Ведение трудовых книжек остается одной из ключевых обязанностей работодателя, несмотря на постепенный переход к электронному документообороту. На практике кадровые специалисты сталкиваются с многочисленными сложными ситуациями, требующими знания не только трудового законодательства, но и позиций контролирующих органов.
⬆Оформление дубликата трудовой книжки: основания и порядок
Порядок выдачи и оформления дубликата трудовой книжки установлен в разделе V Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Согласно пунктам 27, 30, 31 данного Порядка, дубликат трудовой книжки выдается в нескольких случаях.
Основные основания для выдачи дубликата:
- Утрата трудовой книжки - работник обязан заявить об этом работодателю по последнему месту работы, где была внесена последняя запись
- Наличие в трудовой книжке записи об увольнении или переводе, признанной недействительной
- Приведение трудовой книжки в негодность (повреждение, порча)
- Массовая утрата трудовых книжек в организации
Работодатель обязан выдать дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником соответствующего заявления. При этом если сотрудник работал по совместительству, дубликат выдается работодателем по основному месту работы.
При массовой утрате трудовых книжек создается специальная комиссия органами исполнительной власти субъекта РФ, которая оформляет акт, служащий основанием для выдачи дубликатов.
Оформление новой трудовой книжки при ее отсутствии
Согласно статье 65 ТК РФ, если при приеме на работу у работника отсутствует трудовая книжка, работодатель обязан оформить новую. Ключевым доказательством того, что трудовая книжка не была предъявлена, служит письменное заявление работника с указанием причины отсутствия документа.
Отсутствие трудовой книжки не может служить основанием для отказа в приеме на работу. Работодатель обязан вести трудовую книжку на работника, проработавшего у него свыше 5 дней, что установлено статьей 66 ТК РФ.
Важно различать ситуации оформления новой трудовой книжки и выдачи дубликата. Трудовое законодательство не возлагает на работодателя обязанность по внесению сведений о предыдущей трудовой деятельности работника в новую трудовую книжку. Такая обязанность предусмотрена только при оформлении дубликата.
При оформлении новой трудовой книжки работник должен предоставить письменное заявление с указанием причины отсутствия документа. Это требование установлено частью 5 статьи 65 ТК РФ.
⬆Отсутствие записи об увольнении в трудовой книжке
Нередко при приеме на работу новый работодатель сталкивается с ситуацией, когда в трудовой книжке работника отсутствует запись об увольнении с предыдущего места работы. Если организация-работодатель ликвидирована и документы не сданы в архив, восстановление записи становится проблематичным.
Записи в трудовую книжку вносятся на основании приказов работодателя с указанием причин увольнения. При увольнении все записи заверяются подписью работодателя или ответственного лица, а при наличии - печатью организации (часть 5 статьи 84.1 ТК РФ, пункты 9, 15 и 36 Порядка).
В случае невозможности восстановления записи через работодателя, работнику следует обратиться в суд для установления факта увольнения. Согласно статьям 264-268 Гражданского процессуального кодекса РФ, суд устанавливает факты, имеющие юридическое значение.
Решение суда будет являться основанием для внесения записи об увольнении в трудовую книжку. До получения судебного решения новый работодатель вправе оформить прием на работу, поставив следующий порядковый номер в трудовой книжке.
Выписка с лицевого счета из Пенсионного фонда может служить дополнительным доказательством трудового стажа, но не заменяет запись в трудовой книжке об увольнении.
⬆Внесение изменений при смене фамилии работника
При смене фамилии работника необходимо внести соответствующие изменения как в трудовую книжку, так и во вкладыш к ней. Согласно пункту 32 Порядка, оформление и ведение вкладыша осуществляется по тем же правилам, что и для трудовой книжки.
Игнорирование необходимости внесения изменений во вкладыш может привести к противоречию между документами и признанию действий работодателя административным правонарушением по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ за несоблюдение порядка ведения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Изменения вносятся на основании документов, подтверждающих смену фамилии (свидетельство о браке, свидетельство о перемене имени). Исправления должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации.
При смене фамилии изменения вносятся в оба документа - и в трудовую книжку, и во вкладыш. Это обеспечивает соответствие документов и исключает возможные проблемы при подтверждении трудового стажа.
⬆Оформление и использование вкладыша к трудовой книжке
Вкладыш в трудовую книжку выдается в случае заполнения всех страниц одного из разделов трудовой книжки и является ее неотъемлемой частью. Процедура добавления вкладыша включает простановку на титульном листе трудовой книжки штампа с надписью "Выдан вкладыш" с указанием серии и номера вкладыша.
Согласно действующему Порядку, с 1 сентября 2021 года требование о обязательном вшивании вкладыша в трудовую книжку отсутствует. Однако трудовое законодательство не запрещает эту процедуру.
Роструд в своих разъяснениях отмечает, что вкладыш дополняет трудовую книжку и может быть как вшит, так и другим способом присоединен к ней. Судебная практика также подтверждает, что сшивка трудовой книжки и вкладыша не предусмотрена действующим законодательством.
Важно отметить, что вкладыш без трудовой книжки недействителен. При утрате вкладыша работодатель обязан оформить дубликат в установленном порядке.
Вкладыши, выданные до 1 сентября 2021 года, рекомендуется вшивать в трудовую книжку, поскольку ранее действовавшие Правила предусматривали такую обязанность.
Образец акта об отказе от получения трудовой книжки
АКТ
об отказе работника от получения трудовой книжки при увольненииг. Москва » 24 » января 2025 г.
Настоящий акт составлен в том, что 24 января 2025 года в 17 часов 30 минут в отделе кадров АО "Веста" экономисту Егоровой Нине Петровне было предложено получить свою трудовую книжку (серия ВТ-I № 2911101) в связи с увольнением и расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Егорова Н.П. от получения трудовой книжки на руки и подписи в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них отказалась без объяснения причины.
Акт составили:
Начальник отдела кадров _______________/Петрова М.В./
Бухгалтер _______________/Сидорова С.В./
Секретарь _______________/Иванова С.А./С актом ознакомлен:
_______________/Егорова Н.П./
24.01.2025
Образец уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой
⬆АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО "ВЕСТА"
УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости явиться за трудовой книжкой24 января 2025 года № 12
Егоровой Нине Петровне
ул. Розы Люксембург, д. 26, кв. 14,
г. Москва, 111625Уважаемая Нина Петровна!
АО "Веста" оформлено Ваше увольнение (приказ от 23.01.2025 № 86/у). В связи с Вашим отсутствием на рабочем месте 24.01.2025 мы не имели возможности выдать Вам трудовую книжку на руки.
На основании части 6 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ уведомляем Вас о необходимости явиться в отдел кадров АО "Веста" по адресу: г. Москва, Пешеходное шоссе, д. 89, стр. 1, каб. 56, для получения трудовой книжки на руки либо дать согласие на отправление ее по почте.
Сообщаем, что со дня направления настоящего уведомления АО "Веста" не несет ответственности за задержку выдачи Вам трудовой книжки.
Генеральный директор _______________/Храмов Л.В./
Трудовые отношения при реорганизации компании
Реорганизация юридического лица (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) не является основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации. Это положение закреплено в статье 75 ТК РФ.
При реорганизации трудовые отношения с работниками продолжаются в автоматическом режиме. Работников не нужно увольнять и принимать заново в порядке перевода. Однако трудовой договор и запись в трудовой книжке необходимо скорректировать в части нового наименования работодателя.
Если иные условия трудового договора не меняются, согласия работника на продолжение работы после реорганизации не требуется. Однако работник вправе отказаться от продолжения работы в связи с реорганизацией по пункту 6 части 1 статьи 77 ТК РФ.
⬆Сроки направления уведомления о получении трудовой книжки
Необходимость направления работнику уведомления с просьбой явиться за трудовой книжкой возникает, если в день прекращения трудового договора выдать ее невозможно в связи с отсутствием сотрудника или его отказом от получения документа.
Трудовой кодекс РФ не содержит четкого указания на конкретный день направления уведомления. Наиболее предпочтительным является направление уведомления в день увольнения в рабочие часы ответственного сотрудника.
Работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки со дня направления соответствующего уведомления. Поэтому рекомендуется направлять уведомление либо в день увольнения, либо не позднее следующего рабочего дня.
⬆Особенности работы с трудовой книжкой колхозника
Трудовая книжка колхозника оформлялась для членов колхозов согласно Основным положениям о порядке выдачи и ведения трудовых книжек колхозников, утвержденным Постановлением Совмина СССР от 21.04.1975 № 310.
Современным работодателям не рекомендуется делать записи о работе в трудовой книжке колхозника, поскольку этот документ предназначен для учета трудовой деятельности в колхозах. Судебная практика подтверждает некорректность внесения записей иными работодателями в такие документы.
При приеме на работу лица с трудовой книжкой колхозника работодатель должен завести новую трудовую книжку установленного образца в соответствии со статьей 65 ТК РФ. Вносить записи о предыдущей трудовой деятельности в новую трудовую книжку не требуется.
⬆Другие вопросы
1. В каких случаях работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки?
Дубликат трудовой книжки выдается при утрате документа работником, наличии недействительных записей, приведении книжки в негодность (порча, повреждение) или массовой утрате трудовых книжек в организации. Работодатель обязан оформить дубликат в течение 15 рабочих дней с даты получения заявления от работника.
2. Что делать, если работник при приеме на работу не предоставил трудовую книжку?
Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку, взяв с работника письменное заявление с указанием причины отсутствия документа. Отсутствие трудовой книжки не может быть основанием для отказа в приеме на работу согласно ст. 65 ТК РФ.
3. Как поступить, если в трудовой книжке отсутствует запись об увольнении с предыдущего места работы?
Если предыдущий работодатель ликвидирован и не внес запись, работнику следует обратиться в суд для установления факта увольнения. Новый работодатель может принять работника, поставив следующую порядковую номерную запись о приеме на работу.
4. Нужно ли вносить изменения во вкладыш при смене фамилии работника?
Да, при смене фамилии изменения вносятся как в саму трудовую книжку, так и во вкладыш к ней. Это обеспечивает соответствие документов и исключает проблемы при подтверждении трудового стажа.
5. Обязательно ли вшивать вкладыш в трудовую книжку?
С 1 сентября 2021 года вшивание вкладыша не является обязательным требованием. Однако вкладыш без трудовой книжки недействителен, поэтому рекомендуется обеспечить их совместное хранение.
6. Как оформить трудовые отношения при реорганизации компании?
Реорганизация не является основанием для увольнения работников. Трудовые отношения продолжаются автоматически, в трудовую книжку вносится запись о переименовании работодателя без оформления увольнения и приема.
7. Когда нужно направлять уведомление работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой?
Уведомление направляется в день увольнения или на следующий рабочий день, если выдать трудовую книжку в день увольнения не представилось возможным. С даты направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа.
8. Как правильно оформить отказ работника от получения трудовой книжки?
Отказ оформляется актом в присутствии свидетелей (не менее двух сотрудников). В акте фиксируется факт предложения получить трудовую книжку и отказ работника с указанием даты и времени.
9. Можно ли на основании СТД-СФР оформить дубликат трудовой книжки?
СТД-СФР может служить основанием для подтверждения трудового стажа, но для оформления дубликата трудовой книжки работнику необходимо обратиться к последнему работодателю с письменным заявлением.
10. Что делать с трудовой книжкой колхозника при приеме на работу?
Трудовую книжку колхозника не используют для внесения записей современными работодателями. При приеме на работу оформляется новая трудовая книжка установленного образца.
11. Как внести запись о переводе на другую должность внутри организации?
Запись о переводе вносится в раздел "Сведения о работе" с указанием даты, номера приказа и основания перевода. Последовательность номеров записей сохраняется сквозная.
12. Каковы сроки хранения трудовых книжек у работодателя?
Трудовые книжки хранятся у работодателя в течение всего времени работы сотрудника. При увольнии книжка выдается в день увольнения. Архивные экземпляры хранятся 75 лет.
13. Как исправить ошибочную запись в трудовой книжке?
Ошибочная запись признается недействительной, ниже вносится правильная запись с указанием номера и даты приказа, на основании которого внесено исправление.
14. Нужно ли заверять печатью записи в трудовой книжке?
С 2021 года заверение записей печатью не является обязательным, если это не предусмотрено уставом организации. Достаточно подписи ответственного лица.
15. Как оформить выдачу вкладыша к трудовой книжке?
При выдаче вкладыша на титульном листе трудовой книжки ставится штамп "Выдан вкладыш" с указанием серии и номера вкладыша. Вкладыш ведется в том же порядке, что и трудовая книжка.
⬆Ключевые моменты
- Оформление дубликата трудовой книжки производится при наличии установленных законом оснований
- При отсутствии трудовой книжки у работника работодатель обязан оформить новую
- Отсутствие записи об увольнении требует восстановления через суд при невозможности решить вопрос с предыдущим работодателем
- При смене фамилии изменения вносятся как в трудовую книжку, так и во вкладыш
- Вкладыш к трудовой книжке не требует обязательного вшивания с 2021 года
- Реорганизация компании не является основанием для увольнения работников
- Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой рекомендуется направлять в день увольнения
- Трудовые книжки колхозников не используются для внесения записей современными работодателями