Должностная инструкция секретаря руководителя аптечного учреждения [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя аптечного учреждения относится к категории технических работников, принимается на работу и увольняется с нее приказом руководителя аптечного учреждения.

1.2. Секретарь руководителя аптечного учреждения должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности аптечного учреждения и ведения делопроизводства;

- структуру и руководящий состав аптечного учреждения и его подразделений;

- организацию делопроизводства;

- методы оформления и обработки документов;

- архивное дело;

- машинопись;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- основы этики и эстетики;

- правила делового общения;

- основы организации труда и управления;

- правила эксплуатации вычислительной техники;

- основы административного права и законодательства о труде;

- правила внутреннего трудового распорядка аптечного учреждения;

- правила и нормы охраны труда;

1.3. В своей деятельности секретарь руководителя аптечного учреждения руководствуется:

- законодательными и нормативными документами, касающимися выполняемой работы;

- уставом аптечного учреждения;

- приказами и распоряжениями руководителя аптечного учреждения (непосредственного руководителя);

- настоящей должностной инструкцией.

1.4. Во время отсутствия секретаря руководителя аптечного учреждения (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по аптечному учреждению.

1.5. Секретарь непосредственно подчиняется руководителю аптечного учреждения.

1.6. На должность секретаря руководителя аптечного учреждения назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

2. Должностные обязанности

Секретарь руководителя аптечного учреждения:

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя аптечного учреждения.

2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя аптечного учреждения корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителю аптечного учреждения.

2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителю аптечного учреждения.

2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя аптечного учреждения, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

2.8. По поручению руководителя аптечного учреждения составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем аптечного учреждения (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками аптечного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указанных поручений руководителя, взятых на контроль.

2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя аптечного учреждения необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе.

2.13. Печатает по указанию руководителя аптечного учреждения служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.16. Контролирует документы на персональном ксероксе.

3. Права

Секретарь руководителя аптечного учреждения имеет право:

3.1. Вносить предложения по совершенствованию работ, связанных со своей деятельностью.

3.2. Докладывать руководителю о всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.

3.3. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) аптечного учреждения по вопросам своей деятельности.

4. Ответственность

4.1. Секретарь руководителя аптечного учреждения несет ответственность за:

4.1.1. Небрежное, халатное отношение к своим обязанностям.

4.1.2. Качество и своевременность выполнения возложенных на нее настоящей инструкцией обязанностей.

4.1.3. Неправомерные действия с документами и информацией о деятельности аптечного учреждения, сохранность коммерческих тайн аптечного учреждения.

4.2. Дисциплинарная, материальная и иная ответственность секретаря аптечного учреждения определяется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]