1. Общие положения и нормативная база
1. Что такое штатное расписание?
Штатное расписание – это локальный нормативный акт работодателя, который определяет организационную структуру, состав, численность работников, наименование должностей, профессий, специальностей и размеры должностных окладов (тарифных ставок). Оно является основанием для приема работников на определенные должности.
2. Обязательно ли иметь штатное расписание?
Да, наличие штатного расписания является обязательным для всех работодателей – юридических лиц, поскольку оно прямо или косвенно упоминается в ряде статей Трудового кодекса РФ (например, статья 57) как документ, определяющий трудовую функцию и условия оплаты труда. Для индивидуальных предпринимателей его наличие также рекомендуется.
3. Какой нормативный акт регулирует форму и содержание штатного расписания?
Унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание» утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Работодатель вправе использовать эту форму либо разработать свою, сохранив при этом все обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
4. Кто разрабатывает и утверждает штатное расписание?
Штатное расписание разрабатывается экономической, кадровой службой или иным уполномоченным лицом работодателя. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или иного уполномоченного лица. Подпись руководителя в грифе утверждения обязательна.
5. Является ли штатное расписание коммерческой тайной?
Работодатель вправе отнести штатное расписание к коммерческой тайне, если в нем содержится информация, которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, и работодатель принял меры по охране ее конфиденциальности. Однако сведения об условиях оплаты конкретного работника он обязан предоставлять ему по требованию.
6. Нужно ли знакомить работников со штатным расписанием?
Прямой обязанности знакомить всех работников со штатным расписанием нет. Однако условие о должности (профессии, специальности) и размере тарифной ставки или оклада является обязательным условием трудового договора (статья 57 ТК РФ). Эти сведения, соответствующие штатному расписанию, доводятся до работника в тексте договора.
7. Где должно храниться штатное расписание?
Штатное расписание хранится в кадровой службе организации или у лица, ответственного за кадровое делопроизводство. Оно относится к документам по личному составу и подлежит хранению в организации постоянно (ст. 656 Перечня типовых управленческих архивных документов).
8. Что такое «ставка» в штатном расписании?
«Ставка» или «штатная единица» – это одна должность (профессия), предусмотренная штатным расписанием. Количество штатных единиц определяет численность работников по каждой должности. Может быть целой (1, 2) или дробной (0,25, 0,5), что означает работу на условиях неполного рабочего времени.
9. В чем разница между штатным расписанием и штатной расстановкой (штатным списком)?
Штатное расписание определяет структуру и численность. Штатная расстановка (или штатный список) – это оперативный документ, который составляется на основе штатного расписания и содержит сведения о конкретных работниках, занимающих должности, их табельных номерах, фактических окладах, замещении и т.д.
10. Должно ли штатное расписание быть в каждой обособленной организации (филиале)?
Если филиал или представительство не являются самостоятельными юридическими лицами, они могут действовать на основании штатного расписания головной организации, в котором для них выделен отдельный структурный раздел. Также возможно утверждение отдельного штатного расписания для филиала руководителем головной организации, если такое право делегировано ему уставом или положением о филиале.
11. Можно ли принимать работников на должности, не включенные в штатное расписание?
Нет, прием работника на должность, не предусмотренную штатным расписанием, противоречит требованиям трудового законодательства, так как в трудовом договоре должно быть указано наименование должности в соответствии со штатным расписанием. Сначала необходимо внести изменения в штатное расписание.
12. С какого числа вступает в силу новое штатное расписание?
Дата введения штатного расписания в действие указывается в грифе утверждения или в приказе об его утверждении. Как правило, оно вводится с первого числа календарного месяца. Работники должны быть уведомлены об изменении условий труда, связанных с изменениями в расписании, не позднее чем за два месяца (статья 74 ТК РФ).
13. Можно ли иметь несколько штатных расписаний в одной организации?
Как правило, организация действует на основании одного штатного расписания. Однако в крупных организациях с разными видами деятельности или территориально обособленными структурами возможно утверждение отдельных расписаний для филиалов или выделенных направлений, если это предусмотрено внутренними документами.
14. Является ли штатное расписание основанием для начисления заработной платы?
Штатное расписание устанавливает размеры должностных окладов (тарифных ставок). Это основа для определения постоянной части заработной платы. Однако для начисления зарплаты необходимы также иные документы: табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе, положении об оплате труда, расчетные ведомости.
15. Что делать, если должность в трудовом договоре называется иначе, чем в штатном расписании?
Такое несоответствие является нарушением. Необходимо привести наименования к единообразию. Более правильным является приведение трудового договора в соответствие со штатным расписанием путем заключения дополнительного соглашения. Переименование должности без изменения трудовой функции считается переводом только если меняется трудовая функция.
16. Обязательно ли указывать в штатном расписании надбавки и доплаты?
В штатном расписании (графа «Надбавки») могут указываться установленные фиксированные надбавки (например, за классность, ученую степень, выслугу лет). Однако конкретные размеры и условия выплаты стимулирующих и компенсационных выплат, как правило, детализируются в отдельном локальном нормативном акте – Положении об оплате труда.
17. Нужно ли согласовывать штатное расписание с профсоюзом?
Согласование штатного расписания с выборным органом первичной профсоюзной организации не является обязательным, так как оно не относится к локальным нормативным актам, принимаемым с учетом мнения профсоюза в порядке статьи 372 ТК РФ. Однако если изменения в расписании связаны с изменением организационных условий труда и могут повлечь массовые увольнения, требуется проведение консультаций с профсоюзом.
18. Какова ответственность за отсутствие штатного расписания?
Отсутствие штатного расписания может быть расценено как нарушение трудового законодательства и правил ведения кадрового делопроизводства. При проверке Государственной инспекцией труда (ГИТ) может быть вынесено предписание об устранении нарушения и наложен административный штраф по статье 5.27 КоАП РФ.
19. Можно ли вносить в штатное расписание должности с почасовой оплатой?
Да, в графе «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается размер часовой тарифной ставки с пометкой «в час». Например: «200,00 руб./час». При этом необходимо соблюдать требования о минимальном размере оплаты труда, исходя из полной месячной нормы рабочего времени.
20. Как часто нужно пересматривать штатное расписание?
Закон не устанавливает обязательной периодичности пересмотра. Штатное расписание пересматривается и изменяется по мере необходимости (реорганизация, изменение структуры, оптимизация численности, изменение оплаты труда). Рекомендуется утверждать его на каждый календарный год.
⬆2. Структура, содержание и заполнение формы Т-3
21. Каковы основные графы унифицированной формы Т-3?
Форма Т-3 содержит следующие графы:
- Наименование структурного подразделения;
- Код структурного подразделения;
- Профессия (должность);
- Количество штатных единиц;
- Тарифная ставка (оклад) и пр.;
- Надбавки (всего и по видам);
- Всего в месяц (фонд заработной платы);
- Примечание.
22. Как заполняется графа «Структурное подразделение»?
Указываются наименования структурных подразделений в соответствии с классификатором или организационной структурой компании (например, «Администрация», «Отдел продаж», «Бухгалтерия», «Производственный цех №1»). Подразделения могут группироваться по направлениям деятельности.
23. Что такое код структурного подразделения и зачем он нужен?
Код присваивается для удобства учета, автоматизированной обработки данных и внутренней систематизации. Коды могут отражать иерархию подразделений (например, 01 – Администрация, 01.1 – Канцелярия). Присвоение кодов не является обязательным, но рекомендуется.
24. По какому принципу следует располагать структурные подразделения в штатном расписании?
Расположение может быть алфавитным, по значимости подразделений или в порядке, удобном для работодателя. Часто подразделения группируются по блокам: руководство, административно-хозяйственные службы, основные производственные подразделения, вспомогательные службы.
25. Как правильно указывать наименования должностей и профессий?
Наименования должностей руководителей, специалистов и служащих следует указывать в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) или профессиональными стандартами, особенно если работа дает право на льготы, компенсации или связано с ограничениями.
26. Что указывать в графе «Количество штатных единиц»?
Указывается количество планируемых рабочих мест по данной должности (профессии). Может быть целым числом (1, 2, 10) или дробным (0,5; 0,25), что означает неполную ставку. Общее количество штатных единиц по всему расписанию составляет штатную численность организации.
27. Как заполнять графу «Тарифная ставка (оклад) и пр.»?
Указывается месячный должностной оклад (для служащих) или тарифная ставка (для рабочих) в рублях. Если оплата почасовая, указывается размер ставки за час. Для работников со сдельной оплатой в этой графе может стоять прочерк, а оплата регламентируется отдельными документами (например, положениями об оплате).
28. Что такое «надбавки» в штатном расписании и как их указывать?
Надбавки – это дополнительные выплаты стимулирующего или компенсационного характера, установленные в фиксированном размере или проценте от оклада. В графах 6-8 указываются возможные виды надбавок (например, за стаж, классность, знание иностранного языка) и их размер. Если надбавки не фиксированы, а зависят от показателей, в графе можно поставить прочерк и сделать отсылку к локальному акту.
29. Как рассчитывается графа «Всего в месяц» (фонд заработной платы)?
Для каждой строки: (Оклад + Надбавки) * Количество штатных единиц. Эта сумма отражает плановый месячный фонд оплаты труда по данной должности. Итог по этой графе для всего документа – это общий плановый месячный ФОТ организации.
30. Что можно указывать в графе «Примечание»?
В этой графе можно делать пометки, уточняющие условия работы или оплаты: «внешний совместитель», «дистанционная работа», «работа во вредных условиях труда», ссылки на пункты локальных актов, основания для установления надбавок и т.д.
31. Нужно ли указывать в штатном расписании ИТР, МОП, АУП?
Устаревшие категории «ИТР» (инженерно-технические работники), «МОП» (младший обслуживающий персонал), «АУП» (административно-управленческий персонал) в современном кадровом делопроизводстве не используются. Должности указываются по их конкретным наименованиям в соответствии с классификатором или профессиональными стандартами.
32. Как отразить в штатном расписании должность с окладом + процент от продаж?
В графе «Тарифная ставка (оклад)» указывается фиксированный оклад. В графах «Надбавки» может быть указан условный процент или сделана отсылка к Положению об оплате труда (например, «+ % от продаж согласно Положению»). Размер переменной части в таком случае в штатном расписании не фиксируется.
33. Можно ли в одной строке штатного расписания указать несколько разных окладов?
Нет, каждая строка, как правило, соответствует одной должности с определенным окладом. Если в рамках одной должности (например, «инженер») предусмотрены разные оклады в зависимости от категории (инженер III категории, инженер II категории), для каждой категории следует заводить отдельную строку.
34. Как быть с работниками, чья зарплата ниже МРОТ?
Месячная заработная плата работника, полностью отработавшего норму времени и выполнившего нормы труда, не может быть ниже минимального размера оплаты труда (МРОТ) (статья 133 ТК РФ). Оклад, указанный в штатном расписании, должен быть не ниже МРОТ. Если работник трудится на условиях неполного времени, его зарплата может быть пропорционально ниже.
35. Нужно ли указывать в штатном расписании генерального директора?
Да, должность руководителя организации (генерального директора, директора, президента) обязательно включается в штатное расписание, как правило, в первую очередь в разделе высшего руководства. Его оклад утверждается решением собственника (учредителей, совета директоров).
36. Как отразить в штатном расписании вакантные должности?
Вакантные должности включаются в штатное расписание на общих основаниях. Факт вакантности не отражается в самом расписании, а отслеживается в других кадровых документах (штатной расстановке, отчетах).
37. Что указывать в заголовочной части формы Т-3?
Указываются:
наименование организации (полное и сокращенное) в соответствии с учредительными документами;
- код по ОКПО;
- номер документа;
- дата составления;
- период действия (например, «на 2024 год»);
- общее количество штатных единиц.
38. Кто подписывает штатное расписание по форме Т-3?
Штатное расписание подписывают: главный бухгалтер (или лицо, ответственное за ведение бухгалтерского учета) и руководитель кадровой службы (или специалист по кадрам). Утверждает документ руководитель организации или иное уполномоченное лицо (проставляется подпись в грифе «Утверждено»).
39. Нужна ли печать организации на штатном расписании?
С 2016 года использование печатей юридическими лицами не является обязательным, если это не закреплено в уставе. Таким образом, проставление печати на штатном расписании – право, а не обязанность работодателя.
40. Как нумеровать штатное расписание?
Штатному расписанию присваивается порядковый номер в соответствии с внутренней номенклатурой дел. Часто используется номер «1» или номер, соответствующий году (например, «ШР-2024-1»). При полной замене расписания номер меняется.
⬆3. Внесение изменений в штатное расписание
41. В каких случаях необходимо вносить изменения в штатное расписание?
Изменения вносятся при: изменении наименования организации или структурного подразделения; введении новых или ликвидации существующих должностей; изменении количества штатных единиц; изменении окладов (тарифных ставок) или размеров фиксированных надбавок; изменении названий должностей.
42. Как правильно оформить изменение штатного расписания?
Изменения оформляются приказом (распоряжением) руководителя организации. В приказе указываются причины изменений и их суть. Возможны два варианта: издание приказа об утверждении нового штатного расписания (полная замена) или приказа о внесении изменений в действующее расписание с приложением листа изменений.
43. Что такое лист (ведомость) изменений к штатному расписанию?
Это документ, который является приложением к приказу о внесении изменений. В нем в табличной форме отражаются конкретные изменения: какие строки добавляются, какие удаляются, какие графы в существующих строках меняются. Это позволяет не перепечатывать весь документ при незначительных корректировках.
44. Нужно ли уведомлять работников об изменениях в штатном расписании?
Если изменения затрагивают условия трудового договора конкретного работника (например, изменение оклада, наименования должности, режима работы), работодатель обязан уведомить его в письменной форме не позднее чем за два месяца (статья 74 ТК РФ). Если изменения носят общий характер и не касаются конкретного работника (например, ввод новой вакансии), уведомление не требуется.
45. Можно ли уменьшить оклад в штатном расписании?
Уменьшение оклада является изменением условия оплаты труда в одностороннем порядке и допускается только по правилам статьи 74 ТК РФ (изменение организационных или технологических условий труда) с обязательным уведомлением работника за 2 месяца. Такое изменение всегда рискованно с точки зрения возможных трудовых споров.
46. Как оформить сокращение штата через изменение штатного расписания?
Сокращение начинается с издания приказа об утверждении нового штатного расписания, в котором исключаются определенные должности или сокращается количество штатных единиц. После утверждения нового расписания начинается процедура уведомления работников, предложения вакансий и последующего увольнения по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
47. Можно ли переименовать должность без изменения трудовой функции?
Да, такое изменение допустимо. Оно оформляется изменением в штатном расписании и последующим заключением дополнительных соглашений к трудовым договорам с работниками. Если трудовая функция не меняется, это не считается переводом и не требует согласия работника, но он должен быть уведомлен.
48. Как внести изменения, если нужно увеличить оклад нескольким работникам?
Издается приказ об изменении штатного расписания, в котором указывается новые размеры окладов по соответствующим должностям. С каждым работником, чей оклад повышается, заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. Уведомление за 2 месяца не требуется, так как изменение улучшает положение работника.
49. Что первично: приказ об изменении штатного расписания или приказ о приеме на новую должность?
Первичным является изменение штатного расписания. Прием работника на должность, которая еще не введена в штатное расписание, неправомерен. Сначала должность вводится, а затем на нее принимается сотрудник.
50. Как часто можно вносить изменения в штатное расписание?
Частота не ограничена законодательством. Изменения вносятся по мере необходимости. Однако частые и необоснованные изменения могут быть расценены контролирующими органами как признак нестабильности или как попытка уклонения от гарантий работникам.
51. Нужно ли вносить изменения при временном переводе работника на другую должность?
Нет, временный перевод на другую должность (например, на время болезни основного работника) оформляется отдельным приказом о переводе и дополнительным соглашением к трудовому договору. Штатное расписание при этом не меняется, так как штатная единица по основной должности работника сохраняется, а на время перевода он замещает другую, уже существующую должность.
52. Как быть с изменениями, если организация меняет юридический адрес?
Изменение юридического адреса само по себе не требует корректировки штатного расписания. Однако если при переезде меняется организационная структура или численность, то изменения вносятся на общих основаниях.
53. Можно ли задним числом внести изменения в штатное расписание?
Внесение изменений задним числом, особенно если они ухудшают положение работника (снижение оклада, сокращение), неправомерно и может быть признано недействительным. Изменения вступают в силу с даты, указанной в приказе, которая должна быть реалистичной.
54. Как оформить введение новой штатной единицы с испытательным сроком?
Испытательный срок устанавливается в трудовом договоре с конкретным работником, а не в штатном расписании. В штатном расписании просто вводится новая должность (или увеличивается количество единиц по существующей). Условие об испытании к штатному расписанию отношения не имеет.
55. Что делать, если нужно ввести должность, но нет уверенности, что она потребуется на постоянной основе?
Можно ввести должность с количеством штатных единиц «0» или «0,5», а затем при необходимости увеличить. Либо ввести должность на определенный срок, указав в приказе об изменении штатного расписания, что должность вводится на период реализации конкретного проекта (до определенной даты).
56. Как отразить в штатном расписании сезонных работников?
Для сезонных работников могут вводиться отдельные штатные единицы с указанием в графе «Примечание» характера работы («сезонная работа») или периода действия должности. Также возможно утверждение отдельного сезонного штатного расписания на соответствующий период.
57. Нужно ли менять штатное расписание при смене наименования организации?
Да, при смене официального наименования юридического лица необходимо издать приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции, где будет указано новое название компании. Также меняются печать (при ее использовании) и бланки.
58. Как оформить исключение должности, если на ней еще работает человек?
Сначала необходимо провести процедуру, предусмотренную для сокращения штата: уведомить работника за 2 месяца, предложить вакансии, а затем, если он откажется от всех предложений, уволить по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. После увольнения должность может быть исключена из штатного расписания (или это делается одновременно с началом процедуры, но с датой вступления в силу после возможного увольнения).
59. Можно ли изменить штатное расписание в период простоя?
Да, в период простоя можно вносить изменения, если они обусловлены изменением организационных или технологических условий труда. Однако если изменения касаются конкретных работников (снижение оклада, сокращение), необходимо соблюдать процедуру уведомления.
60. Кто имеет право подписывать приказ об изменении штатного расписания?
Приказ подписывает руководитель организации или иное лицо, уполномоченное на это учредительными документами или доверенностью (например, заместитель по общим вопросам, директор по персоналу).
⬆4. Связь с другими документами и спорные вопросы
61. Как штатное расписание связано с трудовым договором?
Штатное расписание является основой для указания в трудовом договоре наименования должности, профессии, специальности и условий оплаты труда (оклада, тарифной ставки) (статья 57 ТК РФ). Данные в договоре должны соответствовать штатному расписанию.
62. Какова связь штатного расписания и положения об оплате труда?
Штатное расписание устанавливает структуру и оклады, а Положение об оплате труда детально регламентирует всю систему оплаты: условия и порядок выплаты премий, надбавок, доплат, районных коэффициентов, индексации, выплаты при увольнении и т.д. Эти документы должны быть согласованы.
63. Нужно ли на основе штатного расписания составлять график отпусков?
Да, график отпусков составляется на всех работников, занимающих штатные должности. Штатное расписание является источником информации о всех должностях и количестве работников, которых необходимо включить в график.
64. Как штатное расписание используется при расчете налогов?
Штатное расписание является плановым документом и не используется для прямого расчета налогов. Однако оно определяет размеры окладов, которые являются базой для начисления страховых взносов и удержания НДФЛ. Фактические начисления производятся на основе табелей и иных документов.
65. Что важнее: штатное расписание или трудовой договор, если в них разные оклады?
Приоритет имеет трудовой договор, так как он является соглашением между работником и работодателем. Если в договоре указан больший оклад, чем в штатном расписании, работодатель обязан выплачивать именно его. Несоответствие необходимо устранить, внеся изменения в штатное расписание.
66. Можно ли принять работника на 0,5 ставки, если в штатном расписании указана 1 ставка?
Нет, нельзя. Количество штатных единиц в расписании определяет, на сколько ставок можно принять работников. Если указана 1 ставка, на нее можно принять одного работника на полную ставку. Чтобы принять работника на 0,5 ставки, нужно либо изменить расписание на 0,5, либо принять его на 0,5 от существующей полной ставки, что будет означать работу на условиях неполного рабочего времени по соглашению сторон.
67. Обязательно ли указывать в штатном расписании идентификационные номера (ИНН, СНИЛС) работников?
Нет, штатное расписание не содержит персональных данных конкретных работников. Оно содержит информацию о должностях и окладах. Данные о конкретных работниках содержатся в трудовых договорах, личных карточках и иных кадровых документах.
68. Можно ли ввести в штатное расписание две одинаковые должности с разными окладами?
Да, это возможно, если должности имеют разные требования к квалификации, опыту, ответственности или выполняемым функциям. Чтобы избежать дискриминации, разница в окладах должна быть обоснована объективными факторами. На практике для этого используют категории (например, «юрист», «юрист II категории», «ведущий юрист»).
69. Как штатное расписание проверяется при проведении проверки ГИТ?
Инспекторы ГИТ запрашивают штатное расписание для проверки соответствия наименований должностей в трудовых договорах, законности увольнений по сокращению штата, соблюдения условий оплаты труда, особенно в части МРОТ, а также для анализа структуры организации.
70. Можно ли не указывать в штатном расписании оклад, а сделать отсылку к другому документу?
Графа «Тарифная ставка (оклад)» должна быть заполнена. В ней можно указать «Согласно Положению об оплате труда» только в том случае, если в самом Положении для данной конкретной должности установлен четкий фиксированный оклад или однозначная формула его расчета. Размытые формулировки недопустимы.
71. Как быть, если работник работает на двух должностях (внутреннее совместительство)?
В штатном расписании должны быть предусмотрены обе должности. С работником заключаются два трудовых договора: по основной должности и по совместительству. Каждая должность учитывается отдельной строкой в расписании.
72. Влияет ли штатное расписание на расчет среднесписочной численности?
Штатное расписание определяет плановую численность. Фактическая среднесписочная численность для отчетности в налоговые органы и фонды рассчитывается на основе табелей учета рабочего времени и может отличаться от штатной, особенно если есть вакансии, совместители, работники в декрете и т.д.
73. Нужно ли штатное расписание для ИП, у которого нет наемных работников?
Нет, если индивидуальный предприниматель работает самостоятельно, без привлечения наемных работников, составление штатного расписания не требуется.
74. Можно ли в штатном расписании указывать оклад в иностранной валюте?
Нет, в соответствии с статьей 131 ТК РФ, выплата заработной платы в Российской Федерации производится в валюте Российской Федерации (в рублях). Поэтому и в штатном расписании оклады указываются в рублях.
75. Как оформляется штатное расписание при реорганизации компании?
При реорганизации (слиянии, присоединении, разделении, выделении) разрабатывается и утверждается новое штатное расписание для вновь созданного или измененного юридического лица. При этом должен соблюдаться порядок уведомления и перевода работников в соответствии с статьей 75 ТК РФ.
76. Что такое «вилка окладов» и можно ли ее отразить в штатном расписании?
«Вилка окладов» – это установление для одной должности диапазона окладов (например, от 50 000 до 70 000 руб.). В унифицированной форме Т-3 указать диапазон нельзя, там предполагается конкретная сумма. «Вилку» можно закрепить в Положении об оплате труда, а в штатном расписании указывать конкретный оклад для каждого работника, принятого на эту должность, или минимальный оклад диапазона.
77. Можно ли принять на декретную ставку, если она не указана в штатном расписании?
«Декретная ставка» – это не отдельный вид должности, а вакансия, временно освободившаяся в связи с отпуском по беременности и родам или по уходу за ребенком. Прием на такую должность осуществляется на уже существующую в штатном расписании штатную единицу. Никаких специальных отметок в расписании для этого не требуется.
78. Как штатное расписание связано с профессиональными стандартами?
Если для должности предусмотрен профессиональный стандарт, его наименование должно использоваться для указания должности в штатном расписании, трудовом договоре, если работа связана с предоставлением льгот, компенсаций или наличием ограничений (часть вторая статьи 57 ТК РФ).
79. Можно ли обойтись без штатного расписания, если все условия прописаны в трудовых договорах?
Нет, наличие штатного расписания является обязательным требованием делопроизводства и трудового законодательства. Оно систематизирует структуру и оплату труда, необходимо для планирования ФОТ, обоснования расходов и является доказательством в спорных ситуациях (например, при сокращении).
80. Какой итоговый совет можно дать работодателю по ведению штатного расписания?
Разработать четкое, актуальное штатное расписание, соответствующее фактической структуре; своевременно вносить в него изменения с соблюдением процедуры; обеспечивать соответствие данных в трудовых договорах; хранить документ в порядке, установленном для документов постоянного срока хранения; использовать его как основной инструмент кадрового и финансового планирования.
⬆5. Сложные случаи и особенности для различных категорий работников
81. Как отразить в штатном расписании работников с ненормированным рабочим днем?
Сам факт ненормированного рабочего дня не отражается в штатном расписании. В расписании указывается должность и оклад. Условие о ненормированном рабочем дне, дающее право на дополнительный отпуск, устанавливается в трудовом договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или в отдельном локальном нормативном акте. В графе «Примечание» можно сделать соответствующую пометку.
82. Нужно ли вносить в штатное расписание надомных работников?
Да, надомники являются штатными работниками, и их должности должны быть включены в штатное расписание на общих основаниях. В графе «Примечание» можно указать «надомная работа».
83. Как быть с дистанционными работниками в штатном расписании?
Дистанционные работники включаются в штатное расписание наравне с другими. Место выполнения работы (дистанционно) не является характеристикой должности, а лишь способом выполнения трудовой функции. При желании в графе «Примечание» можно указать «дистанционная работа».
84. Как отразить в штатном расписании должности с вредными условиями труда?
В штатном расписании не отражаются условия труда. Они фиксируются в картах специальной оценки условий труда (СОУТ). Однако, если за работу во вредных условиях установлена фиксированная надбавка к окладу (в процентах), ее размер может быть указан в графах надбавок. Само наличие вредных условий в штатном расписании не отмечается.
85. Можно ли ввести в штатное расписание должность «помощник руководителя» без конкретных обязанностей?
Не рекомендуется. Каждая должность должна иметь четко определенную трудовую функцию, которая отражается в должностной инструкции. Расплывчатые формулировки могут привести к трудовым спорам и проблемам при проверках. Должность должна называться в соответствии с классификатором (например, «Секретарь», «Офис-менеджер», «Ассистент»).
86. Как оформить в штатном расписании должности для временных работников по срочным договорам?
Если организация планирует регулярно нанимать работников на определенные сезонные или временные работы, эти должности следует включить в штатное расписание. В графе «Примечание» можно указать «временная должность» или «сезонная работа». Если же срочный договор заключен для выполнения конкретной задачи, не предполагающей постоянной должности (например, для ремонта), вносить новую должность в штатное расписание не требуется.
87. Нужно ли включать в штатное расписание учредителя, который работает по трудовому договору?
Да, если учредитель (участник) организации заключил с ней трудовой договор и выполняет определенную трудовую функцию (например, является генеральным директором), его должность обязательно должна быть указана в штатном расписании на общих основаниях.
88. Как быть с должностями, подпадающими под квоты для трудоустройства инвалидов?
Штатное расписание само по себе не делит должности на «квотируемые» и «неквотируемые». Работодатель обязан создавать или выделять рабочие места для инвалидов в соответствии с установленной квотой. Фактически, любые вакантные должности из штатного расписания, которые могут быть заняты инвалидами с учетом их индивидуальной программы реабилитации, могут использоваться для выполнения квоты.
89. Можно ли указать в штатном расписании оклад ниже МРОТ для работника, принятого на 0,5 ставки?
Да, можно. Требование о выплате не ниже МРОТ (статья 133 ТК РФ) относится к полной месячной норме труда. Если работник принят на условиях неполного рабочего времени (0,5 ставки), его заработная плата может быть пропорционально ниже МРОТ. При этом в штатном расписании указывается полный оклад по должности, а работнику выплачивается его часть.
90. Как в штатном расписании отразить работника, который является внутренним совместителем на 0,5 ставки?
Для этого в штатном расписании должна существовать строка с соответствующей должностью. Если по этой должности уже есть 1 штатная единица, занятая основным работником, для совместителя необходимо либо ввести дополнительную 0,5 штатной единицы по той же должности, либо оформить его на 0,5 от существующей полной ставки (т.е. фактически дробную ставку). Учет ведется раздельно.
91. Нужно ли в штатном расписании указывать должности практикантов или стажеров?
Если с практикантом или стажером заключается срочный трудовой договор на конкретную должность, то эта должность должна быть в штатном расписании. Если же практика является частью учебного процесса и трудовой договор не заключается, а оформляется ученический договор или договор на прохождение практики, то включение в штатное расписание не требуется.
92. Как отразить в штатном расписании работников, труд которых оплачивается по сдельной системе?
Для рабочих-сдельщиков в графе «Тарифная ставка (оклад)» может быть указана либо часовая тарифная ставка, используемая для расчета сдельного заработка, либо прочерк с отсылкой в графе «Примечание» к локальному акту, регулирующему сдельную оплату (например, «Оплата согласно положению о сдельной оплате труда»).
93. Можно ли не указывать оклад для директора, если его зарплата определяется как процент от прибыли?
Нет, в штатном расписании должен быть указан фиксированный месячный оклад (тарифная ставка) для любой должности, включая директора. Это требование формализованной системы оплаты труда. Переменная часть (процент от прибыли) рассматривается как премия или иная стимулирующая выплата и может быть отражена в графах надбавок или регламентирована отдельным положением.
94. Как в штатном расписании учесть районный коэффициент и процентную надбавку?
Районный коэффициент и процентная надбавка за работу в районах Крайнего Севера и приравненных местностях не указываются в штатном расписании в виде отдельных надбавок по должностям. Они применяются ко всей заработной плате работника в соответствии с законодательством. Их применение регламентируется коллективным договором или положением об оплате труда.
95. Нужно ли вносить изменения в штатное расписание при изменении фамилии работника?
Нет, штатное расписание не содержит персональных данных работников. Изменение фамилии отражается в трудовой книжке, личной карточке Т-2, трудовом договоре (дополнительном соглашении) и иных персональных документах.
96. Как в штатном расписании обозначить должность, которая является выборной?
Выборные должности (например, председатель первичной профсоюзной организации, освобожденный от основной работы) включаются в штатное расписание на общих основаниях, если с работником, занимающим такую должность, заключен трудовой договор. Указывается наименование должности и установленный для нее оклад.
97. Можно ли в штатном расписании объединить несколько разных профессий в одну строку?
Нет, каждая профессия (должность) должна иметь отдельную строку в штатном расписании для четкого определения трудовой функции и условий оплаты. Объединение разных профессий недопустимо.
98. Как быть, если должность в штатном расписании называется «менеджер», а в трудовом договоре «специалист»?
Необходимо привести наименования к единообразию, так как это существенное условие трудового договора. Предпочтительнее привести трудовой договор в соответствие со штатным расписанием путем заключения дополнительного соглашения. Разное наименование одной и той же должности может вызвать проблемы при оформлении документов.
99. Можно ли ввести в штатное расписание должность с испытательным сроком для всех вновь принимаемых?
Условие об испытательном сроке не является характеристикой должности и не указывается в штатном расписании. Оно устанавливается в трудовом договоре с конкретным работником в соответствии с статьей 70 ТК РФ.
100. Какова роль штатного расписания при установлении неполного рабочего времени по инициативе работодателя?
При введении режима неполного рабочего времени в порядке статьи 74 ТК РФ (например, на срок до 6 месяцев для сохранения рабочих мест) штатное расписание не меняется. Меняется режим работы и размер оплаты труда, что оформляется дополнительными соглашениями к трудовым договорам. Штатные единицы и оклады в расписании остаются прежними.
⬆6. Оформление, хранение и ответственность
101. Какие ошибки при составлении штатного расписания наиболее критичны?
Критичными являются ошибки, ведущие к нарушению прав работников или законодательства: установление оклада ниже МРОТ для полной ставки; несоответствие наименований должностей в штатном расписании и трудовых договорах; отсутствие в расписании должностей, на которые приняты работники; отсутствие визы главного бухгалтера; утверждение задним числом.
102. Можно ли составить штатное расписание в электронном виде без бумажного носителя?
Да, в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи» и статьей 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичные учетные документы, включая штатное расписание, могут составляться в электронном виде и подписываться квалифицированной электронной подписью. Они должны быть защищены от несанкционированных изменений.
103. Каков срок хранения штатного расписания в организации?
Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236), штатные расписания и изменения к ним хранятся в организации постоянно (ст. 19 Перечня). При ликвидации организации они передаются в государственный или муниципальный архив.
104. Кто имеет право знакомиться со штатным расписанием в организации?
Право знакомиться имеют: руководитель организации; работники кадровой службы; бухгалтерия; руководители структурных подразделений в части своего подразделения; аудиторы и проверяющие органы (например, ГИТ, налоговая инспекция) в рамках своих полномочий. Обычные работники не имеют общего права на ознакомление со всем расписанием, но могут запросить сведения о своей должности и окладе.
105. Можно ли не оформлять штатное расписание, если в организации всего 2-3 сотрудника?
Нет, независимо от численности работников, юридическое лицо обязано иметь штатное расписание. Это требование кадрового делопроизводства и трудового законодательства. Для ИП с небольшим штатом его наличие также крайне рекомендуется во избежание претензий проверяющих органов.
106. Как правильно заверить копию штатного расписания для предоставления в банк или контрагенту?
Копия заверяется надписью «Верно», указанием должности лица, заверившего копию, его подписи, расшифровки подписи (ФИО), даты заверения и печати организации (при ее использовании). Как правило, копии заверяет руководитель кадровой службы или руководитель организации.
107. Нужно ли регистрировать штатное расписание в журнале регистрации локальных нормативных актов?
Да, штатное расписание рекомендуется регистрировать в соответствующем журнале регистрации локальных нормативных актов организации для учета и систематизации. Это облегчает контроль за его актуальностью и версиями.
108. Что делать, если утеряно штатное расписание?
Необходимо восстановить документ на основании имеющихся кадровых приказов (о приеме, переводе, увольнении), трудовых договоров, данных из бухгалтерской программы о начислении заработной платы. Восстановленное штатное расписание утверждается приказом руководителя с соответствующей пометкой «Восстановлено».
109. Может ли инспектор ГИТ потребовать предъявить штатное расписание за прошлые годы?
Да, в рамках проведения проверки соблюдения трудового законодательства инспектор ГИТ вправе запросить штатные расписания за периоды, подлежащие проверке (обычно не более чем за три года), для анализа динамики численности, изменений в оплате труда и законности увольнений.
110. Какую ответственность несет работодатель за отсутствие подписи главного бухгалтера в штатном расписании?
Отсутствие подписи главного бухгалтера является нарушением правил оформления первичного учетного документа. Это может повлечь замечания при проверке, но не является основанием для признания расписания недействительным. Ответственности в виде штрафа именно за эту оплошность нет, если само расписание существует.
111. Можно ли вносить в штатное расписание должности на иностранном языке (например, «PR-manager»)?
Рекомендуется использовать наименования должностей на русском языке в соответствии с классификатором. Допустимо использование устоявшихся иностранных названий, но при этом в скобках или в примечании следует давать русскоязычный аналог или расшифровку для избежания неоднозначности.
112. Как оформить штатное расписание для обособленного подразделения, если оно находится в другой местности?
Возможны два варианта: 1) Включить должности обособленного подразделения в общее штатное расписание головной организации, выделив их в отдельный раздел или структурное подразделение. 2) Утвердить отдельное штатное расписание для обособленного подразделения приказом руководителя головной организации, если такие полномочия ему предоставлены.
113. Нужно ли указывать в штатном расписании табельный номер?
В унифицированной форме Т-3 табельные номера не предусмотрены. Табельные номера присваиваются конкретным работникам и отражаются в табеле учета рабочего времени, штатной расстановке и личной карточке Т-2.
114. Можно ли утвердить штатное расписание на неопределенный срок?
Да, в графе «на период» можно указать «бессрочно» или не указывать срок вообще. На практике чаще утверждают на календарный год с последующей пролонгацией или переутверждением при внесении изменений.
115. Как правильно оформить приложение к штатному расписанию?
Если в организации есть сложная система надбавок, которая не умещается в графы формы Т-3, ее можно вынести в отдельное Приложение к штатному расписанию. В основном документе в графе «Надбавки» делается отсылка «согласно Приложению №1». Приложение утверждается тем же приказом, что и само штатное расписание.
116. Что такое «выходное» штатное расписание и когда оно применяется?
Понятие «выходное штатное расписание» в законодательстве отсутствует. Возможно, имеется в виду штатная расстановка или итоговый отчетный документ, отражающий фактическое заполнение штатных единиц на определенную дату.
117. Можно ли внести изменение в штатное расписание, увеличив оклад, но не меняя фонд оплаты труда за счет сокращения другой должности?
Да, такое изменение возможно. Издается один приказ об изменении штатного расписания, в котором одновременно увеличивается оклад по одной должности и сокращается (или ликвидируется) другая должность или штатная единица. Важно соблюсти все процедуры, если сокращение затрагивает конкретного работника.
118. Как штатное расписание влияет на расчет налога на прибыль?
Штатное расписание является обоснованием расходов на оплату труда. При проверке налоговые органы могут сопоставить данные о начисленной заработной плате с окладами по штатному расписанию для подтверждения экономической обоснованности расходов. Значительные отклонения (например, выплаты, сильно превышающие оклады) могут вызвать вопросы.
119. Можно ли составить штатное расписание в свободной форме без использования Т-3?
Да, работодатель вправе разработать собственную форму штатного расписания, сохранив в ней обязательные реквизиты, указанные в статье 9 Закона № 402-ФЗ: наименование документа; дата составления; наименование экономического субъекта; содержание факта хозяйственной жизни; величина натурального и (или) денежного измерения с указанием единиц измерения; наименование должностей лиц, ответственных за совершение сделки; подписи этих лиц.
120. Что является более весомым доказательством в суде: штатное расписание или трудовой договор?
В случае спора о существенных условиях труда (должность, оклад) суд будет исследовать все доказательства в совокупности. Однако трудовой договор как соглашение сторон имеет приоритетное значение для определения индивидуальных условий работы конкретного сотрудника. Штатное расписание важно для подтверждения системности и обоснованности действий работодателя.
⬆7. Связь с планированием, отчетностью и оптимизацией
121. Как используется штатное расписание для планирования фонда оплаты труда (ФОТ)?
Штатное расписание является основным документом для планирования постоянной (окладной) части ФОТ. Сумма по графе «Всего в месяц» умноженная на количество месяцев в плановом периоде дает базовый плановый ФОТ. К нему добавляются планируемые переменные выплаты (премии, надбавки), рассчитанные на основе других документов.
122. Можно ли по штатному расписанию рассчитать фактическую численность работников?
Нет, штатное расписание показывает плановую (штатную) численность. Фактическая численность на определенную дату определяется по табелю учета рабочего времени и данным о приеме/увольнении. Она может быть меньше штатной из-за вакансий или больше, если есть внутренние совместители.
123. Как штатное расписание помогает в процессе бюджетирования?
Являясь основой для расчета ФОТ, штатное расписание закладывается в бюджет расходов на персонал (бюджет по оплате труда). Любые изменения в расписании (введение новых должностей, повышение окладов) непосредственно влияют на бюджет и требуют его корректировки.
124. Что такое «штатная расстановка» и чем она отличается от расписания?
Штатная расстановка (или замещение) – это оперативный документ, составленный на основе штатного расписания, в котором против каждой штатной единицы указывается конкретный работник, его табельный номер, фактический оклад (с учетом персональных надбавок), дата приема, замещение на время отпуска/болезни. Это «живой» документ, часто меняющийся.
125. Как часто нужно обновлять штатную расстановку?
Штатную расстановку рекомендуется обновлять при каждом кадровом перемещении (прием, увольнение, перевод, изменение оклада). Она должна всегда отражать актуальную ситуацию с занятостью штатных единиц.
126. Можно ли оптимизировать численность персонала без изменения штатного расписания?
Да, путем не заполнения вакантных должностей (естественная убыль) или перевода работников на неполное рабочее время. Однако для легального сокращения штата или должностей изменение штатного расписания является обязательным первым шагом.
127. Как штатное расписание связано с организационной структурой компании?
Штатное расписание является количественным и финансовым выражением организационной структуры. Структура показывает подчиненность и взаимодействие подразделений, а штатное расписание – какие именно должности и в каком количестве в этих подразделениях существуют и сколько стоят.
128. Нужно ли согласовывать проект штатного расписания с юридической службой?
Да, это рекомендуется. Юристы проверят соответствие наименований должностей требованиям профессиональных стандартов (если это необходимо), отсутствие дискриминационных формулировок, правильность оформления документа с точки зрения трудового законодательства.
129. Можно ли использовать штатное расписание как основание для отказа в приеме на работу?
Да, если на момент обращения кандидата в штатном расписании отсутствуют вакантные должности (все штатные единицы заняты), работодатель вправе отказать в приеме на этом основании. Отказ должен быть мотивированным и недискриминационным.
130. Как штатное расписание помогает при проведении аудита?
Аудиторы используют штатное расписание для: проверки соответствия расходов на оплату труда утвержденным окладам; оценки обоснованности начислений; проверки законности увольнений по сокращению штата; анализа системы внутреннего контроля в области расчетов с персоналом.
131. Что такое «переутверждение» штатного расписания и когда оно нужно?
Переутверждение – это утверждение нового штатного расписания, заменяющего старое, как правило, на новый календарный год или в связи со значительными изменениями. Старое расписание теряет силу. Это более радикальный шаг, чем внесение отдельных изменений.
132. Можно ли иметь два параллельных штатных расписания в период реорганизации?
В период реорганизации (например, слияния двух компаний) может существовать временный период, когда действует старое расписание одной компании и новое – другой или сводное. Это допустимо на переходный период, который должен быть минимальным и четко определен.
133. Как штатное расписание влияет на расчет пособий по временной нетрудоспособности?
Непосредственно не влияет. Пособие рассчитывается исходя из среднего заработка работника. Однако оклад, указанный в штатном расписании, является основой для начисления этого заработка. Несоответствие оклада в договоре и расписании может вызвать вопросы при расчете пособия.
134. Можно ли внести в штатное расписание должность с окладом «0» рублей?
Нет, это бессмысленно и незаконно. Оклад (тарифная ставка) является обязательным условием трудового договора и не может быть нулевым. Если работа предполагается на волонтерских началах, это не трудовые, а гражданско-правовые отношения.
135. Как связаны штатное расписание и система грейдов?
Система грейдов – это метод оценки должностей и определения их ценности для компании, на основе которой устанавливаются вилки окладов. Штатное расписание в этом случае содержит конкретные должности, каждая из которых относится к определенному грейду с установленным диапазоном оклада. В расписании указывается конкретный оклад в рамках этого диапазона.
136. Нужно ли учитывать штатное расписание при разработке должностных инструкций?
Да, должностная инструкция разрабатывается для каждой должности, включенной в штатное расписание. Наименование должности в инструкции должно полностью соответствовать наименованию в расписании.
137. Можно ли по штатному расписанию определить уровень зарплаты в компании для соискателей?
Штатное расписание является внутренним документом и не публикуется. Однако на его основе кадровая служба определяет «вилку» окладов для публикации вакансий. Фактический уровень зарплаты может быть выше за счет переменных выплат.
138. Как штатное расписание защищает права работодателя?
Оно защищает работодателя, доказывая системный подход к организации труда: обосновывает расходы на ФОТ; является доказательством при спорах о законности увольнения по сокращению штата; предотвращает хаотичный прием сотрудников; служит основой для контроля за численностью и фондом оплаты труда.
139. Какие современные тенденции существуют в ведении штатных расписаний?
Переход на электронный документооборот и специализированные HR-системы; гибкость (введение должностей под проекты); детализация систем надбавок и грейдов; интеграция с системами бюджетирования и управленческого учета; усиление связи с профессиональными стандартами.
140. Какой главный вывод для эффективного управления штатным расписанием?
Штатное расписание – не формальность, а ключевой инструмент управления персоналом и финансами. Оно должно быть актуальным, юридически корректным, финансово обоснованным и служить реальным ориентиром для всех кадровых решений. Регулярный аудит и своевременное внесение изменений – залог его эффективности.
⬆