Частые вопросы по штатному расписанию

В Трудовом кодексе Российской Федерации отсутствует прямая норма, которая бы обязывала каждого работодателя в обязательном порядке составлять штатное расписание. Тем не менее, этот кадровый документ является неотъемлемой частью деятельности подавляющего большинства организаций и индивидуальных предпринимателей. Почему же его наличие считается необходимым? В данной статье мы даем развернутые ответы на этот и другие сопутствующие вопросы.

Обязательность штатного расписания и ответственность за его отсутствие

Косвенная обязанность работодателя иметь штатное расписание вытекает из содержания статей 15 и 57 Трудового кодекса Российской Федерации. Эти нормы определяют трудовую функцию как «работу по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации». Таким образом, если сотрудник принимается на определенную должность или по конкретной профессии, у работодателя должен существовать документ, который эту должность или профессию предусматривает.

Важное разграничение:

• Если работа соответствует профессии, указанной в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих (далее ЕТКС), то сотрудник принимается на работу по профессии. В кадровых документах это формулируется как: «принят поваром 3-го разряда».
• Если работа соответствует позиции, указанной в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих (далее ЕКС), то происходит прием на должность. Запись в документах будет выглядеть так: «принята на должность бухгалтера».

Отсутствие штатного расписания проверяющие органы (такие как Государственная инспекция труда) расценивают как общее нарушение норм трудового законодательства. Ответственность за это предусмотрена частью 1 статьи 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях и предусматривает:

• Для должностных лиц, индивидуальных предпринимателей и малых предприятий – предупреждение или наложение административного штрафа в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей.
• Для юридических лиц (организаций), не относящихся к малым предприятиям, – предупреждение или штраф от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Поскольку Трудовой кодекс Российской Федерации регулирует отношения между работником и работодателем в целом, оформлять «штатку» обязаны не только организации, но и индивидуальные предприниматели, использующие наемный труд.

 Сам по себе факт отсутствия штатного расписания не делает заключенные с работниками трудовые договоры недействительными. Работник считается принятым на должность (профессию), указанную в его трудовом договоре, даже если штатное расписание в организации отсутствует

На законном основании обходиться без штатного расписания могут только:

• Физические лица, не имеющие статуса индивидуального предпринимателя (нанимающие работников для личного обслуживания).
• Микропредприятия и некоммерческие организации, соответствующие критериям, установленным статьей 309.1 Трудового кодекса Российской Федерации, которые могут заменять локальные нормативные акты правилами, включенными непосредственно в трудовые договоры.

Функции и роль штатного расписания в организации

Штатное расписание выполняет несколько ключевых функций:

1. Структурирование организации: Документ закрепляет организационную структуру, включая перечень структурных подразделений, их иерархию и подчиненность, а также набор штатных позиций (должностей, профессий) в каждом из них с указанием количества штатных единиц.
2. Планирование затрат: Штатное расписание является основным инструментом для планирования и анализа фонда оплаты труда. Изначально этот документ создавался именно как инструмент планирования, где экономисты, используя нормативы, рассчитывали необходимую численность персонала.
3. Подтверждение правомерности действий работодателя: При рассмотрении судебных споров, особенно связанных с законностью увольнений (например, по сокращению штата или численности), суды практически всегда запрашивают штатное расписание. Оно необходимо для установления наличия вакантных должностей, которые работодатель был обязан предложить увольняемому сотруднику. Без штатного расписания доказать правомерность сокращения невозможно.
4. Проведение специальной оценки условий труда (СОУТ): На основе штатного расписания определяется перечень рабочих мест, подлежащих специальной оценке.
5. Взаимодействие с контролирующими органами: Работодатель обязан предъявлять штатное расписание по запросу комиссий по вопросам оплаты труда (создаваемых при администрациях), а также налоговым органам, если возникает вопрос о выплате зарплаты ниже установленного минимального размера оплаты труда (МРОТ).

Разработка и порядок оформления штатного расписания

Действующее трудовое законодательство не определяет конкретный круг лиц, ответственных за разработку этого документа. В Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих такая обязанность исторически возлагалась на экономиста по труду. Однако сегодня эта должность есть далеко не в каждой компании. Следовательно, руководитель организации вправе либо самостоятельно составить «штатку», либо делегировать эту задачу любому другому работнику: заместителю директора, главному бухгалтеру, руководителю отдела кадров и так далее. Данную обязанность крайне важно закрепить документально – в должностной инструкции или в трудовом договоре соответствующего сотрудника.

Алгоритм разработки штатного расписания может быть следующим:

1. Издание приказа о разработке. Хотя Трудовой кодекс Российской Федерации не обязывает издавать такой приказ, его наличие помогает решить ряд организационных вопросов: определить ответственного руководителя за разработку, распределить обязанности среди участников процесса, установить сроки разработки, согласования и утверждения итогового документа.
2. Составление проекта. Штатное расписание может составляться как по унифицированной форме № Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата России, так и по самостоятельно разработанной и утвержденной форме. Самостоятельная форма должна быть закреплена в учетной политике организации или утверждена отдельным приказом руководителя.
3. Согласование проекта. Необходимость и порядок согласования определяются работодателем. В некоторых случаях, в соответствии с учредительными документами, штатное расписание может требовать согласования с участниками (акционерами) общества. Внутреннее согласование с руководителями структурных подразделений, главным бухгалтером и другими должностными лицами целесообразно регламентировать, например, в Инструкции по делопроизводству.
4. Подписание документа. В унифицированной форме № Т-3 предусмотрено подписание штатного расписания руководителем кадровой службы (или иным ответственным за кадровое делопроизводство) и главным бухгалтером. Поскольку на сегодня использование этой формы не является обязательным, работодатель вправе самостоятельно определить перечень лиц, которые будут подписывать документ. В небольших организациях и у индивидуальных предпринимателей допустимо подписание единственной подписью – руководителя.
5. Утверждение штатного расписания. Утверждение может производиться одним из двух способов:
   • Проставлением грифа утверждения непосредственно на самом документе личной подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя.
   • Изданием отдельного приказа по основной деятельности.

Второй способ, предлагаемый унифицированной формой № Т-3, является более предпочтительным и функциональным. В тексте приказа об утверждении, помимо основного распоряжения, можно:

• Признать утратившим силу предыдущее штатное расписание.
• Назначить ответственных за приведение иных кадровых документов в соответствие с новой «штаткой» (например, при изменении окладов или сокращении штата).
• Дать поручения по уведомлению работников, разработке должностных инструкций и другим необходимым действиям.

Особый случай: сокращение штата
При проведении процедуры сокращения персонала дата утверждения нового штатного расписания должна быть как минимум на два месяца раньше даты, с которой оно вступает в силу. Это связано с установленным сроком предупреждения работников о предстоящем увольнении. Например, если увольнение планируется с 1 июля, то новое расписание должно быть утверждено не позднее 1 мая. Кроме того, после увольнения сотрудника по сокращению нельзя оставлять в штатном расписании сокращенную позицию даже на короткий период (например, на выходные дни), так как это может быть расценено судом как нарушение процедуры и повлечь восстановление работника.

Требования к содержанию и оформлению штатного расписания

Поскольку прямых требований в Трудовом кодексе Российской Федерации нет, целесообразно руководствоваться Указаниями по применению унифицированных форм, требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете» (поскольку штатное расписание является первичным учетным документом) и ГОСТами по делопроизводству.

Рассмотрим ключевые реквизиты и графы:

• Наименование организации: Должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Для индивидуального предпринимателя указываются фамилия, имя, отчество.
• Код по ОКПО: Указывается код из Общероссийского классификатора предприятий и организаций.
• Дата составления и номер: Дата составления не может быть позже даты утверждения. Регистрационный номер присваивается в соответствии с внутренними правилами документооборота.
• Период действия: Реквизит «на период» может не заполняться, что делает документ бессрочным, но не препятствует внесению изменений.
• Графа 1 «Наименование структурного подразделения»: Указываются филиалы, отделы, цеха и т.д. Располагаются, как правило, по иерархии.
• Графа 2 «Код структурного подразделения»: Коды присваиваются работодателем самостоятельно и должны отражать иерархию (например, 01 – Администрация, 01-01 – Бухгалтерия).
• Графа 3 «Должность (специальность, профессия)»: Наименования должны соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам только в случаях, предусмотренных законом (например, для предоставления льгот). Не рекомендуется использовать двойные наименования должностей (например, «водитель-экспедитор»), если они предполагают разную квалификацию. В такой ситуации лучше оформить две отдельные штатные единицы и установить совмещение.
• Графа 4 «Количество штатных единиц»: Указывается необходимое количество единиц по каждой должности, включая неполные (0.25, 0.5, 2.75).
• Графа 5 «Тарифная ставка (оклад)»: Указывается фиксированный месячный оклад, дневная или часовая ставка. Запрещено указывать «вилку» окладов (например, 30 000 – 40 000 рублей), так как это нарушает принцип равной оплаты за труд равной ценности.
• Графы 6-8 «Надбавки»: Указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, носящие постоянный характер (например, за знание иностранного языка, за стаж). Премии, носящие переменный характер, в штатном расписании не отражаются.
• Графа 9 «Всего»: Рассчитывается месячный фонд оплаты труда по каждой строке. Если надбавки указаны в процентах или иных единицах, расчет может быть затруднен, и графа не заполняется.
• Графа 10 «Примечания»: Используется для различных пометок (ссылки на локальные акты, особенности замещения и пр.).

Ответы на дополнительные вопросы

Нужно ли проставлять печать на штатном расписании?
Унифицированная форма № Т-3 не предусматривает место для печати. Поскольку штатное расписание является документом внутреннего пользования, проставление печати на нем не является обязательным.

Можно ли оформлять штатное расписание только в электронном виде?
Да, такая возможность существует. Для этого работодатель должен полностью перейти на электронный кадровый документооборот в соответствии со статьями 22.1 – 22.3 Трудового кодекса Российской Федерации. Это включает в себя принятие локального нормативного акта, определение перечня электронных документов (включая штатное расписание), уведомление работников и получение их согласия.

Нужно ли знакомить работников со штатным расписанием под подпись?
Нет, такая обязанность законодательством не предусмотрена. Штатное расписание не относится к локальным нормативным актам, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника и с которыми он должен быть ознакомлен (как, например, правила внутреннего трудового распорядка). Все существенные условия (должность, оклад, надбавки) переносятся из штатного расписания в трудовой договор работника. Если работник запрашивает копию штатного расписания, рекомендуется предоставить ему не весь документ, а выписку, касающуюся исключительно его должности.

Можно ли отнести штатное расписание к коммерческой тайне?
Нет. В соответствии с Федеральным законом «О коммерческой тайне», сведения о системе оплаты труда, условиях труда, а также о численности и составе работников не могут быть отнесены к коммерческой тайне.

Как часто нужно обновлять штатное расписание?
Трудовой кодекс Российской Федерации не устанавливает жесткой периодичности. Работодатель вправе вносить изменения в любое время по мере необходимости. На практике может быть принята как модель ежегодного пересмотра и утверждения новой «штатки» (что характерно для бюджетной сферы), так и модель бессрочного действия с внесением изменений приказом при возникновении таких событий, как создание новой должности, изменение оклада, сокращение штата и т.д.

Сколько и где хранятся штатные расписания?
Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, утвержденному Росархивом, штатные расписания и изменения к ним хранятся постоянно. При этом:

• В организациях, являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, документы по истечении срока временного хранения в организации передаются на постоянное хранение в архив.
• В иных организациях штатные расписания хранятся не менее 10 лет, а согласно примечанию к Перечню – до ликвидации организации.

Оригинал штатного расписания, как правило, хранится в кадровой службе, а его копия – в бухгалтерии. Если штатное расписание утверждено приказом, оно хранится вместе с этим приказом в одном деле.

Должно ли количество штатных единиц соответствовать количеству работников?
Нет, не обязательно. Штатное расписание – это план, определяющий потребность организации в работниках. Фактическое количество сотрудников может быть:

• Меньше: из-за наличия вакансий, поручения обязанностей по вакантным позициям другим работникам по совмещению.
• Больше: например, когда на одной штатной единице (одной ставке) работают два совместителя, или когда на время длительного отсутствия основного работника (отпуск по уходу за ребенком, длительный больничный) принимается временный сотрудник.

Что такое штатная расстановка и для чего она нужна?

Штатная расстановка (или штатно-списочный состав) – это рабочий документ, который составляется на основе действующего штатного расписания. В него вносятся фамилии и инициалы конкретных работников, занимающих те или иные штатные позиции. Помимо этого, в расстановке можно отмечать:

• Особые категории работников (инвалиды, пенсионеры).
• Даты начала и окончания отпусков (например, по уходу за ребенком).
• Факт работы по совместительству или на условиях неполного рабочего дня.
• Наличие вакансий.

Штатная расстановка не является обязательным документом, но она чрезвычайно полезна для оперативного кадрового учета, планирования и анализа. Она позволяет в наглядной форме увидеть реальную расстановку кадров, отслеживать вакансии и сроки возвращения сотрудников. В случае судебного спора штатная расстановка может служить дополнительным доказательством отсутствия подходящих вакансий для увольняемого работника. Срок хранения штатных расстановок составляет 50 лет (для документов, созданных после 1 января 2003 года).