Резолюция выполняет несколько важных функций в документообороте организации: она определяет исполнителей, устанавливает сроки выполнения поручений, конкретизирует задачи и обеспечивает контроль за исполнением документов. Правильное оформление резолюции способствует эффективной организации работы и своевременному выполнению поручений.
В современных условиях резолюции могут оформляться как на бумажных носителях, так и в системах электронного документооборота (далее СЭД).
Примечание: Согласно пункту 2.53 Примерной инструкции по делопроизводству (утв. Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44), резолюция должна содержать указание по исполнению документа и может оформляться на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вноситься непосредственно в систему электронного документооборота.
⬆Обязательные элементы резолюции
Требования к содержанию и оформлению резолюции детально регламентированы нормативными документами. Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" и Примерной инструкции по делопроизводству, резолюция должна включать следующие обязательные элементы:
- Фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей);
- Поручение по документу (конкретное задание);
- Подпись лица, вынесшего резолюцию;
- Дату резолюции.
При необходимости в резолюцию может быть включен срок исполнения поручения. Срок не указывается, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его, или если срок является типовым для данного вида документа.
При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, подчеркивается или обозначается словом "отв." ("ответственный"). Ответственный исполнитель организует работу по исполнению документа и при необходимости привлекает к исполнению другие структурные подразделения.
Текст резолюции должен составляться на государственном языке Российской Федерации, быть грамотным, ясным, понятным и по возможности кратким. Следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения, употреблять общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При наличии нескольких исполнителей в резолюции ответственным считается первый указанный исполнитель, если иное не обозначено специально (подчеркиванием или пометкой "отв.").
⬆Варианты оформления резолюции
На практике используются различные варианты оформления резолюции в зависимости от сложности поручения, количества исполнителей и специфики документа. Рассмотрим наиболее распространенные форматы:
Короткий вариант резолюции используется, когда из документа, на котором оформляется резолюция, все понятно и руководитель просто дает поручение исполнить его исходя из содержания документа. Например, на заявлении об отпуске:
- Зотовой П.А.
- В приказ
- Подпись
- 03.06.2025
Стандартный вариант резолюции с указанием нескольких исполнителей может оформляться различными способами для обозначения ответственного исполнителя:
- Иванову И.С., Петрову П.А., Смирнову А.К. (ответственный - первый)
- Петрову П.А., Смирнову А.К., Иванову И.С. (ответственный подчеркнут)
- Петрову П.А., Смирнову А.К., Иванову И.С. - отв. (ответственный обозначен)
Подробная резолюция содержит несколько поручений разным исполнителям с разными сроками исполнения. Такой формат используется при сложных, многокомпонентных заданиях:
- Соколову С.А. закончить проект "Альфа" на территории ООО "Гранит" до 28.06.2025, а в ООО "Селенит" - до 10.07.2025.
- Ласточкиной Н.А. оформить перенос отпусков работников, задействованных в данном проекте (с их письменного согласия), и направить людей, указанных Соколовым С.А., в командировки к заказчикам. Срок - 03.06.2025.
- Подпись
- 31.05.2025
Слово "Прошу" в начале поручения резолюции не является обязательным и может опускаться для экономии времени и места.
Если в тексте документа и резолюции имеются расхождения (по срокам, исполнителям или другим параметрам), приоритет имеет вариант, указанный в резолюции руководителя.
⬆Оформление резолюции на бумажных и электронных документах
Современное делопроизводство предусматривает различные способы оформления резолюции в зависимости от формата документа.
На бумажных документах резолюция традиционно проставляется в верхней свободной зоне документа. Это наиболее привычный и распространенный способ, обеспечивающий наглядность и простоту контроля. Однако данный подход имеет недостатки: ограниченность пространства для текста, возможность повреждения документа при многократном использовании, сложности с поиском и учетом резолюций.
ГОСТ и Примерная инструкция по делопроизводству предусматривают также возможность оформления резолюции на отдельном бланке. Такой подход может привести к случайной или умышленной потере резолюции, отделенной от документа, поэтому требует особой организации учета и хранения.
В системах электронного документооборота (СЭД) резолюция накладывается на цифровой документ или скан бумажного документа, загруженный в систему. Этот современный способ имеет ряд преимуществ:
- Автоматический учет и контроль исполнения;
- Возможность быстрого поиска и анализа резолюций;
- Сокращение времени на обработку документов;
- Обеспечение сохранности информации;
- Возможность удаленной работы с документами.
В электронных системах может быть реализован расширенный функционал для работы с резолюциями, включающий автоматическое назначение сроков исполнения, уведомления исполнителей, формирование отчетов о выполнении поручений.
При работе в СЭД руководитель может указывать только исполнителя и текст резолюции, а система автоматически назначает сроки исполнения, проверяющего и контролера на основе установленных в организации правил.
⬆Документы, требующие оформления резолюции
Резолюция оформляется на определенных этапах жизненного цикла документов. Анализ процессов документооборота позволяет выделить категории документов, которые обычно требуют оформления резолюции.
Входящие документы - после регистрации и рассмотрения руководителем. Резолюция оформляется на этапе "Рассмотрение", после чего документ переходит на этап "Исполнение". К этой категории относятся письма от контрагентов, запросы государственных органов, обращения граждан.
Внутренние документы - служебные записки, докладные записки, предложения и другие документы, инициированные сотрудниками организации. Резолюция на таких документах определяет дальнейшие действия по рассмотрению и реализации предложений.
Распорядительные документы - приказы, распоряжения, указания. В этом случае поручения содержатся непосредственно в тексте документа, но могут дополнительно конкретизироваться в резолюциях при рассылке документа исполнителям.
Не на всех входящих и внутренних документах требуется оформление резолюции. Для оптимизации документооборота рекомендуется:
- Делегировать рассмотрение менее важных вопросов подчиненным;
- Разработать типовые маршруты и способы исполнения для распространенных задач;
- Закрепить стандартные процедуры в локальных нормативных актах.
Такой подход позволяет сократить нагрузку на руководство и ускорить обработку рутинных документов.
Для эффективной организации работы с резолюциями рекомендуется разработать регламенты, описывающие порядок действий работников при обработке различных категорий документов.
Образец резолюции на служебной записке
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
от 15 марта 2025 года № 45-сз
Генеральному директору
ООО "Прогресс"
Иванову И.И.
от начальника отдела маркетинга
Петровой П.П.О приобретении оргтехники
В связи с расширением отдела маркетинга и увеличением объема работы прошу рассмотреть возможность приобретения двух многофункциональных устройств для обеспечения бесперебойной работы сотрудников.
Начальник отдела маркетинга: ___________ / П.П. Петрова /
РЕЗОЛЮЦИЯ:
Сидорову С.С. - подготовить расчет стоимости и технические характеристики
Кузнецову К.К. - проработать вопрос финансирования
Срок - 25.03.2025
___________ / И.И. Иванов /
17.03.2025
Частые вопросы по оформлению резолюций
1. На каких документах должна оформляться резолюция?
Резолюция оформляется на входящих документах после их регистрации и рассмотрения руководителем, а также на внутренних документах (служебных записках, докладных записках) для определения дальнейших действий по их исполнению.
2. Какие обязательные элементы должна содержать резолюция?
Обязательными элементами резолюции являются: фамилия и инициалы исполнителя, поручение по документу, подпись лица, вынесшего резолюцию, и дата резолюции. Срок исполнения указывается при необходимости.
3. Как обозначить ответственного исполнителя при нескольких исполнителях?
Ответственный исполнитель указывается первым в списке, подчеркивается или обозначается словом "отв." ("ответственный"). Ответственный организует работу по исполнению документа.
4. Можно ли оформлять резолюцию на отдельном листе?
Да, ГОСТ и Примерная инструкция по делопроизводству допускают оформление резолюции на отдельном бланке, но такой подход может привести к потере резолюции и усложнению учета.
5. Как оформляется резолюция в электронном документообороте?
В СЭД резолюция накладывается на цифровой документ или скан бумажного документа. Система может автоматически назначать сроки исполнения, проверяющего и контролера на основе установленных правил.
6. Обязательно ли указывать слово "Прошу" в резолюции?
Нет, слово "Прошу" не является обязательным элементом резолюции и может опускаться для экономии времени и места.
7. Что имеет приоритет - срок в документе или срок в резолюции?
При наличии расхождений приоритет имеет срок, указанный в резолюции руководителя, так как он является актуальным указанием по исполнению документа.
8. Кто такой проверяющий и контролер в резолюции?
Проверяющий отвечает за проверку отчета об исполнении резолюции, обычно это руководитель. Контролер - работник, ответственный за контроль сроков исполнения, обычно специалист по делопроизводству.
9. Можно ли не оформлять резолюцию на некоторых документах?
Да, для оптимизации документооборота можно установить типовые маршруты исполнения для распространенных документов, не требующих персонального решения руководителя.
10. Какой срок исполнения устанавливать в резолюции?
Срок исполнения может быть установлен руководителем индивидуально или определяться на основе типовых сроков, закрепленных в инструкции по делопроизводству организации.
11. Что делать, если исполнитель указан в резолюции неправильно?
В случае ошибки в указании исполнителя руководитель должен оформить новую резолюцию с правильными данными, отменив предыдущую.
12. Можно ли оформлять резолюцию на копиях документов?
Резолюция оформляется на оригинале документа или его электронном образце. Оформление резолюции на копиях может привести к путанице и ошибкам в исполнении.
13. Как быть, если места для резолюции на документе недостаточно?
При недостатке места на документе резолюция может быть оформлена на отдельном листе с обязательной ссылкой на документ, к которому она относится.
14. Кто имеет право оформлять резолюции?
Право оформления резолюций имеют руководители организации, их заместители и руководители структурных подразделений в пределах своей компетенции.
15. Как организовать контроль исполнения резолюций?
Контроль исполнения резолюций осуществляется службой делопроизводства или специально назначенным сотрудником на основе установленных в организации регламентов.
⬆Важные моменты
- Резолюция является официальным указанием по исполнению документа и должна содержать обязательные элементы: исполнителей, поручение, подпись и дату;
- При наличии нескольких исполнителей должен быть четко обозначен ответственный исполнитель;
- Резолюция может оформляться на бумажных документах, на отдельных бланках или в системах электронного документооборота;
- Резолюции оформляются на входящих и внутренних документах на этапе их рассмотрения руководителем;
- Для эффективной организации работы с резолюциями рекомендуется разрабатывать регламенты и инструкции, описывающие порядок действий сотрудников;
- Соблюдение установленных правил оформления резолюций способствует эффективной организации документооборота и своевременному исполнению поручений.