Восстановление утраченных трудовых договоров

Многие работодатели задаются вопросом: можно ли продолжать трудовые отношения без восстановления договоров? Трудовой кодекс РФ дает однозначный ответ - нет. Согласно статье 67 ТК РФ, трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах, один из которых хранится у работодателя. Отсутствие договоров при проверке Государственной инспекции труда расценивается как нарушение трудового законодательства.

Даже если трудовой договор утрачен, трудовые отношения считаются существующими, поскольку они основаны на фактическом допуске к работе. Однако отсутствие самого документа является нарушением

Административная ответственность за отсутствие договоров

Статья 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ предусматривает серьезные санкции за нарушения трудового законодательства. За уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора предусмотрены:

• для должностных лиц - штраф от 10 000 до 20 000 рублей;
• для индивидуальных предпринимателей - штраф от 5 000 до 10 000 рублей;
• для юридических лиц - штраф от 50 000 до 100 000 рублей.

Кроме того, согласно статье 13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения документов может быть наложен административный штраф. Повторное нарушение влечет дисквалификацию должностных лиц на срок от одного года до трех лет.

Проверяющие органы могут запросить трудовые договоры в рамках любой проверки, и их отсутствие автоматически влечет административную ответственность

Порядок восстановления трудовых договоров

Поскольку первоначальный договор уже заключался, оформляется не новый договор, а дубликат. Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2025, дубликат представляет собой повторный экземпляр подлинника документа, создаваемый с целью замены утраченного оригинала.

Для подготовки дубликата можно использовать следующие источники информации:

• экземпляр трудового договора, хранящийся у работника;
• приказ о приеме на работу;
• личную карточку работника (форма Т-2);
• трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности;
• дополнительные соглашения к договору;
• штатное расписание;
• иные кадровые документы.

Работник не обязан предоставлять свой экземпляр договора для восстановления, поэтому рекомендуется действовать деликатно

Оформление дубликата трудового договора

Трудовое законодательство не содержит детальной регламентации процедуры восстановления утраченных договоров. Однако Роструд на своем информационном портале "Онлайнинспекция" дает следующие рекомендации:

В дубликате необходимо:

• сделать пометку "ДУБЛИКАТ" в верхней части документа;
• указать первоначальную дату заключения трудового договора;
• указать дату составления дубликата;
• воспроизвести все условия первоначального договора;
• подписать документ обеими сторонами.

Подписание дубликата осуществляется уполномоченным представителем работодателя (как правило, текущим руководителем, а не тем, кто подписывал первоначальный договор).

Образец дубликата трудового договора

ДУБЛИКАТ
ТРУДОВОЙ ДОГОВОР № 45-ТД
г. Москва «15» марта 2023 г.

Общество с ограниченной ответственностью «Профи», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Иванова Сергея Петровича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и гражданка Петрова Мария Игоревна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:

1. Работник принимается на должность менеджера по продажам.
2. Настоящий трудовой договор заключен на неопределенный срок.
3. Работнику устанавливается оклад в размере 50 000 (Пятьдесят тысяч) рублей ежемесячно.
... [остальные условия первоначального договора] ...

Дубликат составлен в связи с утратой оригинала трудового договора.
Первоначальная дата заключения договора: «15» марта 2023 г.
Дата составления дубликата: «10» сентября 2024 г.

Подписи сторон:
Работодатель: _____________ / Иванов С.П. /
Работник: _____________ / Петрова М.И. /

Образец акта об отказе в подписании дубликата

АКТ № 5
об отказе работника от подписания дубликата трудового договора
г. Москва «10» сентября 2024 г.

Настоящий акт составлен в том, что сегодня «10» сентября 2024 г. работнику Петровой Марии Игоревны, занимающей должность менеджера по продажам, был предложен для подписания дубликат трудового договора от «15» марта 2023 г. № 45-ТД, составленный в связи с его утратой.

Работник отказался подписать представленный дубликат трудового договора, мотивировав отказ нежеланием.

Дубликат трудового договора составлен на основании приказа о приеме на работу от «15» марта 2023 г. № 45-к и личной карточки работника, полностью воспроизводит условия первоначального трудового договора.

Акт составлен в присутствии:

1. _____________ / Сидоров А.В. / - начальник отдела кадров
2. _____________ / Кузнецова Е.С. / - юрист

С актом ознакомлен: _____________ / Петрова М.И. /
(подпись работника, при отказе от подписания - отметка об отказе)

Восстановление документов при чрезвычайных ситуациях

Если утрата документов произошла в результате чрезвычайной ситуации (пожар, наводнение, кража), работодателю следует подготовить документы, подтверждающие этот факт: справки из МЧС, полиции, страховые акты. Рекомендуется издать приказ о восстановлении утраченных документов со ссылкой на данные обстоятельства.

Также целесообразно провести служебную проверку для установления причин утраты и виновных лиц. Если вместе с трудовыми договорами утрачены дополнительные соглашения к ним, они восстанавливаются в аналогичном порядке на основании соответствующих приказов.

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли восстанавливать утраченные трудовые договоры?

Да, обязательно. Отсутствие трудовых договоров у работодателя является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность.

Можно ли составить новый трудовой договор вместо дубликата?

Нет, поскольку трудовые отношения уже существуют, составляется именно дубликат первоначального договора, а не новый документ.

Что делать, если работник отказывается подписывать дубликат?

Необходимо составить акт об отказе в присутствии двух свидетелей. Это подтвердит, что работодатель предпринял меры по восстановлению документа.

Кто должен подписывать дубликат со стороны работодателя?

Дубликат подписывает текущий уполномоченный представитель работодателя, даже если первоначальный договор подписывало другое лицо.

Какие условия должны быть в дубликате?

Дубликат должен содержать все условия первоначального договора на момент его заключения, даже если некоторые условия уже изменены дополнительными соглашениями.

Нужно ли восстанавливать дополнительные соглашения к договору?

Да, если утрачены дополнительные соглашения, их также необходимо восстановить в порядке, аналогичном восстановлению договора.

Что делать, если не сохранилось никаких данных о содержании договора?

Можно составить договор в новой редакции, указав актуальные условия труда, но с датой первоначального заключения и пометкой о восстановлении.

Можно ли обязать работника предоставить свой экземпляр договора?

Нет, работник не обязан предоставлять свой экземпляр договора, но можно попросить его об этом.

Что важнее указать в дубликате - условия на момент заключения или текущие условия?

В дубликате воспроизводятся условия первоначального договора, а все изменения оформляются дополнительными соглашениями.

Нужно ли регистрировать дубликат в журнале регистрации договоров?

Да, дубликат регистрируется в журнале с пометкой "дубликат" и указанием даты его составления.

Как быть, если утрачены договоры с уволенными работниками?

Их также необходимо восстановить, так как документы должны храниться в течение установленных сроков (75 лет для трудовых договоров).

Какие документы помогут восстановить условия договора?

Приказ о приеме, трудовая книжка, личная карточка, штатное расписание, приказы о изменении условий труда.

Ключевые моменты

• Восстановление утраченных трудовых договоров является обязательной процедурой
• Отсутствие трудовых договоров влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ
• Восстановленный документ оформляется как дубликат с соответствующей пометкой
• Дубликат должен содержать все условия первоначального договора на момент его заключения
• При отказе работника от подписания дубликата составляется соответствующий акт
• Восстановлению подлежат также дополнительные соглашения к трудовому договору
• При утрате документов вследствие чрезвычайных ситуаций следует иметь подтверждающие документы