I. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе профессионального стандарта "01.002 - Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией" и определяет функциональные обязанности, права, ответственность и сферу деятельности специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией (далее - Работник).
1.2. Работник назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора организации по представлению непосредственного руководителя.
1.3. Категория должности: специалист.
1.4. Требования к квалификации:
- Образование: высшее образование по направлениям "Документоведение и архивоведение", "Управление персоналом", "Менеджмент" или среднее профессиональное образование по указанным направлениям;
- Стаж: не менее 1 года в области организационного и документационного обеспечения управления;
- Особые условия допуска к работе: наличие необходимых профессиональных компетенций, подтвержденных результатами собеседования, прохождение обязательных инструктажей по охране труда и пожарной безопасности.
1.5. Подчиненность:
- Работник непосредственно подчиняется руководителю канцелярии, начальнику отдела документационного обеспечения или руководителю административного управления.
1.6. Документы для руководства:
В своей деятельности Работник руководствуется:
- Уставом организации;
- Правилами внутреннего трудового распорядка;
- Приказами и распоряжениями непосредственного руководителя и генерального директора;
- Настоящей должностной инструкцией;
- Положением о документационном обеспечении управления;
- Инструкцией по делопроизводству;
- Правилами внутреннего документооборота;
- Инструкцией по охране труда для специалиста по организационному и документационному обеспечению;
- Правилами по охране труда и пожарной безопасности;
- Трудовым законодательством Российской Федерации.
1.7. Работник должен знать:
- Законодательные и нормативные правовые акты в области документационного обеспечения управления;
- Единую государственную систему делопроизводства и современные системы документационного обеспечения управления;
- Методы организации работы с документами и документооборота;
- Стандарты и правила оформления организационно-распорядительных документов;
- Порядок составления и оформления номенклатуры дел;
- Правила организации архивного хранения документов;
- Методы контроля исполнения документов;
- Основы организации управленческого труда;
- Правила работы с конфиденциальной информацией;
- Современные информационные технологии в области документационного обеспечения;
- Порядок подготовки и проведения совещаний, заседаний, конференций;
- Основы трудового законодательства;
- Структуру организации и функции ее подразделений;
- Правила эксплуатации оргтехники и компьютерной техники;
- Основы корпоративной культуры и этики делового общения;
- Правила охраны труда и техники безопасности.
1.8. Работник должен уметь:
- Организовывать работу с документами в соответствии с установленными требованиями;
- Составлять и оформлять организационно-распорядительные документы;
- Осуществлять регистрацию, учет и контроль исполнения документов;
- Формировать и вести номенклатуру дел организации;
- Подготавливать документы к архивному хранению;
- Организовывать и проводить совещания и другие организационные мероприятия;
- Работать с системами электронного документооборота;
- Обеспечивать защиту конфиденциальной информации;
- Взаимодействовать с подразделениями организации по вопросам документационного обеспечения;
- Анализировать документооборот и вносить предложения по его оптимизации;
- Оказывать методическую помощь сотрудникам по вопросам делопроизводства.
1.9. В период временного отсутствия Работника его обязанности возлагаются на другого работника, назначенного приказом по организации, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
⬆II. Функции
Основные функции:
2.1. Организация документационного обеспечения управления организацией.
2.2. Обеспечение документооборота и контроля исполнения документов.
2.3. Подготовка и оформление организационно-распорядительных документов.
2.4. Организация работы с обращениями граждан и организаций.
2.5. Формирование и ведение номенклатуры дел.
2.6. Подготовка документов к архивному хранению.
2.7. Организация и проведение совещаний и других организационных мероприятий.
2.8. Обеспечение защиты конфиденциальной информации.
2.9. Внедрение и сопровождение систем электронного документооборота.
2.10. Методическое обеспечение делопроизводства в организации.
2.11. Анализ и оптимизация документооборота.
2.12. Взаимодействие с подразделениями по вопросам документационного обеспечения.
Руководство вправе дополнять и конкретизировать данный перечень функций в соответствии с изменениями в организации управления.
⬆III. Должностные обязанности
Работник обязан:
3.1. Осуществлять прием, регистрацию, учет и распределение входящей корреспонденции.
3.2. Организовывать отправку исходящей корреспонденции.
3.3. Вести контроль исполнения документов и поручений руководства.
3.4. Составлять и оформлять приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки и другие организационно-распорядительные документы.
3.5. Формировать и вести номенклатуру дел организации.
3.6. Осуществлять систематизацию и хранение документов текущего делопроизводства.
3.7. Подготавливать документы к передаче в архив организации.
3.8. Организовывать и обеспечивать проведение совещаний, заседаний, конференций.
3.9. Вести протоколы совещаний и контролировать исполнение принятых решений.
3.10. Обеспечивать работу с обращениями граждан и организаций.
3.11. Вести учет и регистрацию конфиденциальных документов.
3.12. Осуществлять методическое руководство и консультирование сотрудников по вопросам делопроизводства.
3.13. Участвовать в разработке и внедрении инструкций по делопроизводству.
3.14. Работать с системами электронного документооборота.
3.15. Обеспечивать соблюдение установленных сроков исполнения документов.
3.16. Вести справочно-информационную работу по документам организации.
3.17. Участвовать в проведении экспертизы ценности документов.
3.18. Обеспечивать сохранность документов в процессе работы с ними.
3.19. Взаимодействовать с архивными учреждениями по вопросам хранения документов.
3.20. Анализировать документооборот и готовить предложения по его совершенствованию.
3.21. Участвовать в разработке и внедрении стандартов и регламентов документооборота.
3.22. Обеспечивать соблюдение правил работы с конфиденциальными документами.
3.23. Вести учет и отчетность по документационной деятельности.
3.24. Соблюдать правила охраны труда и техники безопасности.
3.25. Выполнять отдельные поручения непосредственного руководителя.
⬆IV. Права
Работник имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с выполнением своих обязанностей.
4.3. Сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
4.4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от сотрудников других подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.5. Требовать от руководства обеспечения организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
4.6. Получать информацию о нормативных документах, регламентирующих документационное обеспечение управления.
4.7. Знакомиться с изменениями в организационной структуре и функциях подразделений организации.
4.8. Получать информацию о новых технологиях и системах документационного обеспечения.
4.9. Взаимодействовать с другими подразделениями для решения оперативных вопросов.
4.10. Участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы организации управления.
4.11. Требовать от сотрудников организации соблюдения установленных правил делопроизводства.
4.12. Вносить предложения по оптимизации документооборота и системы управления.
4.13. Получать доступ к информационным системам и базам данных организации в пределах своей компетенции.
4.14. Повышать свою профессиональную квалификацию за счет организации.
4.15. Использовать необходимые программные и технические средства для выполнения должностных обязанностей.
4.16. Участвовать в разработке локальных нормативных актов по вопросам документационного обеспечения.
⬆V. Ответственность
Работник несет ответственность:
5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
5.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности.
5.3. За причинение материального ущерба организации.
5.4. За нарушение правил документооборота и сроков исполнения документов.
5.5. За несоблюдение установленных правил оформления документов.
5.6. За разглашение конфиденциальной информации и служебной тайны.
5.7. За нарушение правил работы с архивными документами.
5.8. За несоблюдение сроков подготовки и проведения организационных мероприятий.
5.9. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка.
5.10. За нарушение правил охраны труда и пожарной безопасности.
С настоящей должностной инструкцией ознакомлен:
___________________________________________________
(ФИО, подпись)
«____» _________________ 20___ г.