В кадровом делопроизводстве правильное оформление ссылок на документы-основания является важным элементом, обеспечивающим юридическую силу приказов. Рассмотрим два основных варианта оформления: когда приказ издается во исполнение другого документа и когда документы-основания подтверждают обоснованность принятых решений.Оформления обоснования в приказах работодателя
⬆Когда приказ издан во исполнение другого документа
В приказах по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам, которые издаются во исполнение действующего законодательства, требований нормативных правовых актов и решений вышестоящих органов, ссылки на документы-основания оформляются в констатирующей части приказа.
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, в тексте документа, подготовленного на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, указываются их полные реквизиты: наименование вида документа, наименование организации-автора, дата, регистрационный номер и заголовок.
Текст распорядительного документа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий, которым может выступать нормативный правовой акт вышестоящего органа или ранее изданный распорядительный документ.
Примеры оформления в констатирующей части
Пример 1: "В соответствии с решением общего собрания участников общества (протокол от 22.05.2025 № 4) ПРИКАЗЫВАЮ:"
Пример 2: "На основании Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» приказываю:"
Пример 3: "Во исполнение подп. «в» п. 13 Требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утв. Постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119, приказываю:"
Несколько документов-оснований для издания приказа перечисляются через союз "и" или запятую по степени их значимости. Нумерованные списки в констатирующей части не предусматриваются.
⬆Когда документы-основания подтверждают обоснованность решений
Этот вариант чаще всего встречается в приказах по личному составу, которые до сих пор часто издаются по унифицированным формам первичных учетных документов. Хотя эти формы перестали быть обязательными после вступления в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», многие организации продолжают пользоваться привычными формами.
В этих формах предусматривается указание документов-оснований для издания приказов на отдельной строке через двойной интервал ниже текста. Слово «Основание:» пишется от границы левого поля всегда в единственном числе, даже если после него перечисляется несколько документов-оснований.
При оформлении приказа об увольнении за прогул необходимо соблюсти процедуру, установленную статьей 193 ТК РФ, призванную выяснить причины и обстоятельства инцидента.
⬆Оформление нескольких документов-оснований
Если документов-оснований несколько, они перечисляются в логическом или хронологическом порядке через запятую, элементы этого списка не нумеруются. Например, при оформлении приказа об увольнении за прогул в поле «Основание:» перечисляются:
- акт об отсутствии работника на рабочем месте
- требование о предоставлении письменного объяснения
- объяснительная записка работника или акт об отказе дать письменное объяснение
Документы-основания должны обеспечить доказательство соблюдения работодателем предписанной трудовым законодательством процедуры увольнения по соответствующему основанию, что особенно важно при возможных трудовых спорах согласно статьям 81, 192, 193 ТК РФ.
Образец приказа с оформлением основания
⬆ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ОПАЛ»
ПРИКАЗ
24.05.2025
№ 29-лс
г. ЕкатеринбургОб объявлении выговора Воронцову А.Д.
В связи с опозданием водителя автотранспортного участка Воронцова Андрея Дмитриевича 20.05.2025 на работу на 2 часа 40 минут без уважительной причины, руководствуясь разделом 4 Правил внутреннего трудового распорядка ООО «Опал», утвержденных приказом от 15.01.2022 № 10-од, а также с учетом предшествующего поведения Воронцова А.Д. и его отношения к труду
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Объявить водителю автотранспортного участка Воронцову А.Д. выговор.
2. Специалисту отдела кадров Жаворонковой О.Н. ознакомить с настоящим приказом водителя автотранспортного участка Воронцова А.Д. под личную подпись. Срок исполнения — 24.05.2025.Основание:
акт об опоздании Воронцова А.Д. от 20.05.2025 № 4-а;
объяснительная записка водителя Воронцова А.Д. от 22.05.2025 № 3;
характеристика водителя автотранспортного участка Воронцова А.Д. от 22.05.2025 б/н.Генеральный директор
Камнерезов
А.И. Камнерезов
Оформление в свободной форме
Если приказ составляется не по унифицированной форме, а как распорядительный документ системы организационно-распорядительной документации, в качестве образца можно использовать правила оформления реквизита «Отметка о приложении».
Слово «Основание» оформляется от границы левого поля под текстом (п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016) и является формализованной частью текста. Рекомендуется оформлять «Основание» через 2 межстрочных интервала ниже текста (отступив 1 пустую строку).
Ключевое слово «Основание:» пишется от границы левого поля, а наименования документов-оснований сдвигаются правее. Если позволяет площадь листа, наименование каждого документа-основания оформляется с новой строки.
⬆Правила перечисления документов-оснований
Реквизиты каждого документа-основания указываются в классическом порядке:
- вид документа;
- автор (при необходимости);
- дата;
- регистрационный номер (при наличии);
- заголовок к тексту (при наличии).
Пример оформления нескольких оснований:
Основание:
служебная записка начальника отдела качества от 15.05.2025,
заявление Козловой А.П. от 17.05.2025,
дополнительное соглашение к трудовому договору от 17.05.2025 № 35-01.
В случае, когда актом оформляются результаты расследования и все собранные документы становятся его приложениями, в приказе достаточно сделать ссылку только на акт, упомянув о наличии приложений:
Основание:
акт о результатах расследования фактов дисциплинарных проступков от 16.05.2025 № 3/18-03 с приложениями на 9 л. в 1 экз.
Часто задаваемые вопросы по оформлению документов-оснований
Нужно ли делать пустую строку перед словом «Основание»?
Да, согласно рекомендациям ГОСТ Р 7.0.97-2016, слово «Основание» оформляется через 2 межстрочных интервала ниже текста, то есть отступив 1 пустую строку.
Делать ли абзацный отступ для слова «Основание»?
Нет, слово «Основание» пишется от границы левого поля без абзацного отступа.
Если документов-оснований несколько, слово «основание» пишется во множественном числе?
Нет, слово «Основание» всегда пишется в единственном числе, независимо от количества документов-оснований.
Можно ли оформлять несколько оснований нумерованным списком?
Нет, нумерованные списки для документов-оснований не предусмотрены. Документы перечисляются через запятую или каждый с новой строки без нумерации.
В какой части приказа указываются документы-основания?
Это зависит от типа приказа. В приказах по основной деятельности — в констатирующей части, в приказах по личному составу — в отдельном реквизите после распорядительной части.
Обязательно ли соблюдать ГОСТ при оформлении приказов?
ГОСТ Р 7.0.97-2016 носит рекомендательный характер, но его соблюдение обеспечивает единообразие оформления документов и снижает риски оспаривания.
Какой порядок перечисления нескольких документов-оснований?
Документы перечисляются в логическом или хронологическом порядке по степени их значимости для решения вопроса.
Нужно ли указывать все реквизиты документа-основания?
Да, рекомендуется указывать вид документа, автора, дату, регистрационный номер и заголовок при его наличии.
Можно ли ссылаться на электронные документы?
Да, при условии, что электронный документ подписан квалифицированной электронной подписью и имеет юридическую силу согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Как оформить основание, если документ имеет приложения?
В этом случае указывается основной документ с отметкой о наличии приложений, например: «акт от 16.05.2025 № 3 с приложениями на 9 л. в 1 экз.».
Что делать, если документ-основание еще не зарегистрирован?
Рекомендуется сначала зарегистрировать документ-основание, а затем издавать на его основе приказ. В исключительных случаях можно указать дату составления без номера.
Нужно ли указывать статьи ТК РФ в основаниях?
Да, при ссылке на нормы трудового права необходимо точно указывать конкретные статьи Трудового кодекса РФ.
Как оформить основание для приказа об увольнении?
Для приказа об увольнении необходимо указать все документы, подтверждающие соблюдение процедуры увольнения согласно статье 193 ТК РФ.
Можно ли в качестве основания указывать устное распоряжение?
Нет, в качестве официального документа-основания могут выступать только письменные документы.
Какой шрифт использовать при оформлении приказа?
ГОСТ рекомендует использовать шрифты размером 12-14 пт, такие как Times New Roman, Arial или аналогичные.
⬆Важные моменты
- Различайте оформление оснований в констатирующей части и отдельном реквизите
- Слово «Основание» всегда пишется в единственном числе от границы левого поля
- Между текстом приказа и словом «Основание» делается одна пустая строка
- Несколько документов-оснований перечисляются без нумерации
- Соблюдайте классический порядок указания реквизитов документов
- Учитывайте требования Трудового кодекса РФ при оформлении кадровых приказов
- Руководствуйтесь рекомендациями ГОСТ Р 7.0.97-2016 для обеспечения единообразия