I. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основании действующего законодательства и определяет функциональные обязанности, права, ответственность и сферу деятельности специалиста по закупкам товаров (далее - Работник).
1.2. Работник назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора по представлению непосредственного руководителя.
1.3. Категория должности: специалист.
1.4. Требования к квалификации:
- Образование: высшее образование - бакалавриат или среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена;
- Стаж: опыт работы в сфере закупок или торговли не менее 1 года;
- Особые условия допуска к работе: прохождение обязательных инструктажей по охране труда и пожарной безопасности.
1.5. Подчиненность:
- Работник непосредственно подчиняется руководителю отдела закупок, начальнику отдела снабжения или коммерческому директору.
1.6. Документы для руководства:
В своей деятельности Работник руководствуется:
- Уставом организации;
- Правилами внутреннего трудового распорядка;
- Приказами и распоряжениями непосредственного руководителя и генерального директора;
- Настоящей должностной инструкцией;
- Положением об отделе закупок;
- Регламентом закупочной деятельности;
- Ассортиментной матрицей товаров;
- Бюджетом закупок;
- Федеральным законом "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (при работе в государственных учреждениях);
- Правилами по охране труда и пожарной безопасности;
- Гражданским кодексом Российской Федерации;
- Трудовым законодательством Российской Федерации.
1.7. Работник должен знать:
- Основы гражданского, хозяйственного и торгового законодательства;
- Методы и технологии закупочной деятельности;
- Основы маркетинга и товароведения;
- Методы анализа рынка поставщиков;
- Технологию проведения тендеров и конкурсов;
- Правила составления и заключения договоров;
- Основы таможенного законодательства (при работе с импортными товарами);
- Системы оценки надежности поставщиков;
- Методы расчета оптимальных объемов закупок;
- Основы логистики и складского хозяйства;
- Принципы бюджетирования и финансового планирования;
- Технику ведения переговоров;
- Современные информационные системы управления закупками;
- Стандарты деловой переписки и документооборота;
- Правила охраны труда и техники безопасности.
1.8. Работник должен уметь:
- Проводить анализ рынка поставщиков;
- Составлять и анализировать коммерческие предложения;
- Вести переговоры с поставщиками;
- Составлять договоры поставки;
- Рассчитывать оптимальные объемы закупок;
- Работать с системами электронных закупок;
- Анализировать финансовые показатели закупочной деятельности;
- Составлять отчетность по закупкам;
- Оценивать риски поставок;
- Координировать работу с другими подразделениями.
1.9. В период временного отсутствия Работника его обязанности возлагаются на другого работника, назначенного приказом по организации, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
⬆II. Функции
На Работника возлагаются следующие основные функции:
2.1. Анализ рынка поставщиков и поиск потенциальных партнеров.
2.2. Формирование ассортиментной матрицы и планирование закупок.
2.3. Проведение переговоров с поставщиками и согласование коммерческих условий.
2.4. Заключение договоров поставки и контроль их исполнения.
2.5. Оптимизация закупочной деятельности и снижение затрат.
2.6. Контроль сроков поставок и качества поставляемых товаров.
2.7. Ведение документооборота по закупочной деятельности.
2.8. Взаимодействие с внутренними подразделениями по вопросам закупок.
2.9. Анализ эффективности закупок и подготовка отчетности.
2.10. Управление товарными запасами и оптимизация складских остатков.
Руководство вправе дополнять и конкретизировать данный перечень функций в соответствии с изменениями в закупочной политике компании.
⬆III. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных функций Работник обязан:
3.1. Анализировать потребности компании в товарах на основе данных от отделов продаж и маркетинга.
3.2. Проводить мониторинг рынка поставщиков и выявлять потенциальных партнеров.
3.3. Собирать и анализировать коммерческие предложения от поставщиков.
3.4. Проводить сравнительный анализ условий поставки и выбирать оптимальных поставщиков.
3.5. Участвовать в переговорах с поставщиками по условиям поставки, ценам и скидкам.
3.6. Подготавливать проекты договоров поставки и согласовывать их с юридическим отделом.
3.7. Контролировать выполнение условий договоров поставщиками.
3.8. Своевременно оформлять заявки на закупку в соответствии с утвержденным бюджетом.
3.9. Вести базу данных поставщиков и регулярно обновлять информацию.
3.10. Анализировать дебиторскую задолженность по поставщикам.
3.11. Участвовать в разработке ассортиментной политики компании.
3.12. Рассчитывать оптимальные объемы закупок с учетом сезонности и спроса.
3.13. Координировать взаимодействие с отделом логистики по вопросам доставки товаров.
3.14. Участвовать в разрешении спорных ситуаций с поставщиками.
3.15. Готовить отчеты по закупочной деятельности для руководства.
3.16. Контролировать соответствие качества товаров установленным стандартам.
3.17. Участвовать в инвентаризациях товарных запасов.
3.18. Следить за изменениями на рынке и своевременно информировать руководство.
3.19. Обеспечивать соблюдение сроков поставок и принимать меры при их нарушении.
3.20. Вести учет заключенных договоров и контролировать их исполнение.
3.21. Участвовать в разработке мер по оптимизации закупочных процессов.
3.22. Соблюдать правила охраны труда, техники безопасности и пожарной безопасности.
3.23. Повышать свою профессиональную квалификацию и изучать новые методы закупочной деятельности.
3.24. Выполнять отдельные поручения непосредственного руководителя.
⬆IV. Права
Работник имеет право:
4.1. Стандартные организационные права:
4.1.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
4.1.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с выполнением своих обязанностей.
4.1.3. Сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
4.1.4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от сотрудников других подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.1.5. Требовать от руководства обеспечения организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
4.2. Права в области закупочной деятельности:
4.2.1. Запрашивать у поставщиков коммерческие предложения и образцы товаров.
4.2.2. Участвовать в выборе поставщиков в рамках установленной компетенции.
4.2.3. Вносить предложения по изменению ассортиментной матрицы.
4.2.4. Участвовать в разработке и корректировке бюджета закупок.
4.3. Права на взаимодействие с другими подразделениями:
4.3.1. Взаимодействовать с работниками всех подразделений организации для решения оперативных вопросов профессиональной деятельности.
4.3.2. Участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, связанные с его работой.
4.3.3. Координировать работу смежных подразделений по вопросам, связанным с закупками.
4.4. Права в области профессионального развития:
4.4.1. Повышать свою профессиональную квалификацию.
4.4.2. Проходить в установленном порядке обучение и аттестацию.
4.4.3. Участвовать в профильных выставках и конференциях.
4.5. Права в области принятия решений:
4.5.1. Принимать решения в рамках своей компетенции по оперативным вопросам закупок.
4.5.2. Визировать документы в пределах установленных полномочий.
4.5.3. Представлять интересы компании у поставщиков в установленном порядке.
⬆V. Ответственность
Работник несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации:
5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба организации - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.4. За нарушение сроков поставок и невыполнение планов закупок - в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и внутренними положениями организации.
5.5. За ненадлежащий выбор поставщиков и заключение невыгодных договоров - в соответствии с должностными обязанностями и полномочиями.
5.6. За достоверность предоставляемой информации и отчетности - в рамках установленных требований.
5.7. За разглашение коммерческой тайны и конфиденциальной информации - в соответствии с законодательством Российской Федерации и внутренними положениями организации.
5.8. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил охраны труда и пожарной безопасности - в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
5.9. За несоблюдение сроков предоставления отчетности и выполнения плановых заданий - в соответствии с внутренними регламентами организации.
5.10. За нарушение бюджетной дисциплины и превышение лимитов закупок - в пределах своей компетенции и в соответствии с законодательством Российской Федерации.
С настоящей должностной инструкцией ознакомлен:
_________________________ /Ф.И.О./
«___» ___________ 20__ г.
⬆