Положение о канцелярии
Утверждаю | |
[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия, учреждения] |
[должность, подпись, Ф. И. О. лица, утверждающего положение] |
[число, месяц, год] М. П. |
1. Общие положения
1.1. Канцелярия, являясь самостоятельным структурным подразделением предприятия, создается и ликвидируется приказом [наименование должности руководителя предприятия].
Примечание: Канцелярия может быть также структурным подразделением отдела документационного и информационного обеспечения. В случае вхождения в состав отдела документационного и информационного обеспечения канцелярия подчиняется начальнику этого отдела.
1.2. Канцелярия непосредственно подчиняется [наименование должности руководителя предприятия].
1.3. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом [наименование должности руководителя предприятия].
1.4. В своей деятельности канцелярия руководствуется:
- законодательством Российской Федерации;
- уставом предприятия;
- настоящим положением.
1.5. [Вписать нужное].
2. Структура
2.1. Структуру и штатную численность канцелярии утверждает [наименование должности руководителя предприятия], исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с [отделом кадров, отделом организации и оплаты труда].
2.2. Канцелярия может иметь в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.).
Например: бюро (сектор, группа) экспедиции, копировально-множительное бюро (сектор, группа), машинописное бюро (сектор, группа), секретариат.
2.3. Начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе канцелярии, другие работники канцелярии назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом [наименование должности руководителя предприятия] по представлению заведующего канцелярией.
2.4. Положения о подразделениях канцелярии (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются заведующим канцелярией, а распределение обязанностей между работниками подразделений осуществляется [руководителями бюро, секторов, групп].
2.5. [Вписать нужное].
3. Задачи
На канцелярию возлагаются следующие задачи:
3.1. Организация делопроизводства на предприятии.
3.2. Обеспечение единого порядка документационного обеспечения предприятия.
3.3. Контроль исполнения документов и подготовка документов к передаче в архив.
3.4. [Вписать нужное].
4. Функции
Канцелярия выполняет следующие функции:
4.1. Ведение делопроизводства на предприятии.
4.2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.
4.3. Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.
4.4. Контроль за сроками исполнения документов, их правильным оформлением.
4.5. Формирование дел и сдача их на хранение.
4.6. Разработка инструкций по делопроизводству на предприятии и их внедрение.
4.7. Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства на предприятии.
4.8. Методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением дел и своевременной сдачей их в архив.
4.9. По результатам контроля за исполнением составление соответствующих отчетов, справок, сводок.
4.10. Разработка предложений по улучшению исполнительской дисциплины, по своевременному исполнению структурными подразделениями поручений, а также предложений о заслушивании на совещаниях руководителей подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.
4.11. Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.
4.12. Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
4.13. Разработка и осуществление мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
4.14. Разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
4.15. Выполнение копировальных и множительных работ.
4.16. Выполнение машинописных работ (прием материала для печатания, распределение между машинистками, учет выработки, сдача выполненной работы).
4.17. [Вписать нужное].
5. Права
5.1. Канцелярия имеет право:
- давать указания подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии и вытекающим из функций, перечисленных в настоящем положении;
- требовать и получать от подразделений предприятия материалы, необходимые для осуществления деятельности канцелярии.
- требовать предоставления отчетов и информации об исполнении документов, поручений и решений;
- возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения правил делопроизводства;
- вносить предложения руководству предприятия о привлечении в установленном порядке к материальной и дисциплинарной ответственности работников предприятия по результатам проверок;
- давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии;
- [вписать нужное].
5.2. Заведующий канцелярией вправе подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии, а также вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников канцелярии, их поощрении за успешную работу и предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.
5.3. [Вписать нужное].
6. Взаимоотношения (служебные связи)**
Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, канцелярия взаимодействует:
6.1. Со всеми подразделениями предприятия по вопросам:
- ведения делопроизводства;
- организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии;
- подготовки и представления документов;
- передачи входящей корреспонденции и приема исходящей;
- получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению;
- [вписать нужное].
6.2. С [хозяйственным отделом, отделом материально-технического снабжения] по вопросам:
- обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями, бланками документов;
- обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.;
- [вписать нужное].
6.3. С юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
6.4. С [наименование структурного подразделения] по вопросам:
- [вписать нужное];
- [вписать нужное].
7. Ответственность
7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение канцелярией функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий канцелярией.
7.2. На заведующего канцелярией возлагается персональная ответственность за:
- организацию деятельности канцелярии по выполнению возложенных на нее задач и функций;
- организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями;
- сохранность принятых в работу документов;
- соблюдение работниками канцелярии трудовой и производственной дисциплины;
- обеспечение сохранности имущества, находящегося в канцелярии и соблюдение правил пожарной безопасности;
- подбор, расстановку и деятельность работников канцелярии;
- соответствие действующему законодательству Российской Федерации визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов;
- [вписать нужное].
7.3. Ответственность работников канцелярии устанавливается должностными инструкциями.
7.4. [Вписать нужное].
Руководитель структурного подразделения
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
Согласовано:
[должностное лицо, с которым согласовывается положение]
[подпись]
[число, месяц, год]
Начальник юридического отдела
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]