1. Общие положения и обязательность
1. Что такое график отпусков и каково его назначение?
График отпусков — это локальный нормативный акт, который определяет очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам на календарный год. Его назначение — обеспечить плановость и бесперебойность работы организации, гарантировать реализацию права работников на отдых и равномерное распределение рабочей нагрузки.
2. Является ли график отпусков обязательным документом для всех работодателей?
Да, согласно статье 123 Трудового кодекса РФ, очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем. Это требование распространяется на всех работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.
3. На какой период составляется график отпусков?
График отпусков составляется на каждый календарный год. Он действует с 1 января по 31 декабря соответствующего года.
4. Кто обязан составлять и вести график отпусков в организации?
Функция по составлению проекта графика, как правило, возлагается на специалиста отдела кадров или руководителей структурных подразделений. Утверждает график отпусков руководитель организации (работодатель) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
5. Какие виды отпусков отражаются в графике?
В графике отпусков (унифицированная форма Т-7) отражаются ежегодные основные оплачиваемые отпуска, а также ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска. Отпуска без сохранения заработной платы (административные), учебные или отпуска по уходу за ребенком в график не включаются.
6. Можно ли не составлять график отпусков, если в организации мало работников?
Нет, обязанность составления графика отпусков установлена статьей 123 ТК РФ и не зависит от численности работников. Даже если в организации один работник, график отпусков должен быть составлен и утвержден.
7. Что будет, если работодатель не составит график отпусков?
Отсутствие графика отпусков является нарушением трудового законодательства и может повлечь административную ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ (предупреждение или штраф на должностных лиц и индивидуальных предпринимателей от 1 000 до 5 000 руб., на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.).
⬆2. Порядок составления и утверждения
8. В какой срок должен быть утвержден график отпусков?
График отпусков должен быть утвержден работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года, то есть не позднее 17 декабря текущего года (ст. 123 ТК РФ).
9. Что означает требование «с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации»?
Это означает, что работодатель обязан направить проект графика отпусков в выборный орган первичной профсоюзной организации (при его наличии) и учесть его мнение в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ. Профсоюз должен рассмотреть проект в течение пяти рабочих дней и направить мотивированное мнение. При несогласии стороны проводят дополнительные консультации.
10. Как быть, если в организации нет профсоюза?
Если в организации отсутствует выборный орган первичной профсоюзной организации, работодатель утверждает график отпусков самостоятельно, без процедуры учета мнения. Это не освобождает его от обязанности составить и утвердить график в установленный срок.
11. По какой форме составляется график отпусков?
Рекомендуемой является унифицированная форма № Т-7, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 2013 года использование именно этой формы не является строго обязательным, но она широко применяется на практике. Работодатель может разработать собственную форму, содержащую необходимые реквизиты.
12. Какие сведения включает в себя график отпусков (форма Т-7)?
График включает:
- структурное подразделение;
- должность;
- Ф.И.О. работника;
- табельный номер;
- количество дней основного и дополнительного отпуска;
- планируемый период отпуска (месяц или конкретные даты);
- фактические даты отпуска (заполняются постфактум);
- примечания.
13. Как определить очередность предоставления отпусков при составлении графика?
Очередность определяется работодателем с учетом пожеланий работников, требований закона (например, право на использование отпуска в удобное время для определенных категорий) и необходимости обеспечения нормального функционирования организации. Приоритет часто отдается работникам с семейными обязанностями, несовершеннолетним и другим льготным категориям.
14. Должны ли работники быть ознакомлены с утвержденным графиком отпусков?
Да, работодатель обязан ознакомить работников с утвержденным графиком отпусков под подпись. Обычно это делается путем проставления подписи работника в отдельной графе формы Т-7 или в листе ознакомления. Факт ознакомления является важным, так как график обязателен для обеих сторон.
15. Кто подписывает график отпусков?
График отпусков подписывает руководитель кадровой службы (или иное ответственное лицо) и руководитель организации (работодатель). В случае согласования с профсоюзом график также может визироваться председателем выборного органа.
16. Как утвердить график отпусков: грифом утверждения или отдельным приказом?
Допустимы оба способа. Наиболее распространенный — проставление на форме Т-7 грифа утверждения: «УТВЕРЖДАЮ», должность, подпись, расшифровка подписи и дата. Также можно издать отдельный приказ (распоряжение) об утверждении графика отпусков, на который затем делается ссылка в форме Т-7.
17. Нужно ли включать в график отпусков всех работников, в том числе совместителей и новичков, принятых в течение года?
В график, утверждаемый на год, включаются все работники, состоящие в трудовых отношениях на момент его составления. Работники, принятые в течение года, включаются в график путем внесения в него изменений. Внутренние совместители включаются один раз по основному месту работы.
⬆3. Права работников и льготные категории
18. Может ли работник требовать предоставления отпуска не в соответствии с графиком?
По общему правилу, отпуск предоставляется в соответствии с графиком. Однако по соглашению между работником и работодателем отпуск может быть перенесен на другое время. Кроме того, некоторые категории работников имеют право использовать отпуск в удобное для них время вне зависимости от графика (ст. 123 ТК РФ).
19. Какие категории работников имеют право на отпуск в удобное для них время?
Право на использование отпуска в удобное время имеют, в частности: работники в возрасте до 18 лет; ветераны Великой Отечественной войны и боевых действий; лица, награжденные знаком «Почетный донор России»; беременные женщины; мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам; родители (опекуны), воспитывающие ребенка-инвалида; женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет; другие категории, установленные федеральными законами.
20. Обязан ли работодатель учитывать пожелания работника при составлении графика?
Да, при составлении графика отпусков работодатель обязан учитывать пожелания работников. Это следует из принципа согласования интересов сторон. На практике часто собираются заявления работников о предпочтительном времени отпуска, которые служат основой для проекта графика.
21. Имеет ли право работник на отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы?
Да, по соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. Кроме того, право на отпуск в удобное время, в том числе и до истечения шести месяцев, имеют несовершеннолетние, женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, и другие категории, указанные в законе (ст. 122 ТК РФ).
22. Включаются ли в график отпусков работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком?
Работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, не утрачивают право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Они могут быть включены в график отпусков на общих основаниях, если планируют выйти из отпуска по уходу за ребенком в планируемом году. Либо график корректируется после их выхода на работу.
23. Предоставляется ли отпуск внешним совместителям и как это отразить в графике?
Ежегодный оплачиваемый отпуск внешнему совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ). В графике отпусков по месту совместительства он включается на основании документов (справки, копии приказа) с основного места работы, подтверждающих период отпуска.
⬆4. Внесение изменений в график отпусков
24. Можно ли вносить изменения в утвержденный график отпусков?
Да, утвержденный график отпусков может быть изменен. Основанием для изменений являются производственная необходимость, личные обстоятельства работника, неучтенные при первоначальном составлении, или иные уважительные причины. Изменения вносятся по соглашению между работником и работодателем.
25. Как правильно внести изменение в график отпусков?
Изменение оформляется либо изданием нового приказа (распоряжения) об утверждении измененного (скорректированного) графика отпусков, либо изданием приказа о переносе отпуска конкретного работника. В последнем случае в форме Т-7 в графе «Фактическое время» делается отметка о новых датах, а в графе «Примечание» указывается номер и дата приказа о переносе.
26. Нужно ли заново согласовывать с профсоюзом изменения в графике?
Если изменения носят индивидуальный характер (перенос отпуска одного-двух работников), повторное согласование с профсоюзом обычно не требуется. Если же вносятся масштабные изменения, затрагивающие значительную часть коллектива, целесообразно проинформировать представительный орган работников или получить его согласие, если это предусмотрено коллективным договором.
27. Обязан ли работник писать заявление на перенос отпуска, если инициатива исходит от работодателя?
Если инициатива переноса отпуска исходит от работодателя, он обязан уведомить работника об этом не позднее чем за две недели до начала отпуска (ст. 124 ТК РФ). Согласие работника может быть получено в письменной форме (например, в виде заявления или резолюции на уведомлении). От работника заявление требуется, когда инициатива переноса исходит от него самого.
28. Что делать, если работник отказывается от переноса отпуска по инициативе работодателя?
Работодатель не вправе в одностороннем порядке перенести отпуск без согласия работника, за исключением случаев, прямо предусмотренных законом (например, если работник был предупрежден о времени отпуска менее чем за две недели). При отказе работника отпуск должен быть предоставлен в ранее согласованные сроки.
29. Как отразить в графике досрочный отзыв работника из отпуска?
Досрочный отзыв оформляется приказом с согласия работника. В графике отпусков в графе «Фактическое время» делается отметка о фактически использованных днях отпуска, а неиспользованная часть отпуска переносится. В графе «Примечание» указываются номер и дата приказа об отзыве и новые планируемые даты для оставшейся части отпуска.
⬆5. Перенос и продление отпуска
30. В каких случаях отпуск подлежит обязательному переносу?
Согласно статье 124 ТК РФ, отпуск должен быть перенесен или продлен в случаях: временной нетрудоспособности работника; исполнения работником государственных обязанностей; в других случаях, предусмотренных законами или локальными актами. Также отпуск переносится, если работодатель не уведомил работника о начале отпуска за две недели или не выплатил отпускные за три дня до его начала.
31. Как оформить перенос отпуска в связи с больничным работника?
Если работник заболел во время отпуска, он должен предоставить работодателю листок нетрудоспособности. На его основании издается приказ о переносе отпуска. Отпуск продлевается на количество дней болезни либо, по согласованию с работником, переносится на другой период. Заявление работника не требуется, основанием является больничный лист.
32. На сколько дней можно продлить отпуск из-за болезни?
Отпуск продлевается ровно на количество календарных дней нетрудоспособности, пришедшихся на период отпуска. Эти дни не оплачиваются как отпускные, но могут быть оплачены как пособие по временной нетрудоспособности, если болезнь наступила не в связи с несчастным случаем на производстве.
33. Обязан ли работодатель перенести отпуск, если работник не получил отпускные за три дня?
Да, согласно части 9 статьи 136 ТК РФ, оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Если работодатель нарушил этот срок, работник вправе требовать переноса отпуска на другое время по своему выбору, письменно уведомив работодателя.
34. Можно ли перенести отпуск на следующий рабочий год?
Да, по письменному заявлению работника или в связи с обстоятельствами, указанными в статье 124 ТК РФ, отпуск может быть перенесен на следующий рабочий год. При этом запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд. Перенесенный отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.
35. Что такое отзыв из отпуска и как он оформляется?
Отзыв из отпуска — это досрочное прекращение отпуска работника с его согласия для возвращения к работе. Оформляется приказом работодателя. Неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий год (ст. 125 ТК РФ).
36. Можно ли отозвать из отпуска несовершеннолетнего работника или беременную женщину?
Нет, в соответствии с статьей 125 ТК РФ, запрещается отзыв из отпуска работников в возрасте до восемнадцати лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
⬆6. Отпускные, расчет и документооборот
37. Когда необходимо выплатить отпускные?
Оплата отпуска производится не позднее чем за три календарных дня до его начала (часть 9 статьи 136 ТК РФ). Исчисление срока осуществляется в календарных днях. Если последний день выплаты приходится на выходной или нерабочий праздничный день, отпускные должны быть выплачены накануне.
38. Какой документ является основанием для издания приказа о предоставлении отпуска?
Основанием для издания приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска (форма Т-6) является утвержденный график отпусков. В случае переноса отпуска или его предоставления вне графика дополнительным основанием служит заявление работника или иной документ (например, листок нетрудоспособности).
39. Нужно ли получать заявление от работника на отпуск, если он указан в графике?
Если отпуск предоставляется строго в соответствии с утвержденным графиком, отдельное заявление от работника не требуется. Основанием для издания приказа и расчета отпускных является сам график. Заявление требуется, если отпуск предоставляется вне графика, либо если работник просит о переносе дат, указанных в графике.
40. За сколько дней до отпуска нужно издать приказ (форма Т-6)?
Срок издания приказа законодательно не установлен. Однако, поскольку с приказом работник должен быть ознакомлен под подпись, а отпускные выплачены за три дня до начала отпуска, приказ целесообразно издавать заблаговременно, как минимум за 3-4 рабочих дня до начала отпуска, чтобы успеть произвести все расчеты.
41. Можно ли разделить ежегодный отпуск на части?
Да, по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Оставшиеся дни могут быть использованы частями любой продолжительности, что должно быть отражено в графике отпусков или приказах.
42. Как отразить в графике отпусков разделение отпуска на части?
При утверждении графика на год можно сразу указать планируемые периоды для каждой части. Если разделение происходит в течение года, первоначальная запись в графике корректируется: в графе «Примечание» указываются номера приказов о предоставлении частей отпуска, а фактические даты проставляются по мере их использования.
43. Какой срок хранения у графика отпусков?
Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 №236), графики отпусков хранятся в течение 1 года. Срок исчисляется с момента, когда график перестал быть действующим (после окончания календарного года). Однако рекомендуется хранить их не менее 3 лет в целях возможного разрешения трудовых споров.
44. Где должен храниться график отпусков?
Оригинал утвержденного графика отпусков хранится в отделе кадров или в канцелярии (архиве) организации. Копия или выписка из него может находиться в бухгалтерии для целей планирования выплат. Работники должны иметь возможность ознакомиться с документом.
⬆7. Особые случаи и категории работников
45. Как составить график отпусков для нового работника, принятого в середине года?
Работник, принятый после утверждения графика отпусков на год, включается в него путем внесения изменений. На основании его пожеланий и производственной необходимости определяется период отпуска, издается приказ о внесении изменений в график или утверждается его новая редакция. Работник знакомится с соответствующим приказом.
46. Предоставляется ли отпуск работнику в первый год работы?
Да, право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ). По соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и до истечения этого срока. Отпуск за второй и последующие годы предоставляется в любое время рабочего года в соответствии с графиком.
47. Как планировать отпуск работнику, имеющему право на дополнительный отпуск за вредные условия труда?
В графике отпусков (форма Т-7) для такого работника заполняются две графы: количество дней основного отпуска и количество дней дополнительного отпуска. Оба отпуска, как правило, предоставляются одновременно, что и отражается в одной строке с указанием общей продолжительности. Конкретная продолжительность дополнительного отпуска определяется на основании специальной оценки условий труда (СОУТ).
48. Нужно ли включать в график отпусков работников, работающих по срочному трудовому договору?
Да, работники, заключившие срочный трудовой договор на срок более двух месяцев, имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск из расчета два рабочих дня за каждый месяц работы (ст. 291 ТК РФ) или на общих основаниях, если иное не предусмотрено договором. Они включаются в график отпусков на общих основаниях.
49. Как быть с отпуском для сезонных работников?
Сезонным работникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев, отпуск предоставляется из расчета два рабочих дня за месяц работы (ст. 295 ТК РФ). Они включаются в график отпусков с указанием расчетного количества дней. Отпуск может быть предоставлен по окончании договора с выплатой компенсации.
50. Планируется ли отпуск для работника, находящегося в простое?
Время простоя не прерывает трудовой стаж, дающий право на отпуск. Работник, находящийся в простое, не утрачивает право на отпуск и должен быть включен в график отпусков. Предоставление отпуска в период простоя возможно и может быть целесообразным для работодателя, так как отпускные в этом случае будут рассчитываться из среднего заработка.
⬆8. Ответственность, споры и контроль
51. Какая ответственность грозит работодателю за нарушение сроков утверждения графика отпусков?
Нарушение сроков утверждения графика (позже 17 декабря) является нарушением трудового законодательства и может повлечь административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (предупреждение или штраф).
52. Что делать, если работодатель отказывается предоставить отпуск в срок, указанный в графике?
Работник вправе обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд. Отказ в предоставлении отпуска по графику без законных оснований является нарушением. Работник также может отказаться выходить на работу в период своего отпуска по графику, если он не был письменно перенесен.
53. Может ли работник пойти в отпуск, если приказ не был издан, но дата указана в графике?
График отпусков, утвержденный работодателем и с которым работник ознакомлен, обязателен для обеих сторон. Формально отпуск оформляется приказом. Если приказ не издан по вине работодателя, но дата наступила согласно графику, работник вправе не выходить на работу. Однако во избежание споров следует письменно уведомить работодателя о начале отпуска и потребовать оформления приказа.
54. Как контролировать исполнение графика отпусков?
Контроль осуществляется кадровой службой и руководителями структурных подразделений. За 2-3 недели до даты отпуска, указанной в графике, ответственное лицо (кадровик, бухгалтер) инициирует процедуру оформления: напоминает работнику, готовит проект приказа, бухгалтерия рассчитывает отпускные. Факт использования отпуска фиксируется в табеле учета рабочего времени.
55. Что проверяет Государственная инспекция труда в графике отпусков?
ГИТ проверяет:
- наличие графика отпусков;
- срок его утверждения (не позднее 17 декабря);
- соблюдение процедуры учета мнения профсоюза (при его наличии);
- факт ознакомления работников с графиком;
- соответствие фактически предоставленных отпусков графику;
- правомерность переносов и отзывов из отпуска;
- предоставление отпусков льготным категориям в удобное для них время.
9. Взаимодействие с другими кадровыми документами
56. Как связаны график отпусков и табель учета рабочего времени?
Табель учета рабочего времени (формы Т-12 или Т-13) является основным документом, фиксирующим факт использования отпуска. На основании приказа о предоставлении отпуска в табеле проставляется буквенный («ОТ») или цифровой («09») код дня отпуска. Несоответствие данных табеля и графика отпусков (без приказа о переносе) является нарушением.
57. Нужно ли вносить сведения об отпуске в личную карточку работника (форма Т-2)?
Да, в разделе VIII «Отпуск» личной карточки работника (форма Т-2) делается запись о предоставленном отпуске с указанием вида, периода, количества календарных дней и основания (реквизиты приказа). Это позволяет вести суммарный учет использованных и остающихся дней отпуска.
58. Влияет ли график отпусков на расчет среднего заработка?
Непосредственно не влияет. Однако периоды ежегодных оплачиваемых отпусков, фактически предоставленные или замененные денежной компенсацией, включаются в расчетный период для исчисления среднего заработка. Таким образом, корректное планирование и отражение отпусков в графике важно для последующих расчетов.
59. Можно ли заменить часть отпуска денежной компенсацией?
Часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ). Замена отпуска денежной компенсацией беременным женщинам, несовершеннолетним и работникам во вредных/опасных условиях не допускается. В графике это может отражаться как предоставление только 28 дней, а остальные дни — как подлежащие компенсации.
60. Как отразить в графике отпуск с последующим увольнением?
При предоставлении отпуска с последующим увольнением днем увольнения считается последний день отпуска. В графике отпусков такой отпуск планируется на общих основаниях. В приказе о предоставлении отпуска (форма Т-6) делается отметка «с последующим увольнением» и указывается основание увольнения.
⬆10. Сложные и нестандартные ситуации
61. Что делать, если работник не использовал отпуск за предыдущие годы?
Неиспользованные отпуска суммируются. Работодатель обязан обеспечить их использование. В графике отпусков на текущий год следует предусмотреть отпуск с учетом накопленных дней. Запрещается непредоставление отпуска более двух лет подряд. За неиспользованные отпуска при увольнении выплачивается компенсация.
62. Как составить график, если работник имеет право на удлиненный основной отпуск (например, педагогический)?
Для таких работников в графе «Основной отпуск, кол-во дней» указывается продолжительность удлиненного отпуска (например, 42 или 56 дней). Планирование периода отпуска осуществляется с учетом этой увеличенной продолжительности, что может влиять на равномерность распределения нагрузки в подразделении.
63. Можно ли отправить работника в отпуск в период временной нетрудоспособности?
Нет, предоставление отпуска в период временной нетрудоспособности не допускается. Если дата начала отпуска по графику приходится на период болезни, отпуск должен быть перенесен или продлен на основании листка нетрудоспособности.
64. Как быть, если дата начала отпуска по графику приходится на выходной или праздничный день?
Отпуск исчисляется в календарных днях. Если он начинается в выходной, этот день включается в отпуск и подлежит оплате. Праздничные нерабочие дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются (ст. 120 ТК РФ). На практике отпуск часто планируют с понедельника или с рабочего дня после праздников.
65. Кто должен подписывать приказ о переносе отпуска?
Приказ о переносе отпуска (может использоваться форма Т-6 с пометкой «перенос») подписывает руководитель организации или иное уполномоченное лицо. С приказом должен быть ознакомлен под подпись сам работник. В случае переноса по инициативе работодателя важно иметь письменное согласие работника (резолюция на приказе или отдельный документ).
66. Что такое «черная» и «серая» даты в графике отпусков?
Это неофициальные термины. «Черной» датой могут называть день, когда уходит в отпуск ключевой специалист, создавая риски для работы. «Серой» — период, когда отпускают многих сотрудников, снижая общую производительность. Задача кадровой службы — минимизировать такие риски при составлении графика, равномерно распределяя отпуска.
67. Как планировать отпуска в подразделении с непрерывным циклом работы (например, охрана, производственный цех)?
Необходимо составить график сменности, который будет согласован с графиком отпусков. Отпуска планируются таким образом, чтобы на каждый рабочей смене оставалось минимально необходимое количество сотрудников. Часто используется принцип «скользящего графика» отпусков, когда даты определяются с учетом графика смен.
⬆11. Технологические и организационные аспекты
68. Можно ли вести график отпусков в электронном виде без бумажного носителя?
Да, график отпусков может быть утвержден в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью руководителя, в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи». При этом должна быть обеспечена возможность ознакомления с ним работников под электронную подпись или иным допустимым способом.
69. Нужно ли нумеровать график отпусков?
График отпусков как локальный нормативный акт подлежит регистрации. Ему присваивается регистрационный номер, как правило, в соответствии с журналом регистрации локальных нормативных актов или исходя из номера приказа об его утверждении. Наличие номера облегчает документооборот и ссылки на документ.
70. Как внести запись об отпуске в электронный табель, если используется автоматизированная система?
В современных системах кадрового учета и расчета заработной платы (например, 1С) на основании приказа о предоставлении отпуска (форма Т-6) автоматически формируются проводки и заполняется электронный табель. Ответственный сотрудник (кадровик или бухгалтер) вводит реквизиты приказа в систему, которая проставляет соответствующие коды («ОТ») в табеле на указанные даты.
71. Можно ли делегировать право утверждения графика отпусков руководителям филиалов?
Да, если филиал или представительство имеют отдельный баланс и право осуществлять прием и увольнение работников, головная организация может делегировать своему руководителю на местах право утверждать график отпусков для сотрудников данного обособленного подразделения. Это должно быть закреплено в положении о филиале, доверенности или внутреннем регламенте.
⬆12. Взаимодействие с работником и уведомление
72. Обязан ли работодатель напоминать работнику о предстоящем отпуске по графику?
Прямой обязанности напоминать в ТК РФ нет. Однако статья 123 ТК РФ гласит, что о времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала. Поскольку график утверждается за две недели до года, формально этого достаточно. На практике целесообразно направлять работнику уведомление за 1-2 недели до даты, указанной в графике, для подтверждения и оформления приказа.
73. Что считается надлежащим уведомлением работника о времени начала отпуска?
Уведомление должно быть письменным и вручаться работнику под подпись. Это может быть отдельный документ «Уведомление о начале отпуска» или ознакомление с приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска (форма Т-6). Факт уведомления фиксируется подписью работника с датой на уведомлении или в журнале ознакомления с приказами.
74. Что делать, если работник отказывается подписывать уведомление об отпуске?
В случае отказа работника от ознакомления с уведомлением или приказом об отпуске составляется соответствующий акт в присутствии не менее двух свидетелей (других работников). Акт служит доказательством того, что работодатель выполнил свою обязанность по уведомлению. Сам отпуск при этом не отменяется, если он установлен графиком.
75. Может ли работник взять отпуск авансом, то есть до того, как право на него заработано?
Да, по соглашению сторон отпуск может быть предоставлен авансом, то есть до истечения шести месяцев работы в первом рабочем году или до накопления необходимого стажа в последующие годы. Это отражается в графике отпусков или оформляется отдельным приказом на основании заявления работника. В случае увольнения до окончания рабочего года, за который отпуск был использован авансом, производится удержание излишне выплаченных отпускных (ст. 137 ТК РФ).
⬆13. Заключительные и ситуационные вопросы
76. Имеет ли право работник на отпуск, если он работает на условиях неполного рабочего времени?
Да, работа на условиях неполного рабочего времени не ограничивает права работника на ежегодный оплачиваемый отпуск. Продолжительность отпуска исчисляется в календарных днях и не зависит от режима работы (полный/неполный день). Работник включается в график отпусков на общих основаниях.
77. Как учитывается отпуск при суммированном учете рабочего времени?
При суммированном учете отпуск предоставляется в календарных днях по общим правилам. В табеле учета рабочего времени дни отпуска отмечаются кодом «ОТ». Средний дневной заработок для оплаты отпуска рассчитывается в общем порядке, установленном статьей 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы.
78. Что делать, если работник увольняется, не использовав отпуск, запланированный в графике?
При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ). Запись об отпуске, который был запланирован в графике, но не использован в связи с увольнением, в табель не вносится. В графике отпусков в графе «Фактическое время» делается отметка «Не использован в связи с увольнением».
79. Можно ли предоставить отпуск продолжительностью менее 14 календарных дней?
Да, если отпуск делится на части, то одна из частей должна быть не менее 14 дней, а остальные могут быть любой продолжительности, в том числе менее 14 дней. Также отпуск менее 14 дней может быть предоставлен, если работник пишет заявление на использование только части своего отпуска, а оставшуюся часть переносит.
80. Как оформить отмену графика отпусков и утверждение нового в течение года?
Для этого издается приказ об отмене действующего графика отпусков и одновременно об утверждении нового графика. В приказе указываются причины отмены (например, реорганизация, изменение производственного плана). С новым графиком необходимо ознакомить всех работников, а при наличии профсоюза — учесть его мнение в установленном порядке.
81. Влияет ли смена собственника или руководителя организации на график отпусков?
Смена собственника имущества организации не является основанием для расторжения трудовых договоров, за исключением руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера (ст. 75 ТК РФ). Утвержденный график отпусков продолжает действовать. Новый руководитель вправе инициировать его изменение в общем порядке.
82. Как отразить в графике отпуск, который предоставляется по частям в разные месяцы?
В графике отпусков на год можно сразу указать несколько строк на одного работника с разными периодами (например, 14 дней в июле и 7 дней в декабре). Если разделение происходит в течение года, первоначальная запись корректируется, а дополнительные перионы вносятся отдельной строкой или отмечаются в примечании с ссылкой на приказы.
83. Кто отвечает за корректность данных, вносимых в график отпусков?
Персональную ответственность за составление, актуальность и корректность данных в графике отпусков несет специалист отдела кадров или иное должностное лицо, на которое возложена эта функция. Общую ответственность как за утверждение документа несет руководитель организации.
84. Можно ли составить график отпусков в виде диаграммы Ганта или иной визуальной формы?
Основной документ должен содержать все необходимые реквизиты и быть утвержденным в установленном порядке. В качестве основного документа визуальная схема (диаграмма Ганта) может быть недостаточно формальной. Однако она может использоваться как вспомогательный, наглядный инструмент для планирования и контроля, приложением к основному графику по форме Т-7.
85. Что делать, если в организации несколько профсоюзов?
Если в организации есть несколько первичных профсоюзных организаций, работодатель должен направить проект графика отпусков в каждый из выборных органов этих организаций и учесть мотивированные мнения каждого из них. В случае противоречивых мнений работодатель проводит дополнительные консультации для выработки согласованного решения.
⬆14. Вопросы компенсации, замены и окончания отпуска
86. Можно ли заменить ежегодный оплачиваемый отпуск денежной компенсацией без его использования?
Замена отпуска денежной компенсацией допускается только в части, превышающей 28 календарных дней, по письменному заявлению работника (ст. 126 ТК РФ). Основная часть отпуска (28 дней) должна быть использована фактически. Замена денежной компенсацией основного отпуска запрещена, за исключением выплаты компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.
87. Как выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении, если отпуск был в графике?
При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные дни отпуска, накопленные за весь период работы. Наличие дней отпуска, запланированных в графике, но не использованных до увольнения, не влияет на порядок расчета. Компенсация рассчитывается исходя из среднего дневного заработка и количества неиспользованных дней.
88. Что считается днем окончания отпуска?
Днем окончания отпуска считается последний календарный день отпуска. Если этот день приходится на выходной, он все равно считается последним днем отпуска. Работник обязан приступить к работе на следующий после окончания отпуска рабочий день. Если этот день является нерабочим праздничным, то выход на работу переносится на следующий за ним рабочий день.
89. Что делать, если работник не вышел на работу после окончания отпуска?
Если работник не вышел на работу после окончания отпуска без уважительных причин, такое отсутствие может быть квалифицировано как прогул со всеми вытекающими последствиями, вплоть до увольнения по подпункту «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ. Работодателю следует затребовать у работника объяснения в письменной форме.
90. Можно ли отозвать работника из отпуска для выполнения срочной работы?
Да, но только с согласия работника. Отзыв оформляется приказом, с которым работник знакомится под подпись. Неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. Отзыв некоторых категорий работников запрещен (ст. 125 ТК РФ).
⬆15. Специальные вопросы планирования и учета
91. Как планировать отпуска в небольшой организации, где одновременно не могут уйти все сотрудники?
При составлении графика необходимо обеспечить минимально необходимый состав для функционирования организации. Отпуска планируются поочередно, с учетом взаимозаменяемости сотрудников. Важно зафиксировать это правило в локальных актах и довести до сведения работников при утверждении графика.
92. Нужно ли включать в график отпусков дни проезда к месту отпуска и обратно для работников Крайнего Севера?
Лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, помимо основного и дополнительного отпусков предоставляются дополнительные дни для проезда к месту использования отпуска и обратно. Эти дни не являются отпуском и в график отпусков (форму Т-7) не включаются. Они предоставляются на основании приказа одновременно с отпуском.
93. Как быть, если работник хочет использовать отпуск в период, когда по графику уходит его непосредственный руководитель?
Этот вопрос решается исходя из производственной необходимости. Если одновременное отсутствие критическиечно, работодатель вправе предложить работнику иной период отпуска, обосновав это производственной необходимостью. Согласие работника на перенос в таком случае желательно получить в письменной форме.
94. Учитывается ли время отпуска при расчете среднего заработка для следующего отпуска?
Да, согласно Положению об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, период нахождения в ежегодном оплачиваемом отпуске включается в расчетный период для исчисления среднего заработка. Соответственно, отпускные, начисленные за предыдущий отпуск, включаются в сумму выплат, учитываемых при расчете среднего заработка.
95. Как часто можно менять утвержденный график отпусков?
Законодательно количество изменений не ограничено. График меняется по мере возникновения производственной необходимости или по соглашению с работниками. Однако частые и масштабные изменения могут свидетельствовать о плохом планировании и дезорганизуют работу. Каждое изменение должно оформляться соответствующим приказом.
96. Что такое скользящий график отпусков?
Это график, который не привязан жестко к календарному году, а составляется на определенный период вперед (например, на 12 месяцев) с момента утверждения. Он часто используется в организациях с непрерывным циклом работы или с сезонным характером деятельности. Такой подход требует четкого регламента в локальном нормативном акте.
97. Обязан ли работодатель выплачивать отпускные авансом, если отпуск начинается в первых числах месяца?
Да, обязанность выплатить отпускные за три дня до начала отпуска является безусловной и не зависит от даты получения работником обычной заработной платы. Если отпуск начинается 1-3 числа месяца, отпускные должны быть выплачены в последние рабочие дни предыдущего месяца.
⬆16. Итоговые рекомендации и частые ошибки
98. Какие самые распространенные ошибки при работе с графиком отпусков?
Типичные ошибки:
- утверждение графика после установленного срока (17 декабря);
- отсутствие учета мнения профсоюза;
- непредоставление отпуска льготным категориям в удобное время;
- отсутствие ознакомления работников с графиком;
- несоответствие дат отпуска в графике, приказе и табеле;
- несвоевременная выплата отпускных;
- незаконный односторонний перенос отпуска работодателем.
99. Что делать, если работник отказывается идти в отпуск в запланированное время?
Необходимо выяснить причины отказа. Если причины уважительные (болезнь, семейные обстоятельства), отпуск по соглашению сторон переносится. Если работник отказывается без причин, работодатель вправе настоять на соблюдении графика, так как он обязателен для обеих сторон. В случае невыхода на работу в период отпуска по графику такие дни могут быть расценены как прогул.
100. Где можно найти официальные разъяснения по спорным вопросам, связанным с графиком отпусков?
Официальные разъяснения по вопросам применения трудового законодательства дает Федеральная служба по труду и занятости (Роструд). Информация публикуется на официальном сайте Роструда, в письмах и рекомендациях. Также следует руководствоваться разъяснениями, содержащимися в постановлениях Пленума Верховного Суда РФ, касающихся трудовых споров.
⬆