Начинающие кадровики часто допускают ошибки при систематизации приказов, не задумываясь о логике их группировки. Хотя Трудовой кодекс не регламентирует обязательное разделение приказов по разным делам, сложившаяся кадровая практика и архивные требования диктуют необходимость четкой классификации распорядительных документов.
⬆Основные принципы разделения приказов
Ключевым критерием для группировки приказов является срок их хранения. Согласно общепринятой практике, приказы разделяются на три основные категории:
- По личному составу
- По основной деятельности
- По административно-хозяйственным вопросам
Такая классификация закреплена в Перечне типовых управленческих архивных документов, утвержденном Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.
Срок хранения документов определяется согласно Перечню Росархива от 20.12.2019 N 236. Неправильная группировка может привести к преждевременному уничтожению важных документов.
⬆Сроки хранения разных категорий приказов
Согласно действующему законодательству, для каждой категории приказов установлены различные сроки хранения:
Приказы по основной деятельности
Срок хранения - постоянный (п. 19 Перечня Росархива). К этой категории относятся приказы, регулирующие основную деятельность организации.
Приказы по административно-хозяйственным вопросам
Срок хранения - 5 лет (п. 19 Перечня Росархива).
Приказы по личному составу
Сроки хранения варьируются в зависимости от вида приказа:
- О приеме, переводе, увольнении - 50/75 лет
- Об отпусках, командировках - 5 лет
- О дисциплинарных взысканиях - 3 года
С 1 января 2003 года срок хранения документов по личному составу составляет 50 лет согласно Федеральному закону от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле".
⬆Практические схемы группировки приказов
Для небольших организаций
Рекомендуется создавать отдельные дела для приказов с разными сроками хранения:
- Дело 1 - приказы по основной деятельности (постоянное хранение)
- Дело 2 - приказы по АХВ (5 лет)
- Дело 3 - приказы по личному составу (50 лет)
- Дело 4 - приказы по кадрам (5 лет)
- Дело 5 - приказы о дисциплинарных взысканиях (3 года)
Для крупных организаций
Возможно более детальное разделение внутри категорий:
- Приказы о приеме на работу (50 лет)
- Приказы о переводе (50 лет)
- Приказы об увольнении (50 лет)
- Приказы об отпусках (5 лет)
- Приказы о командировках (5 лет)
Работодатель самостоятельно определяет степень детализации группировки приказов и закрепляет это в номенклатуре дел организации.
⬆Номенклатура дел и регистрация приказов
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Каждая группа приказов регистрируется отдельно в соответствующих журналах.
Для удобства учета приказам присваиваются буквенные индексы:
- "л/с" - личный состав
- "о" - отпуска
- "км" - командировки
- "од" или "о/д" - основная деятельность
- "ахв" - административно-хозяйственные вопросы
Критерии отнесения приказов к категориям
Приказы по личному составу
Регулируют отношения "работник - работодатель", содержат распоряжения в отношении конкретных работников, имеют реквизит ознакомления работника.
Приказы по основной деятельности
Регулируют основную и оперативную деятельность организации, издаются во исполнение нормативных актов, утверждают локальные нормативные акты.
Приказы по административно-хозяйственным вопросам
Направлены на решение административно-хозяйственных задач: эксплуатация зданий, транспортное обслуживание, обеспечение безопасности.
⬆Образцы оформления документов
Фрагмент номенклатуры дел
ООО "Пример"
Номенклатура дел на 2025 год
Индекс дела Заголовок дела Срок хранения 01-01 Приказы по основной деятельности Постоянно 01-02 Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение) 50 лет 01-03 Приказы по личному составу (отпуска, командировки) 5 лет
Образец журнала регистрации приказов
⬆Журнал регистрации приказов по личному составу
ООО "Пример"
№ п/п Дата Номер приказа Краткое содержание ФИО работника 1 15.01.2025 л/с-1 О приеме на работу Иванов И.И.
Частые вопросы и ответы
Обязательно ли разделять приказы по разным делам?
Да, это требование архивного законодательства и необходимо для правильного определения сроков хранения документов.
Как определить, к какой категории отнести приказ?
По содержанию приказа: если он касается конкретного работника - к личному составу, если регулирует деятельность организации - к основной деятельности.
Что делать, если приказ содержит элементы разных категорий?
Такой приказ следует относить к категории с более длительным сроком хранения (обычно к основной деятельности).
Можно ли хранить все приказы по личному составу в одном деле?
Можно, если у них одинаковый срок хранения. Но для удобства лучше разделять по видам.
Кто утверждает номенклатуру дел в организации?
Номенклатуру дел утверждает руководитель организации после согласования с экспертно-проверочной комиссией архива.
Как часто нужно пересматривать номенклатуру дел?
Номенклатура дел составляется ежегодно и утверждается до начала нового календарного года.
Что делать с приказами после истечения срока их хранения?
Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению по акту после проведения экспертизы ценности.
Нужно ли регистрировать приказы в разных журналах?
Да, для каждой категории приказов рекомендуется вести отдельный журнал регистрации.
Как быть с электронными приказами?
Электронные приказы группируются по тем же правилам, что и бумажные, с обеспечением необходимых условий хранения.
Кто отвечает за правильность группировки приказов?
Ответственность несет кадровая служба совместно с архивом организации.
Можно ли изменить срок хранения приказа?
Сроки хранения устанавливаются законодательством и не могут быть изменены организацией.
Что важнее при группировке - срок хранения или содержание?
Оба критерия важны, но первостепенным является срок хранения, так как он определяет порядок формирования дел.
Ключевые моменты
- Основной критерий группировки - срок хранения документов
- Обязательно разделение на три основные категории: по личному составу, основной деятельности и АХВ
- Сроки хранения определяются согласно Перечню Росархива от 20.12.2019 N 236
- Система группировки закрепляется в номенклатуре дел организации
- Каждая категория приказов регистрируется отдельно
- При возникновении сомнений приказ следует относить к категории с более длительным сроком хранения
- Ответственность за правильность группировки несут кадровая служба и архив организации