Что должен знать директор?

Дата публикации: 
31.01.2015

директор

Принято думать, что составление учетной политики организации - задача и головная боль главного бухгалтера. Однако по закону о бухучете обязанность по организации бухучета на предприятии возложена на директора. А бухучет, как известно, ведется на основании учетной политики. Не будем вдаваться в тонкости ПБУ и норм НК РФ, которые учитываются при ее составлении. Рассмотрим основные моменты, которые важны для руководителя организации.

 

Изменения или дополнения учетной политики

 

Учетная политика предприятия, как правило, оформляется в виде двух самостоятельных распорядительных документов (приказов и т.п.). Первый утверждает учетную политику для бухучета, а второй - для целей налогового учета.

Многие бухгалтеры привязывают учетную политику к конкретному году, что не совсем верно. Учетная политика утверждается единожды - при создании организации и применяется последовательно из года в год до ее ликвидации (ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", ст. 313 НК РФ).

Однако в начале нового финансового года организация должна обязательно проанализировать положения применяемых учетных политик на предмет соответствия действующему законодательству и при необходимости внести в нее изменения или дополнения.

При внесении изменений или дополнений не нужно переписывать всю учетную политику заново. Достаточно отдельным приказом утвердить вносимые изменения и дополнения.

 

Первичные документы и регистры

 

Чтобы не упустить важные нюансы, при формировании учетной политики на 2014 год необходимо еще раз качественно проанализировать нововведения, связанные с вступлением в силу с 1 января 2013 года Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", а также внесенные в него в течение 2013 года поправки и дополнения.

Напомним, что с 1 января 2013 года организации вправе оформлять факты хозяйственной жизни (сделку, событие, операцию) как унифицированными формами первичных документов, утвержденными Госкомстатом, так и самостоятельно разработанными. Главное, чтобы они содержали обязательные реквизиты, перечисленные в ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Обязательными к применению продолжают оставаться только формы первичных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы, транспортная накладная). Помимо этого, организация может воспользоваться формой универсального передаточного документа (УПД), рекомендованной налоговой службой (Письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@). Она разработана на основе действующей формы счета-фактуры и содержит все необходимые реквизиты первичного документа. Поэтому такой документ можно использовать как для отражения факта хозяйственной жизни в бухучете, так и в целях исчисления НДС и налога на прибыль (Письмо ФНС России от 05.03.2014 N ГД-4-3/3987@), тем самым сократив документооборот.

Важно знать, что форма УПД носит рекомендательный характер, и ее неприменение не может быть основанием для отказа в учете этих фактов хозяйственной жизни в целях налогообложения прибыли или вычета по НДС (письма Минфина России от 28.08.2013 N 03-07-15/35322, ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).

Более того, рекомендованная форма УПД не ограничивает права организаций на использование иных форм первичных учетных документов (из действовавших ранее альбомов или самостоятельно разработанных) и формы счета-фактуры, установленной Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (Письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).

Применяемые в работе первичные документы определяет руководитель по представлению главбуха. Самостоятельно разработанные формы следует оформить в качестве приложения к учетной политике. При использовании типовых форм Госкомстата их можно не распечатывать, указав в учетной политике, что применяются унифицированные формы Госкомстата, перечислив сами формы и приказы об их утверждении.

Кроме того, руководитель должен утвердить формы используемых в работе регистров бухгалтерского учета (ст. 10 Закона N 402-ФЗ). Обязательные реквизиты регистра бухучета перечислены в п. 4 ст. 10 Закона N 402-ФЗ.

 

Инвентаризация и внутренний контроль

 

В Законе N 402-ФЗ содержатся отдельные нормы по проведению инвентаризации (ст. 11) и организации системы внутреннего контроля (ст. 19).

Положение об инвентаризации (за исключением случаев ее обязательного проведения) разрабатывается организацией самостоятельно. Например, крупные торговые или производственные организации проводят инвентаризацию материальных ценностей далеко не раз в год, перед составлением годового отчета и приходом аудиторов, а гораздо чаще. Отдельным приложением к учетной политике нужно оформить порядок проведения инвентаризаций (сроки, периодичность, продолжительность, ответственные лица и т.п.).

Система внутреннего контроля также определяется предприятием самостоятельно и оформляется в виде отдельного приложения к учетной политике.

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Если бухгалтерская (финансовая) отчетность организации подлежит обязательному аудиту, она обязана организовать и осуществлять внутренний контроль ведения бухучета и составления бухгалтерской отчетности (за исключением случаев, когда его руководитель принял обязанность ведения бухучета на себя).

Рекомендации по организации внутреннего контроля на предприятии содержатся в Информации Минфина России от 25.12.2013 N ПЗ-11/2013.

С 1 января 2014 года Федеральный закон от 21.12.2013 N 357-ФЗ внес изменения в Закон N 402-ФЗ. Для целей бухучета введены понятия мнимого и притворного объектов учета. Под мнимым объектом бухучета понимается несуществующий объект, отраженный в бухучете лишь для вида. Под притворным объектом - отраженный в бухучете вместо другого объекта с целью прикрыть его. Дополнены ст. 9 и 10 Закона N 402-ФЗ: не допускается принимать к бухучету документы, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Запрещается регистрация мнимых и притворных объектов бухучета в регистрах бухучета.

Поправки направлены на усиление контроля и требований к первичным документам и достоверности бухучета. Поэтому руководителю необходимо принять непосредственное участие в разработке системы внутреннего контроля за совершаемыми операциями, направленной на получение достаточной уверенности в достоверности и своевременности бухгалтерской (финансовой) отчетности и соблюдение законодательства при ведении бухучета. Распределение полномочий и функций по организации и осуществлению внутреннего контроля организация устанавливает самостоятельно в зависимости от характера и масштабов своей деятельности и особенностей системы управления.

Но при этом нужно учитывать требования корпоративного законодательства. Например, если в ООО более 15 участников, избрание ревизора или ревизионной комиссии обязательно. Остальные компании имеют право, но не обязаны предусмотреть в уставе должность ревизора (п. 6 ст. 32, ст. 47 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью"). Порядок его работы надо прописать в уставе и внутренних документах организации, в частности в положении о внутреннем контроле.

Еще один нюанс, который нужно иметь в виду директору при утверждении положения о внутреннем контроле.

Законом N 402-ФЗ не установлен порядок подписания бухгалтерской (финансовой) отчетности организации. На данное обстоятельство Минфин указал в Информации от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012. При этом согласно п. 8 ст. 13 данного Закона отчетность считается составленной после подписания ее экземпляра на бумажном носителе руководителем экономического субъекта. Обратите внимание, в приведенной норме Закона N 402-ФЗ говорится не о том, кто подписывает отчетность, а о том, когда она считается составленной. Отсюда возникает вопрос о необходимости подписи главного бухгалтера на отчетности.

По мнению Минфина (ПЗ-10/2012) и ФНС России (Письмо от 26.06.2013 N ЕД-4-3/11569@), бухгалтерская отчетность должна быть подписана лицами, уполномоченными на это законодательством РФ, или учредительными документами организации, или решениями соответствующих органов управления организации. К таким лицам относится руководитель организации, то есть единоличный исполнительный орган, или управляющий, которому были переданы полномочия первого на основании решения органов управления организации. Вместе с тем, если иное не предусмотрено уставом организации, ее руководитель вправе передать свои полномочия на основе доверенности, в том числе на подписание бухгалтерской (финансовой) отчетности, без сообщения об этом органам управления организации.

С учетом положения Закона N 402-ФЗ, а также разъяснения Минфина и ФНС России напрашивается вывод, что с 1 января 2013 года на экземпляре отчетности на бумажном носителе достаточно подписи руководителя.

Вместе с тем имеет место и другой экспертный подход: если в организации есть главный бухгалтер, его подпись на бухгалтерской отчетности должна быть поставлена.

В пункте 1 ст. 30 Закона N 402-ФЗ сказано, что ПБУ, принятые до вступления в силу нового Закона, обязательны к использованию в работе до принятия федеральных и отраслевых стандартов. Поскольку такие стандарты пока не утверждены, продолжают применяться ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации" и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.

В свою очередь, в п. 17 ПБУ 4/99 и п. 38 Положения сказано, что бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации. Формы отчетности, утвержденные Приказом Минфина России от 02.07.2010 N 66н, также содержат подпись главного бухгалтера помимо подписи руководителя.

Данный подход к вопросу обоснован, поскольку в должностные обязанности главного бухгалтера, как правило, включена информация о составлении и подписании как годовой, так и промежуточной отчетности. Кроме того, вернемся к положению о внутреннем контроле. Если компания не располагает штатом внутренних аудиторов (ревизоров), за организацию и осуществление внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности отвечает не только руководитель, но и главный бухгалтер.

Таким образом, если внутренними документами организации за главбухом закреплена обязанность подписи бухгалтерской (финансовой) отчетности, подпись должна быть поставлена на ней вместе с подписью руководителя.

 

Кто ведет бухучет?

 

Статья 7 Закона N 402-ФЗ посвящена организации ведения бухучета на предприятии. Эта норма действует с 2013 года.

Ведение бухучета и хранение документов бухучета организуются руководителем предприятия. При этом он обязан возложить ведение бухучета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого предприятия либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухучета. Руководитель субъекта малого и среднего предпринимательства, а также руководитель НКО, имеющей право применять упрощенные способы ведения бухучета (включая упрощенную бухгалтерскую отчетность), может вести бухучет самостоятельно.

Критерии отнесения организаций и индивидуальных предпринимателей к субъектам малого и среднего предпринимательства установлены в ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 N 209-ФЗ "О развитии малого и среднего предпринимательства в РФ".

В статье 7 Закона N 402-ФЗ установлены требования к организациям, ведущим бухучет по договору возмездного оказания услуг, а также главным бухгалтерам (иным лицам, на которых возложено ведение бухучета) некоторых общественно значимых предприятий (ОАО (за исключением банков), страховых организаций, негосударственных пенсионных фондов, акционерных инвестиционных фондов, управляющих компаний паевых инвестиционных фондов и др.).

Таким образом, после вступления в силу Закона N 402-ФЗ вести бухучет самостоятельно вправе только руководители субъектов малого и среднего предпринимательства. Руководители иных организаций обязаны возложить ведение бухучета на главного бухгалтера (иное должностное лицо) или заключить договор об оказании услуг по ведению бухучета.

В учетной политике должно быть оговорено, на кого возложена обязанность вести бухучет на предприятии. Если директор лично ведет бухучет, это также отражается в приказе об учетной политике организации.

 

Документооборот

 

Согласно п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" при формировании учетной политики утверждаются правила документооборота и технология обработки учетной информации.

По общему правилу, закрепленному ст. 9 Закона N 402-ФЗ, первичный учетный документ оформляется при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно - непосредственно после его окончания.

С 1 января 2014 года в данное положение внесены дополнения: лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, должно обеспечить своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухучета, а также достоверность этих данных. При этом главбух или лицо, с которыми заключен договор об оказании услуг по ведению бухучета, не несут ответственности за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

Предлагаем организациям пересмотреть график документооборота на предприятии с учетом нововведений, изменив при необходимости ответственных за составление первичных документов лиц, а также сроки их передачи в бухгалтерию.

При этом введение новой нормы не означает, что бухгалтер теперь будет принимать к учету все подряд документы, не глядя и не анализируя. При наличии каких-либо сомнений относительно того, что документом оформлена мнимая либо притворная сделка, бухгалтер вправе получить письменное распоряжение руководителя, отражать или не отражать в регистрах бухучета данные, содержащиеся в сомнительном документе. Если руководитель распорядится принять к учету документ, он единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию (п. 8 ст. 7 Закона N 402-ФЗ).

 

Промежуточная бухгалтерская отчетность

 

Федеральный закон от 23.07.2013 N 251-ФЗ внес в п. 4 ст. 13 Закона N 402-ФЗ изменения, вступившие в силу с 1 сентября 2013 года. Согласно нововведениям промежуточная бухгалтерская (финансовая) отчетность составляется в случаях, когда законодательством РФ, нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухучета, договорами, учредительными документами экономического субъекта, решениями собственника экономического субъекта установлена обязанность ее представления.

Например, квартальный отчет эмитента включает в себя промежуточную бухгалтерскую отчетность (п. 6, 7 ст. 30 Федерального закона от 22.04.1996 N 39-ФЗ "О рынке ценных бумаг").

Промежуточная бухгалтерская отчетность необходима ООО, если:

- организация распределяет чистую прибыль между участниками ежеквартально или раз в полгода (п. 1 ст. 28 Закона N 14-ФЗ);

- необходимо определить действительную стоимость доли выходящего из общества участника (п. 1 ст. 8, абз. 2, 3 п. 2 ст. 23 Закона N 14-ФЗ).

Промежуточная бухгалтерская отчетность АО нужна, если общество выплачивает дивиденды по размещенным акциям по результатам I квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года (п. 1 ст. 42 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах").

Таким образом, если организация по закону не обязана представлять промежуточную бухгалтерскую отчетность, ей нужно самой определиться с необходимостью составления такой отчетности для внутренних управленческих целей. В бухгалтерской учетной политике нужно отразить решение о необходимости составления промежуточной бухгалтерской отчетности для внутренних управленческих целей, частоте и сроках ее составления (за месяц, квартал нарастающим итогом с начала отчетного года), а также об объеме форм такой отчетности.

В заключение отметим, что знание руководителем общих правил составления и применения учетной политики организации как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогового учета поможет ему своевременно принимать необходимые управленческие решения и обеспечить финансовую стабильность бизнеса.

 

директор организации