В соответствии с частью 1 статьи 11 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» (далее – Закон № 426-ФЗ), работодатель обязан подать декларацию соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда.
Эта обязанность возникает при одновременном соблюдении двух условий:
1. На рабочем месте по результатам идентификации не выявлены вредные и (или) опасные производственные факторы (ВОПФ).
2. По результатам исследований и измерений (если они проводились) условия труда на рабочем месте признаны оптимальными (класс 1) или допустимыми (класс 2).
Таким образом, утверждение инспектора ГИТ о том, что «процедура подачи декларации необязательная», является ошибочным. Подача декларации – это прямая обязанность работодателя, установленная федеральным законом. Однако есть важные исключения, перечисленные в части 6 статьи 10 Закона № 426-ФЗ. Декларация не подается, даже если условия труда оптимальны или допустимы, для рабочих мест:
• Профессии которых дают право на досрочную пенсию.
• На которых работникам уже предоставляются гарантии и компенсации за вредные/опасные условия (дополнительный отпуск, сокращенный день, повышенная оплата).
• На которых по результатам предыдущей аттестации или СОУТ были установлены вредные условия (класс 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 или опасные – класс 4).
Если ваша организация подпадает под общее правило и у вас есть рабочие места с оптимальными или допустимыми условиями труда, вы обязаны подать декларацию. Неподача в установленный срок является нарушением требований охраны труда и может повлечь административную ответственность.
⬆Процедура и сроки подачи декларации после проведения СОУТ
После завершения специальной оценки условий труда (СОУТ) и получения полного пакета документов от исполнительной организации работодатель должен выполнить следующие действия:
1. Утвердить отчет о проведении СОУТ (в течение 30 календарных дней со дня утверждения отчета комиссией по СОУТ).
2. Уведомить исполнительную организацию об утверждении отчета (форма уведомления установлена Приказом Минтруда № 438н).
3. Подать декларацию соответствия в территориальный орган Роструда (Государственную инспекцию труда) по месту своего нахождения.
Срок подачи декларации четко регламентирован: в течение 30 рабочих дней со дня утверждения отчета о проведении СОУТ (ч. 1 ст. 11 Закона № 426-ФЗ). Этот срок является предельным для работодателя.
В вашем случае компания направила документы в ГИТ 09.09.2025, что, судя по всему, укладывается в 30-дневный срок с момента утверждения отчета. Следовательно, обязанность работодателя по подаче исполнена своевременно.
Подача декларации осуществляется путем направления в ГИТ заверенной копии декларации (раздела IV отчета о СОУТ) с сопроводительным письмом. Электронная подача через официальный сайт Роструда также возможна и приравнивается к подаче на бумажном носителе.
⬆Установленные законом сроки внесения сведений в реестр ГИТ
После того как декларация поступила в территориальную Государственную инспекцию труда, на инспекцию возлагается обязанность по ее регистрации и внесению сведений в Федеральную государственную информационную систему учета результатов проведения специальной оценки условий труда (ФГИС СОУТ).
Срок для выполнения этой обязанности установлен пунктом 4 Приложения № 3 к Приказу Минтруда России от 17.06.2021 № 406н: в течение пятнадцати рабочих дней со дня поступления декларации на бумажном носителе или получения заполненной электронной формы.
Таким образом, позиция инспектора о том, что «нужно ждать до конца 2025 года», является прямым нарушением установленного регламента. Задержка в несколько месяцев недопустима.
Работодатель вправе потребовать от инспекции соблюдения установленного 15-дневного срока. Отсутствие данных в реестре по истечении этого срока свидетельствует о бездействии или ненадлежащем исполнении обязанностей со стороны ГИТ.
15 рабочих дней – это срок для внесения сведений в реестр, а не для «рассмотрения» декларации. Инспекция не проводит проверку содержания декларации на этом этапе, а лишь регистрирует ее и вносит данные. Указание на «большую загруженность» не является уважительной причиной для нарушения срока, установленного ведомственным приказом.
⬆Последствия для работодателя при задержке регистрации инспекцией
Главный вопрос: несет ли работодатель какую-либо ответственность, пока его декларация не внесена в реестр по вине инспекции?
Согласно действующему законодательству, административная ответственность для работодателя в этом случае не предусмотрена. Ключевым моментом является факт своевременной подачи декларации в инспекцию. Если работодатель направил документы в установленный 30-дневный срок (и имеет доказательства отправки: почтовое уведомление, опись вложения, отметку о приеме в канцелярии ГИТ), он считается исполнившим свою обязанность.
Риски для работодателя могут возникнуть лишь в случае, если проверяющие органы (та же ГИТ или прокуратура) в период, пока декларация «висит в воздухе», решат проверить выполнение требований Закона № 426-ФЗ. В этой ситуации работодатель должен будет предъявить доказательства отправки документов и пояснить, что ожидает их регистрации инспекцией. Как правило, этого бывает достаточно.
Тем не менее, длительное отсутствие записи в реестре создает неопределенность и может препятствовать, например, участию в тендерах или проверкам со стороны Фонда социального страхования, которые сверяют данные через ФГИС СОУТ.
Штрафные санкции за нарушение сроков внесения данных в реестр предусмотрены для должностных лиц государственных органов, но это регулируется внутренними регламентами и законодательством о государственной службе, а не трудовым или административным правом в отношении работодателя.
⬆Алгоритм действий работодателя при задержке регистрации
Если с момента подачи документов в ГИТ прошло более 15 рабочих дней, а данные в реестре не появились, рекомендуется действовать следующим образом:
1. Подготовить письменный запрос в территориальную ГИТ. В запросе:
• Указать дату и способ подачи декларации (исходящий номер вашего письма, если отправляли почтой; дата личной передачи).
• Сослаться на пункт 4 Приложения № 3 к Приказу Минтруда № 406н, устанавливающий 15-дневный срок.
• Вежливо попросить разъяснить причины задержки и сообщить ориентировочную дату внесения сведений в реестр.
2. Направить запрос заказным письмом с уведомлением или передать лично в канцелярию под отметку о приеме. Электронный запрос через официальный сайт или портал «Госуслуги» также является доказательством обращения.
3. Если в ответ на запрос последует невнятный ответ или бездействие продолжится, можно обратиться с жалобой в вышестоящий орган – в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд) или в прокуратуру по месту нахождения ГИТ. В жалобе нужно изложить ситуацию, приложить копии документов о подаче декларации и ваш запрос с ответом (при наличии).
4. Сохраняйте все доказательства: копии декларации, сопроводительного письма, почтовые квитанции, уведомление о вручении, ответы от ГИТ.
Активные и документально подтвержденные действия со стороны работодателя, как правило, ускоряют процесс.
Не стоит занимать пассивную позицию и ждать «до конца года». Во-первых, это нарушает ваши законные интересы. Во-вторых, если вдруг выяснится, что документы были утеряны в инспекции, может возникнуть спор о факте их подачи. Наличие у вас подтверждений отправки защитит от претензий в будущем.
Образец запроса в ГИТ о внесении сведений о декларации в реестр
⬆Руководителю Государственной инспекции труда
в [Название региона]
от Генерального директора ООО «[Название компании]»
[Ваши ФИО]
Адрес: [Юридический адрес компании]
ИНН [Ваш ИНН]ИСХ. № [Ваш исходящий номер] от 25 сентября 2025 г.
на № [Входящий номер ГИТ, если был] от [Дата]Запрос
о внесении сведений о декларации соответствия условий труда в реестрООО «[Название компании]» в соответствии с частью 1 статьи 11 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» направило в Вашу инспекцию Декларацию соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда по результатам проведенной специальной оценки условий труда.
Документы были направлены: 09 сентября 2025 года заказным письмом с уведомлением № [номер почтового идентификатора] (копия описи вложения и квитанции прилагаются) / (переданы лично в канцелярию под отметку о приеме, копия с отметкой прилагается).
На сегодняшний день (25 сентября 2025 г.) сведения о нашей декларации в Федеральной государственной информационной системе учета результатов проведения специальной оценки условий труда (ФГИС СОУТ) отсутствуют.
Согласно пункту 4 Приложения № 3 к Приказу Минтруда России от 17.06.2021 № 406н, сведения о декларации вносятся в реестр в течение пятнадцати рабочих дней со дня поступления декларации в территориальный орган Роструда.
На основании изложенного, просим Вас:
1. Дать разъяснения о причинах задержки внесения сведений в реестр ФГИС СОУТ.
2. Сообщить ориентировочную дату внесения сведений о декларации ООО «[Название компании]» в реестр.Ответ просим направить по указанному выше адресу или на электронную почту [Ваш e-mail].
Приложение:
1. Копия описи вложения и почтовой квитанции (или копия документа с отметкой о приеме).
2. Копия сопроводительного письма от 09.09.2025.Генеральный директор ООО «[Название компании]»
Подпись _______ /[Расшифровка подписи]/
Частые вопросы и ответы по декларации соответствия условий труда
Что делать, если декларация подана вовремя, но потом выяснилось, что на одном из мест выявлен вредный фактор?
В этом случае декларация в отношении такого рабочего места считается недействительной со дня внесения сведений в отчет о СОУТ (выявление ВОПФ). Необходимо провести исследования и измерения, установить класс условий труда и далее действовать по их результатам (предоставлять гарантии, если условия вредные). Подавать уточненную декларацию не требуется, она автоматически аннулируется.
Как проверить, внесены ли данные декларации в реестр?
Проверить наличие сведений можно на официальном сайте Роструда в разделе «Реестр деклараций соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда» (ФГИС СОУТ). Поиск осуществляется по ИНН работодателя или наименованию организации.
На какой срок подается декларация?
Декларация подается на 5 лет. Этот срок исчисляется со дня утверждения отчета о проведении СОУТ. Если в течение этих 5 лет на декларируемом рабочем месте не произойдет несчастного случая или профзаболевания (не по вине работника) и не поступит мотивированное предложение профсоюза о проведении внеплановой СОУТ, срок действия декларации автоматически продлевается на следующие 5 лет (ч. 4, 5 ст. 11 Закона № 426-ФЗ).
Нужно ли подавать декларацию, если все рабочие места признаны вредными?
Нет, не нужно. Декларация подается только для рабочих мест с оптимальными или допустимыми условиями труда, где не выявлены ВОПФ. Если везде класс 3.1 и выше, подавать декларацию не требуется.
Можно ли подать декларацию в электронном виде?
Да, это прямо предусмотрено законодательством. Электронная форма размещена на официальном сайте Роструда. Для подачи необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) работодателя.
Что грозит работодателю за неподачу декларации?
Неподача декларации в установленный срок расценивается как нарушение законодательства о специальной оценке условий труда. Это влечет административную ответственность по части 2 статьи 5.27.1 КоАП РФ: предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц и ИП от 5 000 до 10 000 руб., на юридических лиц – от 60 000 до 80 000 руб.
Куда именно в ГИТ нужно подавать декларацию: по юридическому или фактическому адресу?
Декларация подается в территориальный орган Роструда (ГИТ) по месту нахождения работодателя, то есть по его юридическому адресу (месту государственной регистрации), указанному в ЕГРЮЛ.
Нужно ли подавать декларацию для офисных рабочих мест?
Да, если по результатам СОУТ (идентификации) на офисных рабочих местах не были выявлены вредные и опасные факторы, и условия труда признаны оптимальными или допустимыми, декларацию на них подать обязательно.
Что делать, если организация переезжает после подачи декларации?
При изменении местонахождения работодателя (юридического адреса) необходимо уведомить об этом тот территориальный орган ГИТ, куда подавалась декларация. Сама декларация остается в силе, сведения о ней будут переданы в ГИТ по новому месту регистрации.
Должны ли мы уведомлять работников о подаче декларации?
Да, работодатель обязан ознакомить работников под подпись с результатами СОУТ, что включает в себя и сведения о подаче декларации для соответствующих рабочих мест (ст. 15 Закона № 426-ФЗ). Срок ознакомления – в течение 30 календарных дней со дня утверждения отчета.
Можно ли подать декларацию, не дожидаясь внесения данных в ФГИС СОУТ экспертной организацией?
Нет, это неправильная последовательность. Сначала экспертная организация вносит результаты СОУТ в ФГИС СОУТ. После этого и после утверждения отчета работодателем подается декларация. Подача декларации до внесения данных экспертом технически невозможна или бессмысленна.
Что считается подтверждением подачи декларации до ее регистрации?
Подтверждением являются: почтовая квитанция и опись вложения (при отправке заказным письмом), отметка о приеме на втором экземпляре документа (при личной подаче), электронная квитанция о приеме документов через сайт Роструда.
Чем отличается «подача декларации» от «внесения в реестр»?
Подача декларации – это действие работодателя по направлению документа в ГИТ. Внесение в реестр (регистрация) – это действие ГИТ по учету полученной декларации и отражению этого факта в общедоступной информационной системе (ФГИС СОУТ). Работодатель отвечает за своевременность первого, ГИТ – за своевременность второго.
Может ли инспектор ГИТ отказать во внесении декларации в реестр?
Прямого права «отказать» нет. Если декларация оформлена по установленной форме и подана в срок, инспекция обязана ее принять и зарегистрировать. Основаниями для непринятия могут быть только грубые формальные нарушения: подача не тем субъектом, отсутствие необходимых реквизитов, подача на рабочие места, для которых декларация не предусмотрена (например, с вредными условиями). В этом случае документы возвращаются с указанием причин.
Куда жаловаться на бездействие инспектора ГИТ, кроме Роструда?
На бездействие или незаконные действия должностного лица государственного органа можно подать жалобу в прокуратуру по месту нахождения инспекции. Прокуратура проведет проверку и при наличии оснований внесет представление об устранении нарушений.
⬆Важные моменты
- Подача декларации соответствия является обязательной для рабочих мест с оптимальными и допустимыми условиями труда, где не выявлены ВОПФ (ст. 11 Закона № 426-ФЗ). Утверждения инспекторов об обратном неверны.
- Работодатель должен подать декларацию в ГИТ в течение 30 рабочих дней с даты утверждения отчета о СОУТ.
- ГИТ обязана внести сведения о декларации в реестр ФГИС СОУТ в течение 15 рабочих дней с момента ее получения (п. 4 Прил. 3 к Приказу Минтруда № 406н). Задержка на несколько месяцев недопустима.
- Ответственность работодателя наступает только за неподачу декларации. Если декларация подана вовремя, ответственности за задержку регистрации со стороны ГИТ он не несет.
- При задержке регистрации следует направлять в ГИТ письменные запросы, а при отсутствии реакции – жалобы в Роструд или прокуратуру.
- Сохраняйте все доказательства подачи документов (почтовые квитанции, описи, отметки о приеме) для защиты от возможных претензий в период, пока данные не отражены в реестре.