Согласно данным ФНС России, на начало 2025 года в Российской Федерации зарегистрировано более 4 миллионов индивидуальных предпринимателей, из которых около 60% используют наемный труд.
⬆Обязательность штатного расписания для ИП
Правовые основания
Трудовой кодекс РФ упоминает штатное расписание в контексте определения трудовой функции работника. Согласно части 1 статьи 15 ТК РФ, трудовые отношения основаны на соглашении о выполнении работником трудовой функции "по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации".
В части 2 статьи 57 ТК РФ указано, что обязательным условием трудового договора является трудовая функция "по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации".
Буквальное толкование этих норм позволяет сделать вывод, что штатное расписание обязательно только при использовании в трудовых договорах должностей, профессий или специальностей.
Микропредприятия в соответствии со статьей 309.2 ТК РФ вправе отказаться от принятия локальных нормативных актов, включая штатное расписание. Критерии микропредприятия: численность до 15 человек и доход до 120 млн рублей.
Позиция контролирующих органов
Роструд в своих разъяснениях указывает на обязательность составления штатного расписания для всех работодателей, включая индивидуальных предпринимателей, не относящихся к микропредприятиям.
Наличие штатного расписания выгодно самому предпринимателю, поскольку:
- Позволяет четко определить структуру и численность персонала
- Облегчает процесс приема новых сотрудников
- Служит основанием для сокращения штата
- Помогает в отчетности перед органами службы занятости
Форма и содержание штатного расписания
Использование унифицированной формы
С 2013 года применение унифицированной формы № Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, не является обязательным. Однако многие предприниматели продолжают использовать эту форму как проверенный и удобный шаблон.
Индивидуальный предприниматель может разработать собственную форму штатного расписания, адаптировав ее под специфику своей деятельности.
При разработке собственной формы штатного расписания рекомендуется сохранить основные реквизиты, предусмотренные унифицированной формой № Т-3: наименование должностей, количество штатных единиц, размеры окладов, надбавки.
Рекомендации по совершенствованию формы
Для оптимизации кадрового учета ИП может:
- Добавить графу "Код выполняемой функции" в соответствии с Общероссийским классификатором занятий
- Ввести отдельную графу для премиальных выплат
- Упростить структуру документа, удалив ненужные графы
Порядок утверждения штатного расписания
Способы утверждения
Индивидуальный предприниматель может утвердить штатное расписание одним из двух способов.
Первый способ предполагает утверждение документом (приказом), второй - непосредственное утверждение подписью ИП на самом штатном расписании.
При выборе способа утверждения штатного расписания рекомендуется закрепить его в учетной политике предпринимателя для обеспечения единообразия документооборота.
⬆Особенности заполнения штатного расписания ИП
Включение ИП в штатное расписание
Индивидуальный предприниматель не должен включать себя в штатное расписание, поскольку:
- ИП не является работником по отношению к самому себе
- Предпринимательская деятельность не является трудовой функцией
- Вознаграждение ИП - это прибыль, а не заработная плата
Использование должности "директор"
Законодательство не содержит прямого запрета на использование должности "директор" у индивидуального предпринимателя. Однако с правовой точки зрения более корректными являются наименования "управляющий", "руководитель" или "менеджер".
При необходимости использования должности "директор" рекомендуется уточнять сферу ответственности: "директор магазина", "директор по продажам".
Для передачи управленческих полномочий наемному работнику индивидуальному предпринимателю необходимо оформить доверенность, поскольку в отличие от директора юридического лица, такой сотрудник не получает полномочия автоматически.
⬆Наименования должностей и структурные подразделения
Требования к наименованиям должностей
Согласно части 2 статьи 57 ТК РФ, если с выполнением работы по определенным должностям связаны компенсации, льготы или ограничения, их наименования должны соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам.
Для должностей, не связанных с предоставлением льгот, предприниматель может использовать произвольные наименования с соблюдением требований делового стиля.
Структурные подразделения у ИП
Индивидуальный предприниматель может использовать в штатном расписании структурные подразделения для:
- Группировки должностей по функциональному признаку
- Выделения отдельных торговых точек или производственных площадок
- Оптимизации управления персоналом
Важно отличать структурные подразделения от филиалов и представительств, которые могут создавать только юридические лица.
⬆Часто задаваемые вопросы
Обязан ли ИП иметь штатное расписание?
Да, за исключением случаев, когда ИП относится к микропредприятиям и воспользовался правом отказа от локальных нормативных актов согласно статье 309.2 ТК РФ.
Можно ли использовать собственную форму штатного расписания?
Да, с 2013 года применение унифицированной формы не является обязательным. Предприниматель может разработать собственную форму, содержащую все необходимые реквизиты.
Нужно ли включать в штатное расписание самого ИП?
Нет, индивидуальный предприниматель не является наемным работником и не должен включаться в штатное расписание.
Можно ли принимать на работу директора у ИП?
Да, но с правовой точки зрения более корректно использовать наименования "управляющий" или "руководитель". Для передачи полномочий необходимо оформить доверенность.
Как часто нужно пересматривать штатное расписание?
Штатное расписание пересматривается по мере необходимости. Рекомендуется утверждать его на календарный год с возможностью внесения изменений.
Нужно ли знакомить работников со штатным расписанием?
Прямой обязанности знакомить работников со штатным расписанием нет, но условия трудового договора должны соответствовать штатному расписанию.
Можно ли устанавливать в штатном расписании вилку окладов?
Нет, в штатном расписании указывается фиксированный размер оклада. Вилка окладов может устанавливаться в положении об оплате труда.
Как отразить совмещение должностей в штатном расписании?
Совмещение должностей отражается в отдельном документе - дополнительном соглашении к трудовому договору. В штатном расписании каждая должность указывается отдельно.
Нужно ли указывать в штатном расписании надбавки и премии?
В штатном расписании указываются постоянные надбавки. Переменные премии устанавливаются в положении об оплате труда.
Можно ли иметь несколько штатных расписаний?
Да, если предприниматель ведет несколько видов деятельности или имеет обособленные рабочие места в разных местностях.
Как доказать сокращение штата без штатного расписания?
Без штатного расписания доказать сокращение штата практически невозможно, поскольку именно этот документ подтверждает уменьшение количества штатных единиц.
Нужно ли согласовывать штатное расписание с работниками?
Штатное расписание является локальным нормативным актом работодателя и не требует согласования с работниками.
Как отразить в штатном расписании неполные ставки?
Неполные ставки отражаются дробными числами: 0,25; 0,5; 0,75 и т.д. При этом указывается полный размер оклада по должности.
Можно ли включать в штатное расписание вакантные должности?
Да, штатное расписание отражает все должности, включая вакантные, что важно для отчетности перед органами службы занятости.
Какой срок хранения штатного расписания?
Штатное расписание хранится постоянно в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов.
⬆Ключевые моменты
- Штатное расписание является обязательным документом для ИП с наемными работниками, не относящихся к микропредприятиям
- Документ служит основанием для определения трудовой функции работников в соответствии со статьей 57 ТК РФ
- ИП может использовать как унифицированную форму № Т-3, так и разработать собственную форму документа
- Утверждение штатного расписания возможно как приказом, так и непосредственной подписью предпринимателя на документе
- Индивидуальный предприниматель не включается в собственное штатное расписание
- Использование должности "директор" допустимо, но требует оформления доверенности для передачи полномочий
- Наименования должностей, связанных с льготами и компенсациями, должны соответствовать квалификационным справочникам
- Структурные подразделения в штатном расписании ИП помогают оптимизировать управление персоналом
- Штатное расписание является важным доказательством при сокращении численности или штата работников
- Документ необходим для отчетности перед органами службы занятости о наличии вакантных должностей