Нередко возникают ситуации, когда при увольнении работник не замечает, что в его трудовой книжке не отражено изменение фамилии, произошедшее в период работы. Расхождение между фамилией в паспорте и трудовой книжке обнаруживается уже при трудоустройстве на новое место работы. Аналогичная проблема возникает, когда работник меняет фамилию в период между трудоустройствами.
В обоих случаях специалист кадровой службы организации, в которую работник поступает на работу, сталкивается с ситуацией, когда фамилия в паспорте кандидата не совпадает с фамилией, указанной в трудовой книжке. Это порождает ряд важных вопросов: должен ли работник обращаться к прежнему работодателю для внесения изменений? Имеет ли право новый работодатель самостоятельно исправить запись в трудовой книжке? Правомерно ли принимать на работу сотрудника с расхождением в персональных данных?
⬆Правовая основа внесения изменений в трудовую книжку
Ведение трудовых книжек, включая правила изменения персональных данных работников, регулируется Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19 мая 2021 года номер 320н.
Конкретно изменению фамилии работника посвящен пункт 7 данного документа, где подробно описана процедура внесения исправлений, однако не указано, кто именно имеет право производить такие изменения:
"7. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о регистрации брака, о расторжении брака, о перемене имени и других документов и со ссылкой на их номер, дату и орган, выдавший документ.
Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество (при наличии), дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати)".
⬆Кто имеет право вносить изменения в трудовую книжку?
Поскольку законодательство не содержит прямого указания на то, кто именно должен вносить записи об изменении фамилии, правомерным считается, что это может сделать любой работодатель, которому работник представит надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие смену фамилии. Ключевым условием является строгое соблюдение правил, установленных в пункте 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
Позиция Федеральной службы по труду и занятости по данному вопросу является последовательной и однозначной:
"Изменение паспортных данных работника (фамилии, имени, отчества и даты рождения) необходимо оформить на основании паспорта, свидетельств о рождении, браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов со ссылкой на их номер и дату. Это должен сделать работодатель, у которого находится трудовая книжка (текущий работодатель)" (Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.рф", вопрос номер 154032 от 9 сентября 2021 года).
"Запись о смене фамилии может сделать любой текущий работодатель" (Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.рф", вопрос номер 178439 от 28 марта 2023 года).
Относительно ситуации, когда смена фамилии произошла в период между трудоустройствами, консультанты также подтверждают право нового работодателя вносить соответствующие записи:
"Записи в трудовую книжку об изменении фамилии, если в трудовой книжке указана одна фамилия, в паспорте - другая фамилия, изменение фамилии произошло после увольнения с предыдущего места работы, по нашему мнению, должна вносить организация, являющаяся работодателем по новому месту работы этой работницы (организация, принимающая на работу, но уже после заключения трудового договора)" (Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.рф", вопрос номер 158776 от 16 декабря 2021 года).
⬆Важный юридический аспект
Вносить изменения в трудовую книжку новый работодатель может только после официального приема работника на работу. До момента заключения трудового договора отношения между работником и работодателем еще не возникли, что следует из статьи 20 Трудового кодекса Российской Федерации:
"Работник - физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем...
Работодатель - физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником. В случаях, предусмотренных федеральными законами, в качестве работодателя может выступать иной субъект, наделенный правом заключать трудовые договоры..."
Отказ в приеме на работу по причине несовпадения фамилии в трудовой книжке и паспорте является неправомерным, если работник представляет документы, подтверждающие изменение фамилии и позволяющие идентифицировать принадлежность трудовой книжки.
⬆Пошаговый алгоритм действий для работодателя
Шаг 1. Проверка документов
При приеме на работу сотрудника с несовпадающими данными необходимо запросить следующие документы:
- Паспорт с новой фамилией
- Трудовую книжку с прежней фамилией
- Документ, подтверждающий изменение фамилии (свидетельство о браке, о расторжении брака, о перемене имени)
Шаг 2. Оформление трудового договора
Трудовой договор заключается на новую фамилию работника. В качестве основания для возможного расхождения данных в документах рекомендуется сделать отметку о представлении документов, подтверждающих изменение фамилии.
Образец приказа о приеме на работу
Общество с ограниченной ответственностью "Управление кадрами"
(ООО "Управление кадрами")ПРИКАЗ
15 октября 2025 года № 45-кО приеме на работу
На основании трудового договора от 15 октября 2025 года номер 123
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Принять на работу менеджером по продажам с 16 октября 2025 года Петрову Марию Ивановну (фамилия до замужества - Иванова, изменение фамилии подтверждено свидетельством о заключении брака серия I-МЮ номер 123456, выданным отделом ЗАГС Центрального района г. Москвы 10 сентября 2025 года).
- Установить испытательный срок продолжительностью 3 месяца.
- Установить оклад в размере 50 000 рублей.
Основание: заявление Петровой М.И. от 15.10.2025, документы, подтверждающие изменение фамилии.
Директор _______________ / А.В. Сидоров /
С приказом ознакомлена:
_______________ / М.И. Петрова /
15 октября 2025 года
Шаг 3. Внесение изменений в трудовую книжку
После заключения трудового договора кадровая служба обязана внести изменения в трудовую книжку в следующем порядке:
- На титульном листе одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию
- Рядом или сверху вписать новую фамилию
- На внутренней стороне обложки сделать запись: "Фамилия изменена с [прежняя фамилия] на [новая фамилия] на основании свидетельства о заключении брака серия [серия] номер [номер], выданного [наименование органа ЗАГС] [дата выдачи]"
- Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации
Образец заполнения трудовой книжки при изменении фамилии
⬆ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ
Фамилия: ~~Иванова~~ Петрова
Имя: Мария
Отчество: Ивановна
Дата рождения: 15 марта 1990 годаВНУТРЕННЯЯ СТОРОНА ОБЛОЖКИ
Фамилия изменена с "Иванова" на "Петрова" на основании свидетельства о заключении брака серия I-МЮ номер 123456, выданного отделом ЗАГС Центрального района г. Москвы 10 сентября 2025 года.
Специалист отдела кадров _______________ / Т.П. Николаева /
МП
16 октября 2025 года
Права и обязанности работника
Работник, изменивший фамилию, обязан своевременно уведомить работодателя о данном факте и представить подтверждающие документы. При смене места работы рекомендуется заранее проверить соответствие данных во всех документах.
В случае отказа нового работодателя принимать на работу из-за несовпадения фамилии в документах, работник вправе обжаловать такие действия в государственной инспекции труда или в суде.
⬆Практические рекомендации
Для работодателей:
- Не отказывайте в приеме на работу из-за несовпадения фамилии в документах
- Требуйте предоставления всех необходимых документов, подтверждающих изменение фамилии
- Строго соблюдайте установленный порядок внесения изменений в трудовую книжку
- Обеспечьте надлежащее заверение всех записей подписью и печатью
Для работников:
- Своевременно уведомляйте работодателя об изменении персональных данных
- Храните документы, подтверждающие изменение фамилии
- При увольнении проверяйте правильность всех записей в трудовой книжке
- При трудоустройстве заранее готовьте пакет документов, подтверждающих изменение фамилии
Часто задаваемые вопросы
1. Какие документы нужны для изменения фамилии в трудовой книжке?
Для изменения фамилии необходимо предоставить: паспорт с новой фамилией, свидетельство о браке (или другой документ, подтверждающий изменение фамилии), заявление о внесении изменений и саму трудовую книжку.
2. Кто должен вносить изменения в трудовую книжку при смене фамилии?
Изменения вносит работодатель по последнему месту работы. Если работник уже уволился, изменения вносит новый работодатель на основании документов.
3. В какие сроки нужно внести изменения в трудовую книжку?
Изменения вносятся в течение 7 рабочих дней с момента предоставления работником всех необходимых документов, подтверждающих смену фамилии.
4. Как правильно внести запись об изменении фамилии?
На первой странице трудовой книжки прежняя фамилия аккуратно зачеркивается одной чертой, рядом записывается новая фамилия, на внутренней стороне обложки делается ссылка на документ-основание.
5. Нужно ли вносить изменения в уже имеющиеся записи в трудовой книжке?
Нет, записи о трудовой деятельности, сделанные под старой фамилией, не изменяются. Они остаются действительными и не требуют исправлений.
6. Что делать, если работник сменил фамилию после увольнения?
В этом случае изменения вносит новый работодатель при приеме на работу на основании предоставленных документов о смене фамилии.
7. Нужно ли издавать приказ об изменении фамилии в трудовой книжке?
Нет, отдельный приказ не издается. Основанием для внесения изменений служат документы, подтверждающие смену фамилии.
8. Можно ли внести изменения в трудовую книжку, если организация ликвидирована?
Да, в этом случае необходимо обратиться к правопреемнику или в архив, где хранятся документы ликвидированной организации.
9. Что делать при ошибке при внесении изменений фамилии?
Ошибка исправляется путем признания неверной записи недействительной и внесения правильной записи согласно общим правилам исправления ошибок в трудовой книжке.
10. Нужно ли сообщать в Пенсионный фонд о смене фамилии?
Да, работодатель обязан передать сведения об изменении фамилии в Пенсионный фонд в рамках ежемесячной отчетности по форме СЗВ-ТД.
11. Как быть с электронной трудовой книжкой при смене фамилии?
При смене фамилии работодатель направляет в ПФР сведения об изменении персональных данных, и изменения вносятся в электронную трудовую книжку автоматически.
12. Нужно ли менять другие кадровые документы при смене фамилии?
Да, необходимо внести изменения в личную карточку работника (форма Т-2), при необходимости - в другие кадровые документы и базы данных.
13. Что делать, если работник работает по совместительству?
Изменения вносятся каждым работодателем отдельно. Работник должен предоставить документы о смене фамилии всем работодателям.
14. Сохраняется ли трудовая книжка при смене фамилии?
Да, трудовая книжка сохраняется, в нее только вносятся изменения. Заводить новую трудовую книжку не требуется.
15. Какие последствия, если не внести изменения в трудовую книжку?
Не внесенные своевременно изменения могут вызвать проблемы при оформлении пенсии, получении справок и в других ситуациях, требующих подтверждения трудового стажа.
⬆