I. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Офис-менеджера.
1.2. Офис-менеджер относится к категории специалистов.
1.3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора организации по представлению руководителя административно-хозяйственного отдела (АХО) или иного непосредственного руководителя.
1.4. На должность Офис-менеджера назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и профессиональную подготовку по установленной программе, стаж работы по направлению профессиональной деятельности не менее 1 года.
1.5. Офис-менеджер должен знать:
- Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по организации делопроизводства, архивного дела, административно-хозяйственного обслуживания.
- Структуру организации и ее подразделений.
- Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
- Порядок контроля за прохождением служебных документов.
- Основы организации труда.
- Правила эксплуатации вычислительной и оргтехники (персональных компьютеров, МФУ, факсов, АТС).
- Правила работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию.
- Правила внутреннего трудового распорядка.
- Правила охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
- Основы трудового законодательства.
- Основы гражданского, административного права в части, касающейся документирования деятельности организации.
- Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения.
- Правила приобретения, учета и списания материальных ценностей, оборудования, мебели, канцелярских товаров.
- Основы организации закупочной деятельности для нужд офиса.
- Порядок заключения и исполнения хозяйственных договоров (на услуги связи, уборки, курьерские услуги и т.п.).
- Правила организации корпоративных мероприятий, деловых встреч, переговоров.
- Основы этикета и профессионального общения.
- Порядок организации работы с курьерскими службами, почтовой связью.
- Принципы организации системы пропусков и контроля доступа в помещения.
1.6. Офис-менеджер в своей деятельности руководствуется:
- Законодательными и нормативными актами Российской Федерации, регулирующими соответствующую сферу деятельности.
- Уставом организации.
- Инструкцией по охране труда для офис-менеджера;
- Приказами и распоряжениями генерального директора организации.
- Положением об административно-хозяйственном отделе.
- Инструкцией по делопроизводству в организации.
- Правилами внутреннего трудового распорядка.
- Настоящей должностной инструкцией.
1.7. Офис-менеджер должен владеть практическими навыками работы:
- С персональным компьютером на уровне уверенного пользователя, включая работу с офисными пакетами (Microsoft Office, LibreOffice), системами электронного документооборота, программами учета товарно-материальных ценностей.
- Со средствами оргтехники (МФУ, сканерами, копировальными аппаратами, факсами).
- С офисной АТС, системами видеонаблюдения и контроля доступа (при их наличии).
- По организации и проведению корпоративных мероприятий.
- По ведению переговоров с поставщиками товаров и услуг.
1.8. Офис-менеджер подчиняется непосредственно руководителю административно-хозяйственного отдела или иному лицу, назначенному приказом генерального директора организации.
1.9. На время отсутствия Офис-менеджера (отпуск, болезнь, командировка) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
1.10. Офис-менеджер должен постоянно повышать свою квалификацию, проходить обучение и инструктажи по охране труда, пожарной безопасности, работе с конфиденциальной информацией в установленные сроки.
⬆II. Функции
2.1. Организация административно-хозяйственного обеспечения деятельности офиса.
2.2. Обеспечение документационного сопровождения работы офиса.
2.3. Организация и координация работы вспомогательного и технического персонала офиса.
2.4. Обеспечение материально-технического снабжения офиса.
2.5. Организация приема посетителей и координация внутренних коммуникаций.
2.6. Обеспечение корпоративных мероприятий и представительских функций.
2.7. Контроль за состоянием офисных помещений, мебели, оборудования.
2.8. Обеспечение соблюдения правил внутреннего трудового распорядка в части организации офисного пространства.
⬆III. Должностные обязанности
Офис-менеджер обязан:
3.1. Осуществлять прием, регистрацию, учет, рассмотрение и контроль прохождения организационно-распорядительных документов и другой корреспонденции.
3.2. Организовывать работу с входящей и исходящей документацией, обеспечивать своевременную доставку документов адресатам.
3.3. Вести делопроизводство в организации, формировать дела и обеспечивать их сохранность.
3.4. Осуществлять подготовку документов для передачи в архив, участвовать в проведении экспертизы ценности документов.
3.5. Обеспечивать функционирование офиса: контролировать состояние мебели, оргтехники, оборудования, своевременно организовывать их ремонт и обслуживание.
3.6. Осуществлять закупку канцелярских товаров, хозяйственных материалов, офисной мебели и оборудования в соответствии с установленными потребностями и в пределах выделенного бюджета.
3.7. Вести учет и контроль расхода канцелярских и хозяйственных материалов, обеспечивать их рациональное использование.
3.8. Организовывать прием посетителей, обеспечивать комфортные условия их ожидания, оперативно информировать сотрудников о прибытии гостей.
3.9. Координировать работу курьерской службы, обеспечивать своевременную отправку и получение корреспонденции, грузов.
3.10. Организовывать и контролировать работу уборщиков служебных помещений, при необходимости - водителей служебного транспорта.
3.11. Обеспечивать функционирование средств связи (телефонии, интернета), контролировать своевременность оплаты соответствующих услуг.
3.12. Организовывать корпоративные мероприятия (совещания, конференции, презентации, праздники): бронировать помещения, обеспечивать питание, необходимую технику, материалы.
3.13. Обеспечивать представительские функции: подготовку сувенирной продукции, цветов, приветственных материалов для гостей и партнеров организации.
3.14. Вести табель учета рабочего времени подчиненного вспомогательного персонала (при его наличии).
3.15. Участвовать в разработке и внедрении стандартов обслуживания офиса, правил использования общего имущества.
3.16. Осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками правил эксплуатации офисного оборудования, бережного отношения к имуществу организации.
3.17. Взаимодействовать с арендодателями офисных помещений (при аренде) по вопросам эксплуатации, ремонта, коммунальных услуг.
3.18. Организовывать работу по обеспечению пропускного режима, ведению журналов учета посетителей, выдаче пропусков (в соответствии с установленным в организации порядком).
3.19. Обеспечивать соблюдение правил охраны труда, пожарной безопасности, производственной санитарии в офисе.
3.20. Проводить инструктажи по охране труда и технике безопасности для подчиненного вспомогательного персонала.
3.21. Участвовать в расследовании несчастных случаев, происшествий в офисе.
3.22. Осуществлять контроль за состоянием и пополнением аптечек первой помощи.
3.23. Вести учет и отчетность по административно-хозяйственной деятельности: составлять заявки, отчеты о проделанной работе, акты выполненных работ, служебные записки.
3.24. Обеспечивать конфиденциальность служебной информации, ставшей известной в связи с исполнением должностных обязанностей.
3.25. Выполнять служебные поручения непосредственного руководителя, связанные с обеспечением деятельности офиса.
3.26. Систематически повышать свою профессиональную квалификацию, изучать передовой опыт в области офис-менеджмента.
⬆IV. Права
Офис-менеджер имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
4.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями, в частности, по оптимизации административно-хозяйственного обеспечения, улучшению организации офисного пространства, внедрению новых технологий офисной работы.
4.3. Сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности организации (ее структурных подразделений) в области административно-хозяйственного обслуживания и вносить предложения по их устранению.
4.4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от сотрудников других структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав, в том числе обеспечения необходимыми организационно-техническими условиями.
4.6. Вносить предложения о поощрении отличившихся работников подчиненного вспомогательного персонала или о применении к ним дисциплинарных взысканий.
4.7. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.8. Представлять по поручению непосредственного руководителя организацию во взаимоотношениях с другими организациями по вопросам административно-хозяйственного обеспечения.
4.9. Требовать от сотрудников организации соблюдения установленных правил использования офисного имущества, оборудования, соблюдения чистоты и порядка в рабочих помещениях.
4.10. Принимать оперативные решения в пределах своей компетенции по вопросам обеспечения текущей деятельности офиса.
4.11. На обеспечение спецодеждой, спецобувью и другими средствами индивидуальной защиты в соответствии с установленными нормами (при необходимости).
4.12. На создание условий труда, соответствующих требованиям охраны труда.
4.13. На своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы.
4.14. На отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего времени, предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков.
4.15. На профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.
4.16. На объединение, включая право создавать профессиональные союзы и вступать в них для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов.
4.17. На обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных федеральными законами.
4.18. Отказываться от выполнения работ в случае возникновения опасности для его жизни и здоровья вследствие нарушения требований охраны труда, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами, до устранения такой опасности.
⬆V. Ответственность
Офис-менеджер несет ответственность:
5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.4. За несоблюдение установленных правил документооборота, приведшее к срывам сроков исполнения документов, утрате документов.
5.5. За ненадлежащую организацию административно-хозяйственного обеспечения, приведшую к срывам в работе офиса.
5.6. За нерациональное использование материальных ресурсов, перерасход средств, выделенных на административно-хозяйственные нужды.
5.7. За нарушение правил охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности, установленных в организации.
5.8. За несоблюдение трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка.
5.9. За недостоверность информации, предоставляемой в отчетной документации.
5.10. За разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну или конфиденциальную информацию, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.
5.11. За ненадлежащий контроль за работой подчиненного вспомогательного персонала.
5.12. За непринятие мер по предотвращению или урегулированию конфликтных ситуаций в офисе.
С настоящей должностной инструкцией ознакомлен:
__________________________________________________________
(Фамилия, Имя, Отчество)
«______» _______________________ 20___ г.
⬆