В процессе кадрового делопроизводства формируется и выпускается значительный массив документов: приказы, распоряжения, локальные нормативные акты и многое другое. Однако далеко не на каждом из них требуется оттиск печати организации или ее структурного подразделения — кадровой службы. В этой статье мы детально разберем, на каких именно кадровых документах печать должна (или может) присутствовать, а на каких ее быть не должно.
В действующем законодательстве Российской Федерации отсутствует единый, четко регламентированный перечень кадровых документов, подлежащих обязательному заверению печатью. Упоминания о необходимости ее проставления рассредоточены по различным нормативным правовым актам.
⬆Для чего нужна печать на документах?
Ответ на этот фундаментальный вопрос содержится в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
В соответствие с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.24) «Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Документы заверяют печатью организации...»
Таким образом, печать организации — это инструмент, который используется для подтверждения подлинности подписи уполномоченного представителя работодателя и придания документу юридической силы.
⬆Обязаны ли работодатели иметь печать?
На сегодняшний день правовой статус печати различается в зависимости от организационно-правовой формы работодателя.
- Коммерческие организации (ООО и АО): Наличие печати — это право, а не обязанность. Данное правило закреплено в пункте 5 статьи 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и пункте 7 статьи 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Однако если печать имеется, сведения о ней должны быть отражены в уставе общества.
- Некоммерческие организации (НКО): С 1 июня 2024 года для большинства НКО наличие печати также стало правом, а не обязанностью. Исключение составляют государственные и муниципальные учреждения, которые по-прежнему обязаны иметь печать (Федеральный закон от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»).
- Унитарные предприятия: Обязаны иметь круглую печать с указанием полного фирменного наименования на русском языке и места нахождения (п. 3 ст. 2 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ).
- Индивидуальные предприниматели (ИП): Требование о наличии печати в законодательстве отсутствует. Индивидуальный предприниматель использует печать по своему усмотрению.
Организация использует печать в своей деятельности, если это прямо предусмотрено ее уставом или требованиями федерального закона. Индивидуальный предприниматель применяет печать по своему желанию.
⬆Виды печатей: основная и вспомогательные
В упомянутых законах речь идет о печати в единственном числе. На практике, особенно в крупных компаниях со сложной структурой, одной печатью обойтись затруднительно. Поэтому организации часто изготавливают дополнительные печати для структурных подразделений (например, «Для кадровых документов», «Отдел кадров»). Они считаются вспомогательными.
В отношении юридической силы основных и вспомогательных печатей существуют две основные точки зрения.
- Тождественность печатей. Многие специалисты и суды считают, что печать структурного подразделения является печатью организации, так как отдел не является самостоятельным юридическим лицом. Суды указывают, что все печати организации, соответствующие законодательным требованиям, имеют одинаковую юридическую силу (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда № 09АП-47759/2024).
- Специальное назначение. Другая позиция заключается в том, что печать кадровой службы имеет специальное назначение и должна использоваться только для определенного вида документов (кадровых), в то время как для финансовых или отчетных документов требуется основная печать.
Чтобы избежать споров, рекомендуется на печати кадровой службы указывать все основные реквизиты организации (наименование, ИНН, ОГРН, местонахождение). Это повысит шансы доказать в суде, что такая печать является полноценной печатью работодателя.
⬆Какие кадровые документы заверяются печатью?
1. Трудовая книжка
Это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность. Согласно Приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, печать (при ее наличии) ставится:
- На титульном листе при первичном оформлении или выдаче дубликата.
- При внесении изменений в записи о ФИО или дате рождения.
- При увольнении работника (заверяются все записи за период работы).
- При выдаче трудовой книжки в связи с переходом на электронную форму.
Заверение подписи допускается как печатью организации, так и печатью кадровой службы.
Образец заверения записи об увольнении в трудовой книжке
__________________________
(наименование работодателя)Сведения о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении...
Записи заверены: Подпись ________ /И.И. Иванов/
М.П. (Печать организации/кадровой службы)
2. Копии документов, связанных с работой
На основании статьи 62 Трудового кодекса Российской Федерации работник вправе запросить заверенные копии документов (приказов, выписки из трудовой книжки и т.д.). ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X требуют заверять такие копии для придания им юридической силы.
- Для внутреннего использования копия заверяется подписью уполномоченного лица.
- Для предоставления в другую организацию копия заверяется подписью и печатью работодателя.
Образец отметки о заверении копии приказа
Верно:
Должность: Начальник отдела кадров Подпись: _______ /П.П. Петрова/
Дата: 25.10.2023
М.П. (Печать организации)Подлинник документа находится в ООО "Охрана труда"
в деле № 05-12 за 2023 год.
3. Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним
Трудовой кодекс Российской Федерации не обязывает заверять трудовой договор печатью. Однако на практике это настоятельно рекомендуется.
Примечание: Заверение печатью защищает от подделки подписей и подмены листов договора. Известны судебные случаи, когда непрошитые и незаверенные печатью договоры не принимались судом в качестве доказательства (Определение Третьего кассационного суда № 88-8209/2024).
Образец подписей сторон в трудовом договоре
РАБОТОДАТЕЛЬ: РАБОТНИК:
ООО "Управление кадрами"
в лице Генерального директора
Иванова Ивана Ивановича,
действующего на основании Устава________________ /И.И. Иванов/ ________________ /С.С. Сидоров/
М.П. (Печать организации)
4. Справки с места работы
Различные справки (о заработной плате, о трудовой деятельности по форме СТД-Р, с места работы для предъявления по месту требования) подлежат обязательному заверению печатью работодателя.
5. Книги (журналы) учета
Книги учета движения трудовых книжек и бланков трудовых книжек, согласно п. 40 Приказа Минтруда России № 320н, должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и печатью организации (при ее наличии).
⬆Какие кадровые документы НЕ заверяются печатью?
По общему правилу, печать не ставится на внутренних документах, не выходящих за пределы организации и не удостоверяющих права работников.
- Приказы и распоряжения (по личному составу и др.). Ни Трудовой кодекс Российской Федерации, ни ГОСТ Р 7.0.97-2016 не требуют проставления печати на приказах.
- Штатное расписание (форма Т-3). Является внутренним документом, печать на нем не требуется.
- График отпусков. Также внутренний документ, печать не обязательна.
- Табели учета рабочего времени.
- Личные карточки работников (форма Т-2).
Работодатель вправе своим локальным нормативным актом (например, Инструкцией по делопроизводству) установить дополнительный перечень внутренних документов, которые должны заверяться печатью. Это не будет нарушением.
⬆Часто задаваемые вопросы
1. На каких кадровых документах обязательно ставить печать организации?
Печать обязательно ставится на трудовой книжке при увольнении, на справках о трудовой деятельности, команровочных удостоверениях, а также на документах, требующих печати согласно внутренним правилам организации.
2. Нужна ли печать на трудовом договоре?
С 2015 года печать на трудовом договоре не является обязательной, если иное не предусмотрено уставом организации или соглашением сторон (статья 67 ТК РФ).
3. Обязательна ли печать на приказах по личному составу?
Печать на приказах по личному составу не является обязательной, если это не предусмотрено локальными нормативными актами организации.
4. Где именно ставится печать в трудовой книжке?
Печать ставится на титульном листе при оформлении новой трудовой книжки и на последней странице при увольнении рядом с записью об увольнении.
5. Можно ли использовать факсимиле на кадровых документах?
Нет, использование факсимиле на кадровых документах не допускается, так как это может привести к признанию документов недействительными.
6. Нужна ли печать на дополнительном соглашении к трудовому договору?
Печать на дополнительном соглашении не является обязательной, если это не предусмотрено уставом организации или соглашением сторон.
7. Обязательна ли печать на справке 2-НДФЛ?
Нет, справка 2-НДФЛ не требует заверения печатью организации, достаточно подписи руководителя и главного бухгалтера.
8. Нужна ли печать на личной карточке работника (форма Т-2)?
Печать на личной карточке работника не требуется, за исключением случаев, когда это предусмотрено внутренними правилами документооборота организации.
9. Что делать, если в организации нет печати?
С 2015 года организации вправе не иметь печать. В этом случае кадровые документы заверяются подписью уполномоченного лица без оттиска печати.
10. Нужна ли печать на доверенности на получение документов за работника?
Да, доверенность на получение трудовой книжки и других документов требует заверения печатью организации или нотариуса.
11. Обязательна ли печать на штатном расписании?
Штатное расписание заверяется печатью организации только если это предусмотрено внутренними правилами документооборота.
12. Нужна ли печать на графике отпусков?
Печать на графике отпусков не является обязательной, достаточно утверждения документа руководителем организации.
13. Что делать, если печать поставлена нечетко?
Нечеткий оттиск печати рекомендуется переставить рядом, не зачеркивая предыдущий оттиск. Допускается наличие двух оттисков печати на документе.
14. Нужна ли печать на больничном листе от работодателя?
В больничном листе работодатель заполняет только определенные разделы, где печать не требуется. Заверение печатью необходимо только в специально отведенном месте.
15. Можно ли использовать несколько разных печатей в кадровом делопроизводстве?
Организация может иметь несколько печатей (основную и дополнительные), но их использование должно быть регламентировано внутренними документами организации.
⬆Итоги
- Печать заверяет подлинность подписи. Ее основная функция — придание документу юридической силы и защита от подделки.
- Обязательность печати зависит от типа работодателя. Коммерческие организации и большинство НКО вправе, но не обязаны ее иметь.
- Перечень кадровых документов для печати не является исчерпывающим. Он формируется на основе разрозненных норм Трудового кодекса Российской Федерации, подзаконных актов и рекомендаций по делопроизводству.
- Трудовые книжки, копии для внешних организаций и справки — это ключевые документы, требующие заверения печатью.
- Трудовые договоры и соглашения настоятельно рекомендуется заверять печатью в целях минимизации рисков.
- Локальный акт — ваш главный помощник. Во избежание споров закрепите в Инструкции по делопроизводству перечень документов, заверяемых основной и вспомогательными печатями, и порядок их использования.