Вопрос о том, какие выплаты учитываются при расчете отпускных, является важным как для работников и так и для бухгалтеров. От правильности расчета зависит размер отпускного пособия, а ошибки могут привести к занижению выплат и претензиям со стороны контролирующих органов. В данной статье подробно разбираем, какие именно надбавки, коэффициенты и премии включаются в базу для расчета среднего заработка на отпуск, а какие – нет.
⬆Правовая основа расчета среднего заработка
Единый для всех случаев порядок исчисления средней заработной платы установлен статьей 139 Трудового кодекса РФ. Согласно этой норме, расчет среднего заработка производится исходя из фактически начисленной работнику заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (расчетный период).
Конкретный перечень учитываемых выплат и особенности расчета детально регламентированы Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540 (далее – Положение № 540). Этот документ является основным для расчетов в 2025 году.
Положение № 540 заменило ранее действовавшее Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. Ключевые принципы расчета остались прежними, но в новом документе уточнены и систематизированы некоторые формулировки, а также учтена современная практика. Все расчеты отпускных с 2025 года должны производиться в соответствии с ним.
⬆Какие выплаты ВКЛЮЧАЮТСЯ в расчет отпускных?
Согласно пунктам 2 и 3 Положения № 540, для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у работодателя, независимо от источников этих выплат. Система оплаты труда устанавливается коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с статьей 135 ТК РФ.
Полный перечень учитываемых выплат:
- Основная заработная плата: оклад (должностной оклад), тарифная ставка, сдельный заработок, проценты от выручки (комиссионное вознаграждение).
- Выплаты в неденежной форме (если такая форма оплаты предусмотрена трудовым законодательством).
- Все надбавки и доплаты:
- За профессиональное мастерство, классность, выслугу лет.
- За знание иностранного языка, работу со сведениями, составляющими государственную тайну.
- За совмещение профессий, расширение зон обслуживания, увеличение объема работ.
- За руководство бригадой.
- Выплаты, связанные с условиями труда (компенсационного характера):
- Районный коэффициент и процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера и приравненных местностях.
- Доплаты за работу на тяжелых работах, работах с вредными и опасными условиями труда.
- Доплата за работу в ночное время (с 22:00 до 06:00).
- Оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни.
- Оплата сверхурочной работы.
- Премии и вознаграждения:
- Ежемесячные, квартальные, годовые премии, предусмотренные системой оплаты труда.
- Разовые премии, если они носят систематический характер и отражены в локальных актах.
- Вознаграждение по итогам работы за год.
Таким образом, в ответ на исходный вопрос: районный коэффициент, доплата за работу в ночное время и ежемесячная премия при начислении отпускных УЧИТЫВАЮТСЯ.
Ключевой критерий для включения любой премии в расчет – ее принадлежность к системе оплаты труда. Если премия выплачена из фонда оплаты труда на основании приказа, положения о премировании или трудового договора, она учитывается. Если это разовая поощрительная выплата из прибыли (например, к юбилею), не предусмотренная системой оплаты, – не учитывается.
⬆Как учитываются премии при расчете отпускных?
Учет премий имеет свои особенности, которые закреплены в пункте 6 Положения № 540. Порядок зависит от периода, за который начислена премия.
Правила включения премий в расчет:
- Ежемесячные премии: Учитываются фактически начисленные в расчетном периоде премии, но не более одной за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода.
- Квартальные премии: Учитываются в полном размере, если период, за который они начислены (квартал), полностью входит в расчетный период. Если квартальная премия начислена за период, превышающий расчетный, то она учитывается в части, приходящейся на расчетный период.
- Годовые премии и вознаграждение по итогам работы за год: Учитываются полностью, независимо от времени их начисления, но при условии, что они начислены за календарный год, предшествующий событию (отпуску). Если годовая премия начислена после отпуска, но за предшествующий год, средний заработок подлежит пересчету.
- Премии за период работы, превышающий один год: Учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.
Пример расчета включения годовой премии в отпускные
⬆
Работник идет в отпуск в июле 2025 года. Расчетный период для отпускных: июль 2024 – июнь 2025.
В марте 2025 года ему была начислена и выплачена годовая премия по итогам работы за 2024 год. Поскольку премия начислена за календарный год (2024), который полностью предшествует расчетному периоду, она полностью включается в сумму выплат для расчета среднего заработка, несмотря на то, что начислена в марте.
Если бы премия за 2024 год была начислена, например, в августе 2025 года (уже после отпуска), работодатель был бы обязан сделать перерасчет отпускных и доплатить разницу.
Какие выплаты НЕ включаются в расчет отпускных?
Пункт 4 Положения № 540 четко определяет перечень выплат, которые не учитываются при исчислении среднего заработка. К ним относятся выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда:
- Материальная помощь.
- Оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг.
- Оплата отдыха и оздоровления.
- Подарки.
- Дивиденды по акциям.
- Выплаты по договорам гражданско-правового характера (они не являются оплатой труда).
- Больничные пособия (пособие по временной нетрудоспособности).
- Отпускные за предыдущие отпуска.
- Средний заработок, сохраняемый за работником в периоды, когда он не работал (например, в командировке, при простое по вине работодателя) – кроме перерывов для кормления ребенка.
- Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении.
Материальная помощь, даже если она выплачивается регулярно (например, к отпуску), не является частью оплаты труда и никогда не включается в расчет среднего заработка. Ее назначение – социальная поддержка, а не оплата за работу. Попытка включить ее в расчет будет ошибкой.
⬆Особый случай: расчетный период отработан не полностью
Часто работник в расчетном периоде (12 месяцев) болел, был в отпуске, командировке или по другим причинам не работал. В этом случае расчет среднего дневного заработка меняется.
Согласно пункту 5 Положения № 540, если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из них исключалось время (и начисленные за это время суммы), то:
- Определяется количество календарных дней в неполных месяцах. Для этого среднемесячное число календарных дней (29,3) умножается на количество полных календарных месяцев и прибавляется количество календарных дней в неполных календарных месяцах.
- Количество дней в неполном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.
Формула для неполного месяца: Количество дней = 29,3 / Количество календарных дней в месяце × Количество отработанных календарных дней.
Из расчетного периода исключаются не только дни болезни, отпуска и т.п., но и суммы, начисленные за эти периоды. Премии, приходящиеся на такие исключаемые периоды, также не учитываются при расчете среднего заработка, если они не соответствуют правилам, установленным для учета премий в пункте 6 Положения № 540.
⬆Пошаговый алгоритм расчета отпускных
- Определить расчетный период: 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска.
- Определить сумму учитываемых выплат за расчетный период, сложив все выплаты из пункта 2 Положения № 540 (оклады, надбавки, премии и т.д.).
- Определить количество учитываемых календарных дней в расчетном периоде.
- В полностью отработанном месяце – 29,3 дня.
- В неполном месяце – рассчитать по формуле.
- Рассчитать средний дневной заработок: Сумма учитываемых выплат / Количество учитываемых календарных дней.
- Рассчитать сумму отпускных: Средний дневной заработок × Количество календарных дней отпуска.
Вопросы и ответы по расчету отпускных
1. Учитывается ли северная надбавка при расчете отпускных?
Да, учитывается. Процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера и приравненных местностях, а также районные коэффициенты прямо перечислены в подпункте "л" пункта 2 Положения № 540 как выплаты, связанные с условиями труда. Они в полном объеме включаются в базу для расчета среднего заработка.
2. Входит ли в расчет отпускных премия к профессиональному празднику (разовая)?
Входит только в том случае, если такая премия предусмотрена системой оплаты труда (например, положением о премировании) и выплачивается всем сотрудникам или определенным категориям на регулярной основе. Единовременная разовая премия, не связанная с трудовыми результатами (например, к юбилею компании), является выплатой социального характера и в расчет не включается.
3. Как учитывается премия по итогам работы за год, если она выплачена в текущем году за прошлый?
Годовая премия полностью включается в расчет отпускных, независимо от даты ее выплаты, но при условии, что она начислена за календарный год, предшествующий году наступления события (отпуска). Например, для отпуска в 2025 году учитывается премия за 2024 год, выплаченная в 2025-м.
4. Учитываются ли сверхурочные при расчете отпускных?
Да, оплата сверхурочной работы прямо указана в подпункте "л" пункта 2 Положения № 540 как выплата, связанная с условиями труда, и подлежит включению в расчет среднего заработка.
5. Что делать, если в расчетном периоде был декретный отпуск или отпуск по уходу за ребенком?
По заявлению работницы эти периоды (и суммы пособий) могут быть исключены из расчетного периода. В этом случае расчетным периодом становятся 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала декретного отпуска/отпуска по уходу. Это позволяет увеличить средний заработок, если до отпуска зарплата была выше.
6. Входит ли материальная помощь к отпуску в расчет отпускных?
Нет, не входит. Материальная помощь, даже если она выплачивается к отпуску, является выплатой социального характера и согласно пункту 4 Положения № 540 не учитывается при исчислении среднего заработка.
7. Как учитывается доплата за совмещение должностей?
Доплата за совмещение профессий (должностей) прямо названа в подпункте "к" пункта 2 Положения № 540 как учитываемая выплата. Она включается в полном объеме в базу для расчета среднего заработка за те месяцы расчетного периода, в которых она начислялась.
8. Учитывается ли оплата больничного листа в расчете отпускных?
Нет. Пособие по временной нетрудоспособности не является оплатой труда. Согласно пункту 4 Положения № 540, оно исключается из расчетного периода вместе с днями, за которые было начислено.
9. Как быть, если в организации была индексация окладов в расчетном периоде?
Если повышение окладов (тарифных ставок) произошло в расчетном периоде, то выплаты, учитываемые при расчете среднего заработка за месяцы, предшествующие повышению, увеличиваются на коэффициент повышения. Это правило установлено пунктом 8 Положения № 540.
10. Включаются ли в расчет командировочные выплаты (средний заработок за время командировки)?
Нет. Средний заработок, сохраняемый за работником в период командировки, согласно пункту 4 Положения № 540 не включается в расчет нового среднего заработка (например, для отпуска). Это правило предотвращает двойной учет одного и того же периода.
11. Учитываются ли выплаты по гражданско-правовому договору (ГПХ)?
Нет. Выплаты по договорам ГПХ (подряда, оказания услуг) не являются оплатой труда в рамках трудовых отношений и не регулируются трудовым законодательством. Они не включаются в расчет среднего заработка для отпускных.
12. Как учитывается квартальная премия, если квартал не полностью входит в расчетный период?
Квартальная премия учитывается пропорционально. Например, если расчетный период – с июня 2024 по май 2025, а премия начислена за IV квартал 2024 года (октябрь-декабрь), то она включается полностью. Если же премия начислена за I квартал 2025 года, а отпуск начинается в феврале 2025, то в расчет войдет только часть премии, приходящаяся на январь-февраль 2025.
13. Входит ли в расчет оплата за работу в выходные/праздничные дни?
Да, входит в полном объеме как выплата, связанная с условиями труда (подпункт "л" пункта 2 Положения № 540).
14. Могут ли отпускные быть меньше МРОТ?
Средний дневной заработок для отпускных сравнивается с МРОТ только в одном случае: если в расчетном периоде работник не имел фактически начисленной зарплаты или все дни этого периода подлежат исключению. В обычной ситуации, когда работник получал зарплату, отпускные рассчитываются исходя из его фактического заработка и могут быть как выше, так и ниже МРОТ.
15. Что делать, если отпуск начался в одном месяце, а закончился в другом? В каком месяце удерживать НДФЛ?
НДФЛ с отпускных удерживается при их фактической выплате, то есть не позднее, чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Дата получения дохода в виде отпускных определяется как день их выплаты (перечисления на счет). Налог удерживается единой суммой со всей выплаты и перечисляется в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором были выплачены отпускные.
⬆Важные моменты
- Расчет отпускных в 2025 году регулируется Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540.
- В расчет включаются ВСЕ выплаты, относящиеся к оплате труда: оклад, все надбавки (в т.ч. районный коэффициент, северные, за ночные, совмещение), премии (ежемесячные, квартальные, годовые), оплата сверхурочных и работы в выходные.
- Не включаются выплаты социального характера: материальная помощь, оплата питания, проезда, больничные, выплаты по договорам ГПХ.
- Учет премий имеет особенности: ежемесячные – не более одной за показатель в месяц, годовые – полностью за предшествующий год.
- При неполном расчетном периоде из него исключаются дни и суммы выплат за время отсутствия (больничный, отпуск и т.д.).
- Работодатель обязан выплатить отпускные за три календарных дня до начала отпуска, а удержать и перечислить НДФЛ – не позднее последнего числа месяца выплаты.
- Ошибки в расчете приводят к занижению выплат и влекут административную ответственность работодателя, а также обязанность доплатить разницу с процентами.