1. Общие положения
1.1. Бюро пропусков создается в качестве самостоятельного структурного подразделения Общества с ограниченной ответственностью «Пример» на основании приказа Генерального директора для организации и обеспечения пропускного режима на территории организации.
1.2. Бюро пропусков находится в непосредственном подчинении начальника службы безопасности Общества с ограниченной ответственностью «Пример».
1.3. Начальник бюро пропусков назначается на должность и освобождается от должности приказом Генерального директора Общества с ограниченной ответственностью «Пример» по представлению начальника службы безопасности.
1.4. Деятельность бюро пропусков осуществляется на основании следующих нормативных документов:
- Федеральный закон "О безопасности" от 28.12.2010 № 390-ФЗ;
- Трудовой кодекс Российской Федерации;
- Устав Общества с ограниченной ответственностью «Пример»;
- Настоящее Положение;
- Инструкция по пропускному режиму;
- Иные внутренние нормативные документы Общества.
2. Структура
2.1. Структура и штатная численность бюро пропусков утверждаются Генеральным директором Общества с ограниченной ответственностью «Пример» по представлению начальника службы безопасности и по согласованию с отделом кадров и планово-экономическим отделом.
2.2. В составе бюро пропусков могут создаваться следующие внутренние подразделения:
- Группа оформления и учета пропусков;
- Группа контроля пропускного режима;
- Группа технического обслуживания систем контроля доступа;
- Группа обработки заявок и документооборота.
2.3. Распределение обязанностей между сотрудниками бюро пропусков осуществляется начальником бюро в соответствии с должностными инструкциями и функциональными обязанностями.
⬆3. Задачи
3.1. Организация и обеспечение пропускного режима на территории Общества с ограниченной ответственностью «Пример».
3.2. Оформление, учет и выдача постоянных пропусков сотрудникам организации.
3.3. Оформление и выдача разовых и временных пропусков посетителям.
3.4. Контроль за соблюдением пропускного режима на контрольно-пропускных пунктах.
3.5. Ведение базы данных пропусков и учета перемещения персонала и посетителей.
3.6. Организация и осуществление контроля за доступом в помещения ограниченного доступа.
3.7. Обеспечение учета рабочего времени сотрудников на основе данных систем контроля доступа.
3.8. Своевременная блокировка пропусков уволенных сотрудников.
3.9. Организация пропускного режима для транспортных средств.
3.10. Проведение инструктажа сотрудников и посетителей по правилам пропускного режима.
3.11. Взаимодействие с подразделением охраны при возникновении нештатных ситуаций.
3.12. Техническое обслуживание и контроль работоспособности систем контроля доступа.
3.13. Формирование и ведение архива пропускной документации.
3.14. Подготовка отчетности по соблюдению пропускного режима.
3.15. Участие в разработке и совершенствовании системы пропускного режима.
⬆4. Функции
4.1. Прием и обработка заявок на оформление пропусков от структурных подразделений.
4.2. Проверка оснований для выдачи пропусков.
4.3. Изготовление постоянных, временных и разовых пропусков.
4.4. Регистрация выданных пропусков в журналах учета.
4.5. Ведение электронной базы данных пропусков.
4.6. Ежедневная сверка списков действующих пропусков.
4.7. Блокировка пропусков при увольнении сотрудников.
4.8. Восстановление утерянных пропусков.
4.9. Организация пропуска посетителей по предварительным заявкам.
4.10. Оформление пропусков на транспортные средства.
4.11. Контроль за соблюдением времени доступа для различных категорий пропусков.
4.12. Мониторинг работы турникетов и систем контроля доступа.
4.13. Взаимодействие с сервисными организациями по техническому обслуживанию систем контроля доступа.
4.14. Проведение плановых проверок состояния пропускного режима.
4.15. Составление актов о нарушениях пропускного режима.
4.16. Учет рабочего времени сотрудников на основе данных СКУД.
4.17. Формирование отчетов по посещаемости для отделов кадров и бухгалтерии.
4.18. Организация хранения бланков пропусков и расходных материалов.
4.19. Проведение инвентаризации пропусков и оборудования.
4.20. Участие в расследовании инцидентов, связанных с нарушениями пропускного режима.
4.21. Обучение новых сотрудников правилам пользования пропусками.
4.22. Ведение архива анкет и документов для оформления пропусков.
4.23. Своевременное внесение изменений в базу данных при реорганизации структуры.
4.24. Контроль за сроком действия временных пропусков.
4.25. Организация пропускного режима в нерабочее время и выходные дни.
⬆5. Права
5.1. Запрашивать и получать от структурных подразделений информацию, необходимую для оформления пропусков.
5.2. Требовать от сотрудников и посетителей соблюдения установленного пропускного режима.
5.3. Задерживать для установления личности лиц, пытающихся пронести на территорию организации без соответствующих документов.
5.4. Вносить предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности сотрудников, нарушающих пропускной режим.
5.5. Приостанавливать действие пропусков при обнаружении нарушений.
5.6. Требовать от сотрудников предъявления служебных удостоверений и пропусков.
5.7. Осуществлять контроль за соблюдением правил пользования пропусками.
5.8. Вносить предложения по совершенствованию системы пропускного режима.
5.9. Запрашивать у отдела кадров информацию о приеме, переводе и увольнении сотрудников.
5.10. Отказывать в выдаче пропусков при отсутствии необходимых документов.
5.11. Осуществлять блокировку пропусков по согласованию с руководством.
5.12. Требовать от сотрудников письменных объяснений по фактам нарушений пропускного режима.
5.13. Участвовать в проведении служебных расследований по фактам нарушений пропускного режима.
5.14. Вносить предложения по техническому оснащению контрольно-пропускных пунктов.
5.15. Запрашивать у службы безопасности информацию о мерах по усилению пропускного режима.
⬆6. Взаимоотношения (служебные связи)
6.1. С отделом кадров:
- Получает: информацию о приеме, переводе и увольнении сотрудников; списки вновь принятых сотрудников; изменения в штатном расписании;
- Предоставляет: данные о нарушениях пропускного режима; информацию для учета рабочего времени; сведения о пропусках уволенных сотрудников.
6.2. Со службой безопасности:
- Получает: инструкции по организации пропускного режима; информацию об усилении режимных мероприятий; указания по блокировке пропусков;
- Предоставляет: отчеты о нарушениях пропускного режима; информацию о попытках несанкционированного доступа; сведения о работе систем контроля доступа.
6.3. С административно-хозяйственным отделом:
- Получает: информацию о планируемых ремонтных работах; сведения о подрядных организациях; заявки на пропуска для обслуживающего персонала;
- Предоставляет: заявки на расходные материалы; информацию о необходимости ремонта оборудования; сведения о пропусках для обслуживающего персонала.
6.4. С IT-отделом:
- Получает: техническую поддержку систем контроля доступа; доступ к базам данных; программное обеспечение для работы с СКУД;
- Предоставляет: требования по техническому обеспечению; информацию о сбоях в работе систем; заявки на настройку оборудования.
6.5. С бухгалтерией:
- Получает: информацию о финансировании закупок; данные для составления смет; сведения о табельном учете;
- Предоставляет: данные для учета рабочего времени; информацию о затратах на изготовление пропусков; отчеты по использованию материалов.
6.6. С отделом закупок:
- Получает: расходные материалы для изготовления пропусков; оборудование для систем контроля доступа; канцелярские товары;
- Предоставляет: заявки на закупку необходимых материалов; спецификации на оборудование; отчеты об использовании материалов.
6.7. С подразделением охраны:
- Получает: информацию о нарушениях на КПП; сведения о нештатных ситуациях; данные о попытках несанкционированного прохода;
- Предоставляет: списки действующих пропусков; инструкции по пропускному режиму; информацию о блокировке пропусков.
7. Ответственность
7.1. Начальник бюро пропусков несет общую ответственность за выполнение возложенных на подразделение задач и функций, организацию пропускного режима в Обществе с ограниченной ответственностью «Пример».
7.2. Персональная ответственность начальника бюро пропусков включает:
- Соблюдение законодательства Российской Федерации в области обеспечения безопасности;
- Своевременность и качество выполнения возложенных задач;
- Достоверность ведения учета и отчетности;
- Состояние пропускного режима в организации;
- Сохранность материальных ценностей и оборудования бюро;
- Соблюдение сроков оформления пропускной документации.
7.3. Ответственность сотрудников бюро пропусков определяется должностными инструкциями, трудовым законодательством Российской Федерации и внутренними нормативными документами Общества с ограниченной ответственностью «Пример».
⬆Согласовано:
Начальник бюро пропусков
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
Начальник службы безопасности
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
Начальник юридического отдела
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
⬆