1. Обязательные кадровые документы при наличии работников
1. Какие кадровые документы обязан иметь каждый работодатель?
Каждый работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) при наличии работников обязан оформлять: трудовые договоры, трудовые книжки или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р), личные карточки работников (форма Т-2), приказы по личному составу, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), положение об оплате труда, документы по охране труда (инструкции, журналы инструктажей).
2. Обязательно ли иметь штатное расписание?
Да, наличие штатного расписания (форма Т-3) является обязательным, так как оно определяет структуру организации, численность и состав работников, а также размеры должностных окладов. Его отсутствие может быть расценено как нарушение трудового законодательства, влекущее административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
3. Нужно ли оформлять правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)?
Да, согласно статье 189 ТК РФ, правила внутреннего трудового распорядка являются локальным нормативным актом, регламентирующим порядок приема и увольнения работников, основные права и обязанности сторон, режим работы и отдыха, применяемые меры поощрения и взыскания. ПВТР обязательны для всех работодателей, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.
4. Обязательно ли иметь положение об оплате труда?
Трудовой кодекс прямо не обязывает иметь единый документ с таким названием. Однако работодатель обязан в письменной форме знакомить работников с принятыми системами оплаты труда (статья 135 ТК РФ). Эти условия могут быть включены в ПВТР, отдельное положение об оплате труда или непосредственно в трудовые договоры. Наличие отдельного положения упрощает систематизацию этих правил.
5. Требуется ли вести табель учета рабочего времени?
Да, ведение табеля учета рабочего времени (формы Т-12 или Т-13) является обязанностью работодателя согласно статье 91 ТК РФ. Табель необходим для учета фактически отработанного времени, расчета заработной платы, контроля за соблюдением установленного режима работы и является основным документом при проверках.
6. Обязательно ли составлять график отпусков?
Да, график отпусков (форма Т-7) является обязательным документом. Он утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года (статья 123 ТК РФ). Соблюдение графика обязательно как для работника, так и для работодателя.
7. Нужно ли вести книгу учета движения трудовых книжек?
Да, работодатель обязан вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Это требование установлено статьей 66 ТК РФ и Правилами ведения и хранения трудовых книжек. В книгу вносятся записи о всех полученных, выданных и хранящихся у работодателя трудовых книжках и вкладышах.
8. Обязательно ли оформлять личную карточку работника (форма Т-2)?
Да, ведение личных карточек на каждого работника (форма Т-2 или Т-2ГС) является обязательным. Карточка содержит основные сведения о работнике, его трудовой деятельности в организации и служит для оперативного кадрового учета. Основанием для ее заполнения являются документы, представленные работником при приеме на работу.
9. Какие журналы регистрации должны быть в кадровой службе?
Рекомендуется вести журналы регистрации: приказов по личному составу; трудовых договоров; командировочных удостоверений; личных карточек; входящей и исходящей корреспонденции; учета бланков трудовых книжек; учета медицинских книжек (для отдельных отраслей). Некоторые из них (книга учета движения трудовых книжек) являются обязательными.
10. Нужно ли иметь положение о защите персональных данных работников?
Да, согласно статье 87 ТК РФ, порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов. Работодатель обязан принять локальный нормативный акт, регулирующий этот порядок (как правило, это Положение о защите персональных данных), и ознакомить с ним работников под подпись.
11. Обязательно ли иметь должностные инструкции?
Трудовой кодекс не содержит прямого требования о составлении должностных инструкций. Однако они являются важным документом, конкретизирующим трудовую функцию работника, его права, обязанности и ответственность. Наличие инструкций помогает разрешать трудовые споры, проводить аттестацию, применять дисциплинарные взыскания. Рекомендуется их оформлять как приложение к трудовому договору или отдельным локальным актом.
12. Нужно ли оформлять положение о коммерческой тайне?
Если работодатель относит определенную информацию к коммерческой тайне, он обязан принять меры по ее охране, включая разработку локального нормативного акта – Положения о коммерческой тайне (статья 11 Федерального закона №98-ФЗ). С работниками, допущенными к такой информации, необходимо заключать соглашение о неразглашении.
⬆2. Оформление трудовых отношений и приказов
13. Какие документы необходимо оформить при приеме работника на работу?
При приеме на работу необходимо: заключить трудовой договор в письменной форме в двух экземплярах; издать приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а) и ознакомить с ним работника под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы; внести запись в трудовую книжку (или передать сведения в СФР для формирования СТД-Р); оформить личную карточку работника (Т-2); ознакомить работника под подпись с локальными нормативными актами (ст. 68 ТК РФ).
14. Какие обязательные условия должны быть включены в трудовой договор?
Согласно статье 57 ТК РФ, в трудовом договоре в обязательном порядке указываются: ФИО работника и наименование работодателя; сведения о документах, удостоверяющих личность; ИНН; место работы; трудовая функция; дата начала работы; условия оплаты труда; режим рабочего времени и времени отдыха; гарантии и компенсации; характер работы; условия труда на рабочем месте; условие об обязательном социальном страховании.
15. В какой срок необходимо издать приказ о приеме на работу?
Приказ (распоряжение) о приеме на работу издается на основании заключенного трудового договора. С приказом работник должен быть ознакомлен под подпись в срок до трех дней со дня фактического начала работы (статья 68 ТК РФ). Приказ составляется по унифицированной форме (Т-1) или по форме, утвержденной работодателем.
16. Нужно ли регистрировать кадровые приказы в журнале?
Да, все приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении, отпусках, командировках, поощрениях, взысканиях) подлежат обязательной регистрации. Регистрация ведется в журнале регистрации приказов, где присваивается порядковый номер и указывается дата издания. Это необходимо для систематизации документооборота и оперативного поиска.
17. Как оформить перевод работника на другую работу?
Перевод оформляется следующим образом:
- получается письменное согласие работника (за исключением случаев, предусмотренных статьей 72.2 ТК РФ);
- заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, вносящее изменения в условия о трудовой функции и/или оплате труда;
- издается приказ о переводе (форма Т-5);
- вносится соответствующая запись в личную карточку и, при необходимости, в трудовую книжку.
18. Каков порядок оформления увольнения работника?
Порядок включает:
- издание приказа об увольнении (форма Т-8);
- внесение записи об увольнении в трудовую книжку с точной формулировкой причины и ссылкой на пункт, часть, статью ТК РФ;
- ознакомление работника с приказом под подпись;
- расчет с работником и выдача ему всех причитающихся выплат и документов в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ).
19. Какие документы необходимо выдать работнику в день увольнения?
В день увольнения работодатель обязан выдать работнику:
- трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р);
- справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году ухода (для расчета пособий);
- справку по форме 182н о доходах и стаже;
- копии документов, связанных с работой (приказы о приеме, увольнении и др.) по письменному заявлению работника (ст. 84.1 ТК РФ, ст. 62 ТК РФ).
20. Как правильно внести запись в трудовую книжку?
Запись вносится на основании приказа (распоряжения) работодателя в срок не позднее недели со дня издания приказа. Все записи производятся без сокращений, арабскими цифрами, чернилами синего, фиолетового или черного цвета. Нумерация сквозная. При увольнении запись должна точно соответствовать формулировке и статье ТК РФ, указанной в приказе. С каждой записью работник должен быть ознакомлен под подпись в личной карточке.
21. Обязательно ли оформлять приказ об отпуске?
Да, предоставление отпуска оформляется приказом (распоряжением) работодателя (форма Т-6 или Т-6а). Основанием для издания приказа является заявление работника (для отпусков по графику заявление может не требоваться) и график отпусков. Работник должен быть ознакомлен с приказом под подпись.
22. Как оформить командировку работника?
Оформление включает: издание приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма Т-9 или Т-9а); оформление служебного задания и командировочного удостоверения (форма Т-10). После возвращения работник представляет авансовый отчет и письменный отчет о выполнении задания. Приказ регистрируется в журнале учета командировок.
23. Нужен ли отдельный приказ для установления надбавки к окладу?
Да, установление любых дополнительных выплат (надбавок, доплат, премий), не предусмотренных системой оплаты труда в общем виде, должно оформляться приказом (распоряжением) работодателя с указанием основания, размера и периода выплаты. Это может быть приказ по личному составу или распорядительный документ.
⬆3. Сроки хранения кадровых документов
24. Каков общий срок хранения кадровых документов?
Сроки хранения кадровых документов установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 №236. Сроки различаются: от 1 года до 75 лет. Основные документы по личному составу (приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки, лицевые счета) хранятся 50 или 75 лет в зависимости от времени их создания.
25. Сколько лет хранятся приказы о приеме, переводе и увольнении (приказы по личному составу)?
Приказы о приеме, переводе, увольнении, а также личные карточки (Т-2) и лицевые счета работников (Т-54) хранятся: 50 лет – если они созданы до 2003 года; 75 лет – если они созданы с 1 января 2003 года и позже. Этот длительный срок связан с необходимостью подтверждения трудового стажа для назначения пенсии.
26. Какой срок хранения у трудовых книжек невостребованных работников?
Трудовые книжки, не полученные работниками при увольнении, хранятся у работодателя 75 лет с даты их создания. До передачи в архив организации они должны храниться в сейфе или металлическом шкафу. Работодатель обязан предпринять меры по их вручению. По истечении 75 лет такие книжки могут быть уничтожены.
27. Сколько хранятся штатные расписания и изменения к ним?
Штатные расписания, а также изменения и дополнения к ним хранятся постоянно (до ликвидации организации). После ликвидации они передаются в государственный или муниципальный архив в составе документов постоянного срока хранения.
28. Каков срок хранения табелей учета рабочего времени?
Табели учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13) хранятся в течение 5 лет. Если табели содержат сведения о работе во вредных или опасных условиях труда, они должны храниться 75 лет или 50 лет (в зависимости от даты создания) для подтверждения льготного стажа.
29. Сколько лет нужно хранить графики отпусков?
Графики отпусков (форма Т-7) хранятся в течение 1 года. Срок исчисляется с момента, когда график перестал быть действующим, то есть после окончания календарного года, на который он был составлен.
30. Какой срок хранения у больничных листов (листков нетрудоспособности)?
Больничные листы, полученные от работников для назначения и выплаты пособий, хранятся в организации 5 лет. Однако если они связаны с работой во вредных или опасных условиях труда, срок хранения увеличивается до 50 или 75 лет (в зависимости от даты создания) вместе с лицевыми счетами работников.
31. Сколько хранятся заявления работников о приеме, увольнении, отпуске?
Заявления работников, послужившие основанием для издания приказов по личному составу (о приеме, переводе, увольнении, отпуске), хранятся вместе с соответствующими приказами. Таким образом, их срок хранения равен сроку хранения приказа: 50 или 75 лет.
32. Каков срок хранения объяснительных записок и докладных на работников?
Объяснительные записки, докладные записки, акты о нарушении трудовой дисциплины хранятся в течение 5 лет с момента окончания их рассмотрения. Если они послужили основанием для увольнения за виновные действия, их следует хранить вместе с приказом об увольнении в течение 50 или 75 лет.
33. Сколько лет хранятся документы по охране труда (инструкции, журналы инструктажей)?
Типовые инструкции по охране труда хранятся постоянно. Журналы регистрации вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 10 лет. Программы инструктажей хранятся 5 лет. Документы по расследованию несчастных случаев на производстве хранятся 45 лет.
34. Какой срок хранения у документов по аттестации рабочих мест?
Карты специальной оценки условий труда (СОУТ), сводные ведомости, протоколы измерений, декларации соответствия и иные документы по результатам специальной оценки условий труда хранятся постоянно. После ликвидации организации они подлежат передаче в государственный архив.
35. Как правильно уничтожить документы с истекшим сроком хранения?
Уничтожение документов производится только после проведения экспертизы их ценности и составления акта о выделении документов к уничтожению. Акт утверждает руководитель организации. Уничтожение осуществляется методом, исключающим возможность восстановления информации (шредирование, сжигание). Электронные документы удаляются с безвозвратным затиранием носителя.
⬆4. Локальные нормативные акты (ЛНА) и их оформление
36. Какие локальные нормативные акты обязательны для всех работодателей?
Обязательными для всех работодателей, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся ИП, являются: правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР); документ, устанавливающий систему оплаты труда (например, положение об оплате труда); график отпусков; документ, регламентирующий порядок обработки и защиты персональных данных работников; инструкции по охране труда для работников.
37. В какой форме должны приниматься локальные нормативные акты?
Локальные нормативные акты принимаются в письменной форме. Они издаются в виде положений, правил, инструкций, приказов (для актов индивидуального применения). Обязательным реквизитом является подпись руководителя организации или иного уполномоченного лица. Акты, принимаемые с учетом мнения представительного органа работников, визируются соответствующим образом.
38. С кем необходимо согласовывать принятие локальных нормативных актов?
В случаях, прямо предусмотренных Трудовым кодексом, работодатель обязан запросить мнение выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии). Это касается принятия ПВТР, графиков сменности, положения об оплате труда, нормирования труда, положения о премировании и др. (ст. 372 ТК РФ). Порядок учета мнения прописан в статье 372 ТК РФ.
39. Как ознакомить работников с локальными нормативными актами под подпись?
Ознакомление производится до подписания трудового договора (для актов, непосредственно связанных с трудовой деятельностью) или в процессе работы (при введении новых актов). Факт ознакомления фиксируется на листе ознакомления, который является частью ЛНА, в специальном журнале или путем проставления подписи работника на самом акте (например, «С инструкцией ознакомлен»).
40. Можно ли применять дисциплинарное взыскание к работнику, если он не был ознакомлен с ПВТР?
Нет, применение правил, с которыми работник не был ознакомлен надлежащим образом, не допускается. Ознакомление с ПВТР является обязательной процедурой при приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Если работодатель не может доказать факт ознакомления, дисциплинарное взыскание за нарушение этих правил может быть признано незаконным.
41. Какой срок хранения у локальных нормативных актов?
Большинство локальных нормативных актов (ПВТР, положения об оплате труда, о премировании, о защите персональных данных) хранятся постоянно, пока они действуют. После отмены или замены новым актом они передаются в архив организации. При ликвидации юридического лица такие документы постоянного срока хранения подлежат передаче в государственный или муниципальный архив.
⬆5. Трудовая книжка и электронный документооборот (СТД-Р)
42. Обязан ли работодатель вести трудовые книжки на всех работников?
Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если эта работа является для работника основной. Исключение составляют работодатели – физические лица, не являющиеся ИП: они не ведут трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ). С 2020 года информация о трудовой деятельности может формироваться в электронном виде (СТД-Р).
43. Что такое сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) и как они оформляются?
СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности) – это электронный документ, содержащий информацию о трудовой деятельности работника. Формируется работодателем и направляется в Пенсионный фонд РФ (СФР). Работник может выбрать ведение трудовой книжки в бумажном виде или формирование СТД-Р. Для перехода на электронный формат необходимо письменное заявление работника.
44. Куда вносить записи, если работник выбрал электронную трудовую книжку?
Если работник подал заявление о ведении трудовой деятельности в электронном виде, работодатель прекращает вносить записи в бумажную трудовую книжку. Все сведения о приеме, переводе, увольнении, награждениях направляются в Пенсионный фонд РФ в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя.
45. Как исправить ошибочную запись в трудовой книжке?
Исправление производится в том же порядке, в котором запись была внесена. Неверная запись зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать. Рядом или над ней вносится правильная запись. На внутренней стороне обложки делается ссылка на документ, на основании которого внесено исправление (номер и дата приказа). Исправление заверяется подписью ответственного лица и печатью.
46. Что делать при обнаружении в трудовой книжке работника повреждений или ошибок, допущенных предыдущим работодателем?
Текущий работодатель не вправе исправлять ошибки, допущенные предыдущими работодателями. Работнику следует обратиться к бывшему работодателю, допустившему ошибку, или в суд для установления факта трудовых отношений. Текущий работодатель может внести запись о работе на основании судебного решения или иного документа, подтверждающего стаж.
47. Какой документ выдается работнику при увольнении, если он ведет электронную трудовую книжку?
При увольнении работнику, выбравшему электронную форму, бумажная трудовая книжка (если она была ранее заведена) выдается на руки с записью о последнем месте работы и отметкой о том, что дальнейшие сведения будут формироваться в электронном виде. Также работнику выдается справка о трудовой деятельности по последнему месту работы по форме, утвержденной приказом Минтруда России.
⬆6. Особые случаи и документооборот
48. Какие документы оформляются при приеме на работу совместителя?
При приеме на работу по совместительству оформляются: трудовой договор с обязательным указанием, что работа является совместительством; приказ о приеме на работу. Трудовая книжка хранится по основному месту работы. По желанию работника запись о работе по совместительству может быть внесена в трудовую книжку по основному месту работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ст. 66 ТК РФ).
49. Как оформить прием на работу дистанционного работника?
Трудовой договор с дистанционным работником заключается в электронной форме с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей обеих сторон. Обмен документами, включая приказ о приеме, уведомления, дополнительные соглашения, также осуществляется в электронном виде. По соглашению сторон может быть оформлен бумажный экземпляр договора (ст. 312.1-312.5 ТК РФ).
50. Какие документы оформляются при срочном трудовом договоре?
При заключении срочного трудового договора, помимо стандартных документов, в самом договоре и в приказе о приеме обязательно указывается причина (основание) заключения срочного договора в соответствии со статьей 59 ТК РФ и срок его действия. Например: «Трудовой договор заключен на время исполнения обязанностей временно отсутствующего работника Петрова И.И., за которым сохраняется место работы». По истечении срока издается приказ об увольнении в связи с истечением срока договора.
51. Нужно ли регистрировать в журнале договоры о материальной ответственности?
Да, договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности рекомендуется регистрировать в отдельном журнале. Это позволяет отслеживать их сроки действия, круг ответственных лиц и оперативно находить нужный договор. Договоры хранятся вместе с кадровыми документами на работника.
52. Как оформляется отказ работника от ознакомления с приказом или от получения копии документа?
В случае отказа работника от ознакомления с приказом (например, о дисциплинарном взыскании) или от получения копии документа на приказе или в журнале ознакомления делается соответствующая отметка «от ознакомления отказался» с указанием даты. Рекомендуется составить акт об отказе в присутствии двух свидетелей, который будет служить доказательством надлежащего уведомления работника.
53. Какие документы оформляются при невыходе работника на работу?
При невыходе работника на работу без уведомления в первый день работодатель может не предпринимать действий. При отсутствии в течение всего дня и невозможности выяснить причину, на следующий рабочий день рекомендуется направить работнику уведомление с просьбой явиться или объяснить причину отсутствия. Если отсутствие продолжается и причины неизвестны, составляется акт об отсутствии. После 4-х и более часов отсутствия может быть составлен акт о прогуле.
54. Как оформить простой по вине работодателя или по независящим от сторон причинам?
Оформление простоя включает: издание приказа (распоряжения) об объявлении простоя с указанием причины, даты начала, перечня работников и их обязанностей в этот период; ознакомление работников с приказом под подпись; внесение отметок в табель учета рабочего времени (код «РП» — простой по вине работодателя или «НП» — по независящим причинам) (ст. 157 ТК РФ).
55. Каков порядок хранения и выдачи медицинских книжек работников?
Медицинские книжки работников, занятых в сферах, где они обязательны (общепит, торговля, образование, коммунальное хозяйство), хранятся у работодателя. При увольнении книжка выдается работнику. Рекомендуется вести журнал учета движения медицинских книжек. Работодатель обязан обеспечивать своевременное прохождение работниками периодических медосмотров и внесение их результатов в книжку.
⬆7. Проверки, ответственность и архив
56. Какие документы чаще всего проверяет Государственная инспекция труда (ГИТ)?
Инспекторы ГИТ при плановой или внеплановой проверке обычно запрашивают:
- локальные нормативные акты (ПВТР, положение об оплате труда, график отпусков);
- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
- приказы по личному составу;
- табели учета рабочего времени; расчетные листки;
- документы об оплате труда;
- личные карточки;
- журналы инструктажей по охране труда;
- документы, подтверждающие ознакомление работников с ЛНА.
57. Какая ответственность предусмотрена за отсутствие обязательных кадровых документов?
За нарушение трудового законодательства, включая отсутствие обязательных документов, предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Для должностных лиц и ИП штраф составляет от 1 000 до 5 000 руб., для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. При повторном нарушении штрафы увеличиваются, а должностное лицо может быть дисквалифицировано.
58. Кто несет ответственность за ведение и сохранность кадровых документов?
Ответственность за организацию кадрового делопроизводства и сохранность документов несет руководитель организации. Непосредственное ведение документов и ответственность за их корректность лежит на сотруднике, в чьи должностные обязанности входит кадровое делопроизводство (специалист по кадрам, делопроизводитель). Его ответственность закреплена в трудовом договоре и должностной инструкции.
59. Как организовать архивное хранение кадровых документов?
Документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) срока хранения по истечении года с окончания делопроизводства передаются в архив организации. Передача оформляется описью. Хранятся документы в специально оборудованных помещениях, обеспечивающих защиту от повреждений, хищения и несанкционированного доступа. Ответственность за архив несет назначенное приказом лицо.
60. Что такое номенклатура дел и как ее составить для кадровой службы?
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения. Для кадровой службы составляется раздел номенклатуры, включающий дела: приказы по личному составу, личные карточки, трудовые договоры, личные дела, журналы регистрации и т.д. Номенклатура утверждается руководителем и служит основой для формирования архива.
61. Какие документы передаются в государственный архив при ликвидации организации?
При ликвидации юридического лица документы по личному составу (приказы, личные карточки, лицевые счета и др.) со сроком хранения 75 и 50 лет, а также документы постоянного срока хранения (устав, штатное расписание, протоколы и др.) подлежат передаче в государственный (муниципальный) архив. Передача оформляется соглашением и описью. Ответственность за передачу несет ликвидационная комиссия.
62. Можно ли хранить кадровые документы в электронном виде без бумажных оригиналов?
Да, в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» и приказом Минкультуры России от 31.03.2015 №526, первичные учетные документы, включая кадровые, могут создаваться в электронном виде и подписываться квалифицированной электронной подписью. Такие документы признаются равнозначными бумажным. Однако для некоторых документов (например, трудовой договор по требованию работника) необходимо предоставить бумажную копию.
63. Каковы последствия утери кадрового документа (например, приказа или личной карточки)?
При утере документа необходимо составить его дубликат. Для приказа это делается на основании заявления работника или служебной записки. Дубликат должен содержать отметку «Дубликат» и сведения о причине и дате его составления. В случае утери трудовой книжки по вине работодателя он обязан завести новую и внести в нее записи на основании сохранившихся документов.
⬆8. Работа с отдельными категориями работников и документами
64. Какие документы необходимы при приеме на работу несовершеннолетнего?
Помимо стандартных документов, для приема несовершеннолетнего в возрасте от 14 до 18 лет требуются: письменное согласие одного из родителей (попечителя) и органа опеки и попечительства (для работников до 16 лет); документ об основном общем образовании или справка из образовательного учреждения; медицинское заключение о состоянии здоровья (обязательно для лиц до 18 лет) (ст. 63, ст. 266 ТК РФ).
65. Как оформить прием на работу иностранного гражданина?
При приеме иностранца необходимы:
- документ, разрешающий пребывание/проживание в РФ (виза, миграционная карта, РВП, ВНЖ); разрешение на работу или патент (для определенных категорий);
- документ, подтверждающий знание русского языка (для некоторых случаев);
- полис ДМС или договор об оказании платных медицинских услуг.
Копии этих документов прикладываются к личному делу. Работодатель обязан уведомить территориальный орган МВД о приеме и увольнении иностранного работника.
66. Какие документы оформляются при направлении работника в командировку в другую местность?
При направлении в командировку оформляются:
- служебное задание;
- приказ (распоряжение) о направлении в командировку (форма Т-9);
- командировочное удостоверение (форма Т-10).
По возвращении работник предоставляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы, и письменный отчет о выполнении задания. Все документы регистрируются в соответствующих журналах.
67. Как документально оформить перевод работника по медицинским показаниям?
Основанием для перевода является медицинское заключение, выданное в порядке, установленном федеральными законами. Работодатель обязан предложить работнику все имеющиеся вакансии, соответствующие медицинским рекомендациям. При согласии работника заключается дополнительное соглашение к трудовому договору и издается приказ о переводе. При отказе от перевода или отсутствии вакансий трудовой договор прекращается по п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
68. Какие документы подтверждают работу в особых условиях (вредных, опасных, в районах Крайнего Севера)?
Основными документами являются:
- трудовой договор с указанием условий труда;
- приказы о приеме/переводе; личная карточка (Т-2);
- табель учета рабочего времени с указанием кодов условий труда;
- результаты специальной оценки условий труда (СОУТ);
- справки о заработной плате;
- выписки из приказов о предоставлении дополнительного отпуска и установлении надбавок.
Эти документы хранятся 50 или 75 лет.
69. Как оформить направление работника на обязательный медицинский осмотр?
Оформляется приказом (распоряжением) работодателя о направлении на медицинский осмотр с указанием перечня работников и вида осмотра (предварительный, периодический). На каждого работника выдается направление, подписанное уполномоченным представителем работодателя, с указанием вредных факторов. Результаты осмотра (заключение) подшиваются в личное дело работника.
⬆9. Заработная плата, расчеты и отчетность
70. Какие документы обязательно оформляются при выплате заработной платы?
При выплате заработной платы оформляются:
- расчетная ведомость (форма Т-51) или расчетно-платежная ведомость (форма Т-49);
- платежная ведомость (форма Т-53) при выдаче наличными;
- лицевые счета работников (форма Т-54 или Т-54а);
- расчетные листки, которые вручаются каждому работнику (ст. 136 ТК РФ).
Все ведомости подписываются руководителем и главным бухгалтером.
71. Обязательно ли выдавать работникам расчетные листки?
Да, согласно статье 136 ТК РФ, при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, общей сумме, подлежащей выплате. Эта информация доводится до работника в виде расчетного листка. Форма листка утверждается работодателем.
72. Какой срок хранения у расчетных (платежных) ведомостей на выплату зарплаты?
Расчетные и платежные ведомости на выплату заработной платы, пособий, стипендий хранятся в течение 5 лет. Если они ведутся в электронном виде, должны быть обеспечены условия для их хранения и воспроизведения в течение всего срока. При проведении расчетов с работниками во вредных условиях срок хранения ведомостей увеличивается до 50 или 75 лет.
73. Что такое лицевой счет работника (форма Т-54) и как долго он хранится?
Лицевой счет (форма Т-54 или Т-54а) — это документ, в котором отражаются все виды начислений и удержаний из заработной платы работника за календарный год. Он является основным документом по учету заработной платы. Лицевые счета хранятся 75 лет (для созданных с 2003 г.) или 50 лет (для созданных ранее).
74. Какие документы необходимо хранить по воинскому учету?
К документам воинского учета относятся:
- личные карточки работников (форма Т-2) с заполненным разделом II;
- предписания военных комиссариатов;
- журнал проверок воинского учета;
- планы работы по воинскому учету;
- приказы о назначении ответственного за воинский учет.
Карточки формы Т-2 хранятся 75/50 лет, журналы проверок — 1 год, планы и отчеты — 5 лет.
75. Какой документооборот связан с выплатой пособий по временной нетрудоспособности?
При выплате пособия оформляются:
- листок нетрудоспособности (больничный), полученный от работника;
- справка о заработке для расчета пособия (если работник трудился у других работодателей);
- приказ о назначении пособия (может не издаваться, если выплата осуществляется на основании заявления);
- расчет пособия в бухгалтерской программе;
- реестр сведений, передаваемый в Фонд социального страхования (ФСС).
Больничные листы хранятся 5 лет.
⬆10. Дисциплинарные взыскания, поощрения и аттестация
76. Как правильно оформить дисциплинарное взыскание (замечание, выговор)?
Оформление включает:
- документ, фиксирующий нарушение (докладная записка, акт);
- требование от работника письменного объяснения (при отказе составляется акт);
- рассмотрение объяснения и издание приказа о применении дисциплинарного взыскания с указанием вида взыскания и основания; ознакомление работника с приказом под подпись в течение трех рабочих дней (ст. 193 ТК РФ).
77. Какие документы оформляются при применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения?
Помимо документов, указанных в вопросе 76, при увольнении за однократное грубое нарушение (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) или неоднократное неисполнение обязанностей (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) издается приказ об увольнении по унифицированной форме Т-8. В трудовую книжку вносится запись со ссылкой на соответствующий пункт статьи.
78. Как оформить поощрение работника (объявление благодарности, премирование)?
Поощрение оформляется приказом (распоряжением) работодателя. В приказе указывается вид поощрения (благодарность, премия, ценный подарок и т.д.) и основание (за что). С приказом знакомят работника под подпись. Запись о поощрении может быть внесена в трудовую книжку (ст. 66 ТК РФ). Приказы о поощрении хранятся 5 лет, если они не связаны с награждением государственными наградами.
79. Какие документы составляются при проведении аттестации работников?
При проведении аттестации формируются:
положение об аттестации (локальный акт);
приказ о создании аттестационной комиссии и утверждении графика;
аттестационные листы на каждого работника;
протоколы заседаний аттестационной комиссии;
приказ по итогам аттестации (о подтверждении соответствия, повышении, переводе, увольнении). Аттестационные листы хранятся 75/50 лет, протоколы и приказы — 5 лет.
80. Обязательно ли иметь положение об аттестации?
Нет, Трудовой кодекс не обязывает всех работодателей проводить аттестацию. Она обязательна только для определенных категорий работников (педагоги, госслужащие, работники опасных производств). Если работодатель принимает решение о проведении аттестации для иных работников, он должен разработать и утвердить локальное положение об аттестации, регламентирующее ее порядок.
⬆12. Окончание трудовых отношений и хранение
81. Какие документы оформляются при расторжении трудового договора по соглашению сторон?
Оформляется соглашение о расторжении трудового договора, в котором указываются дата увольнения и условия расчета (компенсации, если они предусмотрены). На основании соглашения издается приказ об увольнении по п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (соглашение сторон). Работнику выдаются все полагающиеся документы в день увольнения.
82. Как оформить увольнение в связи с истечением срока трудового договора?
Работодатель обязан предупредить работника о предстоящем увольнении в письменной форме не менее чем за три календарных дня (ст. 79 ТК РФ). Издается приказ об увольнении в связи с истечением срока договора по п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Если работник продолжает трудиться и ни одна из сторон не потребовала расторжения, договор считается заключенным на неопределенный срок.
83. Какие документы подтверждают увольнение по собственному желанию?
Основным документом является заявление работника об увольнение по собственному желанию с указанием даты. Работодатель издает приказ по форме Т-8, в трудовой книжке делается запись со ссылкой на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Если отзыв заявления не был произведен до истечения срока предупреждения, увольнение считается состоявшимся.
84. Что такое личное дело работника и что в него входит?
Личное дело — это совокупность документов, связанных с работой конкретного сотрудника. Обычно включает:
- копии документов, предъявленных при приеме (паспорт, диплом, СНИЛС и др.);
- трудовой договор и дополнения; приказы по личному составу (прием, переводы, отпуска, увольнение);
- документы о поощрениях и взысканиях; аттестационные листы;
- заявления работника.
Формируется в хронологическом порядке и хранится 75/50 лет.
85. Как сформировать личное дело уволенного работника для передачи в архив?
После увольнения личное дело формируется в полном объеме, нумеруется, подшивается и оформляется внутренней описью документов в деле. На обложке указывается ФИО работника, даты приема и увольнения, номер дела, срок хранения. После окончания календарного года сформированные дела передаются в архив организации по описи. Хранятся в соответствии с установленными сроками.
86. Каков срок хранения документов после ликвидации организации?
Документы по личному составу (приказы, личные карточки, лицевые счета и др.) после ликвидации организации должны быть переданы на хранение в государственный (муниципальный) архив. Сроки их хранения в архиве остаются прежними: 50 или 75 лет. Документы передаются по описи, согласованной с архивным учреждением. Уничтожение таких документов не допускается.
87. Можно ли уничтожить документы с истекшим сроком хранения до истечения 75 лет, если организация еще действует?
Нет, документы по личному составу со сроком хранения 50 или 75 лет уничтожаются только по истечении этого срока, рассчитанного с даты их создания. Досрочное уничтожение, даже если организация продолжает работать, является нарушением архивного законодательства и может повлечь ответственность, а также проблемы для работников при подтверждении стажа.
⬆13. Специальные процедуры и документы по охране труда
88. Какие обязательные документы по охране труда должны быть у работодателя?
Работодатель обязан иметь:
- инструкции по охране труда для каждой должности и вида работ;
- программу вводного инструктажа;
- программы первичного и повторного инструктажей на рабочем месте;
- журналы регистрации инструктажей;
- приказы о назначении ответственных за охрану труда;
- документы о проведении специальной оценки условий труда (СОУТ);
- протоколы обучения и проверки знаний по охране труда;
- план мероприятий по улучшению условий труда.
89. Как оформить и хранить журналы инструктажей по охране труда?
Журналы регистрации инструктажей (вводного, на рабочем месте) ведутся по формам, утвержденным постановлением Минтруда и Минобразования. Заполняются ответственным лицом при проведении каждого инструктажа с указанием даты, ФИО инструктируемого и инструктирующего, темы и подписей. Журнал вводного инструктажа хранится 10 лет, журналы инструктажей на рабочем месте — 10 лет с даты внесения последней записи. Хранятся у ответственного за охрану труда.
90. Какие документы оформляются при несчастном случае на производстве?
При несчастном случае оформляются:
- приказ о создании комиссии по расследованию;
- протокол осмотра места происшествия;
- объяснения пострадавшего и свидетелей;
- медицинское заключение;
- акт о несчастном случае на производстве по форме Н-1 (для группы случаев — Н-1МС);
- журнал регистрации несчастных случаев.
Акт Н-1 составляется в двух экземплярах и хранится 45 лет. Все материалы расследования подшиваются в дело.
⬆14. Работа с персональными данными в кадровом делопроизводстве
91. Нужно ли включать в личное дело работника копию паспорта и других документов?
Да, в личное дело обычно подшиваются заверенные копии документов, удостоверяющих личность (паспорт), образования, квалификации, семейного положения (свидетельство о браке — для предоставления отпуска), воинского учета, СНИЛС, ИНН. Это необходимо для подтверждения соответствия работника занимаемой должности и правильности начисления выплат. Обработка этих данных должна соответствовать законодательству о персональных данных.
92. Как обеспечить конфиденциальность персональных данных в кадровых документах?
Для обеспечения конфиденциальности необходимо:
- хранить личные дела и карточки в запирающихся шкафах;
- ограничить круг лиц, имеющих доступ к ним;
- заключить с ответственными работниками соглашения о неразглашении;
- использовать пароли на электронные базы данных;
- уничтожать документы с истекшим сроком хранения безопасным способом;
- иметь локальный акт, регламентирующий порядок обработки ПДн.
15. Документооборот при изменениях в организации
93. Какие кадровые документы нужно изменить при смене наименования организации?
При смене наименования юридического лица необходимо внести изменения: в правила внутреннего трудового распорядка; в штатное расписание; в положение об оплате труда; во все действующие трудовые договоры путем заключения дополнительных соглашений; в книгу учета движения трудовых книжек; в печати и штампы. Основанием является свидетельство о регистрации изменений в ЕГРЮЛ.
94. Как оформить кадровые документы при смене генерального директора?
Оформляются: приказ об увольнении прежнего директора по основанию «прекращение полномочий» (для АО, ООО) или по соглашению сторон; трудовая книжка с соответствующей записью. Новый директор издает приказ о вступлении в должность. С ним заключается трудовой договор. Все трудовые договоры с работниками остаются в силе, менять их не требуется, так как права и обязанности работодателя переходят к новому руководителю автоматически.
95. Какие документы оформляются при реорганизации компании (слиянии, присоединении)?
При реорганизации работодатель обязан уведомить работников в письменной форме не менее чем за два месяца (ст. 75 ТК РФ). При согласии работника на продолжение работы оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору о смене работодателя. Новые трудовые книжки не заводятся, делается запись о переименовании организации. При отказе работника от работы трудовой договор прекращается по п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
⬆16. Заключительные и ситуационные вопросы
96. Что такое электронный документооборот (ЭДО) в кадрах и как его внедрить?
ЭДО — это система создания, подписания, передачи и хранения кадровых документов в электронном виде с использованием ЭЦП. Для внедрения необходимо:
- разработать регламент ЭДО;
- получить квалифицированные электронные подписи для работодателя и работников;
- выбрать оператора ЭДО;
- заключить с работниками соглашения об использовании ЭДО;
- обеспечить техническую возможность и обучение.
Трудовой договор в электронной форме может быть заключен только при наличии ЭЦП у обеих сторон.
97. Кто должен подписывать кадровые приказы в отсутствие руководителя?
В случае временного отсутствия руководителя (болезнь, командировка) право подписи кадровых приказов может быть передано другому должностному лицу на основании приказа о временном исполнении обязанностей (врио) или доверенности. В трудовом договоре врио или в доверенности должно быть прямо указано право подписи кадровых документов. Подписанные таким образом документы являются действительными.
98. Можно ли вести кадровый учет без специального программного обеспечения?
Да, формально закон не обязывает использовать специализированные программы. Кадровый учет можно вести вручную, заполняя бумажные формы. Однако это крайне неэффективно для организаций с численностью более 5-10 человек, повышает риск ошибок и усложняет подготовку отчетности. Использование профессиональных кадровых и бухгалтерских программ (1С, Контур и др.) является общепринятой практикой и значительно упрощает работу.
99. Где можно найти актуальные унифицированные формы кадровых документов?
Актуальные унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (формы Т-1 — Т-14) утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1. С 2013 года использование именно этих форм не является строго обязательным, но они носят рекомендательный характер. Работодатель вправе разрабатывать свои формы, которые должны содержать все обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
100. Какой самый частый недостаток выявляется в кадровом делопроизводстве при проверках?
Наиболее частыми нарушениями являются:
- отсутствие или ненадлежащее оформление обязательных локальных нормативных актов (ПВТР, положение об оплате труда);
- нарушения при заключении и изменении трудовых договоров (отсутствие существенных условий, подписание после начала работы);
- несоблюдение сроков выдачи документов при увольнении;
- отсутствие или неправильное ведение табеля учета рабочего времени;
- нарушения при оформлении отпусков и дисциплинарных взысканий;
- отсутствие документального подтверждения ознакомления работников с ЛНА.