Основной вопрос, требующий разрешения: является ли торговый представитель, использующий личный автомобиль для служебных поездок к клиентам, водителем транспортного средства с точки зрения трудового законодательства и законодательства о безопасности дорожного движения? От ответа на этот вопрос зависят все дальнейшие обязанности работодателя.
Трудовая функция торгового представителя, как правило, прописана в его должностной инструкции и включает: ведение переговоров, заключение договоров, мерчандайзинг, контроль дебиторской задолженности. Управление автомобилем при этом является не основной трудовой функцией, а способом ее выполнения – средством передвижения к месту встречи с клиентом.
Однако если в трудовом договоре, должностной инструкции или локальных актах прямо указано, что в обязанности сотрудника входит «управление транспортным средством», «доставка образцов/продукции», то суды и проверяющие органы могут квалифицировать его деятельность как работу водителя.
Ключевой риск для работодателя заключается в том, что если с сотрудником, управляющим автомобилем в служебных целях без необходимого медосмотра, произойдет ДТП, работодатель будет нести полную ответственность. Фонд социального страхования (ФСС) может отказать в возмещении расходов, а контролирующие органы – привлечь к административной ответственности.
⬆Обязательные медицинские осмотры: виды и основания
Требования к проведению медицинских осмотров для водителей установлены Федеральным законом от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» и Приказом Минздрава России от 28.01.2021 № 29Н.
1. Предварительный и периодический медосмотры (п. 18.1 Приказа № 29Н).
Проводятся в отношении лиц, принимаемых на работу в качестве водителей, и в течение всего времени работы в этой должности (ст. 23 Закона № 196-ФЗ). Цель – определение пригодности к управлению ТС по состоянию здоровья.
2. Предрейсовые медосмотры.
Обязательны в течение всего времени работы лица в качестве водителя ТС (за исключением водителей экстренных служб). Цель – выявление признаков алкогольного, наркотического опьянения, утомления, заболеваний, препятствующих выполнению работы.
3. Послерейсовые медосмотры.
Обязательны, если работа связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (ст. 23 Закона № 196-ФЗ). Для торгового представителя, перевозящего образцы товара (не опасные грузы), этот вид осмотра, как правило, не требуется.
4. Психиатрическое освидетельствование.
Обязательно для работников, осуществляющих отдельные виды деятельности, в том числе связанные с движением поездов и управлением транспортными средствами (Постановление Правительства РФ от 23.09.2002 № 695).
Расходы на все виды обязательных медицинских осмотров полностью несет работодатель (ст. 213, 225 ТК РФ). Это его прямая обязанность, а не право.
⬆Применение норм о медосмотрах к торговому представителю
Если управление автомобилем не зафиксировано как трудовая функция, формально обязанность проводить предрейсовые и иные медосмотры может отсутствовать. Однако судебная практика и позиция контролирующих органов (Роструд, ГИТ) склоняется к расширительному толкованию в целях безопасности.
Аргументы ЗА проведение предрейсовых осмотров:
• Сотрудник управляет ТС в течение рабочего дня, что создает риск для него и других участников дорожного движения.
• Работодатель издает приказы о служебных поездках (командировках), тем самым организует и направляет деятельность по управлению автомобилем.
• В случае ДТП в рабочее время при выполнении трудовой функции ответственность будет нести работодатель. Отсутствие медосмотра будет отягчающим обстоятельством.
Рекомендуемый подход: Чтобы исключить риски, работодателю целесообразно организовать для таких сотрудников как минимум предрейсовый медосмотр. Это может быть упрощенная процедура (измерение давления, пульса, визуальный осмотр на предмет опьянения), проводимая обученным медработником или даже специально назначенным приказом ответственным лицом (с оформлением журнала).
Для прохождения предварительного/периодического осмотра по п. 18.1 Приказа № 29Н и психиатрического освидетельствования формальное основание (должность «водитель») чаще всего требуется. Без него медицинская организация может отказать в выдаче заключения.
⬆Оформление внутреннего совместительства: нужно ли и как?
Внутреннее совместительство – это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы у того же работодателя в свободное от основной работы время (ст. 60.1, 282 ТК РФ).
Ключевой вопрос: является ли управление личным автомобилем в течение основного рабочего дня для служебных поездок «другой работой»? Если это способ выполнения основной трудовой функции (торгового представителя), то оснований для оформления совместительства нет.
Когда совместительство может потребоваться?
1. Если работодатель хочет возложить на сотрудника дополнительные, отдельные от его основных, обязанности по управлению служебным автомобилем (например, развозить документы или других сотрудников).
2. Если в организации принята практика, что все, кто управляют ТС в служебных целях, формально принимаются по совместительству на должность «Водитель» для целей кадрового учета и организации медосмотров.
Оформление включает: заявление работника, дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ о приеме на работу по совместительству, внесение записи в трудовую книжку (по желанию работника).
Оформление внутреннего совместительства автоматически делает медосмотры по Приказу № 29Н обязательными, так как у работника появляется формальная должность «водитель». Это может быть удобным способом для работодателя легализовать и упорядочить требования к таким сотрудникам.
⬆Альтернативные варианты оформления отношений
Помимо совместительства, можно рассмотреть иные варианты, снижающие риски:
1. Включение в трудовой договор условия об использовании личного транспорта с подробным регламентом: порядок возмещения расходов (компенсация за амортизацию, ГСМ), обязанность сотрудника иметь действующий полис ОСАГО, исправное состояние автомобиля, соблюдение ПДД. Это не решает вопрос медосмотров, но четко регулирует отношения.
2. Оформление гражданско-правового договора (ГПД) на транспортные услуги. В этом случае торговый представитель выступает как ИП или физическое лицо, оказывающее услуги по перевозке. Тогда обязанность по медосмотрам лежит на нем как на субъекте предпринимательской деятельности. Однако такой подход рискован, так как при наличии признаков трудовых отношений (подчинение, регулярность, график) суд может переквалифицировать ГПД в трудовой договор.
3. Полный отказ от использования личных автомобилей и перевод сотрудников на служебный транспорт или оплату такси/каршеринга. Это наиболее безопасный с юридической точки зрения вариант.
Независимо от выбранного варианта, работодатель обязан проводить инструктажи по охране труда для торговых представителей, в том числе по вопросам безопасности при управлении транспортным средством и в дороге (ст. 212, 225 ТК РФ).
Образец дополнительного соглашения об использовании личного автомобиля
⬆ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1
к трудовому договору от 15 марта 2023 г. № 45/ТДг. Москва «15» января 2025 г.
Общество с ограниченной ответственностью «Прогресс», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Сергеева А.Б., действующего на основании Устава, с одной стороны, и Петров Иван Сидорович, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем:
1. В целях исполнения трудовой функции в должности «Торговый представитель» Работнику разрешается использовать свой личный автомобиль (марка, модель: Toyota Corolla, гос. номер: А123ВС777) для служебных поездок к клиентам в пределах г. Москвы и Московской области.
2. Работник гарантирует, что указанный автомобиль находится в исправном техническом состоянии, застрахован по полису ОСАГО, а у самого Работника имеется действующее водительское удостоверение соответствующей категории.
3. Работодатель обязуется выплачивать Работнику ежемесячную компенсацию за использование личного транспорта в размере 5 000 (Пяти тысяч) рублей, а также возмещать расходы на топливо на основании предоставляемых авансовых отчетов с приложением чеков АЗС.
4. Работник обязуется соблюдать Правила дорожного движения, требования охраны труда при управлении транспортным средством и нести ответственность за нарушение ПДД в соответствии с законодательством РФ.
5. Все риски, связанные с утратой или повреждением личного автомобиля, несет Работник, если иное не будет установлено решением суда по вине Работодателя.
6. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора и вступает в силу с даты его подписания.Адреса и реквизиты Сторон:
Работодатель: ООО «Прогресс», ИНН 7700123456, адрес: г. Москва, ул. Ленина, д.1.
Работник: Петров Иван Сидорович, паспорт серии 45 06 № 123456, адрес: г. Москва, ул. Мира, д.10, кв.5.Подписи Сторон:
Работодатель: Генеральный директор ООО «Прогресс» _____________ /А.Б. Сергеев/
Работник: _____________ /И.С. Петров/
Частые вопросы и ответы по теме
Обязан ли работодатель оплачивать штрафы ГИБДД, которые получает торговый представитель на личной машине в рабочее время?
Нет, не обязан. Ответственность за нарушение ПДД лежит на водителе – самом работнике. Работодатель может привлечь его к дисциплинарной ответственности за такие нарушения, если они дискредитируют компанию или ведут к срыву рабочих задач.
Нужно ли вносить запись о водительских правах в личную карточку Т-2?
Да, если управление автомобилем связано с выполнением трудовых обязанностей. В разделе «Дополнительные сведения» личной карточки или в отдельном листе учета рекомендуется фиксировать данные водительского удостоверения (категория, номер, срок действия).
Что будет, если не проводить предрейсовый осмотр и произойдет ДТП по вине сотрудника?
Работодатель будет привлечен к административной ответственности по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ (допуск к работе без обязательного медосмотра) с штрафом: на должностных лиц — до 25 000 руб., на юрлиц — до 130 000 руб. Кроме того, ФСС может отказать в возмещении выплат пострадавшему работнику, и эти расходы лягут на работодателя.
Можно ли проводить предрейсовый осмотр дистанционно, по видеосвязи?
Нет. Приказ Минздрава № 29Н требует личного присутствия работника и проведения инструментальных измерений (давление, пульс). Дистанционный осмотр не позволяет достоверно определить состояние человека и будет считаться нарушением.
Должен ли торговый представитель проходить обучение по 20-часовой программе для водителей?
Если он не оформлен как водитель, формально — нет. Однако работодатель обязан обучать всех работников охране труда (ст. 225 ТК РФ). Целесообразно включать в программу вводного и периодического инструктажей вопросы безопасности дорожного движения и оказания первой помощи при ДТП.
Как компенсировать использование личного автомобиля, чтобы это не считалось доходом?
Компенсация за износ (амортизацию) и расходы на ГСМ, выплачиваемые в пределах норм, утвержденных Правительством РФ (Постановление № 1521 от 13.11.2020), не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Суммы сверх норм облагаются.
Что делать, если у сотрудника нет полиса ОСАГО?
Запретить ему использование личного автомобиля для служебных целей. Допуск к управлению автомобилем без действующего полиса ОСАГО создает огромные риски для работодателя в случае ДТП.
Можно ли обязать торгового представителя проходить медосмотр за свой счет?
Нет, это прямо запрещено законом. Все расходы на обязательные медосмотры несет работодатель (ст. 213, 225 ТК РФ). Требование оплатить осмотр за свой счет является нарушением.
Нужно ли выдавать торговому представителю путевые листы?
Путевой лист – это документ первичного учета работы водителя и транспортного средства. Если сотрудник не оформлен как водитель, выдавать путевые листы не обязательно, но крайне желательно для учета служебных поездок, километража и расчета компенсации за ГСМ.
Что проверяет ГИТ в отношении таких сотрудников?
Инспектор проверяет, не допущены ли работники к деятельности, противопоказанной по состоянию здоровья, и не требуется ли для их работы проведение медосмотров. Отсутствие медосмотров у лиц, управляющих автомобилем в рабочих целях, будет выявлено как нарушение.
Как быть с сотрудником, который отказался от предрейсового осмотра?
Отказ от обязательного медосмотра является дисциплинарным проступком. Работника следует отстранить от работы на весь день (не допускать к поездкам) без сохранения заработной платы (ст. 76 ТК РФ) и привлечь к дисциплинарной ответственности.
Влияет ли на необходимость медосмотра тип автомобиля (легковой/грузовой)?
Нет, требования закона распространяются на управление любым транспортным средством, подлежащим регистрации в ГИБДД (автомобиль, мотоцикл). Категория прав при этом должна соответствовать.
Нужно ли направлять на психиатрическое освидетельствование, если оформили совместительство водителем?
Да, обязательно. Психиатрическое освидетельствование является отдельной процедурой и обязательно для водителей (п. 1 ч. 1 ст. 213 ТК РФ, Постановление Правительства № 695). Его нужно проходить не реже одного раза в пять лет.
Кто имеет право проводить предрейсовый осмотр на предприятии?
Медицинский работник (врач, фельдшер) с соответствующей лицензией либо лицо, прошедшее специальное обучение по проведению предрейсовых осмотров (по программе, утвержденной Приказом Минздрава № 29Н), при наличии у организации лицензии на медицинскую деятельность.
Что делать, если медосмотр выявил противопоказания к управлению автомобилем?
Работника необходимо немедленно отстранить от любой работы, связанной с вождением. Если это его основная функция (при совместительстве) – перевести с его согласия на другую должность. Если управление автомобилем – способ выполнения основной работы, нужно искать альтернативные варианты (перевод на офисную работу, использование общественного транспорта с оплатой).
⬆Важные моменты
- Определите статус управления автомобилем: является ли оно трудовой функцией или способом ее выполнения. От этого зависит объем обязанностей.
- Предрейсовые медосмотры настоятельно рекомендуются для всех сотрудников, управляющих ТС в рабочих целях, даже если они не оформлены как водители, в целях минимизации рисков.
- Предварительные/периодические осмотры по Приказу № 29Н и психиатрическое освидетельствование становятся строго обязательными при оформлении сотрудника на должность «водитель» (в том числе по совместительству).
- Оформление внутреннего совместительства – один из способов легализовать требования к медосмотрам, но оно влечет дополнительные кадровые процедуры.
- Работодатель несет все расходы на обязательные медицинские осмотры (ст. 213, 225 ТК РФ).
- Четко регламентируйте использование личного транспорта в дополнительном соглашении к трудовому договору, предусмотрев порядок компенсаций, требования к авто и ответственность работника.
- Невыполнение требований к медосмотрам водителей влечет серьезную административную ответственность и финансовые риски для работодателя.