Положение об отделе внешних сношений

Добавлен на сайт: 
10.12.2014

Утверждаю

[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия, учреждения]

[должность, подпись, Ф. И. О. лица, утверждающего положение]

[число, месяц, год]

М. П.

1. Общие положения

1.1. Отдел внешних сношений является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно руководителю предприятия.

2. Задачи

2.1. Организация научно-технического сотрудничества с иностранными фирмами и организациями.

2.2. Сбор и накопление технической информации о деятельности интересующих предприятие иностранных фирм и организаций.

2.3. Организация приема и обслуживание иностранных делегаций во время встреч и переговоров.

2.4. Организация обмена специалистами с иностранными фирмами.

3. Структура

3.1. Структуру и штаты отдела утверждает руководитель предприятия в соответствии с типовыми структурами аппарата управления и нормативами численности с учетом объемов работы и особенностей производства.

3.2. В состав отдела внешних сношений могут входить: группа научно-технического сотрудничества и внешних связей, протокольная группа, группа технических переводов.

3.3. Распределение обязанностей между работниками отдела осуществляет начальник отдела по согласованию с отделом кадров.

4. Функции

4.1. Группы научно-технического сотрудничества и внешних связей:

- проведение необходимых мероприятий по научно-техническому сотрудничеству с иностранными фирмами и организациями в деле изучения и внедрения передового зарубежного опыта (сбор информации, установление деловых контактов с иностранными предприятиями, разработка планов совместной работы, обмен специалистами, организация работы с иностранными специалистами);

- разработка совместно с техническими отделами планов научно-технического сотрудничества с зарубежными организациями, контроль за исполнением;

- контроль за ходом монтажных и пусконаладочных работ импортного оборудования;

- организация проведения технических переговоров с представителями зарубежных фирм;

- разработка мероприятий по реализации соглашений, достигнутых во время переговоров с зарубежными фирмами;

- сбор и накопление информации по международному опыту в решении отдельных проблем;

- оформление заявок на получение технической документации и образцов новой техники от иностранных фирм и организаций;

- подготовка технической документации и образцов новой техники для передачи их иностранным фирмам и организациям;

- оформление документов для посещения международных конференций, симпозиумов и выставок специалистами предприятия;

- подбор и оформление (совместно с отделом кадров и соответствующими службами) специалистов для командирования за границу с целью изучения зарубежного опыта;

- контроль за своевременным оформлением отчетов и предложений по результатам поездок на зарубежные фирмы, предприятия.

4.2. Протокольной группы:

- организация протокольных мероприятий, связанных с приемом и обслуживанием иностранных делегаций и отдельных специалистов на предприятии;

- организация проведения экскурсий для иностранных делегаций и отдельных специалистов на предприятии;

- организация проведения консультаций, лекций иностранными специалистами для отдельных подразделений предприятия;

- оформление документации для всех прибывающих на предприятие иностранных специалистов;

- организация обслуживания иностранных специалистов, командированных на предприятие (производственно-техническое, культурное, жилищно-бытовое и т. д.).

4.3.Группы технических переводов:

- обеспечение переводчиками иностранных специалистов, работающих на предприятии, а также иностранных делегаций;

- обеспечение переводчиками переговоров с иностранными фирмами и организациями;

- перевод каталогов, проспектов, журналов и другой технической документации.

5. Взаимоотношения отдела внешних сношений с другими подразделениями предприятия

5.1. С отделами главного конструктора, главного металлурга, главного механика и другими техническими службами предприятия:

- Получает: проекты планов научно-технического сотрудничества с зарубежными фирмами и организациями, технические отчеты по загранкомандировкам, заявки на технические материалы иностранных фирм и организаций; техническую документацию для осуществления перевода; заявки на организацию переговоров по монтажу импортного оборудования, устранению дефектов.

- Представляет: планы научно-технического сотрудничества с иностранными фирмами, техническую документацию и информационный материал иностранных фирм, переведенный на русский язык, планы реализации предложений по результатам загранкомандировок специалистов предприятия, организационно-техническое обеспечение совместных встреч и переговоров с иностранными специалистами.

5.2. С главной бухгалтерией, финансовым отделом:

- Получает: сведения о размере выделенных финансовых ресурсов на организацию встреч, симпозиумов с иностранными специалистами и загранкомандировки.

- Представляет: плановые и отчетные материалы для оформления оплаты мероприятий, связанных с пребыванием иностранных делегаций и специалистов на предприятии.

5.3. С транспортным отделом:

- Получает: необходимую документацию для оформления получения грузов от иностранных фирм.

- Представляет: планы отправки и получения грузов от иностранных фирм.

5.4. С планово-экономическим отделом, отделом организации труда и заработной платы:

- Получает: утвержденные планы по численности работников; положения о премировании работников отдела из фонда поощрения, консультации по трудовым вопросам.

- Представляет: расчеты по расходам, связанным с пребыванием иностранных специалистов на заводе.

5.5. С отделом кадров:

- Получает: документы для выезда специалистов за границу, исходную информацию для отбора специалистов для работы за границей.

- Представляет: необходимые сведения для оформления специалистов для работы за границей.

6. Права

6.1. Требовать от соответствующих служб предприятия предложения, рекомендации, материалы, отчеты и техническую документацию о работе, связанной с иностранными фирмами, организациями и отдельными специалистами.

6.2. Представлять предприятие во всех внешнеторговых организациях страны.

6.3. Использовать средства на приемы иностранных делегаций и отдельных представителей фирм и организаций согласно утвержденной смете.

6.4. Инструктировать и осуществлять контроль за работой сотрудников предприятия, непосредственно работающих с иностранными специалистами.

6.5. Созывать и проводить совещания по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

7. Ответственность

7.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим положением на отдел задач и функций несет начальник отдела.

7.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.

Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

[должностное лицо, с которым согласовывается положение]

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]