Должностная инструкция делопроизводителя

I. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Делопроизводителя.

1.2. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

1.3. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя организации по представлению начальника общего отдела, канцелярии или иного непосредственного руководителя.

1.4. На должность Делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование по программе подготовки квалифицированных рабочих (служащих) без предъявления требований к стажу работы либо среднее (полное) общее образование и профессиональную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Делопроизводитель должен знать:

• Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в организации.
• Основные положения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).
• Структуру организации и ее подразделений.
• Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).
• Порядок контроля за прохождением служебных документов и других материалов.
• Основы организации труда.
• Правила эксплуатации вычислительной и оргтехники (персональных компьютеров, принтеров, сканеров, копировальных аппаратов, факсов).
• Правила работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию и коммерческую тайну.
• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Правила охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
• Основы трудового законодательства.
• Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты при работе с оргтехникой.
• Основы архивного дела и порядок передачи документов на архивное хранение.
• Государственные стандарты на документацию (ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и др.).
• Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.
• Основы гражданского, трудового, административного права в части, касающейся документирования деятельности организации.
• Правила делового этикета и профессионального общения.

1.6. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:

• Законодательными и нормативными актами Российской Федерации, регулирующими соответствующую сферу деятельности, в том числе в области делопроизводства, информации, информатизации и защиты информации.
• Уставом организации.
• Приказами и распоряжениями руководителя организации.
• Положением о службе делопроизводства, инструкцией по делопроизводству в организации.
• Настоящей должностной инструкцией.

1.7. Делопроизводитель должен владеть практическими навыками работы:

• С персональным компьютером на уровне уверенного пользователя, включая работу с офисными пакетами (Microsoft Office, LibreOffice и аналогичными), специализированными системами электронного документооборота (СЭД) и программами учета документов (1С:Документооборот, Directum и т.п.).
• Со средствами оргтехники (принтерами, сканерами, копировальными аппаратами, факсами).
• По оформлению документов в соответствии с установленными требованиями и стандартами.
• По организации и ведению картотек и журналов учета документов.

1.8. Делопроизводитель подчиняется непосредственно начальнику общего отдела, канцелярии, руководителю службы делопроизводства или иному лицу, назначенному приказом руководителя организации.

1.9. На время отсутствия Делопроизводителя (отпуск, болезнь, командировка) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.10. Делопроизводитель должен постоянно повышать свою квалификацию, проходить обучение и инструктажи по охране труда, пожарной безопасности, работе с конфиденциальной информацией в установленные сроки.

II. Функции

2.1. Прием, регистрация, учет, рассмотрение и контроль прохождения организационно-распорядительных документов и других материалов.

2.2. Обеспечение учета, регистрации и отправки исходящей корреспонденции.

2.3. Формирование дел, обеспечение их сохранности и подготовка к сдаче в архив.

2.4. Обеспечение сохранности служебной информации и конфиденциальных сведений.

2.5. Информационно-справочная работа по документам организации.

2.6. Обеспечение технической обработки и рассылки документов.

2.7. Ведение справочно-информационной работы по документам.

2.8. Соблюдение установленных сроков исполнения документов.

III. Должностные обязанности

Делопроизводитель обязан:

3.1. Осуществлять прием поступающей в организацию корреспонденции, проверять правильность доставки, целостность упаковки и вложений.

3.2. Регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы в журналах или электронных системах документооборота с присвоением соответствующих регистрационных номеров и индексов.

3.3. Вести картотеки учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их движением и сроками исполнения.

3.4. Систематически вести учет исполнения документов, своевременно напоминать исполнителям о приближающихся и истекающих сроках исполнения.

3.5. Передавать зарегистрированные документы в соответствии с резолюцией руководителя исполнителям под расписку или с использованием электронных средств учета.

3.6. Осуществлять отправку исходящей корреспонденции, проверять правильность оформления и наличие приложений.

3.7. Вести учет отправляемой корреспонденции, своевременно оформлять почтовые отправления, отслеживать их доставку при необходимости.

3.8. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации, не допускать ее утраты и разглашения содержащихся в ней сведений.

3.9. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивать систематизацию документов внутри дела, их подшивку, оформление обложек дел.

3.10. Участвовать в подготовке дел к архивному хранению: проводить экспертизу ценности документов, оформлять описи дел постоянного и временного хранения.

3.11. Подготавливать и передавать дела в архив организации в установленные сроки и в соответствии с установленным порядком.

3.12. Выдавать документы и дела во временное пользование сотрудникам организации по требованию, вести учет выданных документов и обеспечивать их своевременный возврат.

3.13. Осуществлять копирование и тиражирование документов с использованием средств оргтехники.

3.14. Вести справочно-информационную работу по документам организации, оперативно предоставлять запрашиваемые сведения и документы уполномоченным сотрудникам.

3.15. Обеспечивать работу с документами, содержащими конфиденциальную информацию, в соответствии с установленным в организации порядком.

3.16. Своевременно вносить изменения в справочники, классификаторы и другие информационные материалы, используемые в системе делопроизводства.

3.17. Участвовать в проведении проверок состояния делопроизводства в структурных подразделениях организации.

3.18. Соблюдать правила эксплуатации оргтехники, поддерживать в исправном состоянии рабочее место и оборудование.

3.19. Строго соблюдать правила охраны труда, производственной санитарии, требования пожарной безопасности.

3.20. Немедленно сообщать непосредственному руководителю о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, произошедшем на производстве, о возникновении пожара, неисправности оборудования, о фактах утраты или порчи документов.

3.21. Выполнять служебные поручения непосредственного руководителя, связанные с обеспечением деятельности службы делопроизводства.

3.22. Соблюдать трудовую дисциплину, правила внутреннего трудового распорядка.

3.23. Повышать свою профессиональную квалификацию, изучать передовой опыт в области делопроизводства и архивного дела.

3.24. Осуществлять подготовку и представление установленной отчетности по делопроизводственной деятельности.

3.25. Проверять правильность оформления документов, подготовленных в структурных подразделениях, на соответствие установленным правилам и стандартам.

IV. Права

Делопроизводитель имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

4.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями, в частности, по оптимизации документооборота, улучшению системы учета и контроля исполнения документов.

4.3. Сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности организации (ее структурных подразделений) в области делопроизводства и вносить предложения по их устранению.

4.4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от сотрудников других структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав, в том числе обеспечения необходимыми организационно-техническими условиями, исправной оргтехникой.

4.6. Требовать от сотрудников организации соблюдения установленных правил документооборота, своевременного представления документов для регистрации и исполнения.

4.7. Не принимать к регистрации и обработке документы, оформленные с нарушением установленных требований.

4.8. Возвращать исполнителям документы, требующие доработки с точки зрения правил делопроизводства.

4.9. Визировать проекты документов, касающиеся организации делопроизводства.

4.10. На обеспечение спецодеждой, спецобувью и другими средствами индивидуальной защиты в соответствии с установленными нормами (при необходимости).

4.11. На создание условий труда, соответствующих требованиям охраны труда.

4.12. На своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы.

4.13. На отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего времени, предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков.

4.14. На профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.

4.15. На объединение, включая право создавать профессиональные союзы и вступать в них для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов.

4.16. На обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных федеральными законами.

4.17. Отказываться от выполнения работ в случае возникновения опасности для его жизни и здоровья вследствие нарушения требований охраны труда, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами, до устранения такой опасности.

V. Ответственность

Делопроизводитель несет ответственность:

5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.4. За несоблюдение установленных правил документооборота, приведшее к срывам сроков исполнения документов, утрате документов, нарушению конфиденциальности информации.

5.5. За несвоевременную и некачественную регистрацию документов, ведение учета с нарушениями.

5.6. За нарушение правил охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности, установленных в организации.

5.7. За несоблюдение трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка.

5.8. За недостоверность информации, предоставляемой в отчетной документации, сокрытие информации о нарушениях в документообороте.

5.9. За разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну или конфиденциальную информацию, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

5.10. За ненадлежащее оформление и формирование дел, приведшее к затруднениям в поиске документов или их утрате.

С настоящей должностной инструкцией ознакомлен:

__________________________________________________________

(Фамилия, Имя, Отчество)

«______» _______________________ 20___ г.