужно вести, хранить и выдавать бумажные трудовые книжки. Экономия времени и ресурсов.
- Снижение рисков: исключены риски утери или порчи трудовых книжек работников, за которые работодатель несет ответственность.
- Упрощение кадрового учета: автоматизация передачи сведений в СФР.
- Экономия на закупке бланков и ведении журналов.
Минусы для работодателя
- Необходимость адаптации: потребовалось внедрение программного обеспечения и обучение сотрудников.
- Ответственность за своевременность и достоверность: за несвоевременную подачу или ошибки в сведениях предусмотрены штрафы.
- Необходимость работы с отчетами: добавлена новая отчетность (ЕФС-1).
Часть 5. Что делать с бумажной трудовой после перехода
Это один из самых частых вопросов. После перехода на ЭТК бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки. С этого момента ответственность за ее сохранность несет работник.
Как поступить с бумажной трудовой
- Хранить как документ. Бумажная трудовая содержит все записи о работе до момента перехода. Она может пригодиться для подтверждения стажа в случае технических сбоев, а также содержит сведения о награждениях, которых нет в ЭТК. Рекомендуется хранить ее в надежном месте.
- Не выбрасывать. Ни в коем случае не выбрасывайте бумажную трудовую, даже если перешли на электронную. Это ваш личный архив.
- Предъявлять при необходимости. Если вы устроитесь на работу, где работодатель продолжает вести бумажные трудовые (для тех, кто не перешел на ЭТК), вы должны будете предоставить ее. Но если новый работодатель работает только с ЭТК, он запросит данные через СФР, а бумажная останется у вас.
Работодатель не имеет права требовать от работника, перешедшего на ЭТК, предоставления бумажной трудовой книжки для внесения новых записей. Все новые записи вносятся только в электронный формат. Бумажная книжка остается у работника как исторический документ.
⬆Часто задаваемые вопросы об электронной трудовой книжке
1. Нужно ли переходить на электронную трудовую книжку?
Для тех, у кого уже есть бумажная, переход добровольный. Вы можете остаться с бумажной, но новые работодатели будут вести только электронную, а бумажную вы будете хранить сами. Рекомендуется перейти, так как это удобнее и надежнее.
2. Что делать, если я не написал заявление о переходе в 2020-2021 годах?
Вы можете подать заявление работодателю в любой момент. Работодатель обязан его принять и выдать вам бумажную трудовую на руки.
3. Как получить электронную трудовую, если я никогда не работал?
При первом трудоустройстве работодатель сам сформирует электронную трудовую, передав сведения о приеме в СФР. Вам не нужно ничего делать.
4. Как проверить, все ли записи внесены в ЭТК?
Закажите выписку на Госуслугах или в СФР и сверьте с данными вашей бумажной трудовой. Если обнаружите расхождения, обратитесь к работодателю, который должен был внести запись, для исправления.
5. Что делать, если работодатель не передал сведения в СФР?
Обратитесь к работодателю с требованием предоставить сведения. Если он отказывается, можно пожаловаться в трудовую инспекцию или в суд. За несвоевременную подачу предусмотрены штрафы.
6. Входит ли в ЭТК стаж до 2020 года?
Да, все записи, которые были в бумажной трудовой до момента перехода, должны быть отражены в электронной версии? Нет, не автоматически. Сведения о периодах до 2020 года вносятся в ЭТК только при наступлении страховых случаев (выход на пенсию) или по запросу. Для текущего использования выписка из ЭТК содержит данные только с 2020 года, но может быть дополнена при обращении в СФР.
7. Нужно ли при увольнении получать выписку от работодателя?
Работодатель обязан выдать вам форму СТД-Р в день увольнения. В ней будут все записи, внесенные этим работодателем, а также общие сведения из СФР.
8. Можно ли устроиться на работу без СНИЛС?
Нет, СНИЛС необходим, так как именно по нему идентифицируются сведения в ЭТК. Если у вас нет СНИЛС, работодатель должен оформить его при приеме на работу.
9. Что делать, если я потерял бумажную трудовую после перехода?
Это не страшно, так как основные сведения есть в ЭТК. Однако если вам нужны данные о награждениях или периоды до 2020 года в бумажном виде, восстановить книжку будет сложно. Попробуйте запросить справки у бывших работодателей.
10. Влияет ли ЭТК на размер пенсии?
Не влияет напрямую, но облегчает процесс назначения пенсии, так как данные уже есть в СФР в электронном виде. Не нужно собирать справки для подтверждения стажа.
11. Может ли работодатель отказать в приеме на работу без бумажной трудовой?
Нет, это незаконно. Для приема достаточно СНИЛС. Работодатель сам запросит сведения в СФР. Требование бумажной трудовой может быть только в том случае, если работник продолжает вести ее по своему выбору и предоставляет работодателю.
12. Как исправить ошибку в ЭТК?
Нужно обратиться к работодателю, который допустил ошибку. Он должен подать корректирующие сведения в СФР. Если работодатель уже ликвидирован, обращайтесь в СФР с подтверждающими документами.
13. Сколько хранятся данные в ЭТК?
Данные хранятся в СФР постоянно, в течение всей жизни застрахованного лица.
14. Нужно ли при переходе на ЭТК писать заявление, если я уже уволился?
Если вы не работаете, вы не можете подать заявление работодателю. При трудоустройстве на новую работу вы сможете выбрать формат (бумажный или электронный) у нового работодателя, либо он автоматически будет вести электронную, так как бумажной у него нет.
15. Включаются ли в ЭТК сведения о работе по совместительству?
Да, если работодатель по совместительству передает сведения в СФР. Для внутреннего совместительства запись будет одна. Для внешнего — по желанию работника, по основному месту работы на основании документа от совместителя.
16. Как доказать стаж для пенсии, если работодатель не передавал данные?
Если данные отсутствуют в СФР, вам придется подтверждать стаж другими документами: трудовым договором, справками, выписками из приказов, архивными справками.
17. Может ли работодатель заставить перейти на ЭТК?
Нет, переход добровольный. Работодатель обязан разъяснить преимущества, но не может принудить.
18. Что делать, если я передумал и хочу вернуть бумажную?
Вернуться с электронной на бумажную нельзя. Переход является необратимым. Вы сможете только получать выписки из ЭТК.
19. Как получить ЭТК иностранному гражданину?
Иностранные граждане, работающие в России и зарегистрированные в системе пенсионного страхования, также имеют электронные трудовые. Порядок получения сведений аналогичный.
20. Какие документы нужны для получения выписки в МФЦ?
Паспорт и СНИЛС. Услуга бесплатная.
⬆Заключение
Электронная трудовая книжка — это современный, удобный и надежный способ учета трудовой деятельности. Она упрощает жизнь и работникам, и работодателям, минимизирует бюрократию и риски потери данных. Подведём итог ключевым моментам:
- ЭТК — это цифровой аналог бумажной трудовой, сведения хранятся в СФР. Для впервые трудоустраивающихся бумажные трудовые не оформляются с 2021 года.
- Переход на ЭТК для работников с бумажной трудовой — добровольный. Подайте заявление работодателю, и он выдаст бумажную версию на руки.
- Получить выписку из ЭТК можно через Госуслуги, в СФР, МФЦ или у работодателя. Выписка имеет юридическую силу.
- Плюсы ЭТК: доступность 24/7, сохранность, невозможность подделки, автоматический учет стажа, упрощение при трудоустройстве.
- Минусы ЭТК: зависимость от интернета, отсутствие сведений о награждениях, необходимость проверять данные.
- Бумажную трудовую после перехода нужно хранить самостоятельно как исторический документ, особенно если в ней есть сведения о награждениях.
- Работодатели обязаны своевременно передавать сведения в СФР (форма ЕФС-1) и несут ответственность за ошибки.
Электронная трудовая книжка — это шаг в будущее, который уже стал реальностью. Используйте ее возможности, чтобы сделать свою трудовую жизнь проще и безопаснее.
⬆